Financiële verordening gemeente Haarlem 2016

Artikel 2. Programma indeling

• 1. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma indeling vast, alsmede een onderverdeling van ieder programma naar beleidsvelden.

• 2. De raad stelt op voorstel van het college per programma en per beleidsveld relevante effect- en prestatie indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke realisatie van maatschappelijke effecten, doelen en prestaties.

• 3. De raad stelt op voorstel van het college vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en bij de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de baten en lasten naar programma's en beleidsvelden.

• 2. In de begroting en de jaarstukken is in de verplichte paragraaf Verbonden partijen een overzicht opgenomen van de te verstrekken (begroting) en verstrekte (jaarrekening) bijdragen aan verbonden partijen en subsidies aan instellingen die meer dan € 0,5 miljoen per jaar aan subsidie ontvangen.

• 3. In de begroting wordt van alle voorgenomen investeringen het benodigd jaarbedrag voor het begrotingsjaar opgenomen.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het college biedt voor 15 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 15 juli vast.

• 2. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

• 3. Het college informeert de raad bij de kadernota door middel van een Investeringsplan over de financiële meerjarenprognose van alle gemeentelijke investeringen en de gevolgen voor de (meerjaren)begroting. Definitieve vaststelling van de voorgenomen investeringen vindt plaats op de wijze zoals is voorzien in artikel 5, tweede lid van deze verordening.

Artikel 5. Autorisatie van begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per beleidsveld.

• 2. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringen die hij reeds heeft vastgesteld (categorie A) en investeringen van het desbetreffende begrotingsjaar die opgenomen zijn in het vastgestelde investeringsplan (categorie B). Investeringen die in het vastgestelde investeringsplan zijn opgenomen, maar waarvan is aangegeven dat de raad daarvoor een afzonderlijk besluit zal worden aangeboden worden later geautoriseerd op basis van een afzonderlijk raadsbesluit (categorie C). Het benodigd kapitaallastenbudget voortvloeiend uit de nog vast te stellen investeringen wordt reeds gereserveerd

• 3. In elk geval bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten (op beleidsveldniveau) en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

• 4. Het college informeert de raad vooraf als verwacht wordt dat de geautoriseerde baten of lasten op beleidsveldniveau dreigen te worden overschreden met minimaal € 100.000 in de eerstvolgende tussenrapportage of via een afzonderlijk voorstel aan de raad. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van de begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 5. Het college informeert de raad vooraf als een investeringskrediet met minimaal 5% van het krediet, met een minimum van € 50.000, dreigt te worden overschreden in de eerstvolgende tussenrapportage of via een afzonderlijk voorstel aan de raad. Dit geldt eveneens indien bij een grote investering een voorziene overschrijding van 5% leidt tot een overschrijding van € 250.000 of meer. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het krediet en de (meerjaren)begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 6. Het college is bevoegd zonder voorafgaande kennisgeving aan of bespreking met de raad tot het afsluiten van meerjarige contracten (met financiële verplichtingen tot gevolg hebbend) indien de meerjarige lasten zijn voorzien in de meerjarenbegroting.

• 7. Nieuwe bestedingsvoorstellen en investeringen die nog niet zijn geautoriseerd worden behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten (kadernota, begroting en tussenrapportages). Bij nieuwe investeringen, die niet opgenomen zijn in het investeringsplan, groter dan € 1 miljoen, informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente. Tussentijdse spoedeisende zaken worden, voorafgaand aan de besteding, door het college ter goedkeuring voorgelegd aan de commissie Bestuur.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad gedurende het jaar door middel van tussentijdse (bestuurs)rapportages over de verwachte realisatie van de begroting over het hele jaar.

• 2. De tussentijdse rapportages bevatten een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma en beleidsveld;

  • b.

    de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • e.

    het resultaat na bestemming (volgend uit de onderdelen c en d);

• 3. De tussentijdse rapportage die na de kadernota en voor de begrotingsbehandeling wordt uitgebracht, bevat tevens een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

Artikel 7 Informatieplicht

• 1. Het college besluit niet over zaken met ingrijpende gevolgen voor de gemeente, zoals:

  • a.

    de aan- en verkoop van onroerende goederen groter van € 500.000 en meer;

  • b.

    omvangrijke, meerjarige verplichtingen met aanmerkelijke risico’s;

  • c.

    overige bijzondere contracten en bijzondere aanbestedingen; en

  • d.

    de bijstelling van doelstellingen uit een beleidsprogramma,

  dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

• 2. Het college besluit niet over het aangaan van verplichtingen van een zekere omvang, zoals:

  • a.

    de aan- en verkoop van onroerende goederen vanaf tussen € 100.000 en € 500.000;

  • b.

    projecten: startnotities, intentie- realisatie- en samenwerkingsovereenkomsten;

  • c.

    overeenkomsten met andere overheden;

  • d.

    wijziging van de algemene voorwaarden Vastgoed (AVV), indien er sprake is van gewijzigde beleidsinzichten; en

  • e.

    omvangrijke reorganisaties en interne verzelfstandigingen,

  dan nadat de commissie is geïnformeerd over het voornemen en in de gelegenheid is gesteld om het voorgenomen besluit te bespreke

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Op vaste activa wordt lineair afgeschreven met ingang van het jaar na ingebruikname van het actief.

• 2. Voor het afschrijven van vaste activa worden de termijnen gehanteerd zoals vermeld in de Tabel afschrijvingstermijnen die als bijlage bij de nota Activabeleid is gevoegd.

• 3. Bij de berekening van de kapitaallasten wordt geen rekening gehouden met restwaarden.

• 4. Het college stelt periodiek nadere regels vast betreffende de waardering en afschrijving van activa en legt deze ter kennisgeving voor aan de raad.

• 5. Het college legt via de tussentijdse rapportages afwijkingen van de bij of krachtens dit artikel vastgestelde regels over waardering en afschrijving van activa ter vaststelling aan de raad voor.

Artikel 11. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Haarlem wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden de directe kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten en daarnaast een redelijke opslag voor indirecte kosten.

• 2. Bij de indirecte kosten die worden toegerekend aan producten en diensten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3. Voor de inzet van materiele activa wordt rente voor de financiering van het actief toegerekend. Het rentepercentage voor deze vergoeding, de zogenaamde omslagrente, wordt jaarlijks bij de kadernota vastgesteld.

Artikel 12. Kaders belastingen en rechten, huren en pachten

• 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven van belastingen en rechten die door de raad worden vastgesteld.

• 2. Het college biedt de raad jaarlijks een nota grondprijzen aan met de kaders voor prijzen van bouwrijpe grond voor het lopende exploitatiejaar.

• 3. Het college biedt de raad eenmaal per vier jaar een nota verhuurbeleid aan met daarin de kaders voor huren en de erfpachten.

• 4. Het college legt een tussentijdse wijziging van de kaders ten aanzien van belastingen en rechten, huren en pachten vooraf aan de raad ter vaststelling voor via één van de tussentijdse rapportages conform artikel 6 of afzonderlijk raadsvoorstel.

Artikel 13. Financieringsfunctie

• 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2. Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b.

    er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 3. Het college informeert de raad achteraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, wordt overschreden.

• 4. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het publieke belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 5. Bij het verstrekken van garanties worden de risico’s voor de gemeente gekwantificeerd en de uitkomst wordt betrokken bij de bepaling van het weerstandsvermogen.

Artikel 14. Inbreng en overdracht

• 1. Wanneer de inbreng in een grondexploitatie binnen een jaar na eigendomsverkrijging door de gemeente plaatsvindt, geschiedt dit tegen verwervingskosten. Een inbreng op een later tijdstip geschiedt tegen boekwaarde.

• 2. Gronden die vanuit een grondexploitatie in erfpacht worden uitgegeven worden op het tijdstip van uitgifte tegen de uitgiftewaarde overgebracht naar de erfpachtadministratie. Er dient hier wel sprake te zijn van een bewerking van de uitgegeven grond na inbreng in de grondexploitatie.

Artikel 15. Grondexploitaties

• 1. Voordat gronden in exploitatie worden genomen, wordt een grondexploitatie opgesteld. De grondexploitatie wordt vastgesteld en geopend door de raad.

• 2. De grondexploitatie bevat tenminste een opstelling van:

  • a.

    een planologische kaart van het te exploiteren grondgebied met plangrenzen;

  • b.

    een beschrijving van het te ontwikkelen programma en de uit te voeren werken;

  • c.

    een uitvoeringsplanning en een vooraf gedefinieerde looptijd;

  • d.

    een risico analyse;

  • e.

    de (geraamde) ontwikkelingskosten voor vervaardiging van bouwrijpe grond, inclusief een eventuele bijdrage aan bovenwijkse voorzieningen. De kostensoorten die hier geactiveerd mogen worden zijn aangegeven in de kostensoortenlijst conform artikel 6.2.3, 6.2.4 en 6.2.5 van het Besluit Ruimtelijke Ordening;

  • f.

    de (geraamde) opbrengsten van de in exploitatie te nemen gronden, gebaseerd op de jaarlijks vast te stellen nota Grondprijzen, en overige inkomsten waaronder subsidies en/of bijdragen van derden; de resultaten van tijdelijk beheer, inclusief rente over het geïnvesteerd vermogen/de boekwaarde;

  • g.

    de resultaten van tijdelijk beheer, inclusief rente over het geïnvesteerde vermogen/de boekwaarde;

  • h.

    het eindresultaat van de exploitatie op eindwaarde en contante waarde per boekjaar.

• 3. Jaarlijks wordt per exploitatie en voor het geheel van exploitaties een geactualiseerd meerjarenperspectief (MPG) bij de kadernota opgesteld gebaseerd op actuele parameters voor kosten-en opbrengstenstijging en ter vaststelling voorgelegd aan de raad. Hierbij dienen per grondexploitatie minimaal de volgende zaken te worden behandeld:

  • a.

    de herziene onderdelen zoals vermeld in lid 2 van dit artikel, respectievelijk een eenduidige verwijzing naar een eerdere vaststelling als onderdelen niet zijn gewijzigd;

  • b.

    de gerealiseerde kosten en opbrengsten tot aan de herziening en de oude versus de nieuwe prognoses;

  • c.

    een analyse van de verschillen ten opzichte van de laatst vastgestelde grondexploitatie.

• 4. Een grondexploitatie wordt daarnaast herzien door een besluit van de raad. Een herzieningsbesluit van een grondexploitatie is nodig in het geval dat:

  • a.

    de kosten en/of opbrengsten meer dan 10% afwijken van de laatst vastgestelde grondexploitatie en de afwijking groter is dan € 250.000;

  • b.

    het programma substantieel afwijkt van het laatst bestuurlijk vastgestelde programma;

  • c.

    het saldo op contante waarde meer dan € 250.000 afwijkt van de laatst vastgestelde grondexploitatie.

  • d.

    het referentiekader moet worden aangepast.

• 5. De uitgaven binnen een door de raad bij de MPG vastgestelde grondexploitaties worden, voor het komende begrotingsjaar, geautoriseerd bij het vaststellen van de jaarbegroting.

• 6. Een complex of deelcomplex wordt, bij raadsbesluit, geliquideerd wanneer (nagenoeg) alle tot het complex behorende gronden hun eindbestemming hebben bereikt, juridisch en economisch zijn geleverd en er geen uitgaven of inkomsten meer te verwachten zijn.

Artikel 16. Waardering en marktwaarde

• 1. De balanswaardering van de grondexploitaties komt overeen met het geïnvesteerde vermogen per balansdatum.

• 2. Als de boekwaarde van een onroerende zaak uit een niet in exploitatie genomen grond hoger uitvalt dan de marktwaarde, dan wordt voor het verschil de voorziening Toekomstige verliezen opgehoogd en afgeboekt ten laste van de reserve Grondexploitatie.

• 3. Bij verkoop, uitneming, uitgifte in erfpacht of verhuur van grond geldt alsuitgangspunt dat dit plaatsvindt tegen marktwaarde, zoals vastgesteld in de nota Grondprijzen, tenzij sprake is van grond met een bestemming openbaar areaal. Hierop geldt de uitzondering wanneer er sprake is van een interne verschuiving binnen de gemeentelijke administratie waarbij waardering plaatsvindt tegen historische kostprijs.

• 4. Alle gronden worden, tenzij hierover door de raad anders wordt besloten, minimaal kostendekkend geëxploiteerd.

• 5. Aan nog niet in exploitatie genomen gronden wordt geen rente toegerekend aan de boekwaarde.

Artikel 17. Resultaatbepaling en reservering

• 1. Jaarlijks wordt op basis van de nieuw berekende contante waarde van een grondexploitatie, een aangepaste voorziening Toekomstige Verliezen vastgesteld. Aan deze voorziening wordt jaarlijks rente toegevoegd.

• 2. Op basis van risicoanalyses behorende bij de grondexploitaties wordt een benodigde weerstandscapaciteit bepaald als minimale wenselijke omvang van de reserve Grondexploitatie.

• 3. Bij liquidatie van een complex wordt het eventuele voordelige saldo ten gunste van de reserve Grondexploitatie gebracht. Bij liquidatie zal het verlies worden verrekend met de voorziening Toekomstig verliezen.

• 4. Bij liquidatie van een complex dat onderdeel is van een verevening binnen een verzamelexploitatie wordt er geen resultaat genomen, deze blijft onderdeel van de verzamelexploitatie.

• 5. Tussentijdse winstneming uit een complex is geoorloofd, mits aan één van de volgende criteria wordt voldaan:

  • a.

    Alle kosten van een complex zijn gedekt door gerealiseerde inkomsten.

  • b.

    Bijna alle kosten zijn gemaakt en ook de behoedzaam geraamde nog te maken kosten zijn geheel gedekt door gerealiseerde inkomsten.

• Gebouwenexploitaties:

Artikel 18. Resultaatbepaling en reservering

• 1 Bij verkoop en uitgifte in erfpacht van gebouwen geldt als uitgangspunt dat dit plaatsvindt tegen marktwaarde,

• 2 Bij verhuur van gebouwen geldt als uitgangspunt dat dit minimaal kostprijsdekkend is, zoals vastgesteld in de Nota Verhuurbeleid.

• 3 Resultaten op de boekwaarde bij verkoop, of uitgifte van gebouwen, worden, na aftrek van de verkoopkosten, ten laste (verliezen) van of ten gunste (winsten) van de reserve Vastgoed gebracht.

• 4 Resultaten als gevolg van duurzame waardevermindering van vastgoed worden ten laste van de Reserve Vastgoed gebracht. Van duurzame waardering vermindering is sprake als de directe opbrengstwaarde lager is dan de boekwaarde, bij vastgoed:

  • -

    dat geen maatschappelijke functie heeft of;

  • -

    waarbij niet de intentie is om deze duurzaam te exploiteren.

Artikel 20. Financiële organisatie

• 1. Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    in een Organisatiebesluit: een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan organisatieonderdelen, alsmede een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • b.

    in een Delegatie-en mandateringsbesluit: onder meer de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • c.

    in een richtlijn Kostenverdeelsystematiek: de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie;

  • d.

    in een Budgethoudersregeling: de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van door het college aangewezen medewerkers, om binnen de hun, via de begroting en kredieten, gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Haarlem;

• 2. Het Organisatiebesluit, de richtlijn Kostenverdeelsystematiek en de Budgethoudersregeling worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het Delegatie- en mandateringsbesluit wordt wat de bevoegdheden van de raad betreft door de raad vastgesteld.

Artikel 21. Interne controle

• 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2016.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening gemeente Haarlem 2016’.