Besluit van de raad houdende de gedragscode integriteit politiek ambtsdragers 2019 [Gedragscode politiek ambtsdragers 2019]

Ondertekening

Stappenplan onderzoek en registratie integriteitsschendingen politieke ambtsdragers.

Inleiding

Gedragscodes zijn voor gemeenten verplicht op grond van de Gemeentewet. Het is de raad die zowel voor de eigen leden als voor de bestuurders een gedragscode vaststelt. Voor de opstelling van deze code is mede gebruik gemaakt van bestaande voorbeelden. Onder bestuurders worden verstaan de burgemeester en de wethouders. Onder gekozen volksvertegenwoordigers worden de raads- en burgerraadsleden verstaan. Op een enkele uitzondering na richten de gedragsregels zich op al deze politieke ambtsdragers. De code heeft bestuurlijke en politieke relevantie. Politiek ambtsdragers zijn op de naleving van gedragscodes aanspreekbaar. Wanneer zij zich er niet aan houden kan dat gevolgen hebben voor hun functioneren en positie. Het rechtskarakter van een gedragscode is dat van een interne regeling in aanvulling op de wettelijke regels. De Gemeentewet laat de gemeente ruimte bij de inhoudelijke invulling. Naast deze code bestaan er voorschriften die in wet of elders geregeld zijn, bijvoorbeeld over fraude, valsheid in geschrifte en over nevenfuncties. In de handreiking is daarop ingegaan. Dergelijke voorschriften zijn niet in deze code opgenomen.

Wat en welke stappen moeten worden gezet wanneer als de integriteit toch mogelijk geschonden wordt of daarvan het vermoeden bestaat? Dan is het handig als er een protocol en een stappenplan beschikbaar zijn die als checklist of leidraad kunnen dienen.

Algemeen

• 1.

  Onder politiek ambtsdragers wordt verstaan: de burgemeester, de leden van het college, de raadsleden en de burger raadsleden.

• 2.

  In gevallen waarin dit stappenplan niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het presidium of de raad.

• 3.

  Het stappenplan is openbaar en door derden te raadplegen.

• 4.

  De burgemeester, de leden van het college, de raadsleden en de burgerraadsleden ontvangen een exemplaar van dit stappenplan.

• 5.

  Uitgangspunt bij het gebruik van dit stappenplan is de 'Gedragscode politiek ambtsdragers Gennep’ die op dat moment van kracht is.

Melding

• 1.

  Meldingen van vermeende integriteitsschendingen worden gedaan bij de burgemeester, die deze in behandeling neemt.

• 2.

  Meldingen over de burgemeester worden gedaan bij de plaatsvervangend voorzitter van het presidium, in veel gevallen zal dit de plaatsvervangend voorzitter van de raad zijn, die in de plaats treedt van de burgemeester bij het zetten van de stappen volgens het stappenplan.

Vooronderzoek

• 1.

  Bij twijfel over het wel of niet instellen van een feitenonderzoek kan de burgemeester besluiten een vooronderzoek te doen om te bepalen of er een feitenonderzoek nodig is.

• 2.

  Van de bevindingen uit het vooronderzoek wordt een rapport opgemaakt, dat ter vaststelling wordt voorgelegd aan het presidium.

• 3.

  Het presidium bepaalt of het vooronderzoek aanleiding geeft voor een feitenonderzoek. Het presidium kan het besluit voorleggen aan de gemeenteraad.

• 4.

  De betrokken politiek ambtsdrager wordt over het doen van het vooronderzoek en van de uitkomst van het onderzoek tijdig op de hoogte gesteld.

• 5.

  De melder wordt geïnformeerd als wordt besloten geen feitenonderzoek in te stellen.

• 6.

  Bij het vermoeden van een opzettelijk valse beschuldiging onderneemt de burgemeester actie tegen de melder in de vorm van een feitenonderzoek of een aangifte bij de politie.

Feitenonderzoek

• 1.

  De burgemeester geeft opdracht tot een feitenonderzoek aan een interne of externe onderzoekscommissie.

• 2.

  De interne onderzoekscommissie bestaat uit de burgemeester en een vertegenwoordiger namens het presidium. De commissie wordt ambtelijk ondersteund. Aan deze commissie kunnen deskundigen worden toegevoegd.

• 3.

  Als de afstand tussen de interne onderzoekers en de betrokken politiek ambtsdrager te klein is om voldoende objectief onderzoek te garanderen, dan stelt de burgemeester gehoord het presidium of de gemeenteraad een externe onderzoekscommissie in.

• 4.

  Een externe onderzoekscommissie bestaat uit personen buiten de organisatie.

• 5.

  De externe commissie stelt een multidisciplinair team samen, opdat de juiste kennis voor het doen van het feitenonderzoek aanwezig is.

Opdrachtverstrekking

De burgemeester komt een schriftelijke onderzoeksopdracht met de onderzoeker(s) overeen.

In de opdracht staan in ieder geval vermeld de aanleiding, de onderzoeksopdracht en de verwachte duur en kosten van het onderzoek.

Kennisgeving aan betrokkene

• 1.

  De betrokken politiek ambtsdrager wordt over het instellen van een feitenonderzoek op tijd per brief geïnformeerd.

• 2.

  In de brief is in ieder geval opgenomen:

  • a.

    een omschrijving van het handelen of nalaten dat aanleiding is tot het instellen van het onderzoek;

  • b.

    de melding dat betrokkene en getuigen kunnen worden gehoord;

  • c.

    de melding dat als andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang kunnen zijn voor het bepalen van de omvang, aard en ernst van de integriteitsbreuk, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden.

Horen van betrokkenen en getuigen

• 1.

  De betrokken politiek ambtsdrager en getuigen kunnen worden gehoord.

• 2.

  De gesprekken worden gehouden door minimaal twee personen.

• 3.

  Er wordt een espreksverslag opgemaakt en ondertekend door de onderzoekers en de getuigen/betrokkene.

• 4.

  De gehoorde krijgt de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag.

• 5.

  Als de gehoorde weigert te tekenen wordt daarvan melding gemaakt in het verslag. Als de gehoorde dat wil, wordt er een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gehoorde bij het verslag gedaan.

Aangifte

• 1.

  Als er een vermoeden is van een misdrijf doet de burgemeester na overleg met het presidium aangifte bij de politie.

• 2.

  Vanaf dat moment wordt alle informatie voorgelegd aan de politie eventueel na overleg met de officier van justitie.

Communicatie

De burgemeester zorgt voor de interne en externe communicatie.

Onderzoeksrapportage

• 1.

  De burgemeester biedt de onderzoeksrapportage aan de raad aan. De rapportage bevat alle informatie die nodig is om zich een oordeel te kunnen vormen over het vermoeden van de integriteitsschending. Wanneer de betrokken politiek ambtsdrager wethouder is, informeert de burgemeester ook het college over de onderzoeksrapportage.

• 2.

  De raad beoordeelt of het rapport aanleiding geeft om aangifte te doen of een motie in te dienen.

Besluitvorming

Bij de vastgestelde schending van de integriteit kan tegen de betreffende politiek ambtsdrager een motie worden aangenomen dan wel aangifte bij de politie worden gedaan.

Registratie integriteitsschendingen

• 1.

  De vermoedens van schendingen, de aard van de daarop volgende onderzoeken en de afdoeningen worden vastgelegd in een 'registratie integriteitsschendingen'.

• 2.

  Indien één of meer onderzoeken als vorenvermeld in enig jaar heeft of hebben plaatsgevonden dan wordt de raad schriftelijk geïnformeerd over het gevoerde integriteitsbeleid.

Bijlage Artikel gewijze toelichting bij Gedragscode integriteit politieke ambtsdragers 2019

Artikel 2 Belangenverstrengeling

Omschrijving en wettelijke bepalingen

Van belangenverstrengeling is sprake als het publiek belang wordt vermengd met het persoonlijk belang van een politieke ambtsdrager of dat van derden, zoals familieleden of vrienden. Hierdoor is zuiver besluiten of handelen in het publiek belang niet langer gewaarborgd. Niet alleen feitelijke belangenverstrengeling, maar ook de schijn ervan moet worden vermeden.

Onverenigbaarheid van functies

Als een politieke ambtsdrager andere functies uitoefent naast zijn politieke ambt, kan dit leiden tot belangenverstrengeling. Dat kan de ambtsdrager in kwestie bij zijn onafhankelijk oordeel in de weg staan. Daarom is voor alle groepen politiek ambtsdrager op vrijwel dezelfde wijze vastgelegd welke functies hoe dan ook onverenigbaar zijn met het politieke ambt. Bij het onderzoek naar de geloofsbrieven wordt dit gecontroleerd.

Verboden handelingen

Om de verhouding tussen politieke ambtsdrager en bestuursorgaan zuiver te houden, zijn bepaalde handelingen, vooral in de economische sfeer, verboden. Welke dat zijn en op wie dit verbod betrekking heeft staat in de Gemeentewet. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om werkzaamheden als advocaat of adviseur voor het gemeentebestuur of voor de tegenpartij daarvan. Ook is het verboden om een derde te vertegenwoordigen of te adviseren die met het bestuursorgaan een bepaalde overeenkomst sluit, bijvoorbeeld voor de verkoop of verhuur van onroerend goed of het aannemen van werk. Het risico van belangenverstrengeling kan bijvoorbeeld ontstaan als een bestuurder of diens levenspartner of familielid in de eerste of tweede graad een (neven)functie vervult die raakvlakken heeft met de uitoefening van het politieke ambt. Dit geldt ook voor een nevenfunctie waarin de bestuurder qualitate qua is benoemd: de zogenoemde q.q.-nevenfunctie.

Een voorbeeld is het commissariaat van een overheidsbedrijf. Ook bij een q.q.-nevenfunctie kunnen immers de belangen van de gemeente en die van de organisatie waarvoor de functie wordt vervuld, niet altijd dezelfde zijn. De norm van onafhankelijk handelen van een politiek ambtsdrager staat zowel in de eed of belofte, als in een aantal wettelijke bepalingen.

Deelname aan stemming

Soms moet een politieke ambtsdrager stemmen over een onderwerp waar hij direct of indirect persoonlijk bij betrokken is. De wet noemt dat ‘een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken’. In deze gevallen moet betrokkene zelf de afweging maken of het nodig is zich van stemming te onthouden. Als hij concludeert dat hij beter niet mee kan stemmen, dan moet hij zich daar ook aan houden. De verantwoordelijkheid daarvoor legt de wet dus allereerst bij de betrokkene zelf. Wel kunnen in een reglement van orde of in de gedragscode nadere bepalingen hierover worden opgenomen.

Voor de burgemeester als eenhoofdig bestuursorgaan, bestaat geen wettelijke regeling over stemonthouding die er de facto op neerkomt dat hij moet afzien van het nemen van een besluit.

Zaken die de bestuurder of volksvertegenwoordiger direct of indirect aangaan, zijn bijvoorbeeld familierelaties, eigendommen, financiële belangen (zoals aandelen), of bestuurslidmaatschappen van gesubsidieerde instellingen.

Belangenverstrengeling ontstaat bijvoorbeeld als een wethouder beslist over het verlenen van een vergunning aan zichzelf of iemand uit zijn persoonlijke omgeving. Ook een raadslid dat meebesluit over de bestemming van een perceel in het buitengebied daar waar hij zelf een boerenbedrijf bezit, maakt zich schuldig aan belangenverstrengeling. In zo’n geval mag het betrokken lid niet aan de stemming deelnemen; noch aan de hoofdelijke, noch aan de schriftelijke stemming. Politiek ambtsdrager zijn tegelijkertijd ook burgers: zij maken deel uit van het economische en sociale leven in de gemeenschap die ze besturen. Net als iedere andere burger zijn zij afnemer van diensten, lid van verenigingen en wijkbewoner. Daarom mag een wethouder zonder bezwaar meestemmen over bijvoorbeeld de afvalinzameling of het openbaar vervoer in zijn eigen wijk. Gedragscode politiek ambtsdrager 2014 6

Deelname aan besluitvorming

Het zal niet altijd meteen duidelijk zijn of de bestuurder of volksvertegenwoordiger zich bij de besluitvorming door zijn eigen belangen laat leiden, dan wel of de schijn daarvan wordt gewekt. Een en ander hangt af van de feiten en omstandigheden. Het bestuursorgaan kan de bestuurder of volksvertegenwoordiger in kwestie, in elk geval nooit verbieden om te stemmen. Het betrokken lid beslist te allen tijde zelf of hij al of niet aan de besluitvorming deelneemt. Wel is het verstandig dat een bestuurder of volksvertegenwoordiger, als een mogelijk persoonlijk belang aan de orde is, dit in de discussie aangeeft. Door daar open over te zijn, kan worden voorkomen dat een besluit wordt vernietigd of dat de zaak achteraf in een kwade reuk komt te staan.

Net als in de Gemeentewet staat ook in de Awb een bepaling over onafhankelijke besluitvorming door het openbaar bestuur. Artikel 2:4 bepaalt dat het bestuursorgaan zijn taak vervult zonder vooringenomenheid. Het bestuursorgaan moet ervoor waken dat personen die er deel van uitmaken of ervoor werken, de besluitvorming beïnvloeden doordat zij een persoonlijk belang bij een besluit hebben.

De Awb gaat hier verder in dan de artikelen over deelname aan stemming in de Gemeentewet. Het begrip ‘persoonlijk belang’ in artikel 2:4 Awb betekent ‘ieder belang dat niet behoort tot de belangen die het bestuursorgaan behoort te behartigen’. Het begrip ‘beïnvloeding van de besluitvorming’ gaat niet alleen over de stemming, maar over het gehele proces van besluitvorming. Dit betekent dat zowel de politieke ambtsdrager zelf, als het gehele bestuursorgaan, elk een eigen verantwoordelijkheid heeft. Zij moeten afwegen of de onafhankelijke besluitvorming (of de schijn daarvan) van de betrokken ambtsdrager in het geding is.

Nevenfuncties

Naast hun politieke ambt hebben veel politiek ambtsdrager nevenfuncties, betaald of onbetaald.

Voor parttimers zijn deze vaak noodzakelijk als bron van inkomsten. Ook voor fulltime bestuurders zijn nevenfuncties positief te waarderen: uit maatschappelijk, bestuurlijk en persoonlijk oogpunt. Er zit echter ook een risico aan nevenfuncties, vooral die buiten het publiek domein. Nevenfuncties kunnen het onafhankelijk oordeel van de ambtsdrager in gevaar brengen, het aanzien van het ambt schaden en de ambtsdrager belemmeren om optimaal te functioneren.

Wettelijk is bepaald dat burgemeesters en wethouders geen nevenfuncties vervullen waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede vervulling van het politieke ambt.

De beslissing om een nevenfunctie te aanvaarden of aan te houden is primair de verantwoordelijkheid van de politieke ambtsdrager zelf, maar hij moet er wel open over zijn en zich erover willen verantwoorden. Hij moet daarom zijn nevenfuncties zelf openbaar maken en bij een fulltime aanstelling bij de gemeente ook de inkomsten daaruit en de manier van verrekening van die inkomsten.

Melding en openbaarmaking nevenfuncties

Bestuurders hebben een wettelijke meldplicht (art. 67 resp. 41b Gemeentewet) als zij het voornemen hebben om een nevenfunctie te aanvaarden. Zij melden dit aan de gemeenteraad.

Alle politiek ambtsdragers, waaronder dus behalve de bestuurders ook raadsleden, zijn wettelijk verplicht om hun nevenfuncties openbaar te maken. Die wettelijke verplichting staat in de Gemeentewet. In Gennep is dit vanwege de afgelegde eed of belofte ook van toepassing verklaard op burgerraadsleden.

Sommige nevenfuncties vervullen bestuurders en in mindere mate volksvertegenwoordigers, uit hoofde van hun politieke functie. Dat zijn nevenfuncties waarin zij ‘qualitate qua’ zijn benoemd.

Bestuurders hoeven hun q.q.-functies wettelijk niet te melden of openbaar te maken, maar het wordt wel raadzaam geacht. Het is van groot belang om de lijst van nevenfuncties actueel te houden.

De inhoud van de hoofd-of de nevenfunctie kan bijvoorbeeld veranderen, of de instantie waarbij de nevenfunctie wordt vervuld kan een andere relatie krijgen tot de overheid in kwestie. Bij dit soort veranderingen kan ook de toelaatbaarheid van de nevenfunctie anders worden beoordeeld dan in de oorspronkelijke situatie.

Inkomsten uit nevenfuncties en q.q.-nevenfuncties / melding en verrekening ervan.

Sinds 2010 moeten alle collegeleden die een fulltime aanstelling hebben ook de inkomsten uit hun nevenfuncties openbaar maken. Het is wenselijk en gebruikelijk dat bij de openbaarmaking van de nevenfuncties en de inkomsten daaruit, tevens wordt aangegeven hoeveel tijd de nevenfuncties in beslag nemen. Inkomsten uit q.q.-nevenfuncties mogen niet worden behouden. Bij wet is geregeld dat de wethouder/burgemeester geen vergoedingen, in welke vorm dan ook, geniet voor q.q. nevenfuncties. Dit geldt ongeacht of de vergoeding ten laste van de gemeentekas komt.

De q.q.-functie wordt beschouwd als behorend bij het ambt. De bezoldiging voor dat ambt is daarom tevens voor de q.q.-werkzaamheden. Eventueel persoonlijk ontvangen inkomsten uit q.q.-functies moeten dan ook in de gemeentekas worden gestort, bij voorkeur rechtstreeks en niet via de privérekening. De Gemeentewet voorzien in een ontheffingsmogelijkheid voor bestuurders in bijzondere omstandigheden. De genoemde stortingsplicht betreft alleen de beloning voor geleverde diensten. De vergoeding voor (bijvoorbeeld daadwerkelijk gemaakte reiskosten) onkosten voor een q.q.-functie hoeft dus niet in de gemeentekas te worden gestort. Nieuw is voor bestuurders die het ambt voltijds uitoefenen dat nu ook de inkomsten uit nevenfuncties die niet behoren bij het ambt verrekend worden.

Op raads- en burgerraadsleden rust de verplichting om aan te geven óf er inkomsten uit hoofd- of nevenfuncties worden verkregen, maar de hoogte ervan behoeft niet opgegeven te worden.

Financiële belangen

Belangenverstrengeling ligt op de loer als een politiek ambtsdrager financiële belangen heeft bij organisaties of ondernemingen die een relatie met de gemeente hebben of kunnen krijgen, en waarover de gemeente besluiten neemt. Voorbeelden zijn besluiten over bijvoorbeeld aanbesteding, subsidieverstrekking, steunverlening, verstrekking van leningen en verlening van advies- en onderzoeksopdrachten. Politiek ambtsdragers zouden in de verleiding kunnen komen om zich bij het nemen van functionele beslissingen mede te laten leiden door persoonlijk financieel belang. Het begrip ‘financieel belang’ moet ruim worden opgevat. Een deelneming in een bedrijf of onderneming valt er uiteraard onder, maar ook het bezit van effecten, onroerend goed of een vorderingsrecht. Zulke financiële belangen kunnen een rol gaan spelen bij besluiten over bijvoorbeeld bestemmingsplannen of grondverkopen. Ook negatieve financiële belangen, zoals schulden uit hypothecaire vorderingen, kunnen in verband met mogelijke belangenverstrengeling relevant zijn. Een vorderingsrecht van een organisatie of ondernemer op een politieke ambtsdrager kan worden gerangschikt onder ‘financieel belang’, zij het van de omgekeerde orde. Waakzaamheid is geboden als er sprake is van bezit van bouwgrond en het aankopen van grond of onroerend goed door een politiek ambtsdrager. Zorgvuldigheid, openheid en controleerbaarheid zijn hier sleutelwoorden. Het melden van financiële belangen is overigens voor collegeleden en volksvertegenwoordigers wettelijk niet verplicht. In de praktijk blijkt dat integriteitincidenten zich vaak voordoen in het domein van de ruimtelijke ordening en grond- en bouwzaken. Daarom is het raadzaam om niet alleen actueel grondbezit te melden, maar ook voorgenomen vastgoedtransacties. ??Dit is een verantwoordelijkheid van de politiek ambtsdrager.

Draaideurconstructie

De ‘draaideurconstructie’ betekent dat oud-bestuurders direct na hun aftreden betaalde activiteiten verrichten in of voor dezelfde overheid waar zij bestuurder of volksvertegenwoordiger zijn geweest. Dit is niet raadzaam omdat hierdoor de indruk van vriendjespolitiek kan ontstaan. Bovendien is er het risico op verstrengeling van persoonlijke en functionele belangen. Dit risico ontstaat als een bestuurder en een bedrijf die in een functionele relatie tot elkaar staan in de verleiding komen om afspraken te maken over toekomstige betaalde activiteiten van de bestuurder.

Artikel 3 Informatie

Basisregels voor omgaan met informatie

Politiek ambtsdragers beschikken over veel informatie. Gaan zij daar verkeerd mee om, dan wordt al snel de geloofwaardigheid van zowel henzelf als van hun organisatie aangetast. Daarom geldt een aantal basisregels voor hoe een integer politiek ambtsdrager met informatie moet omgaan:

1. Ga zorgvuldig en correct om met informatie waarover je uit hoofde van je ambt beschikt.

2. Verstrek geen onjuiste informatie.

3. Gebruik informatie die je hebt gekregen bij de uitoefening van het ambt niet te eigen bate of ten bate van derden.

4. Verstrek geen geheime of vertrouwelijke informatie.

Oneigenlijk gebruik van niet-openbare informatie

De integriteit van een politiek ambtsdrager komt in gevaar als hij informatie die nog niet openbaar is, gebruikt om er zichzelf of anderen mee te bevoordelen. Het kan dan gaan om informatie waar hij vanuit zijn ambt over beschikt, of die hem ongevraagd wordt toegespeeld door relaties. De verleiding kan groot zijn om in de privésfeer melding te maken van informatie die voor anderen van direct belang is. Soms is dat informatie die weliswaar ooit openbaar wordt, maar waarbij voordeel ontstaat door het eerder verkrijgen ervan. Voorbeelden zijn de aan-en verkoop van een huis of een stuk grond, de gunning van opdrachten, etc. Een bijzondere vorm van oneigenlijk gebruik van informatie is het lekken daarvan naar ‘de media’, om zo politieke doelen te bereiken. Het is zaak dat te vermijden. Zorg er verder voor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig worden opgeborgen (‘clean desk policy’), en dat computerbestanden beveiligd zijn. Het open laten staan van een beeldscherm als de computer tijdelijk onbeheerd is, kan eveneens een risico inhouden, net als het non-encrypted verzenden van gevoelige informatie via de mail.

Geheime of vertrouwelijke informatie

In de Gemeentewet staan regels over de beslotenheid van vergaderingen en de geheimhouding over wat in een vergadering is behandeld. Uiteraard mag de mogelijkheid om in beslotenheid te vergaderen, niet worden misbruikt om burgers in onwetendheid te laten over bepaalde zaken. Wettelijk is voorgeschreven dat er onderwerpen zijn die nooit in beslotenheid mogen worden behandeld, zoals de begroting, de jaarrekening en de invoering, wijziging en afschaffing van een belasting. Het feit dat een zaak in een besloten vergadering wordt behandeld en de notulen niet openbaar zijn, betekent niet zonder meer dat de leden verplicht zijn tot geheimhouding. Deze moet nadrukkelijk worden opgelegd. Op grond van een belang, genoemd in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), kan geheimhouding worden voorgesteld door de gemeenteraad, een raadscommissie, het college van b en w of de burgemeester.

De verplichting tot geheimhouding moet worden bevestigd in de vergadering. Het schenden van een geheimhoudingsplicht is een misdrijf in de zin van het Wetboek van Strafrecht. Dit geldt ook voor vertrouwelijke informatie; als ‘hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren’, dat geheim schendt.

E-mail-en internetgebruik

In Gennep gelden gedragscodes en gebruiksregels voor de ambtenaren over het juiste gebruik van e-mail, internet en social media: over wat een juist gebruik is, en wat wel en niet mag. Ook uit de rechtspraak hierover, blijkt dat dergelijke regels zeer relevant zijn. Ook voor politiek ambtsdragers zijn afspraken over e-mail-en internetgebruik zinvol. Hierbij is zoveel mogelijk aangsloten bij de regels voor ambtenaren.

In de gedragscode wordt ingegaan op gedragsregels voor het gebruik van social media.

Artikel 4 Geschenken en diensten

Nooit in ruil voor een tegenprestatie

Als zij de ambtseed of belofte afleggen, verklaren politiek ambtsdragers dat zij geen giften of gunsten hebben gegeven of beloofd om te worden benoemd. Ook beloven ze dat ze geen geschenken of beloften zullen aannemen in ruil voor een tegenprestatie. Het gaat hierbij niet alleen om persoonlijke bevoordeling zoals een goedkope verbouwing of tuinaanleg. Het kan ook gaan om bijvoorbeeld donaties aan de partij van de politiek ambtsdrager met het oog op een gunstige overheidsbeslissing. Sinds 1 mei 2014 regelt de Wet financiering politieke partijen subsidies aan en financiering van politieke partijen, deze verplicht politieke partijen die een zetel in de gemeenteraad hebben een giftenreglement op te stellen en te publiceren.

Geschenken van en aan de gemeente

Politiek ambtsdragers geven geschenken niet op persoonlijke titel maar namens de gemeente. Het gaat dan vaak om relatiegeschenken, een geaccepteerd gebruik in het sociale verkeer. Wel is het verstandig om dit transparant te houden, door er niet geheimzinnig over te doen. Om die reden wordt er een openbare administratie van bijgehouden. De ontvangen geschenken worden bewaard in het gemeentehuis of andere aan te wijzen instellingen.

Geschenken aan individuele politiek ambtsdragers

Als politiek ambtsdragers persoonlijk geschenken ontvangen, brengt dit meer risico’s met zich mee dan als dit gebeurt namens de gemeente. Ook vanuit het oogpunt van voorbeeldwerking kan het beste worden aangesloten bij de regels die voor ambtenaren gelden:

* Geschenken tot een waarde van € 50,00 mogen worden geaccepteerd. Bestuurders melden geschenken in het college. Een raadslid doet er goed aan het krijgen van een geschenk te melden in zijn fractie. De geschenken worden in een register bijgehouden.

* Geschenken boven € 50,00 mogen niet worden geaccepteerd door een politiek ambtsdrager. In functie kunnen bestuurders echter wel geschenken met een waarde van meer dan € 50,00 ontvangen. De bestuurder besluit, eventueel in overleg met het college, of hij het geschenk kan accepteren. Bij acceptatie worden dergelijke geschenken geregistreerd en worden eigendom van de organisatie. Geschenken die niet worden geaccepteerd, worden geretourneerd.

* Geschenken van welke waarde dan ook kunnen niet worden geaccepteerd als de onafhankelijkheid in de besluitvorming op enigerlei wijze kan worden aangetast. Dat is bijvoorbeeld het geval zolang overleg- of onderhandelingssituaties gaande zijn.

* Bij het ontvangen van geschenken past openheid. Geschenken worden daarom niet op het huisadres ontvangen.

Etentjes, excursies en evenementen

Enkele vuistregels voor de acceptatie van uitnodigingen:

* De begrippen ‘geschenken’ en ‘diensten’ moeten ruim worden geïnterpreteerd. Ook uitnodigingen voor een diner, een excursie, werkbezoeken of een (gezamenlijk) bezoek aan een evenement kunnen eronder vallen.

* Voorwaarde om op een uitnodiging voor bijvoorbeeld een excursie, werkbezoek of diner in te gaan, is dat deze functioneel is en in het belang van de gemeente. Het college of, in het geval dat het een van haar leden betreft, de fractie weegt dit en verleent vooraf toestemming. Het is dan logisch dat de gemeente en, als het een fractielid betreft, de fractie, de reis-en verblijfkosten betaalt.

* Meerdere personen of instanties waarmee het bestuursorgaan contacten onderhoudt, hebben een uitnodiging ontvangen.

* Openheid (melding) en registratie in de notulen zijn essentieel, vooral bij (internationale) evenementen.

Artikel 5 Bestuurlijke uitgaven, onkosten, buitenlandse reizen en voorzieningen

Kwetsbaarheid van ambtsdragers bij vergoeding van kosten

Politiek ambtsdragers bevinden zich juist als het gaat over ‘vergoeding van kosten’ of ‘gebruik maken van voorzieningen’ in een glazen huis. Ze moeten zich voortdurend bewust zijn van het feit dat ze niet alleen verantwoord met publieke middelen moeten omgaan maar -omdat het uitgaven betreft die samenhangen met de uitvoering van hun ambt -ook helder moeten zijn over de hoogte van de door hen in dat verband gemaakte kosten. Dat geldt zelfs als het gaat om kosten die vallen onder de vaste onkostenvergoeding. De voorbeelden hoe kwetsbaar hun positie is, liggen voor het oprapen. Denk daarbij aan het onderzoek door media naar de ‘bonnetjes’ van uitgaven door bestuurders.

Politiek ambtsdragers maken gebruik van voorzieningen die de organisatie hen ter beschikking stelt en ze maken kosten bij de uitoefening van hun ambt. Voor dat laatste krijgen zij een vergoeding, naast hun wedde of bezoldiging. Wat wordt vergoed, is vastgelegd in regelgeving. In de Gemeentewet staat dat daarboven geen andere vergoedingen zijn toegestaan. De hoofdregel is dus dat ‘het alleen kan als het is geregeld’. Dit betekent dat alleen de voorzieningen die in de genoemde regelgeving staan, worden vergoed. Alle andere kosten komen voor rekening van de ambtsdrager zelf. Bij de afweging of kosten al of niet worden vergoed, moet de politieke ambtsdrager zich realiseren dat alles wat mag, niet vanzelfsprekend ook hoeft. Van politiek ambtsdragers mag een zekere soberheid worden verwacht.

Hoe het ook wordt vergoed, het gaat immers steeds om besteding van publieke middelen. De politiek ambtsdrager heeft daarnaast ook een voorbeeldfunctie. Hoe kan hij of zij in bijvoorbeeld economisch moeilijke tijden geloofwaardig een beroep op de soberheid van burgers doen als hij of zij daar zelf niet naar handelt? Vooral bestuurders zitten zeker dan in een kwetsbare positie. Zij dragen vaak immers zelf de verantwoordelijkheid voor het niveau van een bepaalde voorziening of verstrekking. Uitgaven die ogenschijnlijk van ondergeschikt belang zijn, kunnen in de publiciteit breed worden uitgemeten en grote schade aanrichten. Een voorbeeld daarvan zijn de kosten van de (her)inrichting van de werkplek wanneer de bestuurder aantreedt.

Discussie over vergoedingen is nooit helemaal uit te sluiten. Van belang is dat er duidelijke regels en toelichtingen daarop zijn die de bestuurder voldoende houvast bieden. Absolute duidelijkheid is echter niet te geven en moet ook niet worden nagestreefd. In situaties waarin sprake is van een grijs gebied zal de bestuurder extra alert moeten zijn, extra zorgvuldig moeten (laten) nagaan of een en ander past binnen de regels en hierover open communiceren. Als belangrijke uitgangspunten voor het vergoeden van voorzieningen voor politiek ambtsdragers zijn te noemen:

* Bij uitgaven voor voorzieningen van politiek ambtsdragers gaat het uitsluitend om functionele kosten om het ambt te kunnen vervullen. Er moet een directe relatie zijn tussen de uitgave en de taken van de gemeente Gennep. * De functionaliteit van de uitgave moet aantoonbaar zijn of tenminste aannemelijk worden gemaakt.

* Als met de uitgave geen duidelijk belang van de gemeente is gediend, blijven de kosten voor eigen rekening.

* Kosten die een bestuurder uit hoofde van een (q.q.-)nevenfunctie maakt, worden in beginsel vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. * Voorzieningen en bestuurskosten worden zo veel mogelijk direct door het bestuursorgaan zelf betaald. De bestuurder dient alleen bij hoge uitzondering zelf een declaratie in.

Bestuurders dienen verantwoord om te gaan met publieke middelen. Verantwoording van kosten en openheid daarover is essentieel. Daarbij moet altijd worden beoordeeld of de uitgave in hoogte of soort ook in de openbaarheid kan worden gemotiveerd. Soberheid is en blijft de norm.

Vergoedingen voor voorzieningen voor politiek ambtsdragers moeten - als boven aangegeven - voor alles transparant zijn. Een heldere verantwoording van de uitgaven is van groot belang. Daarom moet de financiële en administratieve organisatie zo zijn ingericht dat er vertrouwen kan bestaan in de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven. Ook zijn er procedures nodig over de wijze waarop functionele uitgaven rechtstreeks in rekening worden gebracht of worden gedeclareerd. Dit hoofdstuk beschrijft eerst de soorten kosten van voorzieningen voor politiek ambtsdragers.

Onderstaande indeling is van belang om af te kunnen wegen of verstrekkingen en voorzieningen kunnen worden vergoed of voor eigen rekening moeten blijven:

Bedrijfsvoeringskosten

Bedrijfsvoeringskosten betreffen de voorzieningen die een politiek ambtsdrager nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Het zijn voorzieningen die vanuit de begroting worden gefinancierd of in bruikleen ter beschikking worden gesteld, binnen de organisatie. Voorbeelden zijn de werkkamer, het meubilair, ICT-apparatuur en toepassingen, ondersteunend personeel, koffie/thee, contributies, abonnementen op het werkadres, vakliteratuur en beveiliging.

Het is vanzelfsprekend niet de bedoeling om dergelijke overheidsvoorzieningen en eigendommen te gebruiken voor privédoeleinden. Het is dan ook niet toegestaan om voor rekening van de gemeente bijvoorbeeld kantinepersoneel in te zetten voor privéfeestjes, de technische dienst voor reparaties aan het eigen huis of de plantsoenendienst voor het tuinonderhoud. Bij twijfel of iets van de laatstgenoemde voorbeelden wel of niet functioneel is, zullen vooraf afspraken gemaakt moeten worden in het college als het om bestuurders gaat of het presidium als het om de gekozen bestuurders gaat.

Bestuurskosten

Bestuurskosten vloeien voort uit de uitoefening van het ambt; het zijn zogenoemde ambtsgerelateerde kosten.

De soorten bestuurskosten zijn:

Algemene bestuurskosten

Algemene bestuurskosten betreffen voorzieningen die aan het ambt gebonden zijn en een aanvulling vormen op de reguliere bedrijfsvoering van de organisatie. Bovendien zijn ze onmisbaar voor het functioneren van de ambtsdrager. Het gaat hierbij vooral om voorzieningen buiten de organisatie: mobiele telefoon, reis- en verblijfvoorzieningen, beveiliging buiten de organisatie, cursussen, opleidingen en congressen, en functionele lunches en diners buitenshuis.

De meest voorkomende algemene bestuurskosten, die dus door het bestuursorgaan worden vergoed:

* Kosten van de landelijke beroepsverenigingen het Nederlands Genootschap van Burgemeesters, de Wethoudersvereniging en de Vereniging van Raadsleden. Alle overige contributies en lidmaatschappen zijn voor eigen rekening.

* Collectieve verzekeringen voor bestuurders, tijdens de uitoefening van de functie, zoals een collectieve ongevallenverzekering.

* Kosten voor deelname aan congressen en opleidingen. Afweging hierbij is de relevantie van de opleiding voor de functie, het tijdsbeslag, het tijdstip (niet meer vergoeden wanneer het einde van de zittingstermijn in zicht komt), de hoogte van de kosten en de verdeling hiervan.

Dienstreizen buitenland

Een buitenlandse reis valt onder de algemene bestuurskosten, op voorwaarde dat de reis een functioneel karakter heeft. Van belang is dat wanneer daar integriteitsrisico’s aan verbonden zijn (zoals dat denkbaar is bij uitnodigingen van commerciële partijen) daarover in alle openheid vooraf besluitvorming plaatsvindt en dat achteraf verantwoording wordt afgelegd. Buitenlandse dienstreizen liggen al snel onder een vergrootglas. Bij de afweging is het van belang het tijdstip, het tijdsbeslag en de omvang van de delegatie er bij te betrekken. Dit geldt niet voor bezoeken aan de partnergemeente in het kader van een jumelage, bezoeken in het kader van Euregio, Duitse buurgemeenten of gemeenten waarmee in het kader van Europese subsidietrajecten samenwerkingsverbanden worden opgezet.

Is het functioneel om met het voltallige college en of de raad een bezoek af te leggen? Is er, ook als het een individueel collegelid betreft, een functioneel belang verbonden aan het bezoek? Aanbevolen wordt dat het college of presidium steeds expliciet een beslissing neemt over eventuele buitenlandse reizen waarbij wenkbrauwen gefronst kunnen worden. Is de functionaliteit van de reis aangetoond, dan horen de redelijk gemaakte reis- en verblijfkosten (inclusief eventuele benodigde vaccinaties vooraf) voor rekening te komen van de gemeente. Kan de functionaliteit niet worden aangetoond, dan komen de kosten voor eigen rekening. Bekostiging, geheel of gedeeltelijk, van buitenlandse reizen door derden met een commercieel belang wordt in beginsel afgewezen. Soms hoeft dit echter geen bezwaar te zijn, bijvoorbeeld omdat er geen enkele aanleiding is te denken aan beïnvloeding. Openheid hierover is wel een voorwaarde. Het is van belang om afspraken te maken over gedragsregels in verband met buitenlandse reizen, zoals over meereizende partners en verlenging van de reisduur. De lijn is dat meereizen van partners, mits vooraf gemeld, onder nader te bepalen voorwaarden is toegestaan, maar dat de kosten geheel voor eigen rekening komen. De kosten kunnen alleen voor rekening van het bestuursorgaan komen als de aanwezigheid van de partner tijdens de reis noodzakelijk is voor de behartiging van het overheidsbelang.

Een andere uitzondering is als de partner expliciet door de buitenlandse gastheer/vrouw is uitgenodigd. Verlenging van de reisduur voor privédoeleinden, is af te raden. Mocht verlenging zich echter bij uitzondering voordoen, dan is melding vooraf gewenst. De extra reis-en verblijfkosten komen in dat geval uiteraard geheel voor eigen rekening. Als richtlijn kan de regel worden gehanteerd die bij de rijksoverheid geldt: een buitenlandse reis mag met maximaal 72 uur privé tijd op eigen kosten worden verlengd en de eventuele fiscale gevolgen daarvan voor eigen rekening van de politiek ambtsdrager zijn.

Specifiek geregelde bestuurskosten.

Voor politiek ambtsdragers zijn in wet- en regelgeving bepaalde voorzieningen specifiek geregeld.

Te denken valt aan verhuiskosten, vergoeding tijdelijke woonruimte en reis-en verblijfkosten. Regel is dat declarabele kosten met bewijsstukken moeten worden aangetoond. Reis- en verblijfskosten voor zakelijk gereden kilometers binnen de gemeentelijke grenzen komen niet voor vergoeding in aanmerking.

Voor ICT-voorzieningen thuis worden op grond van de bij algemene maatregel van bestuur vastgestelde rechtspositiebesluiten alle benodigde zaken (aansluitingen, abonnementen, vervangingen, apparatuur, software e.d.) beschikbaar gesteld. Ook is het mogelijk een vergoeding te geven voor het zakelijk gebruik of de aanschaf van een eigen ICT-voorziening.

Kosten die voor eigen rekening blijven

Politiek ambtsdragers ontvangen een maandelijkse onkostenvergoeding voor voorzieningen die niet zuiver functioneel zijn, noch zuiver privé. Omdat ze toch een functioneel element bevatten, worden dergelijke voorzieningen wel vergoed. De ambtsdrager moet deze kosten zelf betalen uit de toelage/ onkostenvergoeding. De hoogte van de onkostenvergoeding is gebaseerd op gemiddelde uitgaven en is vastgelegd in de rechtspositiebesluiten. Wanneer de uitgaven uitstijgen boven de vaste toelage per maand kunnen deze niet alsnog worden gedeclareerd bij de gemeente.

De vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor de volgende kostencomponenten:

* representatie;

* vakliteratuur;

* excursies;

* bureaukosten, porti;

* contributies, lidmaatschappen;

* ontvangsten thuis;

* zakelijke giften.

Voorbeelden van kosten die onder de vaste onkostenvergoeding vallen (deze zijn dus geheel voor eigen rekening):

* individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);

* fooien in Nederland;

* verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;

* gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging;

* activiteiten van partijgenootschappelijke aard;

* abonnementen kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen;

* contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (met uitzondering van landelijke beroepsverenigingen met een professionaliseringsdoelstelling die vallen onder de bestuurskosten);

* representatieve aanpassingen aan de eigen woning en representatieve ontvangsten thuis.

Betalingswijze voorzieningen van bestuurders

Voorzieningen voor bestuurders worden bij voorkeur rechtstreeks door het bestuursorgaan voldaan. Het indienen van declaraties dient zoveel mogelijk te worden vermeden. Voorzieningen kunnen op de volgende manieren worden betaald, in volgorde van voorkeur:

Rechtstreeks ten laste van het bestuursorgaan

Zaken die direct verband houden met de werkplek worden op dezelfde wijze als geldt voor ambtenaren, door de gemeente in bruikleen ter beschikking gesteld. De kosten die hiermee gemoeid zijn, komen direct voor rekening van de organisatie, zonder tussenkomst van de politieke ambtsdrager. De kosten maken integraal deel uit van de bedrijfsvoering. De rechtspositieregelingen bevatten regels over de wijze waarop apparatuur ter beschikking wordt gesteld dan wel wordt vergoed, en over de voorzieningen in verband met de fiscale aspecten van het privégebruik.

Rechtstreekse betaling via facturen

Bij betaalbaarstelling aan de hand van facturen, worden kosten direct in rekening gebracht bij het bestuursorgaan. Dit gebeurt dus zonder een ‘voorfinanciering’ uit de privérekening van de individuele politiek ambtsdrager. Voor gefactureerde kosten geldt hetzelfde als voor andere kosten: uitsluitend functionele kosten worden vergoed, en alleen als ze buiten de (vaste) vergoeding vallen.

Voor dienstreizen wordt zoveel mogelijk alles rechtstreeks betaald door de organisatie, ook voor de meereizende ambtenaar. Het gaat dan om de reis, de eventuele benodigde vaccinaties, het verblijf, de consumpties en aankopen die van functionele aard zijn (zoals relatiegeschenken).

Declaraties

De politiek ambtsdrager betaalt in eerste instantie een uitgave uit eigen middelen en verzoekt dan om terugbetaling van het bedrag via een declaratie. Terughoudendheid is hierbij geboden, omdat het uitgangspunt is dat zo weinig mogelijk uitgaven door de bestuurder zelf worden gedaan.

Geldstromen tussen de zakelijke rekeningen van de gemeente en de persoonlijke rekening van de bestuurder, maken een zwaardere controle op de uitgaven noodzakelijk. Het indienen van declaraties is soms onvermijdelijk. Zo is het in het buitenland vaak niet mogelijk dat de gemeente rechtstreeks de factuur betaalt. De afwikkeling van declaraties moet dan wel zo zorgvuldig mogelijk gebeuren. In de rechtspositieregelingen staat dat moet worden gedeclareerd onder overlegging van bewijsstukken. Ook hier geldt weer de basisregel: het moet gaan om functionele kosten, en ze mogen niet vallen onder de (vaste) vergoeding.

Artikel 6 Onderhandelingen

Bij onderhandelingen geldt het vierogen-principe. Onderhandelingen over gemeentelijke zaken worden bij voorkeur ambtelijk gedaan. Er is dan altijd een mogelijkheid van escalatie naar het college. Mocht het dienstig zijn om een onderhandeling door een bestuurder te laten plaatsvinden dan is het een gulden regel dat hierbij altijd een ambtenaar aanwezig is die zorgt voor de verslaglegging en die voorkomt dat er een discussie kan gaan ontstaan over wat wel en niet (toe)gezegd is. Het kan hiervoor noodzakelijk zijn dat het verslag ook wordt gedeeld en geaccordeerd door de externe gesprekspartner.