Protocol e-mail en internetgebruik gemeente Eersel 2006

Protocol e-mail en internetgebruik gemeente Eersel 2006

Het college van de gemeente Eersel;

gelet op:

het feit dat de gemeente Eersel aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;

• 1.

  de wenselijkheid rondom het gebruik van e-mail- en internet een aantal praktische afspraken vast te leggen;

• 2.

  het instemmend besluit d.d. 20 maart 2006 van de Ondernemingsraad met de vaststelling van dit privacyreglement, zoals is voorgeschreven in artikel 27, eerste lid onder k en 1 van de Wet op de ondernemingsraden;

besluit:

vast te stellen het volgende

Protocol e-mail- en internetgebruik gemeente Eersel 2006

Inleiding

In het “Privacyreglement e-mail- en internetgebruik gemeente Eersel 2006“ is de gedragscode en de handhaving ervan formeel geregeld mede met het oog op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Daarnaast is het, mede naar aanleiding van de invoering van de vernieuwde kantoorautomatisering in de zomer van 2005, raadzaam een aantal praktische afspraken rondom het gebruik van e-mail en internet vast te leggen in een protocol.

Dit protocol geeft aan hoe de gemeente Eersel omgaat met e-mail en internet in procesmatige zin, onder meer de werkwijze met betrekking tot de afhandeling van e-mailberichten.

Dit protocol zal ter instemming worden voorgelegd aan de Ondernemingsraad.

Dit document zal, evenals het bovengenoemde privacyreglement, na vaststelling door het college ter kennisname van eenieder worden gebracht.

E-mail

Algemeen

Elektronische verzending van berichten wordt binnen gemeentelijke organisaties de laatste jaren steeds vaker gebruikt. Behalve voor berichten wordt e-mail ook gebruikt om bestanden en documenten uit te wisselen. Met de komst van Internet in onze organisatie hebben we ook de mogelijkheid om e-mail extern te verzenden en te ontvangen. De voordelen hiervan zijn groot. Afstanden spelen geen rol meer en de kosten zijn laag.

E-mail zal als communicatiemiddel voorlopig de bestaande schriftelijke en telefonische communicatie niet vervangen. Het is vooral een uitbreiding van bestaande communicatie-mogelijkheden. De bijna onbeperkte mogelijkheden om berichten te ontvangen en te verzenden brengt ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee voor de gebruikers. Wat haal je allemaal binnen en welke risico’s zijn daaraan verbonden. Hoe regel je de registratie en archivering. Nog veel andere aspecten moeten hierbij in het oog worden gehouden.

Begrippen

E-mail, ook wel genoemd elektronische post

Berichten die op elektronische wijze tussen computers worden uitgewisseld. Hiertoe behoren ook de documenten die elektronisch aan een bericht gekoppeld zijn (de zogenaamde attachments).

Formele post

Berichten, die tussen de gemeente en andere rechtssubjecten - natuurlijke en rechtspersonen - worden uitgewisseld en die overeenkomstig bij en krachtens wettelijke bepalingen als rechtshandelingen met een beoogd rechtsgevolg zijn te kwalificeren.

Attachments

Ofwel “bijlagen”. Het is mogelijk om met een e-mail bericht een of meerdere bijlagen mee te sturen. Alles wat digitaal opgeslagen kan worden kan als bijlage meegestuurd worden, zoals tekst-documenten, foto’s en programma’s.

Beschikbaarheid

Technisch zijn alle interne en externe e-mail faciliteiten volledig beschikbaar voor alle medewerkers vanaf elke PC/terminal die op het gemeentelijke computernetwerk is aangesloten.

Gebruik

Zoals voor elke ambtenaar telefoon onmisbaar is om zijn werk goed en efficiënt te kunnen doen geldt dat ook voor e-mail. E-mail heeft het grote voordeel dat het afhandelen ervan in te plannen is waardoor geconcentreerder en efficiënter gewerkt kan worden terwijl telefoon altijd stoort. Net zoals dat bij de telefoon gebeurt zal men e-mail ook privé gaan gebruiken. Indien dit incidenteel en op verantwoorde wijze voor komt zal dat ook geen probleem zijn.

Naamgeving

Om e-mail te kunnen ontvangen moeten de medewerkers die deze mogelijkheid tot hun beschikking hebben een uniek e-mail adres hebben. Onze domeinnaam is “Eersel.nl”. Een e-mail adres is samengesteld uit de eigen naam van de medewerker plus de domeinnaam met als koppeling het @ teken. Voor de schrijfwijze van de te gebruiken naam, geldt de volgende regel:

De naam wordt samengesteld uit de eerste voorletter plus de volledige achternaam met tussenvoegsel, zonder het gebruik van punten.

Voorbeeld: het e-mailadres voor Frans van Teeffelen is f.vanteeffelen@eersel.nl.

Versturen van bestanden

Een aantrekkelijke mogelijkheid van e-mail is het mee sturen van bijlagen. Deze bijlagen kunnen een zeer grote omvang bereiken van tientallen megabytes. CAD-tekeningen bijvoorbeeld kunnen 30 tot 70 megabyte groot zijn. Hierdoor kunnen problemen ontstaan met de internetverbinding. Let er op dat de te versturen bestanden niet te groot zijn. Met behulp van aanwezige software kunnen bestanden vaak tot aanvaardbare grootte worden gecompimeerd.

Intern e-mailverkeer en de Wet openbaarheid bestuur (Wob)

E-mailberichten vallen onder de Wet openbaarheid bestuur, tenzij deze uitsluitend bedoeld zijn voor intern beraad. Het taalgebruik in e-mailberichten die mogelijk kunnen worden opgenomen in dossiers dient dan ook zakelijk te zijn.

Status bestuurlijk elektronisch verkeer

De gemeente Eersel heeft vanwege het nog niet in de juiste mate kunnen garanderen van voldoende veiligheid, betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid niet kenbaar gemaakt dat de elektronische weg openstaat, hetgeen inhoudt dat elektronisch ingediende verzoeken/stukken niet zonder meer inhoudelijk in behandeling kunnen worden genomen.

Verzenden en ontvangen van formele elektronische postberichten

Ontvangst

Indien er toch via de elektronische weg (via het algemene e-mail adres dan wel de persoonlijke elektronische postbus van een ambtenaar) formele stukken worden ingediend, worden deze door DIV geregistreerd in DOCS/POVO en ingeboekt op de juiste afdeling volgens de bestaande postprocedure.

Inkomende formele elektronische postberichten dienen schriftelijk te worden bevestigd en als formele post te worden geregistreerd

Daartoe dient de betreffende ambtenaar er voor te zorgen dat dergelijke stukken elektronisch worden doorgezonden naar de centrale postbus. DIV drukt het betreffende bericht af en behandelt dit als een gewoon poststuk volgens de geldende postprocedure. Dit betekent ingekomen stempel erop, inboeken in POVO en verdere distributie.

De behandelend ambtenaar moet de indiener vervolgens verzoeken de stukken te completeren (bijvoorbeeld voorzien van een originele handtekening) en dient indiener er op te wijzen dat correspondentie met betrekking tot officiële stukken zoals aanvragen voor vergunningen, bezwaarschriften e.d. schriftelijk (i.c. niet-elektronisch) dient te worden gevoerd.

Het originele e-mailbericht, dat ingevolge de Archiefwet een archiefdocument is, wordt opge-slagen in de map ‘ingeboekte stukken’ van Groupwise. Aangezien Groupwise echter geen archiveringssysteem is, is het van belang dat de door DIV geprinte stukken ( e-mail bericht plus bijlagen afzonderlijk) door de betreffende ambtenaar van een paraaf voor authenticiteit voorzien worden.

De geprinte stukken worden opgenomen en gearchiveerd in het betreffende dossier

Verzending

Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden. Alle overige uitgaande niet-formele post dient te zijn voorzien van de mededeling, dat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend

Officiële stukken (stukken waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden) mogen niet per e-mail worden afgedaan/verzonden. Het verzenden van een digitale versie van een document ( zonder handtekeningeen en met disclaimer) is toegestaan op verzoek, doch pas nadat het origineel per post verzonden is , om te voorkomen dat achteraf twijfel gaat bestaan over de dag van verzending en daarmee over het aanvangstijdstip van bezwaar- en beroepstermijnen.

Het verdient aanbeveling om e-mail naar externen vergezeld te laten gaan van de mededeling dat aan het bericht geen rechten kunnen worden ontleend, een zogenaamde disclaimer, die door ICT wordt aangeboden. Tevens dient gezorgd te worden voor een goede signatuur (naam en functie, afdeling/team, adresgegevens).

Spelregels bij gebruik van e-mailOm misbruik van e-mail te voorkomen is het nodig een aantal spelregels af te spreken. De gebruikers dienen te weten waar ze zich aan moeten houden. Gelet op bovenstaande uitgangspunten gelden de volgende regels:

Inkomende e-mail

• 1.

  Iedere medewerker die de beschikking heeft over e-mail faciliteiten controleert dagelijks zijn/haar postbus op ingekomen berichten.

• 2.

  Bij een geplande afwezigheid wordt door de medewerker een afwezigheidsbericht geactiveerd. Bij ziekte of langdurige afwezigheid wordt aan systeembeheer opdracht gegeven het afwezigheidsbericht te activeren.

• 3.

  Iedere gebruiker zorgt dat zijn E-mail activiteiten het functioneren van het netwerk niet verstoren, bijvoorbeeld door het binnenhalen of versturen van extreem grote bestanden (groter dan 5 Mb). Indien dit functioneel nodig is neemt de gebruiker vooraf contact op met de systeem/netwerkbeheerder.

• 4.

  Het team DIV beheert de centrale e-mail postbus van de gemeente en zorgt dat de berichten zo nodig worden geregistreerd en/of doorgezonden naar de bestuurder of medewerker die ze moet behandelen.

• 5.

  Ook voor e-mail geldt dat de manier waarmee er mee omgegaan wordt en het taalgebruik de goede naam van de gemeente niet mag aantasten.

• 6.

  Werknemers zijn gerechtigd het e-mailsysteem te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mail berichten zowel intern als extern mits dit niet storend is, op een verantwoorde wijze geschied en niet ten koste gaat van hun dagelijkse werkzaamheden. Hierbij zijn de werknemers gebonden aan de volgende voorwaarden: De werkgever is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de persoonlijke e-mail berichten.Het is niet toegestaan dreigende, seksueel getinte, intimiderende of racistische berichten te versturen. Hierbij worden algemeen geldende fatsoensnormen in acht genomen.

• 7.

  De werkgever zal de inhoud van berichten niet lezen. Alle berichten zullen wel geautomatiseerd worden gecontroleerd op virussen e.d. Controles op incidentele basis vanwege een zwaarwichtige reden kunnen wel plaatsvinden waarbij bijvoorbeeld gescand wordt op ongewenste (racistische of pornografische) uitingen en het ongewenst verspreiden van privacy gevoelige of vertrouwelijke informatie. Dit zal door de direct leidinggevende aan betrokken personen kenbaar worden gemaakt.

Uitgaande e-mail

• 1.

  Alle uitgaande e-mail dient altijd te zijn voorzien van de mededeling, dat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend. De te gebruiken disclaimer luidt als volgt: “Dit bericht is vertrouwelijk en uitsluitend bedoeld voor gebruik door de persoon aan wie het is geadresseerd. Als u dit bericht per abuis hebt ontvangen, wordt u verzocht het te vernietigen en de afzender te informeren. U mag dit bericht niet verder verspreiden. De gemeente Eersel staat niet in voor de juiste, volledige en tijdige verzending en ontvangst, noch voor de inhoud van dit e-mail bericht. Zij wijst dan ook iedere aansprakelijkheid af voor en/of in verband met alle mogelijke gevolgen en/of schade, voortvloeiende uit dit elektronisch berichtenverkeer. De gemeente Eersel gaat geen verplichtingen aan via e-mail. U kunt aan dit e-mail bericht dan ook geen rechten ontlenen. Formele besluiten worden u per post toegezonden en deze zijn voorzien van originele handtekeningen. De gemeente Eersel betracht de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij het voorkomen van virussen in de bijlage(n) bij dit bericht. Desondanks dient u zelf de bijlage(n) te controleren op de aanwezigheid van virussen en kan de gemeente Eersel niet aansprakelijk worden gehouden indien bijlage(n) schade veroorzaken, waaronder schade aan computer(systeem).”

• 2.

  Van originelen mogen in elektronische vorm alleen afschriften worden verzonden door de ambtenaar zelf.

• 3.

  Verzonden afschriften moeten in het elektronisch postbericht duidelijk als afschrift zijn aangemerkt.

• 4.

  Het is niet toegestaan als vertrouwelijke aangemerkte stukken dan wel afschriften daarvan per elektronische post te verzenden.

• 5.

  Alle berichten worden automatisch gecontroleerd op virussen e.d.

Internet

De toegang tot internet wordt gerealiseerd door GemNet. Het betreft hier een beveiligde internettoegang (BIT). Dit houdt o.m. in dat GemNet er voor zorgt dat hackers geen toegang krijgen tot het netwerk. Dit is echter niet voldoende. Aanvullende software moet bescherming bieden tegen o.a. virusbesmetting.

Gedragsregels gebruik e-mail en internet

Alle gebruikers en beheerders dienen zich te houden aan bepaalde gedragsregels.

Gedragsregels voor de systeembeheerder/Integriteit van de systeembeheerder

De systeem/netwerkbeheerder heeft uit hoofde van zijn functie via een speciale username/password-combinatie toegang tot alle gegevens in het computernetwerk. Dit maakt de functie van de systeem/netwerkbeheerder tot een functie die met de nodige waarborgen moet worden omgeven.

Allereerst moet de systeem/netwerkbeheerder zich ervan bewust zijn dat hij gegevens die hij tijdens zijn werk tegenkomt, niet zonder meer openbaar maakt. Hij heeft een vertrouwensfunctie. Het opleggen van een geheimhoudingsplicht aan de systeem/netwerkbeheerder is vereist (zie ook art. 12, lid 2 Wbp). De systeem/netwerkbeheerder is uiteraard in beginsel niet bevoegd tot het lezen van documenten of e-mail of het real-time meekijken met het internetgebruik van de gebruiker zonder dat daar een bijzondere aanleiding toe is.

De systeem/netwerkbeheerder moet tegenover het management een zekere onafhankelijkheid hebben. Een systeembeheerder moet zich als ondergeschikte medewerker niet in een positie gebracht voelen waarin hij opdrachten van het management niet op basis van zijn professionaliteit en de hierboven beschreven regels kan uitvoeren.

De procedure hierbij is dat bij gerede twijfel het afdelingshoofd hiervan melding doet bij de algemeen directeur/secretaris. Deze laatste kan de systeem/netwerkbeheerder de opdracht geven tot het monitoren van de gelogde gegevens. Hiervan zal de gebruiker op de hoogte gesteld worden door het afdelingshoofd.

Inwerkingtreding

Dit “Protocol e-mail- en internetgebruik gemeente Eersel 2006” treedt in werking op 1 mei 2006.

Aldus besloten door het college van de gemeente Eersel op 18 april 2006

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN EERSEL

de secretaris, mr. H.J.M. Timmermans

de burgemeester, H.P.G.M. Houben-Sipman