Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Gemeente Moerdijk

Verordening voor de raadscommissies

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OverheidsorganisatieGemeente Moerdijk
Officiële naam regelingVerordening voor de raadscommissies
CiteertitelVerordening voor de raadscommissies
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 82 van de Gemeentewet

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerking-

treding

Terugwerkende

kracht tot en met

Datum uitwerking-

treding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

08-11-2012Nieuwe regeling

25-10-2012

Moerdijkse Bode week 45, 2012

Onbekend

Tekst van de regeling

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen de volgende regeling:

VERORDENING VOOR DE RAADSCOMMISSIES VAN DE GEMEENTE MOERDIJK

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    beeldvormende commissievergadering: een bijeenkomst van de leden van de betreffende commissie waarin de voor een raadsvergadering te agenderen onderwerpen in het algemeen op informerende wijze worden besproken;

  • b.

    meningsvormende commissievergadering: een bijeenkomst van de leden van de betreffende commissie, waarin over de voor een raadsvergadering te agenderen onderwerpen in het algemeen argumenten worden uitgewisseld en meningen worden gevormd. Hierin wordt gevraagd of deze voorstellen rijp zijn voor besluitvorming door de raad en of deze voorstellen tot sterstuk c.q. besluitstuk kunnen worden verklaard;

  • c.

    sterstuk: voorstel waarover tijdens de raadsvergadering naar verwachting geen verdere discussie nodig zal zijn;

  • d.

    lid: raadsleden en burgerleden die door de fractie zijn voorgedragen;

  • e.

    voorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens vervanger;

  • f.

    griffier: griffier van de raad of diens vervanger;

  • g.

    commissieagenda-overleg: bestaat uit de voorzitters van de raadscommissies en de griffier.

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling en taken van raadscommissies

  • 1. Bij aanvang van elke nieuwe raadsperiode stelt de raad één of meerdere raadscommissies in.

  • 2. De beeldvormende raadscommissie bereidt de behandeling van een onderwerp in de meningsvormende raadscommissie voor en richt zich op het vergaren van informatie, tenzij het presidium bepaalt dat behandeling in de beeldvormende vergadering niet noodzakelijk is.

  • 3. De meningsvormende raadscommissie bereidt de besluitvorming in de raad voor en richt zich op het verkrijgen van een goed inzicht in de meningen, ideeën, voor- en nadelen of argumenten pro en contra van een onderwerp of voorstel zodat bij de raadsvergadering tot een gewogen oordeel gekomen kan worden, tenzij het presidium bepaalt dat behandeling in de meningsvormende vergadering niet noodzakelijk is.

  • 4. De meningsvormende raadscommissie kan uit eigen beweging advies uitbrengen aan de raad over zaken, die betrekking hebben op het werkgebied van de commissie;

  • 5. De raadscommissie voert overleg met het college of de burgemeester in zijn hoedanigheid als portefeuillehouder over in ieder geval door het college of burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 3 Samenstelling

  • 1. Regel is dat de commissies bestaan uit tenminste 1 lid van elke raadsfractie. Elke fractie heeft de mogelijkheid om maximaal drie leden, waarvan desgewenst een burgerlid als bedoeld in lid 4 ter aanwijzing als lid van één van de commissies voor te dragen.

  • 2. De in het eerste lid genoemde leden worden door de raad op bindende voordracht van de fracties benoemd.

  • 3. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een raadscommissie.

  • 4. Een burgerlid aanvaardt zijn benoeming schriftelijk en verklaart zich te houden aan de bepalingen zoals genoemd in deze verordening.

  • 5. Een eventuele plaatsvervanging van een commissielid, tevens zijnde raadslid wordt vanuit de fractie geregeld. Bij een plaatsvervanging wordt vooraf aan de vergadering melding gedaan aan de griffier. Plaatsvervanging van een burgerlid is niet mogelijk.

  • 6. Een burgerlid heeft toegang tot de leeskamer van de raad en heeft inzage in stukken die de overige leden van de commissie waarin deze is benoemd kunnen inzien en die aan hen worden toegezonden en heeft het recht inzage te nemen van stukken die in een besloten vergadering van de commissie waarin deze is benoemd aan de orde kunnen komen.

  • 7. Het burgerlid is verplicht tot geheimhouding indien en voor zover voor de overige commissieleden deze verplichting geldt.

  • 8. Het burgerlid neemt met betrekking tot de in de leeskamer gedeponeerde stukken dezelfde zorgvuldigheid in acht als van de raadsleden wordt verwacht.

Artikel 4 Beeldvormende vergaderingen

  • 1. Beeldvormende vergaderingen hebben als doel het verkrijgen van alle informatie door de commissieleden die nodig is voor een goede meningsvorming en voor de uiteindelijke beslissing in de raadsvergadering.

  • 2. Informatie betreffende het aan de orde zijnde onderwerp kan worden gegeven door de deelnemers aan een beeldvormende vergadering.

  • 3. Tijdens beeldvormende vergaderingen vergaren de commissieleden informatie door in gesprek te gaan met alle deelnemers en onthouden de commissieleden zich van het uitspreken over of het aanduiden van een oordeel inzake het onderhavige onderwerp.

  • 4. Burgers, belanghebbenden en het college hebben het recht om aan een beeldvormende vergadering deel te nemen. Zij onderwerpen zich daarbij aan de vergaderorde en de overige regels die de voorzitter hun op grond van artikel 6 oplegt.

  • 5. Beeldvormende vergaderingen worden door de voorzitter afgesloten met een formulering van een advies aan het commissieagenda-overleg, dat kan luiden:

    • a.

      Er is voldoende informatie over het aan de orde zijnde onderwerp voorhanden en kan al dan niet na verdere uitwerking of voorbereiding door het college in de meningsvormende commissie besproken worden;

    • b.

      Er is onvoldoende informatie over het aan de orde zijnde onderwerp en moet in een volgende beeldvormende commissievergadering opnieuw aan de orde komen.

Artikel 5 Meningsvormende vergaderingen

  • 1.

    Meningsvormende vergaderingen hebben als doel het beraadslagen door de commissieleden over mogelijke standpunten ten aanzien van aan de orde zijnde onderwerpen.

  • 2.

    In beginsel nemen het college en de burgemeester geen deel aan de in het eerste lid bedoelde beraadslagingen bij onderwerpen, welke in een beeldvormende commissievergadering aan de orde zijn geweest. Het college en de burgemeester kunnen aan de in het eerste lid bedoelde beraadslagingen deelnemen indien het voorstel of onderwerp van het college afkomstig is en niet in een beeldvormende commissievergadering aan de orde is geweest. Op uitnodiging van de voorzitter kan het college of de burgemeester ook aan andere beraadslagingen deelnemen.

  • 3.

    Burgers en belanghebbenden hebben in meningsvormende vergaderingen in beginsel geen spreekrecht, tenzij de voorzitter hen het recht op spreekrecht, overeenkomstig artikel 20, verleent. Daarnaast kunnen burgers en belanghebbenden aan de beraadslagingen deelnemen indien de raadscommissie dat op grond van artikel 10 lid 2 toestaat.

  • 4.

    Meningsvormende vergaderingen worden door de voorzitter afgesloten met een formulering van een advies aan de raad, dat kan luiden:

    • a.

      het aan de orde zijnde onderwerp is voldoende besproken en rijp voor besluitvorming in de raad (sterstuk);

    • b.

      het aan de orde zijnde onderwerp is voldoende besproken en rijp voor besluitvorming in de raad, doch vereist nog debat in de raadsvergadering;

    • c.

      het aan de orde zijnde onderwerp is nog onvoldoende besproken en moet al dan niet na verdere uitwerking of voorbereiding door het college in een volgende meningsvormende vergadering opnieuw aan de orde komen.

      De commissie brengt dit advies schriftelijk uit aan de raad, welke wordt meegestuurd met destukken voor de raadsvergadering, waarin het onderwerp van advies zal worden behandeld.

Artikel 6 Voorzitter

  • 1. Een commissievoorzitter wordt door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad. De plaatsvervanging van de voorzitter vindt als regel plaats bij wijze van onderlinge vervanging van de voorzitters. Indien onderlinge vervanging niet mogelijk is, wijst de commissie op ad hoc basis een voorzitter uit zijn midden aan.

  • 2. De voorzitter is geen lid van de raadscommissie.

  • 3. De voorzitter is belast met:

    • a.

      het leiden van de bijeenkomst;

    • b.

      het uitnodigen van aanwezigen deel te nemen aan de beraadslagingen;

    • c.

      het verlenen van het woord aan de deelnemers;

    • d.

      het formuleren van nog openstaande vragen;

    • e.

      het formuleren en vastleggen van de toezeggingen;

    • f.

      het concluderen dat het onderwerp:

      • -

        is afgedaan;

      • -

        nogmaals wordt geagendeerd voor een volgende bijeenkomst;

      • -

        kan worden geagendeerd voor de meningsvormende commissievergadering;

      • -

        rijp is voor besluitvorming door de raad en kan worden geagendeerd voor de raadsvergadering als sterstuk c.q. als bespreekstuk;

      • -

        in handen wordt gesteld van het college.

    • g.

      het handhaven van de orde;

    • h.

      het doen naleven van deze verordening.

Artikel 7 Zittingsduur en vacatures

  • 1. De zittingsperiode van een lid en de voorzitter eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 2. Een lid houdt op lid te zijn van een raadscommissie indien zij niet meer voldoen aan in artikel 3, derde en vierde lid gestelde eisen.

  • 3. De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

  • 4. De raad kan de voorzitter ontslaan.

  • 5. Een lid of de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

  • 6. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 3 en 6.

  • 7. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 8 Griffier

Ter ondersteuning van iedere raadscommissie zijn de griffier en eventueel een door de griffier aan te

wijzen griffiemedewerker in iedere vergadering aanwezig.

Hoofdstuk 3 Aanwezigheid overige deelnemers

Artikel 9 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

  • 1. De burgemeester, de wethouders, de secretaris en eventueel de ambtelijke vertegenwoordigers zijn aanwezig bij een beeldvormende commissievergadering indien de aan de orde zijnde onderwerpen respectievelijk voorstellen betrekking hebben op zijn of haar portefeuille.

  • 2. De voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders en de secretaris, al dan niet op hun verzoek, uitnodigen bij de behandeling van een bepaald onderwerp in de meningsvormende commissievergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen als bedoeld in artikel 5 lid 2.

  • 3. Indien de portefeuillehouder door de voorzitter niet uitgenodigd is voor de behandeling van een bepaald onderwerp in een meningsvormende commissievergadering, dan hebben de leden het recht om tot 24 uur voor de vergadering de griffier te verzoeken de portefeuillehouder voor de vergadering uit te nodigen.

Artikel 10 Overige deelnemers

  • 1. In de beeldvormende commissie kunnen burgers en belanghebbenden aan de bespreking deelnemen.

  • 2. De meningsvormende commissie kan bepalen dat anderen dan de in de vergaderingen aanwezige leden van de raadscommissie, voorzitter, burgemeester, wethouders en secretaris aan de beraadslagingen deelnemen. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een begin wordt gemaakt.

Hoofdstuk 4 Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding

Artikel 11 Plaats en tijdstip vergadering
  • 1. De beeldvormende commissievergaderingen vinden plaats volgens een door het presidium vastgesteld schema, beginnen om 19.30 uur en vinden plaats in het gemeentehuis of op locatie.

  • 2. De meningsvormende commissievergaderingen vinden in de regel plaats eenmaal in de 6 weken volgens een door het presidium vastgesteld schema, beginnen om 19.30 uur en vinden in het algemeen plaats in het gemeentehuis.

  • 3. Indien er een tweede bijeenkomst van dezelfde vergadering wordt gehouden, wijst de voorzitter na overleg met de leden voor sluiting van de eerste bijeenkomst een dag en aanvangsuur voor de tweede bijeenkomst aan.

  • 4. Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of twee fracties schriftelijk met opgaaf van reden daarom verzoeken.

  • 5. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

Artikel 12 Commissieagenda-overleg
  • 1. Het commissieagenda-overleg heeft tot taak het voorlopig vaststellen van de agenda’s van de raadscommissies en het zorgdragen voor een goede onderlinge afstemming tussen de commissies.

  • 2. De leden van het commissieagenda-overleg overleggen via de e-mail, tenzij een van de voorzitters of de griffier het beleggen van een vergadering nodig acht.

  • 3. De leden van het commissieagenda-overleg hebben elk één stem in het commissieagenda-overleg.

  • 4. De voorzitter van de raad kan de vergaderingen van het commissieagenda-overleg bijwonen. De griffier is in elke vergadering van het commissieagenda-overleg aanwezig.

  • 5. Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt het onderwerp behandeld in de raadscommissie, die het onderwerp het meest aangaat, tenzij het commissieagenda-overleg besluit tot behandeling in een gezamenlijke vergadering van de betreffende raadscommissies.

  • 6. Indien een gezamenlijke vergadering van raadscommissies wordt belegd als bedoeld in lid 5, bepalen de voorzitters van de betreffende raadscommissies in onderling overleg wie de taken van de voorzitter zal vervullen.

Artikel 13 Oproep
  • 1. De voorzitter, c.q. de griffier namens de voorzitter, roept alle leden en anderen, ten minste elf dagen voor het houden van de bijeenkomst op. Voorafgaande aan de beeldvormende commissievergadering zal de griffier in overleg met de voorzitter mede op advies van de vakafdeling nagaan welke overige deelnemers worden uitgenodigd.

  • 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken en stukken welke vertrouwelijk ter inzage zijn gelegd, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden toegezonden.

Artikel 14 De agenda
  • 1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Deze wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden toegezonden.

  • 2. Bij aanvang van de vergadering stellen de leden de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of afvoeren.

  • 3. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

  • 4. Op voorstel van een lid of voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 15 Ter inzage leggen van stukken
  • 1. De stukken, welke ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden tenminste elf dagen voorafgaand aan de dag van de vergadering ter inzage gelegd in het gemeentehuis en voor zover het aanvullende voorstellen betreft zo spoedig mogelijk. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.

  • 2. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

  • 3. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd blijven de stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

Artikel 16 Openbare kennisgeving
  • 1. De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in één of meer huis-aan-huisbladen, op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website bekend gemaakt.

  • 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

    • b.

      de wijze waarop en de plaatsen waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

    • c.

      de mogelijkheid tot het deelnemen aan de beraadslagingen in beeldvormende commissies als bedoeld in artikel 4 en het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 20.

  • 3. Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.

Paragraaf 2 Orde der vergaderingen

Artikel 17 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 18 Zitplaatsen bij raadscommissievergaderingen
  • 1. Bij beeldvormende commissievergaderingen nemen aan de vergadertafel in ieder geval plaats de voorzitter, de griffier, de portefeuillehouder(s) en (ambtelijke) adviseur(s).

  • 2. Bij meningsvormende commissievergaderingen nemen aan de vergadertafel plaats de voorzitter, de leden en de griffier.

  • 3. De griffier draagt zorg voor een zitplaats voor wethouders, de gemeentesecretaris en overige personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd.

Artikel 19 Opening vergadering en quorum
  • 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsfracties aanwezig is.

  • 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal raadsfracties aanwezig is, kan de voorzitter met een tussenperiode van tenminste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de dan aanwezige raadsfracties beraadslagen en besluiten over de geagendeerde onderwerpen.

  • 3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter alleen over niet geagendeerde aangelegenheden beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsfracties aanwezig is.

Artikel 20 Spreekrecht burgers bij meningvormende commissies
  • 1. Elke aanwezige burger of belanghebbende kan bij het betreffende agendapunt gedurende maximaal vijf minuten het woord voeren, mits de voorzitter van de meningsvormende commissievergadering de burger respectievelijk belanghebbende vooraf toestemming heeft verleend.

  • 2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a. een besluit dan wel voorgenomen besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan, tenzij er sprake is van ruimtelijke plannen, waarbij geen toepassing wordt gegeven aan het gestelde in artikel 20a van deze verordening;

  • b. in die gevallen waarin er een hoorzitting als bedoeld in artikel 20a van deze verordening wordt gehouden;

  • c. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • d. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

  • 3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor 12 uur op de dag waarop de vergadering wordt gehouden aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

  • 4. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

  • 5. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

  • 6. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger of belanghebbende.

  • 7. De spreker krijgt, nadat de beraadslaging in de eerste termijn heeft plaatsgevonden, nog eenmaal de gelegenheid hierop te reageren. Het eerste en vijfde lid zijn overeenkomstig van toepassing.

Artikel 20 a Hoorzitting bij ruimtelijke plannen
  • 1. Uitgangspunt is dat voorafgaande aan de behandeling van ruimtelijke plannen in de meningsvormende vergadering van de commissie Fysieke Infrastructuur een hoorzitting door de commissie Fysieke Infrastructuur gehouden wordt waar indieners van een zienswijze in de gelegenheid worden gesteld de zienswijzen mondeling toe te lichten.

  • 2. Zodra het betreffende collegevoorstel ter behandeling in de gemeenteraad is aangeboden, belegt de voorzitter van de commissie Fysieke Infrastructuur voorafgaande aan de meningsvormende vergadering een hoorzitting.

  • 3. In bijzondere gevallen kan de voorzitter van de commissie Fysieke Infrastructuur besluiten om de hoorzitting als bedoeld in lid 1 niet te houden. In dat geval wordt de indiener van een zienswijze daarvan schriftelijk in kennis gesteld en wordt hij geïnformeerd over de mogelijkheid om in te spreken in de meningsvormende commissievergadering waarin het betreffende ruimtelijke plan aan de orde komt.

  • 4. De hoorzitting als bedoeld in lid 1 wordt ingepland op een tijdstip dat is gelegen tenminste 5 werkdagen voordat de behandeling in de meningsvormende vergadering plaatsvindt.

  • 5. De hoorzitting is gericht op het nader toelichten en verbeteren van de informatie door indieners van een zienswijze, waarbij commissieleden om een nadere toelichting kunnen vragen.

  • 6. Het horen van indieners van een zienswijze vindt plaats ten overstaan van de voorzitter en de leden van de commissie Fysieke Infrastructuur.

  • 7. Ter ondersteuning van de hoorcommissie is de griffier of een door de griffier aan te wijzen griffiemedewerker bij deze hoorzitting aanwezig.

  • 8. De voorzitter van de commissie Fysieke Infrastructuur kan bepalen dat de behandelend ambtenaar de hoorzitting bijwoont.

  • 9. De hoorzitting is openbaar, tenzij de voorzitter anders besluit.

  • 10. Van de hoorzitting wordt een zakelijke weergave opgesteld, welke wordt toegezonden aan degenen die een zienswijze hebben ingediend en aan de overige leden van de commissie Fysieke Infrastructuur.

Artikel 21 Besluitenlijst en audioverslag
  • 1. De griffier draagt zorg voor een besluitenlijst van de meningsvormende commissievergadering.

  • 2. De concept besluitenlijst van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep voor de raadsvergadering.

  • 3. De leden, de voorzitter en de overige deelnemers aan de beraadslagingen hebben het recht een voorstel tot wijziging aan de raadscommissie te doen, indien de concept besluitenlijst onjuistheden bevat. Een voorstel tot wijziging dient 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de griffier te worden ingediend.

  • 4. De besluitenlijst moet inhouden:

  • a. de namen van de voorzitter, de ter vergadering aanwezige leden, de griffier, de aanwezige portefeuillehouders, alsmede van de leden die afwezig waren;

  • b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c. het door de commissie uitgebrachte advies;

  • d. de door de portefeuillehouder(s) gedane toezeggingen;

  • e. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 10 lid 2 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

  • 5. De concept besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, waarna deze door de voorzitter en de griffier wordt ondertekend.

  • 6. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt door plaatsing op de gemeentelijke website.

  • 7. Elke meningsvormende commissievergadering wordt rechtstreeks via het internet uitgezonden. Het audioverslag blijft na de meningsvormende commissievergadering via internet beschikbaar voor een periode van vier jaar.

  • 8. Van een beeldvormende commissievergadering wordt door de griffie geen schriftelijk of audioverslag gemaakt. De betrokken vakafdeling maakt een beknopt en zakelijk verslag.

Artikel 22 Aantal spreektermijnen meningsvormende commissie
  • 1. De beraadslaging in een meningsvormende commissie over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie of de voorzitter anders beslist.

  • 2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

  • 3. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

  • 4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 23 Voorstellen van orde
  • 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

  • 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

  • 3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Artikel 24 Handhaving van orde; schorsing
  • 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

    • a.

      de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

    • b.

      een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

  • 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dit is gebeurd, over het aan de orde zijnde onderwerp het woord ontzeggen.

  • 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

  • 4. De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

  • 5. Over het voorstel als bedoeld in lid 4 wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 25 Beraadslaging
  • 1. De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

  • 2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Hoofdstuk 5 Rechten van leden

Artikel 26 Vragen van inlichtingen

  • 1. Aan het begin van elke meningsvormende commissievergadering is er een vragenhalfuur voor het stellen van vragen aan leden van het college van burgemeester en wethouders, tenzij er bij de griffier geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan de voorzitter in overleg met de raadscommissie bepalen dat het vragenhalfuur op een ander tijdstip wordt gehouden.

  • 2. Het lid dat tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen meldt dit 48 uur voor aanvang van de vergadering onder aanduiding van het onderwerp en de naam van de portefeuillehouder aan de griffier.

  • 3. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig aangegeven acht of indien het onderwerp in de commissievergadering van die dag aan de orde komt.

  • 4. De vragen worden tijdens de commissievergadering door of namens het college of het lid van het college aan wie de vragen zijn gesteld mondeling beantwoord.

  • 5. De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin de aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld.

  • 6. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het lid van het college of het college te stellen en een toelichting daarop te geven.

  • 7. Na de beantwoording door het lid van het college of het college krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

  • 8. Vervolgens kan de voorzitter aan de andere leden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

  • 9. Tijdens het vragenhalfuur kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.

Hoofdstuk 6 Besloten vergaderingen

Artikel 27 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 28 Toegang besloten vergaderingen

  • 1. Besloten vergaderingen blijven te allen tijde toegankelijk voor leden van de gemeenteraad, die geen deel uitmaken van de betreffende commissie.

  • 2. Op uitnodiging van de voorzitter kunnen besloten vergaderingen ook bijgewoond worden door leden van het college van burgemeester en wethouders, alsmede door de gemeentesecretaris en de daartoe aangewezen ambtenaren of andere externe adviseurs.

Artikel 29 Verslaglegging besloten vergaderingen

  • 1. De besluitenlijst van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de commissieleden bij de griffier ter inzage..

  • 2. Deze besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze besluitenlijst. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.

  • 3. Van een besloten vergadering welke alleen tot doel heeft de besluitenlijst van de vorige besloten vergadering vast te stellen, wordt geen besluitenlijst gemaakt.

Artikel 30 Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 31 Opheffing geheimhouding

Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Hoofdstuk 7 Toehoorders en pers

Artikel 32 Toehoorders en pers

  • 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op een andere wijze verstoren van de orde is verboden.

  • 3. De voorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 33 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 34 Verbod gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.

Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

Artikel 35 Uitleg verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 36 Aanhalingstitel en inwerkingtreding

  • 1.

    Deze regeling kan worden aangehaald als “Verordening voor de raadscommissies”.

  • 2.

    De verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan.

  • 3.

    Op dat tijdstip vervalt de Verordening voor de raadscommissie van de gemeente Moerdijk, zoals vastgesteld bij raadsbesluit van 3 november 2011.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Moerdijk van 25 oktober 2012,

De raad voornoemd,

De raadsgriffier, de voorzitter,

H.D. Tiekstra J.P.M. Klijs

TOELICHTING OP DE VERORDENING VOOR DE RAADSCOMMISIES GEMEENTE MOERDIJK

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moet worden

herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling raadscommissies

Aan het begin van elke raadsperiode stelt de raad een of meerdere raadscommissies in. De raad bepaalt daarbij ook over welke onderwerpen een raadscommissie overlegt en adviseert aan de raad. De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. In Moerdijk wordt een onderscheid gemaakt in de beeld- en de meningsvorming, hetgeen tot uitdrukking komt in twee verschillende soorten commissies voorafgaand aan de besluitvorming in de raad. De beeldvormende commissie bereidt de meningsvorming voor en de meningsvormende commissie de besluitvorming in de raad. Het presidium bepaalt in een vroeg stadium welke fasen van het besluitvormingsproces doorlopen moeten worden. Niet alle onderwerpen zullen alle drie de fases van besluitvorming doorlopen. Een technische aanpassing van een verordening kan bijvoorbeeld in de raadsvergadering behandeld worden zonder voorafgaande commissiebehandeling.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigen beweging advies aan de raad uitbrengen. Ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van een de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van een kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie na afstemming met presidium over welke fasen van besluitvorming een voorstel doorloopt, bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover vindt overleg plaats in het commissieagenda-overleg.

Artikel 3 Samenstelling

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van artikel 6 voor dat een raadscommissie bestaat uit ten minste een lid per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Omdat raadscommissies niet gericht zijn op besluitvorming is een getalsmatige inbreng, welke overeenkomt met de omvang van de in de raad vertegenwoordigde fracties, niet relevant. Een evenwichtige verdeling van het aantal leden per fractie over de commissies wordt voorop gestaan. Om de omvang van de commissie beperkt te houden is geregeld dat fracties maximaal 3 leden, waarvan desgewenst een burgerlid ter benoeming kunnen voordragen. Zoals ook uit het vierde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze bepaling vanuit gegaan dat de fracties de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Op grond van het vierde lid moeten raadsleden en burgerleden voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldig verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.

Om er voor te zorgen dat iedere fractie en met name ook de kleine fracties in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het vijfde lid dat iedere fractie zorgdraagt voor een eventuele plaatsvervanging. Voor de plaatsvervangende leden gelden dezelfde eisen als voor het lid van een raadscommissie. Vervanging van burgerleden is niet mogelijk.

Artikel 4 Beeldvormende commissievergadering

Een goede beeldvorming is essentieel om tot zorgvuldige besluiten te komen. In een beeldvormende vergadering spreken de leden met de deelnemers over hun ideeën. Deelnemers aan een beeldvormende commissievergadering kunnen zijn: de voorzitter, de griffier, het college inclusief ambtelijke ondersteuning, burgers en belanghebbenden. Deze groep geeft informatie aan de commissieleden.

Met name voor het college is een actieve rol in deze vergadering weggelegd. Het college zorgt er namelijk samen met de medewerkers voor dat alle relevantie informatie tijdig en volledig aanwezig is. Om de bespreking van een onderwerp in te leiden kan een portefeuillehouder of een medewerker een presentatie geven over het onderwerp, waarop vervolgens door deelnemers kan worden gereageerd.

Burgers en belanghebbenden hebben een laagdrempelige mogelijkheid om hun inbreng te geven, want zij kunnen deelnemen aan de vergadering, mits zij zich houden aan de aanwijzingen van de voorzitter. De fracties mogen in dit stadium nog geen oordeel geven, maar kunnen wel vragen stellen.

Aan het einde van de discussie over een bepaald onderwerp geven de commissieleden aan of de beeldvorming volledig is. Het advies van beeldvormende vergaderingen is gelimiteerd tot twee opties.

Voor de voorzitter is een belangrijke rol in deze vergadering weggelegd. De voorzitter formuleert de vervolgopdracht voor het college en bepaalt in overleg met de commissie hoe een onderwerp verder moet worden uitgewerkt. Zo kan uit de beeldvorming blijken dat sommige alternatieven nader uitgewerkt moeten worden of dat er andere alternatieven zijn, die een uitwerking verdienen. De voorzitter kan echter ook de opdrachtformulering beperken.

Artikel 5 meningsvormende commissievergadering

Het doel van een meningsvormende vergadering is, dat de fracties - zoals de term zegt - een mening vormen over het onderwerp en dit met de andere fracties uitwisselen om op basis van argumenten te proberen elkaars mening te beïnvloeden of consensus te bereiken. Wanneer voorafgaand aan de meningsvorming de beeldvormende fase over een onderwerp goed is verlopen, zouden de fracties over alle relevante informatie moeten beschikken zodat het vragen van nadere informatie tot de uitzondering zou moeten behoren. De inbreng van het college is in deze vergadering beperkt. De fracties overleggen voornamelijk met elkaar.

Voor zover er geen beeldvorming over een onderwerp heeft plaatsgevonden, verdient het de voorkeur om nadere informatie zoveel mogelijk van te voren tijdig schriftelijk op te vragen zodat die informatie bij de meningsvorming over het betreffende onderwerp kan worden betrokken.

Tenslotte verdient het de voorkeur om moties (korte en gemotiveerde verklaringen over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken) over inhoudelijke onderwerpen eerst in de meningsvormende commissievergadering te bespreken voor deze in een raadsvergadering in te brengen.

De inspraak van burgers kan alleen plaatsvinden na toestemming van de voorzitter en wordt geregeld in artikel 20. In bijzondere gevallen kunnen burgers en belanghebbenden na toestemming van de raadscommissie deelnemen aan de discussie (zie ook artikel 10 lid 2).

Het advies dat de meningsvormende vergadering kan uitbrengen is gelimiteerd tot de drie genoemde mogelijkheden. De voorzitter formuleert in overleg met de commissie het commissieadvies aan de raad. Het presidium neemt een besluit over de voorlopige agenda van de raadsvergadering, waarbij rekening met de commissieadviezen wordt gehouden. Indien het onderwerp waarover een commissie de raad heeft geadviseerd voor een raadsvergadering wordt geagendeerd, dan worden de commissieadviezen aan de raadsleden met de stukken voor de raadsvergadering meegestuurd.

Artikel 6 Voorzitter

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie een raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 6, eerste lid, dat de raad de voorzitters "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies door de raad te laten benoemen.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie.

Het ligt voor de hand dat de voorzitter en de leden van de raadscommissie in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitter en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 7, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 6, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 3, tweede lid.

Artikel 7 Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de raadsleden en fractieassistenten en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege. De raad hoeft hen niet te ontslaan.

Op grond van het tweede lid eindigt het (buitengewoon) lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 3, derde en vierde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 3, eerste lid, recht op een eigen lid. De raad kan de voorzitter van een raadscommissie ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van een tussentijdse vacature, hetzij door ontslag hetzij door overlijden.

Artikel 8 Griffier

Iedere raadscommissie wordt ondersteund door de griffier. De griffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat een raadscommissie op grond van artikel 4 en 10 van deze verordening altijd de mogelijkheid heeft om hem aan de beraadslagingen deel te laten nemen.

Hoofdstuk 3 Aanwezigheid overige deelnemers

Artikel 9 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

Bij beeldvormende commissievergaderingen is het gewenst dat de collegeleden, de burgemeester en secretaris bij het overleg aanwezig zijn om de raadsleden te voorzien van informatie over een aan de orde zijnde onderwerp.

In principe nemen collegeleden en de burgemeester geen deel aan de beraadslagingen in een meningsvormende commissievergadering indien een onderwerp of voorstel in de beeldvormende commissievergadering behandeld is. Uitsluitend op uitnodiging van de voorzitter kunnen zij deelnemen aan de beraadslagingen. Bij andere onderwerpen kan het gewenst zijn dat een lid van het college, de burgemeester of de secretaris wel deelneemt aan de meningsvormende commissievergadering. De commissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid al dan niet gewenst is en of de genodigde aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, dat artikel 21, tweede lid, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor openbare vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden, de burgemeester en de secretaris uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie hiermee instemt. In de regel zal de portefeuillehouder veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de raadscommissie.

Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen dat de voorzitter van de raadscommissie een voorlopige beslissing neemt omtrent de aanwezigheid van de burgemeester of een wethouder en de deelname aan de beraadslagingen. De leden kunnen tot 24 uur voor aanvang van de vergadering via de griffier om de aanwezigheid van de portefeuillehouder verzoeken wanneer de voorzitter de portefeuillehouder niet voor een onderwerp heeft uitgenodigd. Als de raadscommissie het niet met deze voorlopige beslissing van de voorzitter eens is, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is niet nodig.

Als de raadscommissie niet aangeeft dat de aanwezigheid van het college niet gewenst is, volstaat de beslissing van de commissievoorzitter.

Artikel 10 Overige deelnemers

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op de leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen . Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris.

De burgemeester, de wethouders en de secretaris hebben op grond van de artikel 9 van deze verordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel te doen over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Hoofdstuk 4 Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding

Artikel 11 Plaats en tijdstip vergadering

Veelal zullen de vergaderingen van een raadscommissie plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Indien een raadscommissie een hoorzitting wil houden, kan de voorzitter gebruik maken van het vijfde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze verordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.

Artikel 12 Commissieagenda-overleg

Het commissieagenda-overleg vervult een coördinerende rol bij de agendering van zaken in de commissies en stelt de agenda’s van de raadscommissies voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van een raadscommissie geschiedt door de betreffende commissie bij aanvang van de vergadering. De voorzitters van de raadscommissies adviseren het presidium door tussenkomst van de griffier over de voorlopige agenda van de raad. Dit is bepaald in het reglement van orde voor de raad. In het kader van de coördinerende rol van de voorzitter kan het in verband met de afstemming van zaken wenselijk zijn dat hij een vergadering van het commissieagenda-overleg bijwoont.

Het vijfde en zesde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie het onderwerp besproken zal worden. Er is voor gekozen om de voorzitters van de betrokken raadscommissies hierover zeggenschap te geven. In geval van een gezamenlijke vergadering wordt door de commissievoorzitters in gezamenlijk overleg bepaald wie de rol van voorzitter zal vervullen.. Afstemmingsoverleg en het maken van praktische werkafspraken kunnen in het commissieagenda-overleg plaatsvinden.

Artikel 13 Oproep

De leden van een raadscommissie ontvangen tenminste elf dagen voor de vergadering een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de bijbehorende stukken tenminste zes dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. De stukken waarop geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (artikel 15, derde lid). Vertrouwelijke stukken worden in de leeskamer vertrouwelijk ter inzage gelegd.

Artikel 14 De agenda

Voor het verzenden van de oproep, stelt het commissieagenda-overleg de agenda voorlopig vast (artikel 12). Het versturen van de agenda is geregeld in artikel 13. In dit artikel is allereerst een procedure voor spoedeisende zaken geregeld. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het tweede, derde en vierde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende is voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.

Artikel 15 Ter inzage leggen van stukken

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. Binnen de gemeente Moerdijk liggen de stukken op meerdere plaatsen ter inzage. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken blijven op het gemeentehuis. De stukken waarop geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (artikel 15, derde lid). Vertrouwelijke stukken worden in de leeskamer vertrouwelijk ter inzage gelegd.

Artikel 16 Openbare kennisgeving

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering bekend maken. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep op de bij openbare kennisgeving aan te geven plaatsen ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor. Bij de herziening van deze verordening is de verplichting opgenomen de agenda en bijhorende stukken voor zover digitaal beschikbaar ook op internet te plaatsen. Dit is echter niet verplicht op grond van de Gemeentewet.

Paragraaf 2 Orde der vergaderingen

Artikel 17 Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is.

Artikel 18 Zitplaatsen bij raadscommissievergaderingen

De griffier is overeenkomstig artikel 8 in elke vergadering aanwezig en heeft daarom een eigen zitplaats. Bij beeldvormende commissievergaderingen zijn commissieleden herkenbaar. Bij meningsvormende commissievergaderingen nemen de commissieleden plaats achter de vergadertafel op vaste plekken en het publiek op de publieke tribune. De voorzitter kan na overleg in het presidium de indeling herzien, indien daartoe aanleiding bestaat. Op grond van artikel 9 kunnen wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris worden uitgenodigd om in de vergadering aanwezig te zijn. Ook andere personen kunnen uitgenodigd worden om in de vergadering aanwezig te

zijn. De griffier is de aangewezen persoon om voor een zitplaats voor hen te zorgen.

Artikel 19 Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 20 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsfracties aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan er worden vergaderd.

Het tweede lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van de raadsfracties van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 20 Spreekrecht burgers bij meningsvormende commissies

Voor beeldvormende commissievergaderingen is artikel 10 van kracht. Burgers kunnen bij beeldvormende commissievergaderingen altijd zonder voorafgaande aanmelding met de commissieleden discussiëren. Voor meningsvormende commissies geldt het spreekrecht na toestemming van de voorzitter van de raadscommissie.

Het spreekrecht is beperkt gehouden tot de geagendeerde onderwerpen, mits burgers en belanghebbenden toestemming hebben gekregen van de voorzitter om in te spreken. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die een raadscommissie aangaan. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere raadscommissie aangaat, ligt het voor de hand dat de griffier de betreffende persoon naar de juiste raadscommissie verwijst. De griffier overlegt met de voorzitter of burgers dan wel belanghebbenden het recht van spreekrecht wordt verleend.

Het burgerinitiatief is een instrument voor burgers om een niet-geagendeerd onderwerp op de agenda van de raad- of commissie te plaatsen.

In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kunnen schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich voor 12.00 uur op de dag van de vergadering melden bij de griffier.

In de verordening is er voor gekozen om burgers die inspreken een tweede termijn te geven. Op basis van artikel 21, tweede lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 20a Hoorzitting bij ruimtelijke plannen

Hoewel wettelijk niet meer verplicht is er de behoefte om indieners van zienswijzen op ontwerpbestemmingsplannen de gelegenheid te geven hun zienswijzen ten overstaan van een hoorcommissie nader toe te lichten.

De indiener van een zienswijze krijgt de gelegenheid zijn zienswijze toe te lichten, waarna ieder commissielid de gelegenheid krijgt verduidelijkende vragen te stellen. Er wordt geen discussie gevoerd. De hoorzitting heeft als doel de leden van de commissie extra informatie te verschaffen.

Er is voor gekozen de commissie fysieke infrastructuur aan te wijzen als hoorcommissie

De beslissing om een hoorzitting niet plaats te laten vinden is in handen van de voorzitter van de commissie Fysieke Infrastructuur gelegd. Dit zal slechts in bijzondere gevallen gebeuren. Om commissieleden voldoende gelegenheid te geven de aanvullende informatie te beoordelen wordt de hoorzitting tenminste vijf werkdagen voorafgaand aan de meningvormende commissievergadering waarin het betreffende bestemmingsplan wordt behandeld, gehouden.

Van de hoorzitting wordt een beknopt verslag gemaakt.

Artikel 21 Besluitenlijst en audioverslag

Van de meningsvormende vergaderingen wordt onder zorg van de griffier een besluitenlijst en een audioverslag gemaakt. De concept besluitenlijst wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep voor de raadsvergadering aan de leden toegezonden. De voorzitter, de leden, en de overige deelnemers aan de beraadslagingen hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging wordt voorafgaand aan de vergadering schriftelijk bij de griffier ingediend. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de besluitenlijst vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). De griffier is verantwoordelijk voor de besluitenlijst. Na vaststelling van de besluitenlijst ondertekenen de voorzitter en de griffier deze. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt door plaatsing op de gemeentelijke website.

Meningvormende commissievergaderingen worden via internet uitgezonden. De opname van deze uitzending blijft gedurende de in de verordening vastgestelde periode via internet te beluisteren. Van beeldvormende vergaderingen wordt door de griffie geen schriftelijk of audioverslag gemaakt. De betrokken afdeling maakt een beknopt en zakelijk verslag.

Artikel 22 Aantal spreektermijnen bij meningsvormende commissies

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.

Een verzoek van een raadslid om na afloop van de tweede termijn nog een korte reactie te geven, hoeft de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 23 Voorstellen van orde

Ieder lid heeft altijd het recht om een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie. Bij staken van de stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.

Artikel 24 Handhaving orde; schorsing

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Uiteraard zijn interrupties toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van de raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn de leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aan de orde zijnde onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden. Onder interruptie wordt overigens niet verstaan: het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 33 van deze verordening.

Artikel 25 Beraadslaging

Om de duur van vergaderingen te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 22).

Hoofdstuk 5 Rechten van leden

Artikel 26 Vragen van inlichtingen

Deze bepaling vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de Gemeentewet met betrekking tot het vragenrecht. Bewust is er gekozen voor een algemene regeling van het vragenuur. In een dualistisch stelsel is het echter niet meer vanzelfsprekend dat de ter zake kundige wethouder of de burgemeester aanwezig is. Om die reden en omdat het de herkenbaarheid van de controlerende taak van de raad ten goede komt, kan hiervoor een aparte gelegenheid gecreëerd worden. De drempel om vragen te stellen wordt verlaagd en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. In het vragenuur krijgt de raad de mogelijkheid om over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.

Het karakter van het vragenuur verschilt dan ook met die van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt.

Raadsleden vragen daarmee leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur. Er is voor gekozen om het vragenuur tijdens de meningsvormende commissievergadering te houden omdat burgers en belanghebbenden dan uitgesloten van de discussie zijn

In het tweede lid is een aanmeldingstermijn van 48 uur voor vragen opgenomen vanwege het feit dat wethouders moeten worden uitgenodigd om antwoord te kunnen geven op de vragen van raadsleden.

Hoofdstuk 6 Besloten vergadering

Artikel 27 Algemeen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 28 Toegang besloten vergaderingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 29 Verslaglegging

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijke besluitenlijst wordt opgemaakt, die niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu een raadscommissie anders beslist. Deze besluitenlijst ligt ter inzage bij de griffier.

Artikel 30 Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht.

Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, maar ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 31 Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 30 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze verordening is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Hoofdstuk 7 Toehoorders en pers

Artikel 32 Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 33 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 34 Verbod gebruik mobiele telefoons

Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten staan.

Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

Artikel 35 Uitleg verordening en artikel 36 Inwerkingtreding

Deze artikelen behoeven geen toelichting.

Behoort bij besluit van de raad van Moerdijk

d.d. 25 oktober 2012,

mij bekend,

de raadsgriffier van Moerdijk