Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad

De raad der gemeente Hendrik-Ido-Ambacht:

gelet op de artikelen 147 en 149 van de Gemeentewet

besluit:

vast te stellen deVerordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad.

Begripsomschrijvingen

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  gesprekken: functioneringsgesprekken van de commissie uit de raad met de burgemeester;

• b.

  commissie: de commissie die is samengesteld uit alle fractievoorzitters die het functioneringsgesprek voeren;

• c.

  voorzitter: de voorzitter van de commissie die de functioneringsgesprekken voert met de burgemeester; zijnde de vice-voorzitter van de raad.

• d.

  adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien.

• e.

  commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie Zuid-Holland.

Algemene bepalingen

Artikel 2

• 1.

  De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

• 2.

  De commissie voert tenminste eenmaal per jaar een functioneringsgesprek met de burgemeester.

• 3.

  Indien gewenst vindt er halverwege de raadsperiode een bredere analyse plaats van het functioneren van de burgemeester, het college, de raad en de ambtelijke organisatie.

• 4.

  De afspraken (“actiepunten”) die tijdens het functioneringsgesprek zijn gemaakt worden na 6 maanden geevalueerd.

• 5.

  In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval in het eerste halfjaar een functioneringsgesprek met de burgemeester gevoerd.

• 6.

  Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Procedure en tijdschema

Artikel 3

• 1.

  De griffier agendeert en organiseert de functioneringsgesprekken volgens het bijgevoegde tijdschema.

• 2.

  De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.

• 3.

  De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koningin.

Samenstelling commissie

Artikel 4

• 1.

  De gesprekken worden gevoerd door een commissie die is samengesteld uit de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde groeperingen.

• 2.

  De commissie heeft geen plaatsvervangende leden.

• 3.

  De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

Voorzitterschap van de commissie

Artikel 5

• 1.

  Het voorzitterschap wordt bekleed door de vice-voorzitter van de raad.

• 2.

  De commissie benoemt uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 4.

  De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Geheimhouding

Artikel 6

• 1.

  De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

• 2.

  De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

• 3.

  Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van leden van de fracties, de wethouders en de gemeentesecretaris.

Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

• 4.

  De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.

• 5.

  De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

• 6.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 8.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.

Voorbereiding van het gesprek

Artikel 7

• 1.

  De leden van de commissie en de burgemeester ontvangen het verslag van het vorige functioneringsgesprek.

• 2.

  De voorbereiding vindt plaats volgens het bijgevoegde procedureschema.

• 3.

  De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

• 4.

  Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

• 5.

  Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

• 6.

  Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

• 7.

  De commissie kan zich laten informeren door leden van de fracties, de wethouders en de gemeentesecretaris.

Het gesprek

Artikel 8

• 1.

  Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

• 2.

  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over - en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

• 3.

  Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

• 4.

  De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

de burgemeester:

• a.

  als voorzitter van de raad en zijn rol in de agendacommissie en het seniorenconvent;

• b.

  in het proces van dualisme;

• c.

  als voorzitter van het college;

• d.

  als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

• e.

  die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

• f.

  en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

• g.

  als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

• h.

  en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

• i.

  en zijn nevenfuncties en integriteit;

• j.

  en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

• k.

  alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

• l.

  zijn doelen en ambities voor de komende periode;

• m.

  de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken / die voor de toekomst worden vastgelegd.

  • 5.

    In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen binnen de gemeente en de regio.

Verslaglegging

Artikel 9

• 1.

  Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• 2.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 3.

  Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 4.

  Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd.

Archivering

Artikel 10

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

• 2.

  Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Onvoorziene gevallen.

Artikel 11.

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Slotartikelen

Artikel 12

Deze verordening treedt in werking één dag na de datum van publicatie

Artikel 13

Deze verordening wordt aangehaald als:

Verordening Functioneringsgesprekken burgemeester en raad.

Procedure en tijdschema functioneringsgesprekken burgemeester en raad.

Per raadsperiode - Griffier verzamelt informatie over tijdschema gesprekken burgemeester met CdK,

herbenoemingsdatum. Stelt planning functioneringsgesprekken op en legt deze

voor aan het seniorenconvent.

Voorbereiding functioneringsgesprekken.

Week 8 - Griffier: meedelen planning functioneringsgesprek aan burgemeester en commissie.

Burgemeester : opstellen eigen evaluatie en inventariseren bespreekpunten. Deze

doorgeven aan commissie

Week 6 - Commissie: bespreekpunten inventariseren en vaststellen agenda

functioneringsgesprek.

Evt. onderling verdelen bespreekpunten en plannen informatievergaring

(gesprekken met wethouders, gemeentesecretaris, fracties).

Week 4 - Commissie: voeren van gesprekken om informatie te vergaren. Opstellen

bespreekpunten met toelichting uit gevoerde gesprekken.

Week 2 - Agenda functioneringsgesprek (incl. bespreekpunten en toelichting) verzenden aan

commissieleden en burgemeester.

Week 0 - Datum functioneringsgesprek.

Week +1 - griffier: conceptverslag opstellen.

Week +2 - Burgemeester en commissie vaststellen van het verslag.

Evt. verslag verzenden aan CdK.

Week +26 - Commissie en burgemeester: evalueren afspraken/actiepunten.

****************