Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de raadscommissies en gemeenteraad van Krimpenerwaard op het RIS en op het raadsgedeelte van de website van de gemeente Krimpenerwaard 2016

Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte van de website van de gemeente Krimpenerwaard.

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd.

De gegevens kunnen wel ter beschikking worden gesteld aan de leden van het gemeentebestuur.

Artikel 3 Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens op het RIS en/of op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.

Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen actief geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens.

• a.

  Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden.

  Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen.

  Op de website van de gemeenteraad (en op de algemene website van de gemeente Krimpenerwaard) worden de namen, emailadressen, en (optioneel) telefoonnummers van politieke ambtsdragers gepubliceerd. Hun nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt.

  Gedragslijn:

  Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel bekend gemaakt worden op de website.

• b.

  Persoonsgegevens van ambtenaren

  Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’.

  De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam en eventueel de afdeling waar zij werkzaam zijn. Het vermelden van namen van ambtenaren en weglaten van e-mailadressen en doorkiesnummers is conform de ‘Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op internet’ van het College bescherming persoonsgegevens.

  Gedragslijn:

  Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad geldt, ongeacht of zij voor de gemeente Krimpenerwaard of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden openbaargemaakt, eventueel met vermelding van hun functie en de afdeling waar zij werkzaam zijn.

• c.

  Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

  Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook regelmatig voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.

  Gedragslijn:

  Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden op de website van de raad openbaar gemaakt, tenzij de afzender binnen een week na ontvangst (uit eigen beweging) per mail (of anderszins) schriftelijk aangeeft daar bezwaar tegen te hebben. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en overige persoonsgegevens staan, worden deze desgewenst verwijderd.

• d.

  Persoonsgegevensvan personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen.

  Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in - al dan niet digitaal - voor publicatie op de website van de raad. Hun mondelinge inbreng wordt genotuleerd. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en overige persoonsgegevens staan, worden deze desgewenst verwijderd.

  Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun naam.

  Gedragslijn:

  De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een raadsvergadering wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier genotuleerd.

  Indien een inspreker een tekst inlevert - op papier of digitaal - voor publicatie op de website, dan wordt deze op de website geplaatst zoals die is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens tenzij de afzender binnen een week na ontvangst (uit eigen beweging) per mail (of anderszins) schriftelijk aangeeft daar bezwaar tegen te hebben. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en overige persoonsgegevens staan, worden deze desgewenst verwijderd.

• e.

  Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.

  De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens geanonimiseerd en handtekeningen door hen afgeplakt.

  Gedragslijn:

  Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden op de website van de raad openbaar gemaakt, tenzij de afzender binnen een week na ontvangst (uit eigen beweging) per mail (of anderszins) schriftelijk aangeeft daar bezwaar tegen te hebben. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en overige persoonsgegevens staan, worden deze desgewenst verwijderd.

• f.

  Besluiten of zaken als benoemingen

  Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

  Gedragslijn:

  De noodzakelijke persoonsgegevens worden in een geheim dossier bewaard en indien niet meer noodzakelijk vernietigd.

Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-) belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.