Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Heumen 2018

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op de dinsdagmorgen om 09.00 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt de agenda en de vergaderstukken uiterlijk vrijdagochtend voorafgaand aan de dinsdag waarop de vergadering plaatsvindt opgesteld en aan de leden digitaal beschikbaar gesteld.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk op maandag voorafgaand aan de vergadering tot 12.00 uur worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. Hij draagt – samen met het managementteam- zorg voor een integrale en kwalitatief goede voorbereiding van collegebesluiten.

• 2.

  Voorstellen worden – voor ze worden voorgelegd aan het college – besproken met de betreffende portefeuillehouder.

• 3.

  Doorgaans vindt wekelijks een overleg plaats tussen portefeuillehouder en het verantwoordelijke afdelingshoofd. Hierin komt ten minste aan de orde de planning van voorbereiding en uitvoering van collegebesluiten (op basis van de afdelingsplannen), de voorstellen die worden aangeleverd voor de eerstvolgende collegevergadering en de voorstellen die op de agenda staan van de collegevergadering van de volgende dag.

• 4.

  Waar sprake is van onderwerpen of ontwikkelingen die meerdere portefeuilles raken wordt zoveel mogelijk gekozen voor een projectstructuur. Alle betrokken portefeuillehouders worden daarover gesondeerd voor het collegebesluit een verantwoordelijke projectwethouder aan te wijzen. Per project wordt een heldere projectbeschrijving vastgesteld. In de projectbeschrijving wordt aangegeven welk collegelid eerstverantwoordelijke is en tevens over de wijze en de momenten waarop hij afstemming pleegt met andere betrokken portefeuillehouders. Bij het afronden van projecten wordt door de betrokken projectwethouder verantwoording afgelegd aan het college.

• 5.

  In voorstellen aan het college inzake het opstarten van projecten wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan een heldere opdrachtformulering en het bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Geheimhouding

• 1.

  Met inachtneming van artikel 55 van de Gemeentewet kan het college geheimhouding opleggen op grond van een belang benoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het behandelde in een besloten vergadering en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overlegd.

• 2.

  Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan geheimhouding ook worden opgelegd door de burgemeester of een commissie ten aanzien van stukken die zij aan het college overleggen.

• 3.

  Bij de oplegging van de geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding is opgeheven.

• 4.

  Voor de geheime agenda en het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 van de Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 8 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

• 4.
  • a.

    Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

  • b.

    Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

• 5.
  • a.

    Indien bij een stemming voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken én de stemming beperkt is tot één persoon, beslist de voorzitter.

  • b.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 9 Terugkoppeling en besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een terugkoppeling en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  In de terugkoppeling wordt melding gemaakt van de afwezige leden, andere personen die hebben deelgenomen aan de vergadering, conclusies ten aanzien van de ingekomen stukken en de vragen die in de rondvraag gesteld zijn.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  Indien een lid van het college hiertoe verzoekt, wordt aantekening gemaakt dat hij heeft tegengestemd.

• 5.

  Indien de secretaris hiertoe verzoek wordt aantekening gemaakt van zijn afwijkend advies.

• 6.

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 7.

  De besluitenlijst bestaat uit twee delen:

  • a.

    Een openbaar deel. Dit wordt een week na de besluitvorming (en dus direct na de vaststelling van de besluitenlijst) openbaar gemaakt.

  • b.

    Een niet openbaar deel. Hierbij geldt als uitgangspunt dat gemotiveerd moet worden waarom een besluit niet openbaar is.

• 8.

  De vastgestelde besluitenlijst wordt tevens zo snel mogelijk na de vergadering ter kennis gebracht van de leden van de gemeenteraad en de pers.

Artikel 10 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag nadat het reglement bekend is gemaakt. Op dat moment vervallen alle voorgaande reglementen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 5 juni 2018.

BvdA BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HEUMEN;

De gemeentesecretaris, De burgemeester,

mr. D.C. van Eeten drs. G.M. Mittendorff