Regeling vervallen per 05-03-2024

Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop. (Archiefverordening 2018.)

Geldend van 15-06-2018 t/m 04-03-2024

Intitulé

Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop. (Archiefverordening 2018.)

De raad van Gulpen-Wittem;

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Gulpen-Wittem; d.d. 20 maart 2018

Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht

daarop;

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop. (Archiefverordening 2018.)

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1 Definities

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet

  • b.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats

  • c.

    archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte

  • d.

    archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris

  • e.

    beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel

  • f.

    wet: de Archiefwet 1995

Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden

Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewarenen, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat deduurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschrevenbewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheervan de archiefbescheiden vast.

Artikel 4 Middelen

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op degemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijnverbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 5 Personeel

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling vanvoldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan hetbeheer van de archiefbescheiden.

Artikel 6 Beheervoorschriften

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doenvaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden tenaanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.

Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden tenaanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan dearchivaris.

Artikel 9 Archiefbewaarplaats

Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.

Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10 Toezichthouder

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzienvan het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11 Uitvoering toezicht

De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheidendie niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende endeskundige medewerkers.

Artikel 12 Informatieverstrekking

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van hettoezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor eengoede taakvervulling.

Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden

De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebbentoegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin dearchiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerdworden.

Artikel 14 In kennisstelling door de archivaris

De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van hettoezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester enwethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen envoorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij ofkrachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan dewet te voldoen.

Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden

De archivaris brengt tweejaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit

over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de

archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.

Artikel 16 Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden

De archivaris legt tweejaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van

burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn

overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn

opgenomen.

Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 17 Verslag van het college aan de raad over het beheer

Het college van burgemeester en wethouders brengt tweejaarlijks verslag uit aan de raad over

het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris

aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 18 Intrekking

De Archiefverordening Gulpen-Wittem 2012 wordt ingetrokken op 15 juni 2018.

Artikel 19 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 15 juni 2018.

Artikel 20 Naamgeving

Deze verordening wordt aangehaald als “ Archiefverordening van de gemeente Gulpen-Wittem 2018 “

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van de raad van Gulpen-Wittem, Gulpen 31 mei 2018.
Wnd. griffier,
A.F.M. Askamp.
de voorzitter,
Ing. N.H.C. Ramaekers-Rutjens.

Memorie van toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.

Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.

Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een edepot.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

a. Archiefbescheiden:

met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.

Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.

b. Archiefbewaarplaats:

de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling.

Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.

c. Archiefruimte:

ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Artikel 2

Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.

Artikel 3

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.

Artikel 8

Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.

Artikel 9

Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.

Artikel 15 en 16

De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.

Artikel 17

Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.