Verordening op de Auditcommissie gemeente Hoorn 2014

Verordening op de Auditcommissie gemeente Hoorn 2014

Artikel 2 Algemene bepalingen

• 1.

  Het Reglement van Orde van de algemene raadscommissie 2014 is van overeenkomstige toepassing op de Auditcommissie voor zover de tekst niet strijdig is met het bepaalde in deze verordening, dan wel de aard van een artikel zich hiertegen verzet.

• 2.

  Voor het in artikel 1 lid 1 van deze verordening genoemde afstemmingsoverleg worden in ieder geval de raadsgriffier, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en een medewerker verantwoordelijk voor de controlefunctie uitgenodigd.

Toelichting Artikel 2

Het in lid 1 bepaalde dient er onder meer toe om te zorgen dat gang van zaken gelijk is aan die van de algemene raadscommissie. Daar waar de gang van zaken afwijkt van het Reglement van orde van de Algemene raadscommissie, bijvoorbeeld over het aantal leden en het opstellen van een conceptagenda, geeft deze verordening een aparte regeling. De auditcommissie heeft een eigenstandige taak. Er wordt minder frequent vergaderd en er wordt onafhankelijk financieel advies aon de raad gegeven. Het is geen commissie waar al om de politieke standpunten van de raadsfracties wordt gevraagd. Het politieke oordeel over de adviezen van de auditcommissie en de aanbevelingen van de accountant volgt in de raad. De in Hd 2 genoemde functionarissen zijn In feite de adviseurs van de commissie. De aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie is ook om in de afstemming tussen belde bestuursorganen elkaar op de hoogte te kunnen houden van gebieden van aandacht.

Artikel 3 Leden van de auditcommissie

• 1.

  De auditcommissie bestaat uit een vertegenwoordiging namens de raad. De leden worden door de raad aangesteld bij aanvang van elke bestuursperiode. Er zijn maximaal 11 en minimaal 5 leden. De leden hebben stemrecht.

• 2.

  Bij verhindering of afwezigheid van het vaste lid is de fractievoorzitter van deze partij de (tijdelijke) plaatsvervanger. Als de fractievoorzitter zelf lid is, wordt een ander lid van de fractie door de fractie aangewezen als plaatsvervanger.

• 3.

  Een lid of plaatsvervangend lid kan raadslid of niet-raadslid zijn. De artikelen 10,11,12,13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op leden van de auditcommissie niet zijnde raadsleden. Zij ondertekenen daartoe een door de griffier opgestelde verklaring.

• 4.

  De raad benoemt uit zijn midden de voorzitter en de auditcommissie wijst zelf uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter kan tevens lid van de auditcommissie zijn. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij verhindering of afwezigheid. Het voorzitterschap en plaatsvervangend voorzitterschap eindigt automatisch aan het einde van elke bestuursperiode.

Toelichting Artikel 3

Om de auditcommissie slagvaardig te houden Is er een goede vertegenwoordiging vanuit meerdere fracties nodig, niet per se vanuit elke fractie. Normaalsproken zijn er 6-7 leden. Er dient enige affiniteit te zijn met het onderzoeksgebied van de (in- en externe) controles, de Jaarstukken en de financiële functie. Hiertoe Is een functieprofiel ter beschikking gesteld aan de fracties. De voorzitter van de auditcommissie is technisch voorzitter, maar hij of zij maakt ook deel uit van de commissie. Dit geeft de mogelijkheid voor de voorzitter om mee te discussiëren.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De auditcommissie voert namens de raad het periodieke afstemmingsoverleg met de accountant zoals bepaald in artikel 4 lid 3 van de Controleverordening gemeente Hoorn.

• 2.

  De auditcommissie adviseert de raad jaarlijks over het programma van eisen voor de accountantscontrole waarin wordt opgenomen: de goedkeuringstoleranties; apart te controleren deelwaarnemingen; een inrichtingsplan voor het accountantsverslag; eventuele tussentijdse controles, de frequentie en inrichting daarvan; posten van de jaarrekening of deelcontroles en afwijkende rapporteringtoleranties.

• 3.

  De auditcommissie adviseert de raad jaarlijks over de jaarrekening.

• 4.

  De auditcommissie kan, indien zij dat nodig vindt, de raad adviseren over de kwaliteit van de 'public governance' binnen de gemeente Hoorn.

• 5.

  De auditcommissie voert namens de raad overleg over (het programma van eisen voor) de aanbesteding van de accountantscontrole en geeft hierover advies aan de raad.

Toelichting Artikel 4

In dit artikel zijn in lid len 2 de taken voor de raad opgenomen die voorvloeien uit de Controleverordening. In lid 3 staat waar dlt toe leidt: een formeel commissieadvies aan de raad. In Hd 4 wordt de Auditcommissie de bevoegdheid gegeven om de raad te adviseren over governance. De uitleg van dit begrip staat In artikel 1. Kernbegrippen zijn rechtmatigheid, transparantie, zuivere rolven/ulling en heldere verantwoording of accountability. Het gaat daarbij ook om alert zijn op fraude, het monitoren van het risicomanagement en de interne controles die plaatsvinden, c.q. de inrichting van de financiële organisatie. Als erop enige van deze gebieden verbeteringen kunnen worden doorgevoerd, dan kan de auditcommissie dlt aan de raad adviseren.

De mogelijkheid om te adviseren over governance geeft de auditcommissie de gelegenheid om zich niet te beperken tot het desbetreffende boekjaar, maar ook om een visie/ontwikkelingsrichting voor de jaren daarna neer te leggen. De acties genoemd In lid 5 komen aan de orde als de benoemingsperiode van de accountant ten einde loopt. Deze periode Is doorgaans 5 jaar met een tussentijds evaluatiemoment na 3 jaar. De raad blijft verantwoordelijk voor het aanstellingsbesluit, maar de auditcommissie kan het voorafgaande aanbestedingsproces namens de raad

Artikel 5 Vergaderfrequentie

De auditcommissie vergadert zo veel zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak. In ieder geval vindt het overleg plaats als bedoeld in artikel 4.

Toelichting Artikel 5

Artikel 5 is het logisch gevolg van de vrije taak die de auditcommissie heeft. Er zijn enkele vaste vergadermomenten In een jaar, als het gaat om controle van de jaarrekening, en het proces eromheen, zoals het verschijnen van de managementletter. Los daarvan kan de auditcommissie ad hoe bijeenkomen. Dlt kan als er problemen zijn te melden bij b.v. risicomanagement, het functioneren van de financiële organisatie en het beheer (de planning -en controlcyclus), het Treasurystatuut, toepassing van nieuwe Informatietechnologie in relatie tot veilig gegevensbeheer, etc. Of specifiek als er over een benoeming van een nieuwe accountant dient te worden gesproken. Verder Is er sprake van een pre-audit bijeenkomst In september waarbij met de accountant overlegd wordt over de prioriteiten die de auditcommissie ziet, bij aanvang van het controleproces.

Omdat in artikel 4 al de taken van de commissie staan uitgelegd, in combinatie met de nieuwe begripsbepaling van artikel 1, zijn de leden 2 en 3 (oud) uit dit artikel overbodig geworden.

Artikel 6 Agenda

Artikel 6 Agenda

• 1.

  De voorzitter van de commissie stelt de conceptagenda van de commissie vast. Hij stuurt deze agenda en de uitnodiging uiterlijk 5 dagen voor de vergadering aan de leden en overige genodigden uit artikel 2, lid 2.

• 2.

  De voorzitter stelt de data vast waarop de overleggen genoemd in artikel 4 van deze verordening plaatsvinden. Extra vergaderingen op verzoek van een lid of de voorzitter, in het vergaderschema opgenomen. Indien er problemen zijn met andere geplande vergaderingen of evenementen van raad of college, vindt er overleg plaats tussen de voorzitter van de commissie en de commissiesecretaris om tot een oplossing te komen.

Toelichting Artikel 6

De voorzitter van de auditcommissie maakt geen deel uit van de agendacommissie, daarin zitten alleen de voorzitters van de algemene raadscommissie. Dlt heeft te maken met het feit dat de auditcommissie een hele specifieke taak en opdracht heeft. De auditcommissie stelt zelf de eigen conceptagenda op en stuurt die rond. Er vindt wel afstemming plaats t.a.v. de vergaderdata.

De voorzitter en de secretaris stellen de conceptagendo voor de vergadering op, in overleg met de overige deelnemers aan het afstemmingsoverleg, en Interne vertegenwoordigers vanuit bureau Planning en Control. Extra vergaderingen kunnen in overleg met de voorzitter worden ingepland. De secretaris zorgt ervoor dat de vergaderdata voor aanvang van een kalenderjaar In het vergaderschema van de raad worden opgenomen. Er kan gezien de relatief beperkte vergaderdruk een iets kortere uiterste verzenddatum voor de vergaderstukken gelden dan bij de algemene raadscommissie.

Artikel 7 Stemrecht

Uitgezonderd de personen genoemd in artikel 3, lid 1 en 2, kan geen van de aanwezigen deelnemen aan een stemming van de auditcommissie.

Toelichting Artikel 7

Dit artikel is opgenomen om in het geval dat er andere genodigden zijn, het misverstand te voorkomen dat deze eveneens stemrecht hebben. Stemmen zal In de praktijk vrijwel nooit. Over ordevoorstellen zoals het sluiten van de deuren is het mogelijk, maar in principe zijn de vergaderingen van de auditcommissie openbaar en kan besloten vergaderen alleen als er op grond van de WOB geheime stukken aan de commissie worden aangeboden. Deze of andere situaties zullen zich vrijwel nooit voordoen. Bij niet voorziene omstandigheden geldt artikel 8 lid 1 eveneens en dat kan In theorie lelden tot een stemming.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter.

• 2.

  De verordening op de auditcommissie van Hoorn, inwerkingtreding 17 februari 2005 en de verordening op de auditcommissie van 27 april 2006 worden gelijktijdig ingetrokken.

• 3.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie in de Staatscourant.

Hoorn, 1 juli 2014

De griffier,                      de voorzitter,