Besluit van gedeputeerde staten van de provincie Fryslân houdende regels omtrent subsidie Subsidieregeling Iepen Mienskipsfûns Fryslân 2016

Ondertekening

Toelichting subsidieregeling Iepen Mienskipsfûns

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1.1 Wat verstaan we in deze regeling onder bepaalde termen?

Evenementen zijn apart benoemd in dit artikel, dit ter onderscheid van maatschappelijke initiatieven. De subsidiehoogte ten behoeve van evenementen is lager dan de overige maatschappelijke initiatieven. In het aanvraagformulier dient de aanvrager aan te geven of de subsidieaanvraag betrekking heeft op een nieuw evenement of een maatschappelijk initiatief. Aanvragen die voldoen aan het evenementenbegrip, worden als zodanig bestempeld.

Bij aanvragen is herhaaldelijk geconstateerd dat activiteiten die reeds in het verleden zijn uitgevoerd in het geheel niet voor een bijdrage van uit het Iepen Mienskipfûns in aanmerking komen ook al ligt de vorige activiteit in een langer geleden verleden. Om dergelijke activiteiten toch voor een bijdrage in aanmerking te laten komen is er gekozen om de weigeringsgrond nader te duiden. Daarbij is gekozen voor een periode van 5 jaar waarbinnen eenzelfde activiteit niet voor een bijdrage uit het Iepen Mienskipfûns in aanmerking kan komen (onderdeel c).

Artikel 1.2 Wat zijn de subsidiabele activiteiten?

In dit artikel wordt een splitsing gemaakt tussen nieuwe evenementen, kleine initiatieven en grote initiatieven. Het soort activiteit is afhankelijk van het aangevraagde subsidiebedrag of het soort activiteit. Een initiatief is klein als het gevraagde subsidiebedrag lager dan € 10.001,- is. Een initiatief is groot als het gevraagde subsidiebedrag € 10.001,- of hoger is. Indien een aanvraag onder de definitie ‘nieuwe evenementen’ valt, kan nooit meer dan € 3.000,- subsidie worden verleend. Het kader waaraan de adviescommissie de aanvragen toetst is voor alle activiteiten gelijk. Bij de beoordeling van aanvragen worden kleine initiatieven en nieuwe evenementen gezamenlijk beoordeeld. Grote initiatieven worden afzonderlijk beoordeeld.

Artikel 1.3 Wie kan subsidie aanvragen?

De doelgroep bepaling beperkt de groep van aanvragers tot verenigingen, stichtingen, coöperaties, Staatsbosbeheer en groepen van vijf natuurlijke personen.

Groepen van ten minste vijf natuurlijke personen kunnen in het kader van Iepen Mienskipsfûns enkel een subsidieaanvraag indienen die betrekking heeft op kleine initiatieven en nieuwe evenementen.

Coöperaties dienen rekening te houden met het bepaalde in artikel 1.7, onderdeel a, van de regeling. Het behalen van winst mag geen doel zijn van het project.

Artikel 1.4 Gebieden

Subsidies worden verstrekt ter verbetering van leefbaarheid van de in dit artikel genoemde gebieden. In dit artikel wordt eveneens een geografische afbakening gegeven voor het werkterrein van de adviescommissie. Gedeputeerde staten kunnen op grond van artikel 1.5 besluiten om de openstelling per gebied te laten plaatsvinden.

Artikel 1.5 Openstelling

Dit artikel geeft gedeputeerde staten de mogelijkheid om aparte openstellingen te regelen per gebied als bedoeld in artikel 1.4. In het openstellingsbesluit wordt het subsidieplafond (de maximaal te verlenen subsidies per gebied) en de periode voor ontvangst van subsidieaanvragen bepaald. Op grond van het derde lid is het mogelijk dat maatwerk wordt toegepast in het openstellingsbesluit. Gedeputeerde staten kunnen per gebied, naar aanleiding van het advies van de adviescommissie, bepalen waar de prioritering van subsidieaanvragen ligt. Hiermee wordt beoogd aan de vraag in een gebied te kunnen voldoen in de subsidiëring van projecten. Op grond van het vierde lid kan de behoefte in het gebied gepeild worden door de adviescommissie te vragen om advies voor de openstelling.

Artikel 1.6 Bepalingen over de aanvraag

In het openstellingsbesluit wordt een openstellingsperiode genoemd. Aanvragen die zijn ontvangen binnen de in het openstellingsbesluit genoemde termijn worden in behandeling genomen indien deze volledig zijn. Uit het bepaalde in het eerste lid volgt dat de ontvangstleer wordt toegepast. Dit betekent dat bij de provincie naar de datum van ontvangst van de volledige aanvraag wordt gekeken.

Gedeputeerde staten hebben een aanvraagformulier vastgesteld. Een aanvrager kan voor het gehele Iepen Mienskipsfûns, dus alle gebieden gezamenlijk, maximaal drie aanvragen per jaar indienen.

Artikel 1.7 Wanneer weigeren wij de subsidieaanvraag?

Een subsidie komt niet voor rangschikking in aanmerking indien er sprake is van een weigeringsgrond. In aanvulling op artikel 2.7 van de Algemene subsidieverordening provincie Fryslân 2013 en artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht is aantal weigeringsgronden opgenomen.

Onderdeel a wordt zo toegepast, dat wanneer een bepaalde activiteit als onderdeel van de totale subsidieaanvraag gericht is op het behalen van winst, deze deelactiviteit wordt geweigerd. Uit een gedeeltelijke weigering kan volgen dat de subsidieaanvraag als geheel niet meer haalbaar is.

Onderdeel b is van toepassing op alle door de provincie Fryslân verstrekte subsidies. Subsidie kan worden verleend op basis van regelingen, op incidentele basis, of de provinciale begroting. Dit artikel is van toepassing op alle soorten provinciale subsidies. Dubbele subsidies worden niet verstrekt teneinde de diversiteit van projecten te stimuleren. Regelmatig kwam de vraag aan de orde of onder de ‘kan’ bepaling ook vallen die gevallen waarbij er wel een regeling bestaat maar de betreffende regeling op dat moment niet opengesteld is. Indien een bestaande regeling op het moment van de openstelling van onderhavige regeling is gesloten, is desondanks geen aanvraag bij het Iepen mienskipfûns mogelijk. Ook indien een subsidieaanvraag voor een andere regeling geweigerd is wegens het overschrijden van het vastgestelde plafond, kan geen aanvraag bij het Iepen mienskipfûns worden ingediend. De gedachte hier achter is om shoppen tussen de diverse regelingen te voorkomen maar bovendien hebben Gedeputeerde Staten voor bepaalde onderwerpen eigenstandige regelingen opgesteld waarin voor de betreffende activiteiten regels en voorwaarden worden gesteld en een budget beschikbaar wordt gesteld. Daarmee is het betreffende onderwerp dus ‘geregeld’ en staat de IMF weg voor deze onderwerpen niet open. Bij twijfel raden wij aan om met de betreffende adviseurs van de Streekwurk contact op te nemen.

Onderdeel c is bedoeld om te voorkomen dat initiatieven worden ontplooid waarvoor ook in de toekomst kosten worden gemaakt waarvoor echter geen dekking is.  Initiatieven met een doorloop naar de toekomst moeten dus ook een beschrijving geven van de dekking van de kosten na de periode die door het IMF worden gesubsidieerd.

Onderdeel d geeft aan dat Gedeputeerde Staten alleen nieuwe initiatieven ondersteunen. Een activiteit die niet vaker dan eens in de vijf jaren wordt georganiseerd wordt wel als nieuw aangemerkt. Voor vernieuwingen binnen bestaande activiteiten kan wel een aanvraag worden ingediend. Daarbij moet in de aanvraag, begroting en dekking wel evident zijn welk onderdeel nieuw is en welke kosten daarmee annex zijn. Immers het indienen van de aanvraag kan geen aanvullende informatie worden opgevraagd om de aanvraag nader te duiden.

Onderdeel f. Als er niet sprake is van een dekkende projectbegroting wordt de aanvraag geweigerd. Hiermee wordt voorkomen dat het voor Gedeputeerde Staten niet duidelijk is hoe het project gefinancierd wordt. De aanvrager dient een sluitende begroting met dekkingsplan in te dienen. Bij een tendersubsidie als de onderhavige kunnen over het algemeen geen aanvullende stukken opgevraagd worden aangezien dit niet strookt met het systeem van de tendersubsidie, behoudens die gegevens die niet leiden tot een inhoudelijke wijziging van de aanvraag. Bij het ontbreken van een dekkende begroting kan er dus geen aanvulling worden opgevraagd door het bestuursorgaan. Hierbij dient wel het volgende te worden opgemerkt; ondanks het aanleveren van een dekkende begroting kan wel worden geoordeeld dat het financieringsplaatje te rooskleurig is geschetst. Als dat het geval is wordt de aanvraag geweigerd met toepassing van het bepaalde in onderdeel e.

Onderdeel g is bedoeld voor die projecten die volledig zijn en waarvoor geen weigeringsgrond geldt. Deze projecten worden doorgeleid naar de adviescommissie. Als de adviescommissie het project echter minder dan 8 punten toekent, levert dit alsnog een weigeringsgrond op. De gedachte er achter is dat het project dan te weinig voldoet aan de criteria uit artikel 1.8.

Onderdeel h bepaalt dat indien het beleid van provinciale staten of gedeputeerde staten een bepaald onderwerp in het beleid heeft uitgesloten er geen subsidie uit het Iepen Mienskipfûns kan worden toegekend.

Onderdeel i: aanvragen voor het opstellen van een dorps-, stads-, of wijkvisie worden geweigerd . Doarpswurk ondersteunt hierin kostenloos. Ga voor meer informatie naar: http://www.doarpswurk.frl/.

Artikel 1.8 Hoe worden de subsidieaanvragen gerangschikt?

Pas wanneer voldaan is aan de artikelen die betrekking hebben op de aanvraagvereisten, de doelgroep en het doel van de regeling, komt een subsidieaanvraag in aanmerking voor rangschikking door gedeputeerde staten. Dit betekent dat aanvragen voor rangschikking niet in behandeling kunnen worden genomen of geweigerd worden wegens het niet voldoen aan het doel van de regeling. Indien een weigeringsgrond van toepassing is, wordt de subsidieaanvraag geweigerd en komt de aanvraag niet voor rangschikking en subsidie in aanmerking.

In een tender wordt tussen alle projecten een rangorde bepaald aan de hand van kwalitatieve criteria. De adviescommissie adviseert gedeputeerde staten over de kwaliteit van de subsidieaanvragen. De commissie heeft een reglement  ( Reglement Adviescommissie Gebiedsplatform Streekwurk) en bestaat uit onafhankelijke leden uit het gebied. De adviescommissie beoordeelt alle aanvragen die in een gebied zijn ingediend  en waarvoor geen weigeringsgrond op van toepassing is, van op de navolgende criteria. Bij de beoordeling worden alle projecten met elkaar vergeleken. Uit die beoordeling volgt een puntentoekenning.

In totaal zijn er 26 punten per subsidieaanvraag te verkrijgen. De rangschikking bepaalt welke subsidieaanvragen wel of niet in aanmerking komen voor subsidie. Wanneer het subsidieplafond uitgeput is, wordt een subsidieaanvraag geweigerd wegens overschrijding van het subsidieplafond. Er is dan onvoldoende subsidie beschikbaar om alle projecten subsidie te geven.

De criteria worden in de onderstaande tabellen toegelicht:

Subsidieaanvragen die voor rangschikking in aanmerking komen, worden door gedeputeerde staten gerangschikt. Voor de rangschikking kan gedeputeerde staten gebruik maken van een adviescommissie die belast is met advisering over ingediende aanvragen. Bij de rangschikking wordt de subsidieaanvraag getoetst aan het bepaalde in het tweede lid, waarna een puntentoekenning op basis van het derde en het vierde lid plaatsvindt. Wanneer de punten toegekend zijn, is duidelijk welke aanvraag voor subsidie in aanmerking komt.

Omdat het subsidieplafond (het totale bedrag dat per gebied per tender per onderdeel beschikbaar is) ontoereikend kan zijn, wordt op grond van het zevende lid de subsidieaanvraag geweigerd. Een weigering kan eveneens volgen uit het niet behalen van voldoende punten om voor subsidie in aanmerking te komen op grond van het zesde lid.

Artikel 1.9 Adviescommissies

Gedeputeerde staten hebben in elk gebied als bedoeld in artikel 1.4 van de regeling een adviescommissie ingesteld. Hiervoor wordt een reglement vastgesteld. De commissie is onder andere belast met het adviseren over ingediende subsidieaanvragen.

Artikel 1.10 Welke kosten komen al dan niet voor subsidie in aanmerking?

Deze bepaling regelt welke kosten wel of niet voor subsidie in aanmerking komen. Het eerste lid regelt dat de reguliere werkzaamheden van de subsidieaanvrager, dus werkzaamheden buiten het project, niet voor subsidie in aanmerking komen. De exploitatie van aanvragers is uitgesloten op grond van de regeling.

Vrijwilligersuren worden voor het bepalen van de begrote kosten gewaardeerd op het geldende minimumuurloon vanaf 22 jaar bij een volledige werkweek van 36 uur. Hiermee gaat de vrijwilligersvergoeding mee met de indexering van minimumuurloon, een en ander vloeit mede voort uit artikel 1.10, eerste lid, onderdeel f, van de Asv.

In lid 3 zijn niet subsidiabel gesteld de kosten die verband houden met :

1° het organiseren van een (dorps- of buurt)feest, borrel, optocht, braderie of barbecue of daarmee gelijk te stellen activiteit;

2° het schrijven of uitgeven van een boek en het produceren van een film;

3° het ontwerpen, vervaardigen of plaatsen van een standbeeld of gedenkplaat;

Een begroting dient dus duidelijk te zijn, zodanig dat daaruit de subsidiabele kosten kunnen worden gedistilleerd. De hoofdregel is: het gaat om kosten die u redelijkerwijs moet maken om de activiteiten in uw project uit te voeren en dat deze kosten rechtstreeks verbonden zijn met deze activiteiten.

Artikel 1.11 Hoeveel subsidie kan een aanvrager krijgen?

Een subsidie kan nooit meer dan 40% van de subsidiabele kosten bedragen.

Kleine initiatieven komen in aanmerking voor maximaal € 10.000,- subsidie.

Nieuwe evenementen komen in aanmerking voor maximaal € 3.000,- subsidie.

Grote initiatieven komen in aanmerking voor maximaal € 35.000 subsidie.

Artikel 1.12 Welke verplichtingen zijn verbonden aan de subsidiebeschikking?

Onverminderd de voorwaarden en verplichtingen in paragraaf 2.3 van de Asv, wordt aan de subsidieontvanger in ieder geval de verplichting opgelegd om aan te geven op de website van de provincie Fryslân wat het resultaat is van het project. Dit kan de subsidieontvanger doen door een foto of een geluidsfragment te uploaden op www.streekwurk.frl.

De projectperiode is voor kleine initiatieven en nieuwe evenementen maximaal 12 maanden. Hiermee wordt beoogd initiatieven zo spoedig mogelijk een effect te laten hebben op de leefbaarheid. Voor grote initiatieven is, wegens de omvang, een langere projectperiode mogelijk van maximaal 24 maanden met een mogelijkheid tot verlenging (voor de duur van 6 maanden).

Tot slot is de subsidieontvanger verplicht bij het verrichten van de activiteiten aan te geven dat het project mede tot stand is gekomen door een financiële bijdrage van de provincie Fryslân. Dit kan door het gebruik van het logo op een bouwbord of in uitnodigingen. U kunt het logo van de provincie Fryslân downloaden op www.streekwurk.frl/ .