Besluit op de organisatie van de gemeente Heusden

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Team: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de directeur heeft.

• b.

  Middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van:

  het personeelsbeleid;

  het financiële beleid;

  het organisatiebeleid;

  het informatiebeleid;

  het automatiseringsbeleid;

  het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;

  het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat,

  alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer

• c.

  Budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

• d.

  Juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale - en Europese wet- en regelgeving.

• e.

  Financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

§ 1 De ambtelijke organisatie

Artikel 2 Organisatie-eenheden

Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende hoofdstructuur:

I.De gemeentesecretaris/directeur

II De concerncontroller

De commandant Brandweer

III De manager publiek

De manager bedrijfsvoering

• IV.

  De teams:

• a.

  team Ontwikkeling, onderzoek en projecten ;

• b.

  team Frontoffice;

• c.

  team Diensten

• d.

  team Handhaving;

• e.

  team Ondersteuning leefomgeving;

• f.

  team Ondersteuning welzijn

• g.

  team Sportbedrijf;

• h.

  team Buitendienst;

• i.

  team Bedrijfseconomische control;

• j.

  team Kwaliteitscontrol;

• k.

  team Facilitaire zaken;

• l.

  team Administraties en vastgoed;

• m.

  team Ontwerpbureau Openbare Ruimte;

• n.

  team Organisatieondersteuning;

Artikel 2a Organisatie brandweer

• 1.

  Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/directeur geeft de brandweercommandant leiding aan de brandweermedewerkers.

• 2.

  De organisatie, het beheer en de taken van de gemeentelijke brandweer, alsmede de benoeming en verantwoordelijkheden van de brandweercommandant zijn neergelegd in de “Verordening op de brandweer”.Bij afwijkende bepalingen in de “Verordening op de brandweer” gaan deze uit boven de bepalingen in dit besluit.

Artikel 3 Hoofdtaken van de gemeentesecretaris/directeur

De gemeentescretaris/directeur heeft de volgende taken:

• a.

  eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie

• b.

  leidinggeven aan verdere ontwikkeling van de organisatie

• c.

  ondersteunen en adviseren van het college

• d.

  contacten onderhouden met de raadsgriffier

• e.

  opstellen en bewaken van de gemeentebrede kaders

• f.

  eindverantwoordelijkheid voor het opzetten en in stand houden van de financiële organisatie

• g.

  werken aan de gemeentebrede strategische kaders

• h.

  werken aan de gewenste cultuur

• i.

  eindverantwoordelijkheid voor de gemeentebrede taken

• j.

  optreden als WOR-bestuurder

Artikel 4 Hoofdtaken van de coördinerend managers

• 1.

  De coördinerend manager Bedrijfsvoering stuurt onder eindverantwoordelijkheid van de directeur, de teammanagers aan van de teams Administraties en vastgoed, Facilitaire Zaken, Organisatieondersteuning, Ontwerpbureau Openbare Ruimte, Kwaliteitscontrol, Bedrijfseconomische control, Buitendienst en Sportbedrijf.

• 2.

  De coördinerend manager Publiek stuurt onder eindverantwoordelijkheid van de directeur de teammanagers aan van de teams Frontoffice, Ondersteuning leefomgeving, Ondersteuning welzijn, Diensten, Handhaving en Onderzoek, ontwikkeling en projecten.

Artikel 5 Hoofdtaken van de concerncontroller

• 1.

  Onder eindverantwoordelijkheid van de directeur draagt de concerncontroller zorg voor organisatiebrede kaders van de bedrijfsvoering en de controle daarop.

• 2.

  De concerncontroller heeft de bevoegdheid rechtstreeks te rapporteren aan het college van burgemeester en wethouders.

• 3.

  De concerncontroller voert bijzondere opdrachten van de directeur uit op gebied van (controle op) bedrijfsvoering, efficiëncy en effectiviteit.

Artikel 6 Hoofdtaken van de teams

a. Team Ontwikkeling, Onderzoek en projecten;

Het team geeft invulling aan de versterking van de strategische functie. De taken bevinden zich op het vlak van interactieve visie- en beleidsvorming, ketenzorg, regie en uitvoering, beleidsstrategische projecten, onderzoek en statistiek, demografische ontwikkelingen, effecten van het beleid, alsmede het daarover verantwoording afleggen.

b. Team Frontoffice;

De Frontoffice is leidend in de klantencontacten en heeft de procesregie over de backoffice.

De resultaatgebieden zijn:

• a.

  accountmanagement Economische zaken

• b.

  accountmanagement sport

• c.

  webmaster

• d.

  leefomgeving

• e.

  burgerzaken

• f.

  informatie

• g.

  zorgloket

  alsmede het daarover verantwoording afleggen.

  c. Team Diensten;

  De algemene taak van het team Diensten is het verlenen van vergunningen in de ruime zin (vergunningen, ontheffingen, vrijstellingen, documenten, subsidies, enz.) waarvan de verwachting is dat de beoordeling in de Backoffice zal blijven en die gericht zijn op zowel de leefomgeving als welzijn, educatie en zorg als de burgerlijke stand, alsmede het daarover verantwoording afleggen.

  d. Team Handhaving;

  Het team Handhaving heeft als taak het houden van toezicht en het handhaven van wet- en regelgeving alsmede het daarover verantwoording afleggen. Alle handhavende taken van de gemeente zijn in principe in dit team ondergebracht.

  e. Team Ondersteuning leefomgeving;

  Het team verricht ondersteunende werkzaamheden voor de teams Frontoffice, Diensten en Handhaving. Het team richt zich op het maken van uitvoeringsbeleid, het stellen van regels en het geven van deskundig advies op de werkterreinen van de te ondersteunen productieteams. Het werkveld is Publieksdiensten.

  f. Team Ondersteuning welzijn;

  Het team verricht taken op het gebied van welzijn in de brede zin. Het team richt zich op het maken van uitvoeringsbeleid, het stellen van regels en het geven van deskundig advies op de werkterreinen van de te ondersteunen productieteams alsmede het daarover verantwoording afleggen.

  h. Team Sportbedrijf;

  Het team heeft in hoofdzaak als taak de bedrijfsmatige exploitatie van sporthallen, zwembaden en gymzalen alsmede het daarover verantwoording afleggen.

  g. Team Buitendienst:

  Het team richt zich op een aantal uitvoeringstaken waaronder het onderhoud van de openbare ruimte, de groen- en sportvoorzieningen en calamiteitenafhandeling alsmede het daarover verantwoording afleggen.

  De resultaatgebieden zijn:

• a.

  bouwkunde

• b.

  groen in de brede zin

• c.

  riolering

• d.

  wegen

• e.

  openbare verlichting

• f.

  bermen en sloten

• g.

  overige voorzieningen openbare ruimte

  i. Team Bedrijfseconomische control;

  Het team richt zich met name op de initiërende bedrijfseconomische aspecten van de organisatie. Het team is verantwoordelijk voor de budgetcyclus, de financiële control en de financiële zaken in relatie tot grondzaken, alsmede het daarover verantwoording afleggen.

  j. Team Kwaliteitscontrol;

  Het team richt zich pro-actief op kwaliteitscontrol van de bedrijfsvoering. Het team is verantwoordelijk voor de borging van kwaliteit binnen de organisatie door kennisuitwisseling en actieve ondersteuning, alsmede het daarover verantwoording afleggen. Resultaatgebieden:

• a.

  kwaliteitscontrol

• b.

  algemeen juridische zaken

• c.

  inkoop

• d.

  klantenonderzoek

• e.

  huisstijl

• f.

  ontwikkeling digitaal werken

• g.

  webmogelijkheden

  k. Team Facilitaire zaken;

  Het team regelt de werkzaamheden rond de facilitaire dienstverlening op het terrein van secretariaat, bodediensten, archief, post, catering en schoonmaak, alsmede het daarover verantwoording afleggen.

  l. Team Administraties en vastgoed;

  Het team heeft als taken:

• a.

  het administratief beheer te voeren over informatiestromen met betrekking tot

  vastgoed, maatschappelijke objecten en natuurlijke personen.

• b.

  het administratief beheer van organisatie-brede, intern gerichte informatie.

  alsmede het daarover verantwoording afleggen.

  m. Team Ontwerpbureau Openbare Ruimte;

  Het team heeft als taak het maken van uitvoeringsbeleid voor de openbare ruimte, het beheer van de openbare ruimte en van gemeentelijke gebouwen, alsmede het voorbereiden van, de regie op en het toezien op de uitvoering van werken door derden alsmede het daarover verantwoording afleggen.

  n. Team Organisatieondersteuning;

Het team regelt de werkzaamheden rond de ondersteunende werkzaamheden en beleidsvorming op terrein van automatisering, voorlichting, kabinet, personeel en organisatie, alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel 7 Structuur teams

• 1.

  Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in teams of de toewijzing van taken aan teams betrekt het college vooraf de directeur..

• 2.

  De directeur kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan teams nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

Artikel 8 Leiding dagelijks beheer

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de gemeentesecretaris/directeur (hierna te noemen: directeur). Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de (team)managers om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van de directeur berust het dagelijks beheer van een team bij de teammanager van dat team.

• 3.

  Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de directeur, de teammanagers. Bij de verlening van mandaten wordt onderscheid gemaakt tussen afdoenings-, vertegenwoordigings- en ondertekeningsmandaten. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.

Artikel 9 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

• 1.

  De directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 2.

  De concerncontroller, de programmamanager HMW en manager Publiek, de manager Bedrijfsvoering en de teammanagers worden op voordracht van de gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

• 3.

  Aan de directeur is, voorzover niet anders bepaald in dit besluit en andere besluiten, het mandaat verleend om medewerkers voor de gemeente te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

• 4.

  Het college wijst een eerste en tweede plaatsvervangend-gemeentesecretaris aan. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de plaatsvervangend-gemeentesecretaris.

• 5.

  Bij afwezigheid van een teammanager is er sprake van horizontale vervanging.

• 6.

  Bij afwezigheid van de teammanager Bedrijfseconomische control regelt de manager Bedrijfsvoering vervanging.

Artikel 10 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

• 1.

  Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college, welke teams ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

• 2.

  Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

§ 2 Functies

Artikel 11 directeur /gemeentesecretaris

• 1.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de directeur.

• 2.

  De directeur is verantwoordelijk voor de directe aansturing van de manager bedrijfsvoering en de manager publiek en de concerncontroller.

• 3.

  In afwijking van het bepaalde in artikel 13 en 14 kan de directeur wijziging aanbrengen in de teamtoewijzing van de manager bedrijfsvoering en de manager publiek.

Artikel 12 Teammanagers

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de directeur draagt een teammanager met inachtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: de uitvoering van het teamplan, de bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het teamplan, de uitvoering van de aan het team toegewezen bestuursopdrachten, het opvolgen van de aanwijzingen van de directeur.

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van de directeur draagt een teammanager met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het middelen beheer van het team, het in stand houden van de administratieve organisatie van het team, het bijhouden van de aan zijn team toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie, en de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het teamplan.

• 3.

  Een teammanager is belast met het opstellen van een procedure, waarin wordt aangegeven op welke wijze het team omgaat met vragen, suggesties en klachten van burgers en hoe de directeur over deze burgerreacties wordt geïnformeerd.

• 4.

  Een teammanager draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de directeur voor het college worden voorbereid, op:

  • a.

    integraliteit

  • b.

    de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

  • c.

    de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid,

    alsmede de aanwijzing van ambtenaren van het team, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

§ 3 Financiële organisatie

Artikel 13 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De zorg voor het financiële beheer alsmede de taken en bevoegdheden in het kader van de financiële organisatie van de gemeente zijn geregeld in de Financiële beheers- en controleregeling.

• 2.

  De taken en bevoegdheden in het kader van het budgetbeheer van de gemeente zijn geregeld in de regeling Budgethouderschap gemeente Heusden

• 3.

  De taken en bevoegdheden in het kader van de financiering zijn geregeld in het besluit Financieringsstatuut gemeente Heusden.

Artikel 14 Administratie

• 1.

  De administratie van de gemeente bestaat uit:

  • a.

    de financiële administratie van de gemeente als geheel en de niet per team verbijzonderde administraties;

  • b.

    de per team verbijzonderde administraties.

• 2.

  Het team Bedrijfseconomische control voert de financiële administratie van de gemeente en de niet per team verbijzonderde administraties.

• 3.

  Ieder team voert de door de directeur toegewezen per team verbijzonderde administraties.

• 4.

  Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten”, de verordening opgesteld op grond van artikel 212 Gemeentewet en de inrichtingseisen, zoals vastgesteld door de directeur .

§ 4 Gemeentelijk managementteam

Artikel 15 Gemeentelijk managementteam

• 1.

  De directeur, de manager publiek en de manager bedrijfsvoering vormen het gemeentelijk managementteam.

• 2.

  De directeur is voorzitter van het gemeentelijk managementteam.

• 3.

  Bij afwezigheid van de directeur treedt de eerste plaatsvervanger op als voorzitter van het gemeentelijk managementteam.

• 4.

  De voorzitter van het gemeentelijk managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het gemeentelijk managementteam vast. Ieder lid van het gemeentelijk managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het gemeentelijk managementteam.

• 5.

  De concerncontroller is als vaste adviseur aanwezig bij de vergaderingen van het managementteam.

• 6.

  Op uitnodiging van de directeur kan de programmamanager HMW als adviseur bij een vergadering van het managementteam aanwezig zijn.

• 7.

  Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in lid 1, 5 en 6 bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het gemeentelijk managementteam deel te nemen.

• 6.

  De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het gemeentelijk managementteam, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

Artikel 16 Taken gemeentelijk managementteam

Het gemeentelijk managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

• a.

  de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid;

• b.

  het vaststellen van de inhoud van teamoverstijgende adviezen;

• c.

  de coördinatie van activiteiten tussen teams onderling en in relatie tot het bestuur;

• d.

  de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleids- voorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• e.

  de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

• f.

  tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

• g.

  Voorbereiden strategische ontwikkelkaders van de organisatie

§ 5 Beleidsvoorbereiding

Artikel 17 Bestuursopdrachten

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de directeur .

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

• 3.

  De directeur draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

§ 6 Juridische rechtmatigheid

Artikel 18 Juridische rechtmatigheid

1.De teammanager Kwaliteitscontrol treedt op als juridisch controller en draagt onder de verantwoordelijkheid van de directeur en onverminderd de verantwoordelijkheid van de teammanagers de zorg voor:

• a.

  het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

• b.

  het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de directeur en de teams;

• c.

  het opstellen van richtlijnen voor de teams voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

• d.

  het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de teams van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;

• e.

  de behandeling van klachten, de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften;

• f.

  het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures;

• g.

  het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen;

voorzover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

• 2.

  De teammanager Kwaliteitscontrol deelt een teammanager zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door het team van de desbetreffende teammanager.

• 3.

  Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de teammanager Kwaliteitscontrol aan de directeur verslag van zijn bevindingen.

Artikel 19 Juridische rechtmatigheid bij teams

Een teammanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de directeur de zorg voor:

• a.

  de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn teamvallende ambtenaren, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen van de juridisch controller worden nageleefd;

• b.

  de toetsing van voorstellen van zijn team aan het college en de toetsing van de door zijn teamvoor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

  § 7 Vaststelling en ingangsdatum

Artikel 20 Slotbepalingen

• b.
  • 1.

    Dit besluit treedt onmiddellijk in werking.

  • 2.

    De Organisatieverordening gemeente Heusden 2006, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

  • 3.

    Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Heusden.

  Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 21 november 2006.

  de gemeentesecretaris, de burgemeester,

  mr. J.T.A.J. van der Ven drs. H.P.T. Willems