Inkoopbeleid gemeente Dalfsen 2019 e.v.

De gemeente Dalfsen heeft zich ‘aangesloten’ als (potentiële) partner bij het shared service centrum ONS (hierna: ONS).

ONS is ‘opgericht’ door de gemeenten Zwolle, Kampen en de provincie Overijssel (verder te noemen: partners) om samen te werken op onder meer het gebied van inkoop.

ONS voert Europese en nationale aanbestedingen uit namens de partners en adviseert de partners bij meervoudige en enkelvoudige inkopen. Soms wordt er samen ingekocht, soms door één of twee van de partners. De partners hebben de behoefte om de markt met heldere kaders en doelstellingen tegemoet te treden en als het even kan zoveel mogelijk op dezelfde manier.

De drie partners hebben besloten om een inkoopbeleid vast te stellen dat op veel belangrijke punten gelijk is: Inkoopbeleid ZKO 2017. Met gezamenlijk inkoopbeleid willen ze ook stimuleren dat er meer in gezamenlijkheid ingekocht wordt.

De gemeente Dalfsen stelt nu ook een inkoopbeleid vast dat nagenoeg geheel overeenkomt met het Inkoopbeleid ZKO 2017. Voor de marktpartijen die opereren voor Zwolle, Kampen, Overijssel en nu dus ook voor Dalfsen is er nu, op een enkel punt na, één inkoopbeleid.

De wereld rondom inkoop en aanbesteden staat niet stil. Naast onze samenwerking verandert ook wet- en regelgeving (nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen en gewijzigde Aanbestedingswet) en kleuren politieke uitgangspunten ons beleid, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. In dit beleid geven wij de ambities en doelstellingen aan en proberen daarbij zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te realiseren door middel van onze inkopen. Daarbij streven we professioneel opdrachtgeverschap na waarbij, naast aanbestedingsrechtelijke uitgangspunten als gelijkheid, objectiviteit en transparantie in aanbestedingsprocedures, ook waarde wordt gehecht aan kwaliteit in de eigen organisaties (standaardprocessen, contract- en leveranciersmanagement en contractbeheer).

1.1 Beschrijving organisaties

Gemeente Dalfsen

Dalfsen is een gemeente in de Nederlandse provincie Overijssel. De gemeente telt bijna 30.000 inwoners op een oppervlakte van 166,50 km2 (waarvan 1,32 km² water) en kent een dichtheid van 160 inwoners per vierkante kilometer. De huidige gemeente Dalfsen is op 1 januari 2001 ontstaan uit de samenvoeging van de gemeenten Nieuwleusen en Dalfsen.

Meer informatie over de Gemeente Dalfsen treft u aan op de website van de gemeente: www.dalfsen.nl.

Shared service centrum ONS

ONS is een gemeenschappelijke regeling van de gemeente Zwolle, de gemeente Kampen en de provincie Overijssel en draagt zorg voor ICT Beheer, Inkoop en contractmanagement en HR Service. ONS staat voor Overheid en Service. Samen met de ondertitel “Omringd door service” geeft dit aan waar ONS voor staat. Vanaf medio 2018 maakt ook Dalfsen gebruik van de volgende diensten van ONS: Inkoop en contractmanagement en HR service en er is een intentieovereenkomst met betrekking tot automatisering.

Meer informatie over ONS vindt u op www.ssc-ons.nl.

1.2 Beschrijving algemene uitgangspunten bij aanbesteding

Bij inkopen en aanbesteden wordt gemeenschapsgeld ingezet. Wij hebben de verantwoordelijkheid om dit geld op een rechtmatige, doelmatige, effectieve, efficiënte en integere wijze te besteden.

Uitgangspunt in onze aanbestedingen is dat wij, naast de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de aanbestedingsrechtelijke beginselen van gelijkheid, transparantie en proportionaliteit te allen tijde respecteren. Wij hanteren bijvoorbeeld objectieve voorwaarden om de keuze voor een aanbestedingsprocedure en een leverancier te verantwoorden. Wij leven daarbij de relevante wet- en regelgeving na.

De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ (2014/24, 2014/23 en 2014/25) vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie;

• •

  Aanbestedingswet 2012: deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen;

• •

  De Gids Proportionaliteit, richtsnoer op basis van de Aanbestedingswet;

• •

  Het Aanbestedingsreglement Werken (ARW);

• •

  Burgerlijk Wetboek;

• •

  Gemeente- en Provinciewet.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door ons restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

1.3 Beleidsuitgangspunten

1.3.1 Maatschappelijke waarde

Inkoop is ondersteunend aan de verwezenlijking van onze publieke doelstellingen. Met inkopen willen wij zoveel mogelijk maatschappelijke waarde bereiken. Wij participeren in landelijke en/of regionale initiatieven op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen1. Wij streven daarbij naar de beste prijs-kwaliteitverhouding binnen het beschikbare budget. Opdrachten zullen in principe gegund worden op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. In gevallen waarin kwaliteit geen of nauwelijks onderscheidend vermogen heeft, kunnen wij gemotiveerd kiezen om te gunnen op laagste prijs of op laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit.

1.3.2 Samenwerking

Met het oog op het verkrijgen van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde willen wij ook allereerst effectief inkopen. Daarbij is oog voor samenwerking. Zowel in de eigen organisaties en binnen ONS met de partners als ook met andere organisaties. De samenwerking kan er toe leiden dat opdrachten gezamenlijk aanbesteed worden, contracten gezamenlijk afgesloten worden of gezamenlijk gemanaged.

Wij zoeken de verbinding op categorieën van producten, diensten en werkzaamheden. Hierdoor bouwen we een grotere kennis op van de markt en meer expertise. Dit betekent dat we beter kunnen profiteren van de ontwikkelingen en innovaties op de markt. Wij kunnen zo kwalitatief betere contracten afsluiten en hebben daardoor minder faalkosten.

Vervolgens willen we ook efficiënt inkopen. Ook hierbij kijken wij met de partners of door samenwerking inkoopvoordeel behaald kan worden. Inkoopvoordeel doet zich daarbij bijvoorbeeld voor doordat er slechts één in plaats van vier contracten gemanaged moeten worden of doordat door een groter contract er meer mogelijkheden zijn om social return-doelstellingen te verwezenlijken, of omdat er een gunstiger prijs en/of kwaliteit verwacht mag worden.

Samenwerking is echter geen doel op zich. Per aanbesteding gaan we afwegen of gezamenlijk aanbesteden toegevoegde waarde heeft, of door een dergelijke samenvoeging de opdracht niet té groot wordt voor de markt en of de samenvoeging logisch past bij de aard van de opdracht. Waar nodig raadplegen we de markt hierover. Dit kan er toe leiden dat wij en/of de partners besluiten toch apart te gaan aanbesteden of de opdracht in percelen te verdelen.

1.3.3Lokaal/regionaal beleid

Als we inkopen, houden we het belang van de regionale en lokale economie in het oog. Daar waar wet- en regelgeving ruimte biedt, stimuleren we de regionale en lokale economie en de werkgelegenheid en pakken we lokale kansen. Dit kan bijvoorbeeld door de toe te passen procedure (zie ook par. 2.1), door het verdelen in percelen en het toepassen van algemeen gebruikelijke en aanvaarde geschiktheidseisen.

1.3.4 Duurzaamheid

We kopen maatschappelijk verantwoord in. Dit betekent dat we, naast de prijs van producten, diensten en werken, sturen op de mogelijke positieve effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten. Wij zoeken naar de mogelijkheden om maximaal bij te dragen aan duurzaamheid.

Milieu

We zijn ons er van bewust dat de explosieve toename van het verbruik van primaire grondstoffen binnen afzienbare tijd leidt tot schaarste daarvan en een belasting voor het milieu. Het sluiten van materiaal kringlopen voorkomt verdere uitputting van de aarde. Wij omarmen dan ook de doelstellingen van het kabinet2 om het gebruik van primaire grondstoffen (mineraal, fossiel en metalen) in 2030 terug te brengen naar 50% en in 2050 naar 0%. Dat betekent, dat gaandeweg, in toenemende mate en uiteindelijk volledig, een situatie moet ontstaan waarin voor producten en voor de productie en het gebruik ervan geldt dat:

• •

  gebruik van nieuwe primaire grondstoffen is geminimaliseerd;

• •

  levensduur van producten en de daarin besloten grondstoffen is verlengd;

• •

  materialen en grondstoffen worden hergebruikt bij einde levenscyclus product, hierbij o.a. rekening houdend met het ontwerp, gebruik en de waarde van een restproduct.

Wij willen hieraan door onze inkopen een belangrijke bijdrage leveren in de transitie naar een circulaire economie.

Bij het vaststellen van onze inkoopbehoefte brengen wij in beeld wat de mogelijkheden zijn voor circulair inkopen en welke effecten dit heeft, zodat er een bewuste keuze gemaakt kan worden voor een inkoop met de meeste maatschappelijke waarde.

Bij de inkoop en aanbesteding van producten, diensten of werken zullen we daarom in verschillende mate eisen en wensen stellen op het gebied van milieu. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld door energie- of materiaalgebruik, maar ook om te streven naar herbruikbaarheid van materialen in de hele keten of het overstappen naar een bruikleenmodel in plaats van eigendom.

Bij het circulair inkopen borgen we in ons inkoopproces dat de producten of materialen aan het einde van de levens- of gebruiksduur weer optimaal in een nieuwe cyclus worden ingezet. Cruciaal hierbij is waarde behoud van producten en materialen.

Nieuwe ontwikkelingen en initiatieven die bijdragen aan bovengenoemd streven omarmen wij en geven hier invulling aan door de ruimte die de wet ons biedt maximaal te benutten.

Sociaal

Wij streven naar het behouden en uitbreiden van werkgelegenheid, een duurzame inzet van mensen en sociale kwaliteit. Bij het inkopen nemen we waar mogelijk sociale aspecten mee. Dit uit zich onder meer in het stellen van verplichtingen aan ondernemers. Zo zullen wij contractueel eisen dat opdrachtnemers cao-verplichtingen naleven (waaronder het betalen van loon conform cao) en stellen wij eisen ten aanzien van het inzetten van personeel met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Maar ook bieden wij ruimte aan en stimuleren wij sociaal ondernemen. Onze focus ligt hierbij in de eerste plaats op lokaal of regionaal (provinciaal) of nationaal. Maar ook mondiaal, door van onze opdrachtgevers te eisen dat ze zich inzetten voor bijvoorbeeld betere internationale arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld tegen kinderarbeid en hongerlonen).

Social return

Wij hechten waarde aan een inclusieve arbeidsmarkt, waarbij iedereen participeert naar vermogen. Om dit te bevorderen stellen wij bij het verlenen van onze opdrachten waar mogelijk de contractuele eis dat onze opdrachtnemers extra maatregelen nemen om deze inclusiviteit te realiseren (social return).

Bij daarvoor in aanmerking komende aanbestedingen3 wordt als uitgangspunt in de overeenkomst opgenomen dat een opdrachtnemer 5% van de opdrachtwaarde besteed aan social return.

In sommige gevallen zal het opnemen van een dergelijke verplichting niet passend zijn voor een opdrachtnemer (bijv. laagconjunctuur) of niet passen bij de opdracht (bijv. lage of juist hoge looncomponent of verdringing van bestaand (tijdelijk) personeel of juist krapte aan personeel). Proportionaliteit speelt daarbij een grote rol. Daarom kunnen wij in een concrete aanbesteding afzien van het opnemen van de verplichting, deze op een ander niveau vaststellen of op een andere wijze invullen.

Om een opdrachtnemer bij te staan in de uitvoering van de verplichting kunnen wij een opdrachtnemer in contact brengen met een regionaal werkbedrijf, die hem bij de invulling ondersteunt en ons adviseert of en in welke mate aan de verplichtingen is voldaan.

Sociaal ondernemen

Ter bevordering van de inclusiviteit willen wij in aanbestedingen ruimte bieden aan sociale werkvoorzieningen en sociale ondernemingen4. Wij kunnen uit dat oogpunt in een concrete aanbesteding gemotiveerd besluiten om opdrachten voor te behouden aan dit soort ondernemingen en de concurrentie uitsluitend te laten plaatsvinden tussen dit soort bedrijven.

Internationale sociale voorwaarden

Onze opdrachtnemers houden zich aan internationale sociale voorwaarden (waaronder het verbod op dwang- en kinderarbeid, het verbod op discriminatie, het recht op veilige en gezonde werkomstandigheden en de inachtneming van het maximaal aantal werkuren). Een opdrachtnemer kan op verschillende manieren aan deze eis voldoen, bijvoorbeeld door zich aan te sluiten bij zogeheten keteninitiatieven, zoals Utz en Fair Trade, of in de keten van toeleveranciers of geldverstrekkers alleen zaken te doen met partijen die deze verboden naleven.

In aanbestedingen nemen wij waar mogelijk de eis op dat opdrachtnemers over een certificaat van een dergelijk keteninitiatief dienen te beschikken. Zodoende dragen wij bij aan het respecteren van de internationale sociale rechten.

1.3.5 Innovatie

Innoveren of vernieuwen is essentieel voor ondernemers, of dat nu is in processen of techniek. Door te innoveren speelt de ondernemer in op de veranderende behoeften van de klant en versterkt daarmee zijn marktpositie. Innovatie is voor ons belangrijk niet alleen vanwege het economische effect maar tevens om problemen op te lossen op het gebied van zorg, milieu, energie en mobiliteit.

We willen, daar waar mogelijk, optimaal de kennis van de markt inzetten. Om dit te bereiken moedigen we innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laten we ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Om bovengenoemde doelstellingen te bereiken, maken we bijvoorbeeld gebruik van de volgende mogelijkheden:

Bij Unsolicited proposals kunnen marktpartijen zelf (innovatieve) oplossingen aandragen voor een probleem, voordat een opdrachtgever daarvoor een aanbestedingsprocedure is begonnen.

Bij Right to Challence nemene bewoners(-organisaties) zelf het initiatief om een dienst uit te voeren als zij vinden dat het beter/anders moet. Daarbij nemen bewoners(-organisaties) taken over die tot nu toe vaak de lokale overheid uitvoert. In Zwolle is de Right to Challence bij verordening vastgelegd.

1.3.6 Integriteit, belangenscheiding

Wij hechten veel waarde aan integer handelen, niet alleen door ons zelf maar ook door onze leveranciers. Ondernemers en burgers kunnen ervan uitgaan dat wij vertrouwelijk met hun gegevens omgaan en niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze verstrekt zijn.

In aanbestedingen gebruiken wij de wettelijke instrumenten om de integriteit van onze opdrachtnemers te toetsen. Naast het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)vragen wij om een gedragsverklaring aanbesteding en als wij dat nodig achten, zullen wij aan onze opdrachtnemers en/of hun medewerkers een Verklaring omtrent het Gedrag vragen.

Bibob-onderzoek

Bij aanbestedingen van overheidsopdrachten in de sectoren bouw, milieu en ict, kunnen wij, als de aard en/of de omvang van de opdracht daartoe aanleiding geven of in het geval dat er aanwijzingen zijn dat er sprake is van omstandigheden zoals opgenomen in artikel 9, lid 2 sub c en d van de Wet Bibob5, een eigen onderzoek doen conform de wet Bibob en de daartoe door onze organisaties opgestelde beleidsregels. Ook kan besloten worden om advies te vragen bij het (landelijk) bureau Bibob.

Per aanbesteding zal bezien worden of een eigen onderzoek of het inwinnen van Bibob-advies proportioneel is. Ondernemers dienen er rekening mee te houden dat zij bij aanbestedingen in genoemde sectoren een vragenlijst op grond van de wet Bibob moeten invullen.

Naar aanleiding van een eigen onderzoek of een Bibob-advies kan besloten worden een ondernemer uit te sluiten van deelname aan de desbetreffende aanbesteding.

In overeenkomsten in de genoemde sectoren nemen we op dat tijdens de looptijd van een contract een eigen onderzoek of het inwinnen van een Bibob-advies mogelijk is als de aard en/of de omvang van de opdracht daartoe aanleiding geven of in het geval dat er aanwijzingen zijn dat er sprake is van omstandigheden zoals opgenomen in artikel 9, lid 2 sub c en d van de Wet Bibob. Opgenomen wordt tevens dat de uitkomsten van een dergelijk onderzoek aanleiding kunnen zijn tot ontbinding van de overeenkomst.

Belangenscheiding

Belangenverstrengeling rond een aanbesteding kan zich voordoen wanneer een inschrijvende marktpartij betrokken was, of is, bij de voorbereiding van het project of de aanbesteding of de beoordeling van de inschrijvingen. Belangenverstrengeling kan leiden tot het vervalsen van de mededinging door a) inschrijven met voorkennis of b) manipulatie van de opdracht, de aanbesteding of de gunning. Dit willen wij voorkomen.

Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen hanteren wij als basis het beleid “Scheiding van Belang” van Rijkswaterstaat6. Dit betekent dat een ondernemer in geval van een mogelijke belangenverstrengeling moet kunnen aantonen dat hier geen sprake van is om mee te mogen doen met een aanbesteding.

Om belangenverstrengeling binnen onze organisaties te voorkomen hanteren wij een integriteitsbeleid.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. DE AVG ziet op de bescherming van persoonsgegevens en het vrije verkeer van deze gegevens binnen de Europese Unie.

Wij verstrekken bij opdrachten niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk en zorgen dat de rechten van de betrokkenen te allen tijde worden geborgd.

In de situatie dat wij als zijnde verwerkersverantwoordelijk contracten willen sluiten met ondernemers die gegevens voor ons verwerken, dan zorgen wij dat die ondernemers de AVG naleven. Hiertoe sluiten wij verwerkersovereenkomsten met de betreffende opdrachtnemers.

Uitgangspunt is dat alle inkopen en aanbestedingen rechtmatig en transparant plaats vinden, waarbij beleid en afspraken praktisch en uitvoerbaar zijn. Hieronder vindt u de procedurele uitgangspunten die wij hanteren bij onze inkopen en aanbestedingen.

2.1 Aanbestedingsprocedures

Wij kunnen kiezen uit verschillende aanbestedingsprocedures. Uitgangspunt is dat wij, binnen de wettelijke mogelijkheden, kiezen voor een procedure die proportioneel is en past bij de inkoopbehoefte. In de schema’s in 2.1.1 zijn de algemene drempels opgenomen. De drempels gaan uit van de totale geraamde waarde van de opdracht, exclusief BTW en inclusief mogelijke opties en verlengingen.

In concrete aanbestedingen kunnen wij echter gemotiveerd kiezen voor een andere procedure dan hieronder aangegeven. Een “zwaardere” procedure is, binnen de grenzen van de proportionaliteit, altijd mogelijk; hiervoor is het niet vereist dat er van dit beleid afgeweken wordt. Wij kijken bij het bepalen van de juiste aanbestedingsprocedure onder meer naar de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor ons en de inschrijvers, het aantal potentiële inschrijvers, het gewenste eindresultaat, complexiteit van de opdracht en type opdracht/betrokken sector.

Bij de keuze voor de uit te nodigen partijen willen we, daar waar wet- en regelgeving ruimte biedt, de lokale en regionale economie stimuleren en in het verlengde hiervan ook de circulaire economie bevorderen. Bij de definitie van lokaal en regionaal wordt de passermethode gehanteerd, waarbij een straal van 25 km. rondom het gemeentehuis van Dalfsen als lokaal/regionaal wordt gehanteerd. De Talentenregio organisatie in Dalfsen volgt het inkoopbeleid van de gemeente Dalfsen, echter vanuit haar perspectief wordt voor het begrip regionaal zoveel als mogelijk aangesloten bij haar werkgebied.

Waar mogelijk willen wij nieuwkomers kansen bieden deel te nemen aan onze aanbestedingen. Wij zullen uit dat oogpunt onze geschiktheidseisen en selectiecriteria zorgvuldig in ogenschouw nemen en niet zwaarder maken dan voor de opdracht noodzakelijk.

Voor bepaalde productgroepen kan de gemeente Dalfsen raamovereenkomsten afsluiten. Voor nadere opdrachten vallende onder de raamovereenkomsten zijn de volgende sub-paragrafen niet van toepassing.

2.1.1 Drempels overheidsopdrachten voor diensten en leveringen

* Gebied lokaal/regionaal is het gebied binnen een straal van 25 kilometer gemeten vanaf het gemeentehuis. Bevind zich geen of geen geschikte ondernemer zich lokaal/regionaal, dan dient dit plus de motivatie vermeld te worden op het InkoopStartFormulier en hoeft hiervoor geen goedkeuring voor afwijking van inkoopbeleid gegeven te worden.

2.1.2 Drempels overheidsopdrachten voor werken

* Gebied lokaal/regionaal is het gebied binnen een straal van 25 kilometer gemeten vanaf het gemeentehuis. Bevind zich geen of geen geschikte ondernemer zich lokaal/regionaal, dan dient dit plus de motivatie vermeld te worden op het InkoopStartFormulier en hoeft hiervoor geen goedkeuring voor afwijking van inkoopbeleid gegeven te worden.

De bestaande groslijst ‘Herinrichten openbare ruimte in stedelijk gebied met verharding in hoofdzaak bestaande uit straatwerk’ blijft vooralsnog gehandhaafd.

2.1.3 Drempels Concessies

Concessies zijn overheidsopdrachten waarbij de concessiehouder het recht krijgt om voor eigen risico een dienst of een werk te exploiteren8. Indien de waarde van de concessie een bepaalde drempel overschrijdt9 is er sprake van een licht regime van aanbesteden. Wij kiezen ervoor om in die gevallen in ieder geval een meervoudig onderhandse procedure te volgen. Ook indien de concessie een waarde heeft die onder deze drempel ligt willen wij concurrentie niet uitsluiten en kiezen wij, indien de waarde het bedrag van enkelvoudig aanbesteden voor werken resp. diensten overschrijdt, zoveel mogelijk voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure.

* Indien aanwezig en geschikt kiezen wij (ook) voor een lokale/regionale ondernemer.

2.1.4 Drempels Sociale en andere specifieke diensten

In het geval er sprake is van diensten die voorkomen op de lijst met sociale en andere specifieke diensten willen wij in principe ook concurrentie laten plaatsvinden indien de waarde van de opdracht onder het daarvoor geldende drempelbedrag11 blijft. In principe kiezen wij, indien de waarde het bedrag van enkelvoudig aanbesteden voor werken resp. diensten overschrijdt, zoveel mogelijk voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure tenzij er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang. In dat laatste geval zullen wij een passende mate van openbaarheid betrachten.

* Indien aanwezig en geschikt kiezen wij (ook) voor een lokale/regionale ondernemer.

2.2 Kostenvergoeding

Het uitgangspunt is dat wij geen kosten vergoeden die een ondernemer maakt om in te schrijven op een aanbesteding. Wij kunnen hier per aanbesteding van afwijken. Wanneer we afwijken, zullen we per aanbesteding van tevoren aangeven in de uitvraag welke kosten in welke mate voor vergoeding in aanmerking komen.

2.3 Uitzonderingen en afwijkingen

2.3.1 Uitzonderingen

In bepaalde gevallen kunnen wij ervoor kiezen een opdracht niet aan te besteden of op een andere manier aan te besteden. Wij gebruiken hierbij de mogelijkheden die wet- en regelgeving ons bieden. Zo kunnen wij bijvoorbeeld gebruik maken van de mogelijkheden tot (quasi)inbesteden en het aangaan van publiek-publieke samenwerkingen of het voorbehouden van opdrachten aan sociale werkplaatsen of -ondernemingen.

2.3.2 Afwijkingsbevoegdheid

Uiteraard dient dit inkoopbeleid als een standaard voor onze werkwijze bij inkopen en aanbesteden en zullen wij dienovereenkomstig handelen. Niettemin kunnen wij in bijzondere omstandigheden afwijken van het beleid. Dit zullen wij slechts doen (binnen de wettelijke mogelijkheden) op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit, voorzien van een advies van ONS, afdeling inkoop en contractmanagement. De bevoegdheid om te besluiten om af te wijken van het beleid is geregeld in ons mandaatstatuut.

2.4 Geschillen

Wij doen ons uiterste best om elke inkoop- of aanbestedingsprocedure zo zorgvuldig mogelijk te laten verlopen. Het is uiteraard denkbaar dat er vragen leven of bezwaren of klachten zijn over de inkoop of aanbesteding. Wij gaan hier zo adequaat en efficiënt mogelijk mee om.

2.4.1 Vragen

Als er onduidelijkheden zijn in de procedure of in de uitgevraagde opdracht bieden wij in elke procedure de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Wij beantwoorden deze vragen binnen de gestelde termijnen.

2.4.2 Klachten

Naast de mogelijkheid van het stellen van vragen in een aanbestedingsprocedure is het ook mogelijk dat een ondernemer of branche- en belangenorganisaties klachten over een aanbestedingsprocedure kan indienen. Wij beschikken over een klachtenregeling (https://www.ssc-ons.nl/onse-publicaties) en een klachtenmeldpunt (inkoopklacht@ssc-ons.nl) dat ons snel en objectief adviseert over afdoening van de klacht. De wijze van klachtafhandeling zal in de aanbestedingsstukken aangegeven worden.

2.4.3 Bezwaren

Uiteraard kan het zo zijn dat een ondernemer het niet eens is met de beslissingen die wij nemen in de inkoopprocedure. Indien dat het geval is en we komen er in onderling overleg niet uit, bestaat de mogelijkheid om een procedure bij de rechter aan te spannen. Het aanbestedingsdocument zal altijd aangeven waar en binnen welke termijn de opdrachtnemer dit dient te doen.

2.5 Contractvorming

Met het sluiten van een overeenkomst wordt het inkooptraject afgesloten. Over het algemeen zal er tijdens het inkooptraject een conceptovereenkomst voorgelegd worden. Potentiële opdrachtnemers kunnen tijdens de inkoopprocedure suggesties en tekstvoorstellen doen om de overeenkomst zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de aard en omvang van de opdracht. Daarbij worden risico’s zo evenwichtig mogelijk verdeeld.

2.5.1Algemene inkoopvoorwaarden

Wij maken daarnaast bij al onze inkopen gebruik van algemene inkoopvoorwaarden:

• •

  Voor leveringen en diensten algemeen: Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Dalfsen13.

• •

  Voor ICT-leveringen en dienstverlening: Gemeentelijke voorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT)14.

• •

  Voor werken: UAV15 en/of UAV GC16.

Voorwaarden van de opdrachtnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Bij iedere aanbesteding zullen potentiële opdrachtnemers wel in de gelegenheid gesteld worden om suggesties te doen voor afwijking van de inkoopvoorwaarden om zodoende de voorwaarden te laten aansluiten bij de aard en omvang van de opdracht.

2.5.2Contractmanagement

Na afronding van de inkoopprocedure en het sluiten van het contract begint er een nieuwe fase: het uitvoeren van de opdracht. Naast het systematisch beheren van onze overeenkomsten in één centraal register hechten wij waarde aan het uitvoeren van contractmanagement opdat beide partijen het contract adequaat en zoals afgesproken uitvoeren. Goed contractmanagement levert een belangrijke bijdrage aan het beoogde (contract)resultaat en voorkomt onnodige kosten. Op basis van omvang en risico gaat per contract het contractmanagement ingericht worden.

3.1 Duur

Dit inkoopbeleid treedt in werking met ingang van dag nadat deze, na vaststelling door het daartoe bevoegde orgaan, hebben gepubliceerd.

3.2 Wijzigingen en evaluatie

De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie et cetera) als interne factoren (verdere professionalisering en ontwikkelingen binnen ons en de partners). De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Verantwoording over het inkoopbeleid vindt als volgt jaarlijks plaats:

• •

  In de managementletter en in de eindrapportage IC aan het college

• •

  Jaarrekeningcontrole aan de raad.

Zonodig vindt herijking van het beleid plaats.