Regeling vervallen per 07-02-2014

Archiefverordening Katwijk 2009 (zonder archivarus)

Geldend van 01-01-2011 t/m 06-02-2014

Intitulé

Archiefverordening Katwijk 2009 (zonder archivarus)

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • e.

    beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;

  • f.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

    Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouding van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Wet, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Hoofdstuk III Toezicht van de secretaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 9

De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden die niet zijn overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 10

  • 1.

    De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2.

    De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 11

De provinciale archiefinspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de gemeentesecretaris, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 12

De teamleider Informatiebeheer doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 13

De gemeentesecretaris doet eenmaal per (twee) jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 14

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2011.

Artikel 15

Deze verordening kan worden aangehaald als “Archiefverordening Katwijk 2009”.