Beleidsregel Budgethouderschap gemeente Heemskerk 2013

a. De raad heeft op grond van de Gemeentewet het budgetrecht

b. Het college voert op grond van de Gemeentewet het budgetrecht uit..

c. Het college mandateert de bevoegdheid om het budgetrecht uit te voeren aan de hoofdbudgethouder.

d. De hoofdbudgethouder ondermandateert de bevoegdheid van het budgetrecht aan de budgethouders.

e. De budgethouder kan zijn bevoegdheid ondermandateren aan de deelbudgethouders.

f. de mandaten onder c en d worden opgenomen in de mandatenregeling en de mandaten onder e in de regeling deelbudgethouders

a. De hoofdbudgethouder wijst, voor de verzameling van de op een bureau vervaardigde producten (productgroep) en de op een bureau betrekking hebbende kostenplaatsen, een budgethouder (bureauhoofd) aan. De verzameling van de producten is opgenomen in het jaarwerkplan van het bureau.(productenraming)

b. De hoofdbudgethouder is aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan het college voor alle aan hem toevertrouwde budgetten.

c. De hoofdbudgethouder ziet er op toe, dat voor alle producten, subproducten, kostenplaatsen of activiteiten budgethouders respectievelijk deelbudgethouders worden aangewezen.

d. De verstrekking of intrekking van mandaat dient schriftelijk te worden vastgelegd op de wijze als vermeld in artikel 2.

e. Voor kredieten en onttrekkingen uit de Voorzieningen geldt hetzelfde als voor budgetten. Het aanvragende bureauhoofd is de budgethouder.

a. De budgethouder kan per product , subproduct, kostenplaats of kostensoort een deelbudgethouder aanwijzen..

b. Een budgethouder is aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan de hoofdbudgethouder voor de uitvoering van het vastgesteld beleid, voor de in dat kader overeengekomen prestaties en voor de aan hem toevertrouwde budgetten.

c. Een budgethouder is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming en /of verlening van diensten binnen het daartoe geautoriseerde budget. Deze bevoegdheid kan beperkt worden door inkooprichtlijnen van de gemeente (zie notitie inkoop- en aanbestedingsbeleid).

d. Het aangaan van meerjarige contracten van 4 jaar of langer kan niet worden gemandateerd aan deelbudgethouders.

e. De verstrekking of intrekking van mandaat dient schriftelijk te worden vastgelegd op de wijze als vermeld in artikel 2 waarbij duidelijk dient te blijken op welk product, subproduct, kostenplaats of kostensoort het mandaat betrekking heeft.

a. Een deelbudgethouder is een projectleider of een door een bureauhoofd aangewezen medewerker die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het vastgesteld beleid, voor de in dat kader overeen gekomen prestaties en voor de aan hem toevertrouwde budgetten.

b. Een deelbudgethouder is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming en /of verlening van diensten binnen het daartoe geautoriseerde budget en gegeven mandaat. Het aangaan van meerjarige contracten van 4 jaar of langer valt op grond van het bepaalde in artikel 4 lid d buiten deze bevoegdheid.

a. Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor het budgethouderschap zijn van overeenkomstige toepassing op de hoofd-, (deel)budgethouder(s) en bijzondere budgethouders alsmede op hun plaatsvervangers.

b. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer (deel)budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor een (deel)product, kostenplaats, kostensoort of project met bijbehorend budget.

c. De functie van (deel)budgethouder is onverenigbaar met de functies van betalingsfiatteur en kassier, alsmede met de registrerende functie.

d. Een (deel)budgethouder mag aan hem ge(sub)mandateerde bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem geplaatste functionarissen.

e. Per organisatieonderdeel en /of per budgethouder kunnen, voor zover niet strijdig met deze regeling en /of andere algemene regels, aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht door of onder goedkeuring van de hoofdbudgethouder.

f. Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder en(deel)budgethouders worden de verantwoordelijkheden en de aan hem ge(sub)mandateerde (teken)bevoegdheden uitgeoefend door diens aangewezen plaatsvervanger. De plaatsvervanger van de deelbudgethouder dient te worden aangewezen door de budgethouder. Indien geen plaatsvervanger is aangewezen dan vindt vervanging plaats door het eerstvolgende hogere niveau.

g. Met het accepteren van het budgethouderschap door een (deel)budgethouder neemt de (deel)budgethouder de verantwoordelijkheid op zich om al het mogelijke te doen om binnen het budget en afgesproken prestaties te blijven. Het is aan de (deel)budgethouder om aan te tonen dat hij deze verantwoordelijkheid heeft genomen.

a. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat er ter zake een toereikend budget is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling/(sub)product.

b. De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, zulks met inachtneming van te stellen eisen aan de administratieve organisatie/ interne controle.

c. Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met akkoordbevinding van de aangewezen (deel)budgethouder door middel van parafering van de factuur of bestelbon.

d. De (deel)budgethouder zorgt er voor, dat het hem toebedeelde budget wordt aangewend voor het daartoe bestemde doel.

e. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouders zorgen voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en leggen verantwoording af aan het naast hoger niveau omtrent de doelmatigheid van het gevoerde beheer. Zij spreken af onder welke voorwaarde, bandbreedte en omstandigheden zij rapporteren.

a. De (deel)budgethouders leggen de op het (sub-)product, kostenplaatsen, kostensoorten en/ of project betrekking hebbende verplichtingen vast conform de geldende richtlijnen voor de verplichtingenadministratie.

b. De (deel)budgethouders verstrekken bureau Financieel administratieve zaken (FAZ) en de P&C adviseurs alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de gemeente Heemskerk, de budget- en kredietbewaking, de tussentijdse rapportages (voor- en najaarsnota) en de (jaar)verslaglegging nodig zijn.

c. De (deel)budgethouders zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie.

a. Een verschuiving van het budget tussen subproducten binnen een product en tussen kostensoorten binnen één en dezelfde kostenplaats is mogelijk met een administratieve wijziging, na toestemming van de (deel)budgethouder.

b. Een administratieve wijziging tussen subproducten is alleen mogelijk als de prestaties van het product daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden.

c. Een administratieve wijziging kan doorgevoerd worden op maandelijkse basis aan de hand van de maandinformatie.

d. Een administratieve wijziging is budgettair neutraal.

a. Een verschuiving van het budget tussen producten binnen een programma is mogelijk met een productwijziging, na toestemming van het college.

b. Een productwijziging is alleen mogelijk als de prestaties van het product daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden.

c. Een productwijziging kan doorgevoerd worden op maandelijkse basis aan de hand van een apart collegebesluit.

d. Een productwijziging is budgettair neutraal.

a. Een verschuiving van het budget tussen programma’s is mogelijk met een begrotingswijziging, na toestemming van de raad.

b. Een begrotingswijziging wordt minimaal twee keer per jaar via de bestuursrapportage door het college aan de raad ter vaststelling voorgelegd. Daarnaast blijft de mogelijkheid bestaan om maandelijks op basis van een afzonderlijk voorstel begrotingswijzigingen te laten vaststellen door de raad.

a. Beïnvloedbare meevallers: vloeien in principe terug naar de algemene middelen. Meevallers mogen worden aangewend om tegenvallers binnen het zelfde product, subproduct of kostenplaats te compenseren. Echter mag deze aanpassing niet leiden tot een beleidsaanpassing.

b. Niet beïnvloedbare meevallers: vloeien altijd terug naar de algemene middelen. Bij de bestuursrapportage kan het college aan de raad een voorstel doen om deze meevallers aan te wenden om tegenvallers elders in de begroting te compenseren. Bij instemming door de raad wordt dit in een begrotingswijziging vastgelegd.

c. Beïnvoedbare tegenvallers: moeten in principe door de budgethouder binnen hetzelfde product, subproduct of kostenplaats in hetzelfde jaar worden gecompenseerd. Compensatie mag niet leiden tot een beleidsaanpassing.

• >

  Als dit niet mogelijk is, kan het college door middel van een productwijziging besluiten tot compensatie elders binnen hetzelfde programma, zonder dat daarbij het totaal van de lasten of baten van het programma wordt gewijzigd.

• >

  Als er wel een wijziging van de programma’s ontstaat of er beroep gedaan wordt op de algemene middelen of andere dekkingsmiddelen, dient er door de raad toestemming te zijn voor een begrotingswijziging.

d. Niet beïnvloedbare tegenvallers: komen ten laste van de algemene middelen. Bij de bestuursrapportage kan het college een voorstel doen aan de raad om begrotingsruimte of meevallers elders in de begroting aan te wenden ter compensatie, dan wel de doelstelling aan te passen of extra middelen ter beschikking te stellen. Dit wordt via een begrotingswijziging aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.

a. De budgethouders dragen zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoordingsrapportage ten behoeve van de voorjaarsnota, najaarsnota en de jaarstukken aan de hoofdbudgethouder.

b. De hoofdbudgethouder draagt zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoordingsrapportage door middel van de voorjaarsnota, najaarsnota en de jaarstukken aan het college

c. Er wordt uitsluitend gerapporteerd over gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen tussen de in de begroting geraamde prestaties en/of budgetten en de voorziene realisatie daarvan aan het einde van het jaar.

d. Bij te rapporteren afwijkingen dienen te worden vermeld:

• -

  oorzaak van afwijking;

• -

  incidenteel of structureel karakter;

• -

  de wijze van bijsturing

1. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2013.

2. Alle voorgaande regelingen betreffende het budgethouderschap worden ingetrokken.

3. De regeling wordt aangehaald als: Beleidsregel Budgethouderschap gemeente Heemskerk 2013.