Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlem

Toelichting op de artikelen

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van de middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan gekeken worden naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

In artikel 2 lid 1 is aangegeven dat bij het jaarlijks vast te stellen onderzoeksprogramma zal worden bepaald welke organisatieonderdelen in het kader van de doelmatigheid zullen worden onderzocht.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. De raad krijgt inzage in de onderwerpen en (globale) onderzoeksvragen via de begroting.

Het onderzoeksplan moet een volledig, maar globaal beeld geven van de voorgenomen onderzoeken. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het wordt door het college vastgesteld. Het onderzoeksplan bestaat uit de volgende onderdelen:

a) Object van onderzoek

Bij het object van het onderzoek wordt het onderzoeksonderwerp duidelijk afgebakend.

b) Onderzoeksvraag of –vragen

Bij de onderzoeksvraag of –vragen wordt ingegaan op de specifieke vragen die beantwoord moeten worden in het onderzoek.

c) Reikwijdte onderzoek

De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is, of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden, welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

d) Onderzoeksmethode

Hierbij wordt aangegeven wat voor methoden gebruikt zullen worden. Mogelijkheden zijn benchmarking, enquêtes, interviews, literatuuronderzoek, etc….

e) Doorlooptijd onderzoek

Hierbij wordt een inschatting van de duur van het onderzoek aangegeven. Eventueel wordt hierbij een onderverdeling in fasen gemaakt.

f) Uitvoering onderzoek

Hierbij wordt kort ingegaan op de organisatie van het onderzoek. Een belangrijke aspect hierbij is wie gaat het onderzoek uitvoeren.

Artikel 4. Voortgang onderzoek

In de jaarstukken wordt gerapporteerd over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

De resultaten en aanbevelingen van de onderzoeken worden neergelegd aan de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. Tevens worden de resultaten verstrekt aan de gemeentelijke rekenkamercommissie.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. In de verordening is daarom vastgelegd dat naar aanleiding van de resultaten van een onderzoek, indien nodig, een plan van verbetering opgesteld wordt. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college, dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. De resultaten van het verbeterplan worden ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Het uitvoeren van 213a onderzoeken past in de maatschappelijke trend van horizontaal toezicht of zelf-controle. Hiermee wordt bedoeld dat het college door onderzoek of procedureborging zelf vaststelt in welke mate de organisatie in control is, doelmatig en/of doeltreffend handelt. Voor het college is het 213a onderzoek dan ook een belangrijk meetinstrument, dat ingezet wordt om het zelf lerend vermogen van de organisatie te vergroten. De raad heeft ook de mogelijkheid onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uit te voeren, dit gebeurt via de rekenkamercommissie.

Artikel 6. Inwerkingtreding

In dit artikel wordt aangegeven wanneer de verordening in werking treedt.

Artikel 7. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.