Regeling vervallen per 31-12-2022

Controleverordening gemeente Heusden

Geldend van 15-11-2003 t/m 30-12-2022

Intitulé

Controleverordening gemeente Heusden

De raad van de gemeente Heusden besluit;

gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten;

vast te stellen:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.

Controleverordening gemeente Heusden (volgens artikel 213 Gemeentewet)

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.accountant

een door de raad benoemde:

  • -

    registeraccountant of

  • -

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

  • -

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,

belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

b.accountantscontrole

de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • -

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • -

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • -

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • -

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

c.rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

d.deelverantwoording

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt telkens voor een periode van 4 jaar.

  • 2.

    Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3.

    De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

  • 4.

    De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat hij jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt:

    • -

      de posten van de jaarrekening

    • -

      de gemeentelijke producten en

    • -

      de gemeentelijke organisatieonderdelen,

waaraan de accountant bij zijn controle in dat jaar specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

5.De raad stelt voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

  • 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli aan de raad.

  • 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern-)controller en het hoofd financiën.

Artikel 5. Toegang tot informatie

Artikel 5. Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

  • 1.

    Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 3.

    Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

  • 3.

    De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 4.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken

het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Heusden”.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 11 november 2003;

De raad voornoemd,

de griffier,

de voorzitter,

A.J. Emmen

drs. H.P.T.M. Willems

Toelichting controleverordening (artikel 213 Gemeentewet).

Algemeen.

De Wet dualisering gemeentebestuur heeft de functie van de accountantsverklaring veranderd. Die dient tegenwoordig als ondersteuning van de raad bij het uitoefenen van zijn controlerende taak.

Daartoe is een aantal bepalingen rond de opdracht aan de accountant aangescherpt.

De belangrijkste verandering is dat de accountantsverklaring niet langer meer alléén een oordeel over het getrouwe beeld bevat, maar een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Bovendien moet de opdracht voor de accountantscontrole worden verstrekt door de raad en niet meer door het college.

De verordening regelt de opdrachtverlening en uitvoering van de accountantscontrole vanuit het perspectief van de raad.

De inhoudelijke uitvoering van de accountantscontrole wordt bepaald vanuit de geldende richtlijnen voor de accountant. De raad kan een rol vervullen bij de formulering van de feitelijke opdracht aan de accountant.

De relatie raad - accountant dient nadere invulling te krijgen, ondermeer ten aanzien van de wijze van communicatie (schriftelijk en mondeling).

Uitwerking.

De controleverordening is als volgt ingedeeld:

Opdrachtverlening accountantscontrole

Informatieverstrekking door college

Inrichting accountantscontrole

Toegang tot informatie

Overige controles en opdrachten

Rapportering.

Verantwoordelijkheden bij rechtmatigheid

In deze paragraaf wordt de verantwoordelijkheid van de diverse betrokken partijen bij de controle van de rekening kort geschetst. De raad stelt de kaders voor de rechtmatigheid en de controle daarop. Voorts stelt de raad zelf regels, waarvoor de raad een verordenende bevoegdheid heeft. De raad formuleert de opdracht aan de accountant en kan aanvullende controle-eisen stellen (aanvullend op de wettelijke minimumeisen). De accountant rapporteert aan de raad.

Het college is, op grond van zijn bestuursbevoegdheid, primair verantwoordelijk voor de naleving van relevante wet- en regelgeving.

De accountant is verantwoordelijk voor de uitvoering van de controle in overeenstemming met de vaktechnische randvoorwaarden. De accountant zal toetsen of wet- en regelgeving door de gemeente in acht zijn genomen.

De accountantsverklaring en de rechtmatigheid

Vanaf verslagjaar 2004 bevat de accountantsverklaring een oordeel over het getrouwe beeld én over de rechtmatigheid. Een getrouw beeld impliceert dat de jaarrekening geen zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker beïnvloed wordt.

Rechtmatigheid als onderdeel van de accountantsverklaring is nieuw, anders dan het oordeel over het getrouwe beeld. Aan het rechtmatigheidsoordeel wordt in deze handreiking daarom de meeste aandacht besteed. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole is beperkter dan het juridische begrip. In deze paragraaf wordt de reikwijdte van het begrip rechtmatigheid in deze context uiteengezet.

Minimumeisen accountantscontrole

Een accountant controleert niet ieder bonnetje of ieder financiële handeling die binnen een gemeente wordt verricht. Theoretisch zou dat wel kunnen, maar de kosten zouden dan buitensporig oplopen. De controle is daarom gericht op het ontdekken van belangrijke fouten. In het Besluit accountantscontrole gemeenten zijn de minimumeisen gegeven. Belangrijke begrippen zijn de goedkeuringstoleranties en de rapporteringstoleranties. In deze paragraaf worden deze begrippen uitgelegd.

Keuzemogelijkheden van de raad

De raad kan de eisen aan de accountantscontrole verzwaren, dat wil zeggen de percentages voor de toleranties scherper stellen. In deze paragraaf wordt toegelicht hoe dit werkt. Het is, gezien het belang van de accountantscontrole voor de controlerende rol van de raad, essentieel dat de raad expliciet zijn afwegingen maakt.

De opdracht aan de accountant

De opdracht is een privaatrechtelijke overeenkomst. Als de raad kiest voor strengere goedkeurings en/of rapporteringstoleranties is het belangrijk dat dat expliciet zichtbaar is in de opdracht aan de accountant. Voorts wordt ingegaan op het tot stand brengen van de overeenkomst met een accountant. In de meeste gemeenten wordt de overeenkomst voor enkele jaren aangegaan. De keuze voor een bepaalde duur van 4 jaar voor de benoeming van de accountant kan betekenen, dat afhankelijk van de gestelde eisen volgens het aanbestedingsbeleid, elke 4 jaar de accountantsdienstverlening moet worden aanbesteed.

In artikel 2 lid 5 is daarom speciale aandacht gevraagd voor de selectiecriteria en de weging. En dit niet uitsluitend voor Europese aanbesteding.

Programma van eisen

In het programma van eisen worden de diverse elementen die van belang zijn voor een duidelijke opdrachtverlening vastgelegd. Hierin komen ook de eventuele aanvullende eisen van de raad tot uitdrukking. Dit kan betrekking hebben op aanscherping van de toleranties voor de goedkeuring van de jaarrekening en voor de rapportering door de accountant.

De maximale toleranties voor de goedkeuring en rapportering liggen vast in het Besluit accountantscontrole gemeenten. Hieronder volgt de tabel voor de soort accountantsverklaring bij geconstateerde fouten of onzekerheden.

Soorten accountantsverklaring

Soorten accountantsverklaring

goedkeurend

met beperking

Oordeelonthouding

afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% van lasten)

 1 %

> 1 % < 3 %

-

 3%

Onzekerheden in de controle (% van lasten)

 3 %

> 3 % < 10 %

 10 %

-

NB. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook altijd nog een kwalitatieve beoordeling hanteren, het zogenoemde professional judgement speelt ook nog mee.

NB. De weging van fouten en onzekerheden maakt ook onderdeel uit van het professional judgement.

De raad kan de accountant verzoeken om een management letter met bevindingen en aanbevelingen, ongeacht de strekking van de accountantsverklaring. De accountant kan hierin voorzien uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie. Hiermee worden advies en aanbevelingen bedoeld die direct voortkomen uit zijn controlewerkzaamheden. Die staan geheel los van aparte specifieke adviesopdrachten. Een management letter is in beginsel bedoeld voor de gecontroleerde, dus het College. De raad kan daaraan op grond van zijn controlerende rol ook behoefte hebben. De controleverordening bevat in artikel 7 regels voor de rapportering.

Gelet op de uiterlijke datum van vaststelling van de jaarrekening is de datum van aanbieding van de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen bepaald op uiterlijk 1 juli. Voor de voorjaarsrapportage moet de raad reeds beschikken over de informatie betreffende de jaarrekeningcijfers. Afhankelijk van het tijdstip van aanbieding van de jaarrekening voor controle zullen dit al dan niet gecontroleerde cijfers zijn.