Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Hoogheemraadschap van Rijnland

Bekendmaking Vaststelling Budgethoudersregeling Rijnland 2018-II

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieHoogheemraadschap van Rijnland
OrganisatietypeWaterschap
Officiële naam regelingBekendmaking Vaststelling Budgethoudersregeling Rijnland 2018-II
CiteertitelBudgethoudersregeling Rijnland 2018-II
Vastgesteld doordagelijks bestuur
Onderwerpfinanciën en economie
Eigen onderwerpfinanciën

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

N.v.t.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

25-04-2018Vaststelling Budgethoudersregeling Rijnland 2018-II

06-03-2018

wsb-2018-3870

18.045325

Tekst van de regeling

Intitulé

Bekendmaking Vaststelling Budgethoudersregeling Rijnland 2018-II

 

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden van het hoogheemraadschap van Rijnland heeft op 6 maart 2018 besloten (18.044097) de navolgende ’Budgethoudersregeling Rijnland 2018-II’ vast te stellen onder intrekking van de Budgethoudersregeling Rijnland 2018. Dit besluit treedt de dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot en met 1 februari 2018.

Budgethoudersregeling Rijnland 2018-II

Samenvatting

In deze regeling is vastgelegd welke functionarissen financieel mandaat hebben ontvangen van de secretaris algemeen-directeur tot het aangaan van verplichtingen namens het hoogheemraadschap en tot welk niveau deze bevoegdheid geldt. Door deze mandatering wordt het besluitvormingsproces versneld. Daarnaast worden beslissingen genomen door functionarissen die de gevolgen van die beslissingen kunnen overzien en daarvoor ook de verantwoordelijkheid kunnen dragen. Deze budgethouders wordt de bevoegdheid gegeven om binnen de hun gegeven machtiging via de begroting en kredieten overeenkomsten aan te gaan tot levering van producten, aanneming van werk of verlening van diensten aan en/of door het hoogheemraadschap.

De budgethoudersregeling wordt regelmatig geactualiseerd. In deze budgethoudersregeling zijn de volgende wijzigingen verwerkt:

 

  • 1.

    De regeling is aangepast aan het VV-besluit van 31 januari 2018 over de invoering van de clusterkredieten.

  • 2.

    De budgetbevoegdheden van een aantal IPM-rollen (contractmanager, technisch manager en omgevingsmanager), die in de vorige wijziging van de budgethoudersregeling waren verwijderd, zijn uit praktische overwegingen heringevoerd.

  • 3.

    De rol van ”afdelingshoofd” is conform de besluiten over de organisatieverbetering team 2020 gewijzigd in de rol van ”organisatiemanager”. De organisatiemanagers, de concerncontroller en het hoofd van het strategisch centrum hebben vergelijkbare budgetbevoegdheden en worden in de budgethoudersregeling aangeduid als “Manager s14/s15”.

  • 4.

    Met ingang van 2019 zullen de teamleiders een centrale rol in de organisatie krijgen. Vooruitlopend hierop wordt de budgetbevoegdheid van de teamleiders in het overgangsjaar 2018 verhoogd van tot € 50.000 naar tot € 100.000.

Uitgangspunt bij het samenstellen van deze regeling is: eenduidigheid, toetsbaarheid en bovenal een compacte en leesbare regeling.

  • 1.

    Regeling budgethouderschap en financieel mandaat

Deze nota regelt het financieel mandaat. De financiële bevoegdheden die door het college van dijkgraaf en hoogheemraden (D&H) aan de secretaris algemeen-directeur (SAD) zijn gemandateerd, zijn in deze budgethoudersregeling ondergemandateerd aan de ambtelijke organisatie. De budgethoudersregeling, zoals hieronder is uitgewerkt, geldt voor alle routinematige financiële zaken binnen de organisatie.

Om het financiële proces binnen Rijnland goed te kunnen begrijpen, moeten we onderscheid maken tussen het geldbedrag dat nodig is om Rijnland ieder jaar te laten “draaien” (de exploitatiebegroting) en het geldbedrag dat nodig is om binnen Rijnland nieuwe werken te kunnen bouwen, bestaande werken ingrijpend te kunnen verbeteren en duurzame bedrijfsmiddelen aan te kunnen kopen (de investeringsbegroting).

1.1 Juridisch kader

De bronnen voor het budgetrecht en de mandaatverlening zijn:

  • 1.

    Algemene wet bestuursrecht;

  • 2.

    Waterschapswet;

  • 3.

    Verordening Beleid- en Verantwoordingsfunctie;

  • 4.

    Delegatiebesluit;

  • 5.

    Mandaat- en volmachtbesluit;

  • 6.

    Besluit ondermandaten;

  • 7.

    Nota Inkoopbeleid;

  • 8.

    Budgethoudersregeling;

  • 9.

    Organisatiestatuut.

Voor de details wordt verwezen naar de genoemde documenten. 

1.2 Begrippenlijst

In deze regeling wordt verstaan onder:

Afdelingsbegroting: begrote baten en lasten van een afdeling die niet gekoppeld zijn aan een product (bijv. salaris- en opleidingskosten).

Bevoegdheid: mandaat, volmacht en/of machtiging.

Budget: een in de begroting bij een product of project of afdeling horende, taakstellende prestatie met de daarbij benodigde middelen.

Budgetcompensatie: het compenseren van een (dreigende) budgetoverschrijding met budgetten van andere objecten die tot de verantwoordelijkheid van dezelfde budgethouder behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van de kosten naar taak identiek zijn.

Budgethouder: de functionaris aan wie op basis van het Besluit ondermandaten de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen, met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.

Budgettaire regeling: (verticale) compensatie binnen de taak tussen verschillende kostensoorten.

Calamiteit: gebeurtenis, al dan niet plotseling optredend, met zodanig ernstige gevolgen voor de taakuitoefening, dat het noodzakelijk kan zijn af te wijken van bestuurlijk vastgesteld beleid en/of gangbare procedures of beslissingen te nemen waarin het vastgesteld beleid niet voorziet.

Directeur: functionaris die de functie van manager s16 vervult.

IPM-rollen: kernrollen binnen de op het Integraal Projectmanagement Model (IPM) gebaseerde projectorganisatie. De vijf kernrollen zijn: projectmanager, manager projectbeheersing, omgevingsmanager, technisch manager en contractmanager.

Krediet: Hoeveelheid geld die door de VV beschikbaar wordt gesteld om een project te realiseren.

Manager s14/s15: de organisatiemanager, de concerncontroller en het hoofd strategisch centrum, die verantwoordelijk is voor een afdeling en/of één of meerdere (deel)processen (voorheen afdelingshoofd). Meerwerk: een verrichting van de opdrachtnemer, na opdracht van de opdrachtgever daartoe, die uitgaat boven zijn verplichtingen om het in de vraagspecificatie omschreven werk tot stand te brengen en op te leveren, zodat de opdrachtnemer voor het doen van deze verrichting recht heeft op bijbetaling boven de overeengekomen aanneemsom. Bij meerwerk is er geen sprake van een nieuwe opdracht, maar een aanvulling van de reeds bestaande opdracht. Meerwerk ziet zowel op opdrachten in het kader van werken als op dienstverlening. Daarmee valt onder meerwerk ook het onvoorzien uitbreiden of verlengen van reeds bestaande dienstverleningsopdrachten.

Opdrachtgever (ambtelijk): de projectleider s13/s14 die door de SAD is aangewezen om binnen bestuursprogramma’s concrete opdrachten te formuleren, opdrachten uit te zetten bij afdelingen en toe te zien op de realisatie daarvan.

Opdrachtnemer: de aannemer, dienstverlener of leverancier.

Productbegroting: begrote baten en lasten van een product (beheerproduct).

Project: een project of een cluster van projecten.

Projectmanager: de projectleider s11/s12 die verantwoordelijk is voor de realisatie van project(en) onder eindverantwoordelijkheid van de resultaatmanager. Resultaatmanager: de projectleider s13/s14 die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat van een bestuursprogramma.

(Cluster) Risicoreserve: een geldbedrag ter dekking van maatregelen om onvoorziene risico’s van een project te beheersen.

Secretaris algemeen-directeur (SAD): functionaris die de functie van manager s18 vervult.

Teamleider: de manager s11/s12/s13 die leiding geeft aan een team.

1.3 Algemene bepalingen

Artikel 1

De budgethouder is de functionaris aan wie op basis van het Besluit ondermandaten de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.

Artikel 2

De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de individuele organisatieonderdelen.

Artikel 3

De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven en de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is. De grenzen voor de teken- en beschikkingsbevoegdheid voor nieuwe opdrachten en facturen staan vermeld in de tabellen bij artikel 9 resp. artikel 15. De verplichting dient te worden aangegaan volgens de regels van het door het hoogheemraadschap vastgestelde inkoopbeleid.

Artikel 4

De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van overzichten voor bestuur, directie, resultaatmanagers en overige belanghebbenden over de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande.

Tevens is de budgethouder in samenspraak met de resultaatmanagers verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens ten behoeve van de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar te leveren prestaties, het bepalen van het benodigde budget, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget.

Artikel 5

Calamiteiten zijn uitgezonderd van deze regeling. In het Calamiteitenplan zijn de verantwoordelijkheden beschreven. De budgethouder dient achteraf zo spoedig mogelijk de ontstane overschrijding te compenseren.

Artikel 6

Indien er sprake is van meerwerk, is de functionaris, die de oorspronkelijke overeenkomst is aangegaan bevoegd voor de realisatie van dit meerwerk, voor zover de totale som van de oorspronkelijke overeenkomst en het meerwerk zijn budgetbevoegdheid niet te boven gaat. Indien de som van de oorspronkelijke overeenkomst en het meerwerk meer bedraagt dan het budget van dezelfde functionaris, berust de bevoegdheid voor de realisatie van het meerwerk bij de budgethouder die ingevolge deze regeling bevoegd is voor het meerdere.

1.4 Exploitatiebegroting (product- en afdelingsbegroting) 

Artikel 7

Per bestuursprogramma is door de SAD een resultaatmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat. Het budget van de beheerproducten (productbegroting) die onder het betreffende bestuursprogramma vallen is door de SAD doorgemandateerd via de directeur aan de resultaatmanager. De resultaatmanager mandateert na het maken van resultaatafspraken de budgetbevoegdheid door aan de managers s14/s15 die voor het betreffende bestuursprogramma werkzaamheden verrichten.

Artikel 8

De SAD mandateert de baten en lasten van de afdelingen (afdelingskosten) via de directeur door aan de betreffende managers s14/s15 tot de in de afdelingsbegrotingen aangegeven bedragen.

Artikel 9

De managers s14/s15 kunnen financieel ondermandaat verlenen aan functionarissen binnen de eigen afdeling. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden - van zowel de product- als de afdelingsbegroting - per functie en de maximale bedragen (inclusief BTW) nader gelimiteerd. De managers s14/s15 blijven altijd verantwoordelijk voor het beheer van het totaal van alle aan hen gemandateerde budgetten. De SAD en de directeuren blijven integraal verantwoordelijk en de resultaatmanagers blijven resultaatverantwoordelijk.

  •  

     

     

    Functie *

    Afdeling

    Aange-

    wezen

    Tot €25.000

    Tot €100.000

    Onbeperkt

    Voor exploitatiebegroting hele organisatie: SAD en directeur

     

    X

     

     

    X

    Alleen voor productbegroting: Resultaatmanager

     

    X

     

     

    X

    Binnen het aan hen toegewezen budget: Manager s14/s15

     

    X

     

    X

    Teamleider

     

    X

    X

    Uitvoerder beheer en onderhoud s11 en s12

    OND

    X

     

     

    X

     

    Uitvoerder beheer en onderhoud s9 en s10

    OND

    X

    X

     

    Medewerker beheer en onderhoud s9

    WS

    X

    X

     

*Door DT worden met een actuele lijst functionarissen aangewezen met budgetbevoegdheid voor de aan hen gemandateerde budgetten.  Artikel 10

Voor de goedkeuring van declaraties van reis- en verblijfkosten geldt:

  • 1.

    Voor declaraties van de hoogheemraden, m.u.v. de loco-dijkgraaf, en de SAD is de dijkgraaf bevoegd;

  • 2.

    Voor declaraties van de dijkgraaf is de loco-dijkgraaf bevoegd;

  • 3.

    Voor declaraties van de loco-dijkgraaf, de directeuren m.u.v. de SAD, de hoofden van de stafafdelingen en het hoofd van het strategisch centrum is de SAD bevoegd;

  • 4.

    Voor declaraties van de overige bestuursleden is het hoofd van de stafafdeling Bestuur & Directie bevoegd;

  • 5.

    Voor declaraties van de overige managers s14/s15 en de resultaatmanagers zijn de directeuren bevoegd.

Artikel 11

Het aangaan van een meerjarencontract door een ondergemandateerde van een manager s14/s15 is alleen toegestaan voor een periode van minder dan 5 jaar. Voor contracten met een looptijd van 5 jaar en langer is de manager s14/s15 bevoegd. Voor beiden geldt dat dit moet passen binnen het toegewezen budget en het maximale bedrag van de ondermandatering per jaar.

Artikel 12

Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per afdeling per kostensoort (kostencomponent) behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per afdeling of per object niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven.

Binnen afdeling of tussen objecten: Overschrijdingen van beïnvloedbare kostensoorten kunnen zonder budgettaire regeling binnen een afdeling of tussen objecten gecompenseerd worden. Hierbij dienen de kosten binnen dezelfde taak gecompenseerd te worden. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.

Afdelingsoverschrijdend: Af- en overschrijven tussen verschillende kostensoorten is toegestaan binnen dezelfde taak.

Binnen kostensoorten, die niet of in beperkte mate door de budgethouders kunnen worden beïnvloed, mag alleen binnen dezelfde taak tussen budgethouders worden overgeboekt. Er mag niet van een niet-beïnvloedbare kostensoort naar een andere kostensoort worden overgeboekt of van een andere kostensoort naar een niet-beïnvloedbare kostensoort. Niet-beïnvloedbare kostensoorten zijn:

personele lasten;

slibverwerking incl. grondstoffen;

energie;

chemicaliën;

afschrijvingen;

rentebaten en –lasten.

Artikel 13

Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kunnen worden voorzien. Voorstellen tot aanwending van de begrotingspost onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan de directie.

1.5 Investeringsbegroting

Artikel 14

Op basis van de in de begroting opgenomen investeringsplannen wordt door de verenigde vergadering (VV) een krediet verstrekt om een geplande investering te kunnen uitvoeren. Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) dienen kredieten altijd bruto te worden aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken.

 

Artikel 15

De eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de projecten, waarvoor de VV een investeringskrediet beschikbaar heeft gesteld, ligt bij de SAD. De SAD draagt de realisatie en budgetbevoegdheid van de projecten via een directeur op aan een resultaatmanager. De resultaatmanager verleent financiële ondermandatering aan de opdrachtgever, die op zijn beurt weer ondermandateert aan de projectmanager. De projectmanager kan financiële ondermandatering verlenen aan andere functionarissen. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden (inclusief BTW) per investeringskrediet nader gelimiteerd:

 

  • Rol

    In project-contract

    Tot €10.000

    Tot €50.000

    Tot €100.000

    Tot €1.000.000

    Onbeperkt

    Voor alle door de VV verstrekte kredieten: SAD en directeur

     

     

    X

    Voor alle door de VV verstrekte kredieten binnen een bestuursprogramma:

    Resultaatmanager

     

     

     

     

     

    X

    Opdrachtgever *

     

     

    X

    Projectmanager (IPM)

    X

     

     

    X

     

     

    Contractmanager **

    X

     

    X

     

     

     

    Technisch manager **

    X

     

    X

     

     

     

    Omgevingsmanager **

    X

    X

     

     

     

     

*Voor projecten waarvoor nog geen opdrachtgever is aangewezen is de resultaatmanager opdrachtgever.

**Voor projecten waarvoor deze IPM-rol nog niet is ingevoerd geldt de ondermandatering door de projectmanager niet.

Artikel 16

Per project worden de projectmanager en overige managers aangewezen in het projectcontract. Bij wijziging van één van deze functionarissen dient dit aangepast te worden in het projectcontract.

Artikel 17

De projectmanager is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het project binnen het beoogde projectresultaat en het daarvoor vastgestelde projectbudget. De projectmanager is er verantwoordelijk voor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende project.

Artikel 18

Bij afwezigheid van de resultaatmanager worden de bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door een andere resultaatmanager of een directeur. Bij afwezigheid van de opdrachtgever is dat een andere opdrachtgever of de resultaatmanager en bij afwezigheid van de projectmanager is dat een andere projectmanager.

 

Artikel 19

De projectmanager is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en dient zijn opdrachtgever te informeren over eventuele over- en onderschrijdingen. De opdrachtgever communiceert hierover met de resultaatmanager. D&H communiceert hierover - na overleg met de diverse betrokkenen - met de VV.

Artikel 20

In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, of meer dan € 500.000, dient door D&H een aanvullend investeringskrediet te worden aangevraagd bij de VV. Investeringsuitgaven worden niet gedaan, indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is.

Artikel 21

Meevallers worden opgenomen in de ”risicoreserve” en na afloop van het project – en waar mogelijk eerder – teruggegeven.

Meevallers kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het betreffende project op te vangen en kunnen niet voor een ander project worden ingezet.

Artikel 22

Meevallers tot € 100.000 mogen door de opdrachtgever worden benut binnen het project. De portefeuillehouder beslist over meevallers van € 100.000 tot € 500.000 binnen het project. D&H beslissen over meevallers van € 500.000 of meer, scopewijzigingen die buiten het project maar binnen het programma vallen en bij bestuurlijke gevoeligheid.

Artikel 23

Zonder krediet is het na goedkeuring van D&H toegestaan voorbereidingskosten voor investeringen (conform de Nota vaste activabeleid) te maken tot maximaal € 100.000.

Artikel 24

De regeling is vastgesteld op 6 maart 2018, treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking en werkt terug tot 1 februari 2018.

  • 1.

    De bevoegdheden

2.1 Exploitatie - bevoegdheden van de actoren

De verenigde vergadering

De VV heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:

  • 1.

    Eens per jaar stelt zij de exploitatiebegroting voor het komende jaar vast;

  • 2.

    Hiermee verleent zij D&H mandaat binnen de afgesproken kaders van de begroting.

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden

  • 1.

    D&H mandateert het van de VV verkregen mandaat alsmede de hierboven genoemde eigen bevoegdheden door aan de SAD.

Ambtelijke organisatie

  • 1.

    De directeuren zijn integraal verantwoordelijk voor de bestuursprogramma’s en de bedrijfsvoering.

  • 2.

    Per bestuursprogramma is door de SAD een resultaatmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat.

  • 3.

    De managers s14/s15 zijn integraal verantwoordelijk voor de teams die onder hun vallen. Zij dragen zorg voor goede resultaatafspraken, de gewenste veranderingen en de continue verbetering van de werkprocessen. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor de afdelingsbudgetten en inzet van personeel.

  • 4.

    De budgetten worden onderscheiden in productbudgetten (productbegroting) en afdelingsbudgetten (afdelingsbegroting).

  • 5.

    De SAD mandateert via de directeuren de bevoegdheid voor de door de VV en het college van D&H verleende budgetten als volgt door: - de productbudgetten rechtstreeks aan de resultaatmanagers. - de afdelingsbudgetten rechtstreeks aan de managers s14/s15.

  • 6.

    De resultaatmanagers mandateren de productbudgetten door aan de managers s14/s15 nadat goede resultaatafspraken zijn gemaakt.

2.2 Investeringen - bevoegdheden van de actoren

De verenigde vergadering

De VV heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:

  • 1.

    Voor investeringen die een bedrag van € 100.000 te boven gaan, verleent zij een krediet.

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden

  • 1.

    Voor investeringen kan door D&H worden toegestaan dat voorbereidingskosten worden gemaakt tot maximaal € 100.000. Over hogere bedragen gaat de VV.

Ambtelijke organisatie

  • 1.

    De directeuren zijn integraal verantwoordelijk voor de investeringsomvang van de bestuursprogramma’s.

  • 2.

    De door de SAD per bestuursprogramma aangestelde resultaatmanager is verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat van de investeringen.

  • 3.

    De SAD mandateert via de directeuren de bevoegdheid voor de door de VV verleende investeringskredieten door aan de resultaatmanagers.

  • 4.

    De resultaatmanagers mandateren de investeringsbudgetten tot een bedrag van € 1 miljoen door aan de opdrachtgevers. Indien nog geen opdrachtgever is aangewezen is de resultaatmanager uit hoofde van zijn lijnbevoegdheid zelf opdrachtgever.

  • 5.

    De opdrachtgevers mandateren vervolgens door aan de projectmanagers. De projectmanagers zijn verantwoordelijk voor het budgetbeheer. De projectmanagers kunnen financiële ondermanadatering verlenen aan de contractmanager, de technisch manager en de omgevingsmanager.

  • 6.

    De resultaatmanagers dragen de realisatie van de projecten op aan opdrachtgevers of rechtstreeks aan de projectmanagers.

3. Toelichting

Door het vaststellen van de begroting geeft de VV aan D&H de bevoegdheid de begroting uit te voeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders (doelen, gekoppeld aan geld en personeel). De bedragen die in de loop van een jaar worden uitgegeven en ontvangen om de taken van Rijnland te kunnen uitvoeren, worden in de financiële administratie vastgelegd. Dat gebeurt ook met de bedragen die in de loop van het jaar door Rijnland worden ontvangen, zoals bijvoorbeeld de belastingopbrengsten en subsidies.

Bijsturen ten aanzien van de begroting kan twee keer per jaar via de Burap (bestuursrapportage) met eventueel een voorstel tot begrotingswijziging. In de Buraps wordt over zowel de lasten en de baten als de geleverde prestaties aan D&H en de VV gerapporteerd. Ambtelijk wordt de voortgang bewaakt door de aangewezen resultaatmanagers.

 

Exploitatiebegroting

De exploitatiebegroting is gesplitst in een product- en een afdelingsbegroting. De productbegroting bestaat uit de budgetten van de beheerproducten die onder de bestuursprogramma’s vallen. De afdelingsbegroting bestaat uit de begrote baten en lasten van een afdeling die niet zijn gekoppeld aan een product.

De resultaatmanagers zijn gemandateerd voor de productbudgetten. Na het maken van resultaatafspraken met de managers s14/s15 mandateren zij de budgetten door aan de managers s14/s15.

De managers s14/s15 zijn gemandateerd voor de afdelingsbudgetten zoals die in de vastgestelde begroting zijn opgenomen. De hoogte van de ramingen (op kostensoortniveau) vormen de maximale bedragen waarover een afdeling kan beschikken. Het afdelingsbudget bevat, behalve de kosten, ook de baten en de uren. De managers s14/s15 kunnen de budgetten vervolgens doormandateren aan de teamleiders (teams). .

 

Artikel 6: Meerwerk

Bij opdrachten in het kader van dienstverlening is sprake van meerwerk indien de initiële opdracht aan, bijvoorbeeld, een inhuurkracht na het verstrijken van de daarin opgenomen termijn wordt voortgezet. Dit geldt ook in het geval de inhuurkracht wordt ingezet op een andere afdeling dan de afdeling waarvoor aan hem in eerste instantie de opdracht is verleend. Een voorbeeld: Indien iemand volgens de raamovereenkomst in eerste instantie is ingehuurd als technisch adviseur bij het team Projecten A, en nu als technisch adviseur bij het team Projecten C verder gaat, is sprake van meerwerk, zodat de functionaris die de initiële opdracht is aangegaan bevoegd is voor dit meerwerk, voor zover de totale som van de oorspronkelijke opdracht en het meerwerk zijn budgetbevoegdheid niet te boven gaat. Bedraagt de som meer dan het budget van deze functionaris, dan berust de bevoegdheid voor de realisatie van de opdracht bij de budgethouder die ingevolge deze regeling bevoegd is voor het meerdere.

 

Artikel 7: Resultaatverantwoordelijkheid

Per bestuursprogramma is resultaatmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat van het betreffende bestuursprogramma. De productbudgetten zijn door de SAD via de directeuren gemandateerd aan de resultaatmanagers. Na het maken van resultaatafspraken met de voor het betreffende bestuursprogramma benodigde managers s14/s15 mandateert de resultaatmanager de budgetbevoegdheid door aan de managers s14/s15 met daarbij de mogelijkheid om verder door te mandateren.

 

Artikel 8 en 9: Budgetverantwoordelijkheid

De budgetbevoegdheid van de afdelingskosten (kosten personeel, opleiding e.d.) wordt door de SAD via de directeuren gemandateerd aan de managers s14/s15. De managers s14/s15 kunnen hun bevoegdheid doormandateren aan medewerkers binnen hun afdeling. Door DT wordt een lijst vastgesteld van aangewezen medewerkers met budgetbevoegdheid. Deze lijst wordt regelmatig geactualiseerd.

Artikel 12: Budgettaire regeling

Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Eerst dient afgewogen te worden of opname van de uitgave in de eerstvolgende begroting en besteding in een volgend jaar mogelijk is.

Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per afdeling per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per object of per afdeling niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven. Indien dan nog onvoldoende budgetruimte aanwezig blijkt te zijn en een (bestel)opdracht dringend noodzakelijk is, dient de budgethouder een aanvraag voor een budgettaire regeling op te stellen. Bij een aantal niet-beïnvloedbare kostensoorten mag geen budget van en naar andere kostensoorten worden overgeschreven.

Mocht een budgettaire regeling niet mogelijk zijn dan zal bij de Burap een voorstel tot begrotingswijzing moeten worden ingediend.

 

Artikel 13: Beschikking onvoorzien

Indien geen compensatie binnen de exploitatiebegroting mogelijk is, dient een voorstel aan de directie ter goedkeuring te worden gericht om te mogen beschikken over de post “onvoorzien” in de begroting. Het moet hierbij gaan om uitgaven die voldoen aan de drie O’s (onvoorzienbaar, onvermijdbaar en onuitstelbaar).

 

Investeringsbegroting

Rijnland geeft jaarlijks aanzienlijke bedragen uit aan het bouwen van nieuwe en het ingrijpend aanpassen van bestaande werken en het aankopen van duurzame bedrijfsmiddelen.

Voor de daadwerkelijke uitvoering van een investeringsproject moet via D&H door de VV een investeringsbesluit worden genomen. Stemt de VV met het voorstel in, dan wordt daarmee tegelijkertijd het krediet beschikbaar gesteld om het voorstel te kunnen uitvoeren. In de Nota vaste activabeleid wordt beschreven voor welke activiteiten kredieten kunnen worden aangevraagd en over hoeveel jaren een krediet wordt afgeschreven. De uitgangspunten van ”Projectmatig creëren” en ”Integraal Project Management (IPM)” zijn leidend voor de opzet en uitvoering van projecten van Rijnland.

De uit deze investeringskredieten voortvloeiende kapitaallasten (afschrijving en rente) komen ten laste van de exploitatiebegroting.

 

Artikel 21: Meevallers Dit artikel is conform het op 31 januari 2018 door de VV genomen besluit om te gaan werken met kredieten voor clusters van projecten of voor individuele, grote projecten. Verzamelkredieten zullen niet meer worden aangevraagd.

 

Schematische weergave budgetbevoegdheden