Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Haaren en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

c. Doelmatigheid: het realiseren van beoogde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

d. Doeltreffendheid: de mate waarin beoogde prestaties ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Programmabegroting

1. De raad stelt in ieder geval bij aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast en de verdeling van operationele doelstellingen binnen de programma’s.

2. De onderverdeling van de programma’s in de operationele doelstellingen staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de programmabegroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

4. De raad stelt per programma vast:

a. de algemene en operationele doelstellingen (wat willen we bereiken).

b. de instrumenten (wat gaan we daarvoor doen).

c. de baten en lasten (wat gaat het kosten).

5. Het college stelt per programma beleidsindicatoren voor.

6. De raad stelt de beleidsindicatoren, bedoeld in het vijfde lid, en speerpunten vast.

7. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de doelstellingen en instrumenten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Planning en control-cyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de perspectiefnota, de tussentijdse rapportages en de programmabegroting met de meerjarenbegroting.

Artikel 4 Begrotingsvoorbereiding

1. Het college biedt jaarlijks een nota aan de raad aan over de kaders voor het volgende

begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze perspectiefnota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in artikel 7 van deze verordening.

2. De raad stelt deze nota vast.

Artikel 5 Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen van het begrotingsjaar.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het college draagt ten aanzien van de programmabegroting er zorg voor dat de:

a. budgetten uit de programmabegroting en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals voorgelegd met de nota op basis van artikel 4 van deze verordening.

b. lasten van de operationele doelstellingen niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere operationele doelstellingen binnen hetzelfde programma onder druk komen te staan.

4. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenbegroting is opgenomen.

5. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd programmabudget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het programmabudget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

6. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 6 Begrotingsuitvoering (rapportage en verantwoording)

1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de programmabegroting van de gemeente.

2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de programmabegroting.

3. De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

a. baten en lasten per programma.

b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen.

c. het resultaat voor bestemming, volgend uit de onderdelen a en b.

d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma.

e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede een realisatie en raming van de operationele doelstellingen en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

4. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 7 Jaarstukken

1.De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening.

2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

a. algemene en operationele doelstellingen (hebben we bereikt wat we wilden bereiken).

b. instrumenten (hebben we daarvoor gedaan wat we zouden doen).

c. baten en lasten (heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten).

3. In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 8 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa

1. Gronden en terreinen worden geactiveerd. Immateriële vaste activa worden geactiveerd en afgeschreven in maximaal vijf jaren.

2. Investeringen met een economische levensduur van twee jaar of minder en/of een aanschafwaarde van lager dan € 10.000 worden niet geactiveerd.

3. Op materiële vaste activa zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, wordt lineair afgeschreven. De afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa zijn opgenomen in de bijlage van deze verordening.

Artikel 10 Reserves en voorzieningen

In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken wordt het gemeentelijke beleid op het gebied van reserves en voorzieningen uitgewerkt, waarbij aandacht wordt besteed aan:

- de toerekening aan en verwerking van rente.

- de vorming, besteding en opheffing van reserves en voorzieningen.

- de ontwikkeling van de algemene reserve ten opzichte van de vastgestelde onder- en bovengrens.

Artikel 11 Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

3. Overheadkosten worden meegenomen in de kostendekkende tarieven en overheadkosten worden toegerekend aan de grondexploitaties.

4. De opslag voor overhead wordt berekend door middel van de direct aan die onderdelen toegerekende aantal uren te hanteren voor een evenredige toedeling van de overheadkosten.

5. Bij de rentetoerekening aan de activa wordt uitgegaan van een vooraf bepaald vast percentage. Dit percentage wordt jaarlijks vastgesteld met de nota, genoemd in artikel 4 van deze verordening.

6. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 12 Prijzen economische activiteiten

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 13 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel over de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en rechten.

Artikel 14 Financieringsfunctie

1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de programmabegroting uit te kunnen voeren.

b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s en kredietrisico’s.

2. Het college volgt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen zoals opgenomen in het gemeentelijke treasurystatuut.

Artikel 15 Verstrekking subsidies

De algemene subsidieverordening (Asv) en de bijbehorende beleidsregels worden door de raad vastgesteld.

Artikel 16 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie.

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten etc.

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheerhandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 18 Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en andere relevante wet- en regelgeving.

b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 19 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt vast:

a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen.

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

e. de kostentoerekening voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de operationele doelstellingen van de programmabegroting en de jaarstukken.

Artikel 20 Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten en legt deze vast.

Artikel 21 Hardheidsclausule

a. In die gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de gemeenteraad nadat daaromtrent door het college advies is uitgebracht.

b. De gemeenteraad kan eventueel besluiten om bepalingen en beleidsregels van deze verordening buitenwerking te stellen en hieraan geen financiële gevolgen te verbinden, voor zover deze bepalingen niet verplicht zijn door hogere wet- en regelgeving.

c. In het kader van rechtmatigheid stelt de gemeenteraad de onder artikel 21, lid b bedoelde buitenwerking stelling van bepalingen en beleidsregels zo spoedig mogelijk vast, doch uiterlijk voordat de jaarrekening door het college ter vaststelling aan de gemeenteraad is aangeboden.

Artikel 22 Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking. Voor zover nodig treedt deze verordening met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2017.

2. Deze verordening treedt in de plaats van de ‘Financiële verordening gemeente Haaren’, vastgesteld in de raadsvergadering van 20 februari 2014. De financiële verordening, vastgesteld op 20 februari 2014, vervalt op de dag dat de verordening bedoeld in het eerste lid in werking treedt.

Artikel 23 Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Haaren 2017”.