Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Heusden 2022

Geldend van 06-10-2022 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-10-2022

Intitulé

Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Heusden 2022

Het college van de gemeente Heusden;

gelet op artikel 4 van de Archiefverordening gemeente Heusden 2022;

besluit

vast te stellen de navolgende ‘Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Heusden 2022’

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

- beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

- beheerder: manager DIV;

- informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

- Strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de beheerder gevraagd en ongevraagd adviseert over (besluitvorming inzake) het informatiebeheer en de informatiehuishouding.

Hoofdstuk 2. Beheerregeling

Artikel 2. Taken en verantwoordelijkheden beheerder

1. De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de wettelijke eisen en de eisen van een te hanteren kwaliteitssysteem.

2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, deze goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 3. Taken en verantwoordelijkheden medewerkers

1. De managers zijn verantwoordelijk voor de naleving van de binnen de gemeente Heusden geldende regels en procedures op het gebied van het informatiebeheer binnen het organisatieonderdeel waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

2. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de archiefbescheiden in de daartoe aangewezen informatiesystemen, conform de binnen de gemeente Heusden geldende regels en procedures.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en de streekarchivaris

1. Het Strategisch informatieoverleg (bestaande uit medewerkers uit de informatieclusters) geeft de beheerder in ieder geval advies over:

a. ontwikkelingen, beleid en besluitvorming inzake het informatiebeheer en de informatiehuishouding;

b. vervreemding van archiefbescheiden;

c. uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

2. De archivaris geeft de beheerder in ieder geval advies over:

a. overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;

b. vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

c. overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;

d. beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

e. duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en

f. de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.

Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

a. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

c. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

d. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

e. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

Artikel 6. Aanwijzen van de archiefbewaarplaats

De in artikel 31 van de Archiefwet bedoelde archiefbewaarplaats is de door het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena aangewezen bewaarplaats.

Artikel 7. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De bovenwettelijke beheertaak van de streekarchivaris met betrekking tot de archiefbewaarplaats omvat het jaarlijks opstellen van een lijst van nieuw opgenomen archieven en collecties.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 8. Intrekking oud besluit informatiebeheer

Het Besluit Informatiebeheer gemeente Heusden 2016 wordt ingetrokken op het moment dat de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Heusden 2022 in werking treedt.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze beheerregeling treedt in werking op 1 oktober 2022.

2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer gemeente Heusden 2022.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden op 20 september 2022.

Burgemeester en secretaris

Toelichting

Algemeen

In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd. Burgemeester en wethouders moeten deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de Archiefverordening gemeente Heusden 2022 van de gemeenteraad en met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de Gemeentewet.

Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 4 van de Archiefverordening gemeente Heusden 2022 beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven.

Artikel 1. Definities

In deze beheerregeling zijn geen definities uit de Archiefwet overgenomen aangezien afwijken van deze definities niet mogelijk is en het gebruik ervan in de context van deze beheerregeling niet tot misverstanden zal leiden. Wel bevat deze beheerregeling enkele definities in aanvulling op de begrippen die in de Archiefwet zijn gedefinieerd, zoals ‘de beheerder’. Als beheerder kan worden aangewezen een specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd van een beheereenheid (verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel daarvan).

Artikel 2. Taken en verantwoordelijkheden beheerder

Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van burgemeester en wethouders voor het beheer van archiefbescheiden in de ambtelijke organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in de hoofdstukken 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van een kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.

Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd met voorafgaande goedkeuring van de streekarchivaris.

Artikel 3. Taken en verantwoordelijkheden medewerkers

Omdat archiefbescheiden binnen de hele gemeentelijke organisatie worden ontvangen en opgemaakt, zijn de beheerder en de beheereenheid niet de enige verantwoordelijken in het beheer. Dit artikel regelt de verantwoordelijkheid van managers en medewerkers om binnen de uitvoering van hun werkzaamheden de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat op te nemen in archiefsystemen.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en streekarchivaris

In het Strategisch informatieoverleg (SIO) worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit.

In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat burgemeester en wethouders, na machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW), bevoegd zijn tot vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeven burgemeester en wethouders in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.

Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring die volgens deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzondere gebeurtenissen of kwesties (de zogeheten ‘hotspots’).

Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).

Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld.

Artikel 7. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.

In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de streekarchivaris, of als deze niet is aangewezen (automatisch) de gemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening.

Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voeren met de beheerder van de archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.

De verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats die voortkomen uit de Archiefwet of het Archiefbesluit of die zijn opgenomen in de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena 2020 zijn in dit artikel niet herhaald. Alleen de (bovenwettelijke) verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties is in dit artikel opgenomen. Deze lijst is onderdeel van het jaarverslag van het Streekarchief.