Archiefverordening gemeente Heusden 2016

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: de Archiefwet 1995 (inclusief de daaronder vallende Archiefregeling

  en Archiefbesluit);

• b.

  gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• c.

  de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;

• d.

  archiefbescheiden: de archiefbescheiden, zoals bedoeld in artikel 1, onder c van de wet.

• e.

  zaak: een samenhangende hoeveelheid werk die een duidelijke gedefinieerde aanleiding en een duidelijk resultaat heeft en waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt worden; Een zaak geeft hierbij de context weer van de daarbij behorende archiefstukken.

• f.

  de archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• g.

  de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris;

• h.

  beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• i.

  beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

• j.

  informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

• k.

  zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden;

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden, zaken en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen een Besluit Informatiebeheer vast waarin voorschriften worden gegeven voor het beheer van de archiefbescheiden en zaken van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden en zaken die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde en de ter uitvoering daarvan opgestelde voorschriften ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden en zaken die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 10

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11

• 1.

  De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden en zaken alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden en zaken zijn opgenomen.

• 2.

  De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en zaken, en in zowel de ruimten als informatiesystemen waarin deze zich bevinden.

Artikel 12

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere (privaatrechtelijke) beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en zaken;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

• f.

  conversie, migratie of emulatie van archiefbescheiden en zaken.

Artikel 14

Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte en/of archiefbewaarplaats inclusief de opslag van digitale archiefbescheiden en zaken behoeft de goedkeuring van de archivaris.

Artikel 15

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Artikel 16

De Archiefverordening van Heusden 2006 vastgesteld bij raadsbesluit van 3 juli 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 17

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 april 2016.

Artikel 18

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening gemeente Heusden 2016’.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 29 maart 2016.

De griffier,

Mw. drs. E.J.M. de Graaf

Archiefverordening gemeente Heusden 2016

Memorie van toelichting

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Daarnaast heeft de archiefverordening betrekking op zaken, aangezien deze de context van de archiefbescheiden aangeven. De gemeente Heusden werkt met een digitaal zaaksysteem waarin elk opgenomen archiefstuk wordt toegevoegd aan een zaak. Door deze werkwijze zijn er geen op zichzelf staande archiefbescheiden in het zaaksysteem te vinden, alleen zaken met daar bij horende archiefbescheiden. De zaak wordt hierbij gezien als leidend door de gemeente Heusden. Deze verordening heeft verder ook betrekking op de archiefbescheiden die fysiek de organisatie in gaan zoals voor het cluster Personeelszaken en alle archiefbescheiden die in de BackOffice applicaties te vinden zijn. Deze archiefbescheiden zijn niet gebundeld in een zaak.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.

Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Met art. 1e is de term ‘zaak’ opgenomen in deze verordening. Dit, omdat de gemeente Heusden bij het registreren en archiveren van archiefbescheiden vanuit het zaaksysteem consequent de vorm van zaak aanhoudt. Verder wordt de registratie op zaakniveau als leidend gezien. Zo vindt er voor nieuwe archiefbescheiden op zaakniveau selectie en vernietiging plaats en niet op het niveau van de archiefbescheiden.

De in art. 1g bedoelde archivaris is de streekarchivaris van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena. Zoals overeengekomen in de ‘Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2013’.

Artikel 2

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3

Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8 en artikel 15

De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks van het Streekarchief - middels een jaarverslag - en van de archiefinspecteur - middels een tweejaarlijks inspectieverslag - wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht.

Artikel 11

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 13

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.