Gedragscode integriteit medewerkers gemeente Krimpenerwaard 2016

1.1.Moet dat nou echt zo’n gedragscode?

In gedachten horen we sommigen van jullie al zeggen: nu ben ik al zo lang ambtenaar, denken jullie nou echt dat ik nog niet weet hoe ik me gedragen moet? We kunnen ons dat gevoel best voorstellen. We gaan ons ook niet verschuilen achter de Ambtenarenwet. Hoewel daar de verplichting in staat om een Gedragscode te hebben, willen we met jou toe naar de praktijk! Een gedragscode geeft aan welk gedrag van medewerkers verwacht wordt en stimuleert het gesprek daarover.

2.1.Wat wordt er van jou verwacht?

Van jou wordt goed gedrag verwacht, of je nou een uniform draagt, een rok of een driedelig kostuum; het publiek moet vertrouwen hebben in ons als ambtenaar. De burger heeft recht op een goede dienstverlening. De kwaliteit van de dienstverlening wordt bij elk contact met de gemeente beoordeeld. Het persoonlijk contact is belangrijk voor die beoordeling. Is iemand een keer onvriendelijk geholpen, dan is de indruk van de hele gemeentelijke dienstverlening slecht. De burger wil een goede (telefonische) dienstverlening, teruggebeld worden als dat beloofd is en met respect behandeld worden. Het gezicht van de gemeente wordt bepaald door ons allemaal.

Laten we open en duidelijk zijn in wat de klant van je kan verwachten. Daarnaast is respect ook een onderdeel van hoe jij in jouw dagelijks werk communiceert met en over burgers. Dit kan zijn in persoonlijke contacten, telefonisch of per brief/e-mail.

Betrouwbaarheid is een kwestie van vertrouwen. Iedere werkdag maken alle medewerkers van de gemeente Krimpenerwaard zich sterk om het vertrouwen van burgers, collega’s en andere samenwerkende partijen waar te maken. Maar aan integer gedrag moet je ook met elkaar werken.

2.2.Wat is ons streven?

Laten we ons inzetten om samen te werken, samen klantgericht bezig te zijn en samen resultaatgericht te werken. Dat is alleen mogelijk als we een integere omgang met elkaar hebben. Integriteit is voor onze organisatie een positief begrip en laat zien waar wij voor staan. Samen gaan we daarvoor!

2.3.Waar ligt de grens wat wel en niet mag?

Het zijn juist de schemerzones die de aandacht verdienen en waar zich vooral de dilemma’s voordoen. Daarom hecht de gemeente Krimpenerwaard veel waarde aan het met elkaar bespreekbaar maken van dilemma’s. Spreek er met elkaar over in alle openheid.

We gaan geen opsomming geven van wat wel en niet mag. Dat is onbegonnen werk. Houd in je achterhoofd: durf ik het aan dat ik met naam en toenaam wordt genoemd in de krant die je partner, familieleden en kennissen lezen? Als die vraag positief kan worden beantwoord, dan zit het veelal goed. We gaan daarbij natuurlijk wel uit van een normaal moraalbesef. Twijfel je, bespreek dit dan met je collega of leidinggevende.

2.4.Wie is verantwoordelijk voor een integere organisatie?

Jij en wij met elkaar. Iedereen heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid. Het is daarmee een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de leiding, de collega’s en jijzelf! Zo wordt integriteit in onze organisatie op een hoog niveau gehouden. Door jou, door ons.

Integriteit begint bij de spiegeltest: waar kan ik mijzelf op aanspreken als ik eerlijk ben? Deze test geldt voor iedereen. En als ik een collega (medewerker, leidinggevende, collegelid) iets zie doen, wat volgens mij niet de bedoeling is, dan maak ik dit bespreekbaar. Daarnaast hebben leidinggevenden een specifieke verantwoordelijkheid.

2.5.Specifieke verantwoordelijkheid leidinggevenden

De gemeente Krimpenerwaard verwacht van leidinggevenden dat zij een voorbeeldfunctie vervullen voor hun medewerkers en dat zij zich verantwoordelijk tonen voor het welzijn van hun medewerkers en de hele organisatie.

Dit betekent dat een leidinggevende:

• ·

  Zorgt voor een cultuur waarin integriteit serieus wordt genomen

• ·

  Agendeert het onderwerp integriteit (minimaal) drie keer per jaar tijdens het afdelingsoverleg

• ·

  Zorgt voor een omgeving waarin grote openheid heerst, waardoor ‘gesjoemel’ en ander ongewenst gedrag wordt geremd

• ·

  Goed voorbeeldgedrag vertoont en transparant is in zijn beslissingen

• ·

  Medewerkers aanspreekt op het niet naleven van de gedragscode en goed gedrag waardeert

• ·

  Actief inspeelt op signalen van medewerkers over ongewenst gedrag, medewerkers daarop aanspreekt of het onderwerp bespreekbaar maakt, zodat hier afspraken gemaakt kunnen worden

• ·

  Zich verantwoordelijk toont in het helder krijgen van de verwachtingen van medewerkers in het managen van integriteit en het oplossen van dilemma’s

In hun houding :

• ·

  Zich bewust toont van zijn eigen voorbeeldfunctie en zijn gedrag en welke invloed dat heeft op medewerkers

• ·

  Open staat voor het leren van elkaars ervaringen en het omgaan met lastige situaties zoveel mogelijk stimuleert

• ·

  Oog heeft voor zaken die goed gaan/verbeterd zijn en daar actief over communiceert

3.1.Giften, relatiegeschenken en uitnodigingen

Bedenk dat achter elk geschenk een –wellicht welgemeende- bedoeling ligt. Het is dan ook zinvol de intentie van de gever kritisch te beschouwen. Ook het moment waarop een geschenk wordt aangeboden is van belang. Zijn er onderhandelingen gaande met de gever? Of is het geschenk omdat een project is afgerond? Hoe groot is het risico van mogelijke beïnvloeding?

Alle geschenken, in welke vorm dan ook, moet je zoveel mogelijk beleefd afslaan en hiervoor vriendelijk bedanken. Als je er niet onder uit kan, dan mag je het geschenk aannemen als de waarde minder dan 50 euro is. Meldt een ontvangen geschenk altijd direct aan de leidinggevende.

Reizen en andere uitstapjes moeten altijd functioneel en in het belang van de gemeente zijn. Let op mogelijke belangenverstrengeling bij uitnodigingen voor evenementen, het houden van een lezing of presentatie. Een uitstapje moet altijd een meerwaarde hebben voor de gemeente. Om hierover geen misverstanden te laten ontstaan, dient de leidinggevende in te stemmen met het uitstapje. Bij uitnodigingen voor etentjes geldt in grote lijnen hetzelfde als voor geschenken. Meldt het etentje in ieder geval vooraf bij de leidinggevende.

Houd altijd rekening met de beeldvorming naar buiten toe!

3.2.Kleding

Er is een regeling kledingvoorschriften gemeente Krimpenerwaard vastgesteld.

Tijdens je functievervulling ga je bewust om met het feit dat je je representatief gekleed en uiterlijk goed verzorgd behoort te zijn. Het kan zijn dat je door je functie verplicht bent dienstkleding te dragen.

3.3.Nevenwerkzaamheden en persoonlijke belangen

Er is een regeling melden en publiceren nevenwerkzaamheden gemeente Krimpenerwaard vastgesteld.

Behalve je functie bij de gemeente Krimpenerwaard, kun je ook een nevenfunctie vervullen. Het wordt gewaardeerd als je een bestuurlijke functie of een andere vorm van vrijwilligerswerk verricht voor een maatschappelijke organisatie of instelling. Een nevenfunctie die raakvlakken heeft c.q. kan hebben met de belangen van de organisatie moet je melden, voor zover deze in verband staat met de functievervulling. Dit soort nevenfuncties moet je melden bij de afdeling BMO/team P&O vóór je deze aanvaardt. Het formulier hiervoor staat op intranet. Je mag geen nevenfunctie vervullen waardoor belangenverstrengeling ontstaat dan wel de schijn daarvan.

3.4.Persoonlijke omgangsvormen en flexplekken

Elke dag zie en spreek je wel een collega. Je gaat collegiaal en respectvol met elkaar om. Dat is immers een vanzelfsprekendheid. Spreek open en constructief met elkaar over gedrag en functioneren. Integriteit vereist dat je op een fatsoenlijke manier met elkaar omgaat en elkaar eerlijk aanspreekt. Je bent ervoor verantwoordelijk dat je een open cultuur creëert waarin je daadwerkelijk met elkaar bespreekt wat het beste is om te doen. Daarbij is het geaccepteerd als je een andere mening of visie hebt, maar het is belangrijk dat je dat wel met elkaar deelt.

Algemene omgangsvormen

• ·

  Vloeken en schelden wordt niet getolereerd

• ·

  We blijven niet hangen in klagen en negatief praten over de organisatie en anderen

• ·

  We doen niet mee aan roddelen en kwaadspreken

• ·

  Discrimineren, (seksueel) intimideren en pesten op het werk wordt niet getolereerd

• ·

  Spreek mensen persoonlijk aan als het gedrag van de ander je dwarszit

• ·

  Positieve houding aan collega’s laten zien

• ·

  Luisteren naar anderen

• ·

  De ‘waarom’-vraag stellen als je twijfels hebt over iemands handelen

• ·

  Leveren van opbouwende kritiek

• ·

  Zoek hulp bij anderen als je het moeilijk vindt om iets bespreekbaar te maken

• ·

  Je behandelt jouw collega met respect

• ·

  Je maakt geen misbruik van macht en positie, je bevoordeelt jouw familie en vrienden niet

• ·

  Je discrimineert nooit

• ·

  Je bent je voortdurend bewust van de mogelijkheid dat jouw gedrag intimiderend kan zijn voor de ander

• ·

  Je gebruikt e-mail of internet in principe alleen voor zakelijke doeleinden

• ·

  Je gebruikt de e-mail of internet van de gemeente nooit voor het verkrijgen of verschaffen van pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend, aanstootgevend, (seksueel) intimiderend materiaal en/of 18+ afbeeldingen

• ·

  Je houdt jezelf aan gemaakte afspraken; 'afspraak is afspraak'

• ·

  Je geeft op een goede manier feedback

3.5.Privégebruik arbeidstijd en organisatiemiddelen

In artikel 15:1b van de CAR en de bereikbaarheidswijzer zijn de bepalingen hierover vastgelegd.

Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken binnen de gemeente Krimpenerwaard houdt in dat je flexibel kan werken. Met flexibel wordt niet alleen de tijd bedoeld, maar ook de locatie. Natuurlijk weten we dat dit niet voor elke medewerker binnen onze organisatie geldt.

Het is, in principe, toegestaan om tijd- en plaats-onafhankelijk te werken. Dit wordt altijd in overleg door jou met jouw leidinggevende afgestemd. Omdat plaats-onafhankelijk werken mogelijk is, is het belangrijk dat je een goede balans vindt tussen arbeidstijd en privétijd.

Je hebt of een ambtelijke aanstelling of een andere werkrelatie met de gemeente Krimpenerwaard. Hiervoor krijg je een bepaald salaris. Het is dan ook logisch dat hier een overeengekomen prestatie tegenover staat. Daarvoor ben je tenslotte ‘ingehuurd’.

Omdat privé- en werktijd door elkaar heen kunnen lopen kan het dat je thuis nog wat werk voor de gemeente doet en op de zaak nog wat privézaken regelt. Het is de bedoeling dat je hier bewust, open en verantwoord mee omgaat. Het is vooral je eigen verantwoordelijkheid om dit scherp te houden.

Over onze arbeidstijd gelden de volgende richtlijnen:

• ·

  Privébellen op de werkplek, in bijzijn van collega’s uitvoerig over je privésituatie praten of soortgelijke activiteiten zijn niet passend omdat collega’s hier last van hebben. In ieder geval is het gewenst om, als het kan, bellen zowel zakelijk als privé op andere plaatsen te doen dan in de open kantoorplekken

• ·

  Houd je aan- en afwezigheid actueel in outlook en My Portal (de handleidingen hiervoor vind je op intranet onder handleidingen/bereikbaarheidswijzer)

• ·

  Zorg dat de bezoeker zich niet hoeft te storen aan rokende medewerkers voor het gemeentekantoor

• ·

  Heb je twijfels over of iets wel of niet past binnen werktijd, dan bespreek je dit met je leidinggevende

• ·

  Met de gemeentelijke middelen behoor je integer om te gaan. Dit betekent in ieder geval dat je deze middelen niet gebruikt (bijv. kopieerapparaat) of meeneemt (bijv. aanhangwagen) voor privégebruik

• ·

  Privégebruik van telecommunicatiemiddelen (op de werkplek of ter beschikking gestelde telecommunicatiemiddelen) is toegestaan, mits dit gebruik niet strijdig is met de inhoud van de gedragscode en de middelen niet onder het privégebruik te leiden hebben.

• ·

  Je bent je ervan bewust dat je met de nodige zorgvuldigheid deze middelen dient te gebruiken (beveiligingsrisico’s, kosten, ethische risico’s) en waarborgt hierbij in ieder geval de integriteit en goede naam van de organisatie.

3.6.Het politiek-ambtelijke spanningsveld

Een gemeente is een bijzondere organisatie omdat er een politiek-bestuurlijke leiding is. Dit geeft jouw werk extra dynamiek. Soms kan dit leiden tot een spanningsveld tussen jouw eigen opvattingen en de gewenste richting vanuit de bestuurlijke top. Hiermee moet je op een juiste wijze omgaan.

Dit betekent dat:

• ·

  Je bestuurders behulpzaam bent door ze te wijzen op mogelijke integriteitsrisico’s

• ·

  Je jouw leidinggevende om advies vraagt als je een dilemma ervaart bij het contact met bestuurders

3.7.Reageren op niet integere zaken

In de regeling melding vermoeden misstanden en/of onregelmatigheid gemeente Krimpenerwaard zijn de bepalingen hierover vastgelegd.

Je bent niet alleen aanspreekbaar door je leidinggevende op je handelen en uitlatingen, maar ook door je collega’s. Zoals jij dat kan naar jouw collega’s, kan dat omgekeerd natuurlijk ook. Daar moet je open voor staan. Doe dat niet met grof geschut. Kies daar ook een passend moment voor uit.

Dit betekent dat:

• ·

  Je je twijfels over integriteit in eerste instantie zelf bepreekt met je collega. Is dat niet mogelijk of leidt dat niet tot het gewenste resultaat, dan licht je je leidinggevende of vertrouwenspersoon in.

• ·

  Collega’s en burgers jouw werkwijze en jouw woorden anders kunnen ervaren dan je bedoelt

• ·

  Bij een strafbaar feit of schending van regelgeving of beleidsregels je direct naar je leidinggevende of de vertrouwenspersoon toestapt.

• ·

  Als het een strafbaar feit is, dan zal de gemeentesecretaris/algemeen directeur hiervan aangifte doen. Dat is een wettelijke verplichting.

Bij vermoeden van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je gebruikmaken van de “Regeling melding vermoeden misstanden en/of onregelmatigheid Krimpenerwaard”. De gemeente is verplicht om te reageren op jouw melding. Wil je dat niet bekend wordt dat jij de misstand aankaart, dan kun je via de vertrouwenspersoon een melding doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van jouw identiteit.

Wij verwachten van jou dat jij reageert wanneer er iets gebeurt op de werkplek dat in strijd is met de hiervoor genoemde gedragsregels. Het is belangrijk dat je hierover met elkaar praat, collega’s aanspreekt op gedrag en je leidinggevende tijdig op de hoogte stelt. Op deze manier wordt een gedragscode geen statisch gegeven. Waarden en normen veranderen tenslotte in de tijd. Erover praten doorbreekt taboes, leidt tot meer inzicht en tot evaluatie en zo nodig bijstellen van de normen.

3.8.Vertrouwelijke- en privacygevoelige informatie

In de regeling ambtseed gemeente Krimpenerwaard en het informatiebeveiligingsbeleid gemeente Krimpenerwaard zijn de bepalingen hierover vastgelegd.

De bescherming van gegevens en privacy behoort te worden bewerkstelligd overeenkomstig relevante wetgeving, voorschriften en indien van toepassing contractuele bepalingen. Hier is met name de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) van toepassing. Binnen de gemeente is er informatie over burgers en instellingen beschikbaar, waarmee zorgvuldig omgegaan moet worden. Ook buiten het werk moeten we hier zorgvuldig mee omgaan.

De basisregel is: weet of vermoed je dat informatie vertrouwelijk moet blijven of gevoelig ligt, dan doe je over dergelijke informatie geen mededeling aan derden en zorg je ervoor dat betreffende stukken veilig opgeborgen zijn.

Dit betekent dat je:

• ·

  De privacy van cliënten, zakelijke relaties, collega’s respecteert en alleen bestanden raadpleegt die functioneel van aard zijn

• ·

  Geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten ‘lekt’

• ·

  Ervoor zorgt dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als je jouw werkplek verlaat en dat je je computerscherm is afgesloten

• ·

  Alert moet zijn dat anderen niet meeluisteren met een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken, die niet voor hen bestemd zijn

• ·

  Wanneer je in het kader van je functie toegang hebt tot gegevens waarover je geheimhoudingsplicht hebt, deze informatie als geheim moet behandelen

3.9.Sociale media

Door ‘social media’; ook wel digitale media genoemd, zoals Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn et cetera, is de beheersbaarheid van de communicatie sterk veranderd. Dit komt doordat burgers zelf zender zijn geworden. Iedereen kan zijn of haar genoegens en ongenoegens uiten en gelijkgestemden vinden. Het delen van informatie in netwerken kan leiden tot een beter resultaat. Digitale media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk en kunnen bijdragen aan een positief imago van de gemeente. Het delen van informatie en kennis met groepen waarmee op traditionele wijze nauwelijks communicatie mogelijk was, kan leiden tot een beter beeld van de organisatieomgeving. Een bruikbaar instrument dus!

De openbare discussie via de sociale media is een bron van informatie! Leg je oor te luisteren om erachter te komen wat er speelt, wie er over je onderwerp spreekt en wat er wordt gezegd. Alle medewerkers zijn een belangrijke schakel binnen het monitoren van sociale media.

Lees je positieve of negatieve berichten over de gemeente? Overleg dan met team communicatie of en hoe je daar het beste op kunt reageren.

Blijf je wel bewust dat je als medewerker ook een ambassadeur bent van de gemeente Krimpenerwaard. Bedenk dat het publiekelijk stelling nemen tegen een onderwerp in tegenstelling kan zijn met de belangen van de gemeente. Je bent in de ogen van anderen altijd een medewerker van de gemeente. Dit kan een conflict veroorzaken, met alle gevolgen van dien. Daarom gaan officiële mededelingen of contacten met de pers altijd via de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning/team communicatie.

Iedereen wordt aangemoedigd om gebruik te maken van digitale media, mits het werk gerelateerd is. We willen wel graag dat je dit correct en met verstand doet. Je mening geven mag natuurlijk, maar laat je hierbij niet ongenuanceerd of onbehoorlijk uit over de gemeente, je werk en je collega’s.

4.1.Slotbepaling

Deze gedragscode wordt aangehaald als “Gedragscode integriteit medewerkers gemeente Krimpenerwaard 2016” en treedt in werking de dag na publicatie en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2016.