Algemene subsidieverordening Provincie Noord-Brabant

Ondertekening

Soort: Producten Activiteiten Exploitatie Subsidie

Eisen subsidieaanvraag: Gegevens subsidieaanvrager

Eisen tussen- en - Statuten, reglement en bewijsstukken rechtspersoonlijkheid van de instelling.Deze dienen eenmalig verstrekt te worden (art. 3 ASV).

Gegevens m.b.t. de aanvraag

eindverantwoording:

- Een opgave en onderbouwing van het bedrag waarvoor subsidie wordt aangevraagd - Begroting naar kostensoorten inclusief toelichting - Begroting gesplitst naar producten / activiteiten (kostenverdeelstaat) inclusief toelichting en toelichting op de wijze van toerekening1 - De begroting dient als volgt gesplitst te worden: begroting van het jaar waarop de subsidie aanvraag betrekking heeft jaar T, een begroting van jaar T-1 en de cijfers van de jaarrekening T-2. - Activiteitenplan (4:62 Awb) - Beheers- en beleidsplan voor de instelling voor bestemmingsreserves (met uitzondering van productsubsidiëring bij subsidieontvangers die opereren in een competitieve omgeving): beschrijving en onderbouwing van doel, omvang, dotaties en onttrekkingen - Melding van de omvang van de algemene- c.q. egalisatiereserve als bedoeld in 4:72 Awb per 31/12 van het voorgaande jaar. - Jaarverslag van het voorgaande jaar zoals bedoeld in 2:361 BW en 4.76 Awb. Indien dit ontbreekt een verslag inzake de financiële positie gewaarmerkt door het bestuur - Indien van toepassing een volledig ingevulde en ondertekende de minimusverklaring - Melding van aanvragen van subsidies bij andere bestuursorganen voor dezelfde activiteiten / producten / prestaties Bij meerjarige subsidie kan voor de daarop volgende subsidiejaren van de lopende budgetperiode worden volstaan met indiening van geactualiseerde gegevens

- Een activiteitenverslag als bedoeld in artikel 4:80 Awb Een jaarrekening (2:361 BW) of een financieel verslag, als bedoeld in 4:76 Awb voorzien van een bestuurs-verklaring met een accountants-verklaring in overeenstemming met het voor deze Provincievastgestelde accountantsprotocol met bijbehorende modelverklaring, indien de verleende subsidie € 50.000 of meer bedraagt. Geen bestuursverklaring is nodigbij indiening van een jaarrekening door een organisatie die valt onder het BAPG. - Een financieel verslag, als bedoeld in 4:76 Awb, gewaarmerkt door (het bestuur van) de subsidieontvanger indien de verleende subsidie minder bedraagt dan € 50.000 voorzien van een bestuursverklaring. - Jaarverslag / financieel verslag gesplitst naar rekening jaar T, T-1 en begroting jaar T. De verantwoording dient tevens een kostenverdeelstaat te bevatten inclusief toelichting en toelichting op de wijze van toe-rekening2. - Bewijsstukken van publicaties zoals bedoeld in het vijfde lid van artikel 10.

Bijlage 2a bij Algemene subsidieverordening Provincie Noord-Brabant

Basis accountantscontroleprotocol voor subsidieverlening Provincie Noord-Brabant

§1. Algemeen Op grond van artikel 10 van de Algemene subsidieverordening Provincie Noord-Brabant (paragraaf verplichtingen algemeen) een financiële verantwoording met betrekking tot een subsidie van € 50.000 of meer vergezeld te gaan met een accountantsverklaring. Dit geldt zowel voor subsidies die bij vaststellings- als bij verleningsbeschikking zijn verstrekt. Deze accountantsverklaring wordt afgegeven om de Provincie Noord-Brabant, in staat te stellen de getrouwheid en rechtmatigheid van de besteding van de door de Provincie verstrekte subsidiegelden te beoordelen. In dit protocol wordt uitgegaan van de volgende definities:Subsidieontvanger:Een natuurlijke- of rechtspersoon aan wie Gedeputeerde Staten een bijdrage heeft toegekend.Accountant:Een accountant, zoals bedoeld in artikel 393, lid 1 Boek 2 Burgerlijk Wetboek, aan wie de subsidiegever de opdracht heeft toegekend het financieel verslag te controleren.

§2. DoelHet doel van een controleprotocol is het voorkomen van discrepanties tussen enerzijds de verwachtingen van de Provincie Noord-Brabant inzake de reikwijdte en intensiteit van de door de accountant uit te voeren controles en anderzijds de door de accountant te geven invulling aan de controles. Tevens worden in het controleprotocol aanwijzingen gegeven en aandachtspunten opgenomen voor de accountant van de organisatie die het publiek geld aanwendt.

§3. Van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige door de Provincie Noord-Brabant gestelde voorwaarden

• Algemene wet bestuursrecht (Awb)

• Algemene Subsidieverordening Provincie Noord-Brabant

• De provinciale richtlijn voor aanbestedingsbeleid

• Beleidsregel…………..

• De beschikking van de Provincie Noord-Brabant waarin de subsidie wordt toegezegd

• (…………………….)

• (…………………….)

Object van de controle is de financiële verantwoording met betrekking tot de verleende subsidie conform bovengenoemde beschikking. (Optioneel): bij complexere subsidieregelingen kan weergegeven worden wat de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen zijn, hoe de verantwoordingsstructuur is vormgegeven en hoe de controle- en toezichtstructuur is vormgegeven.

§4. Onderzoeksaanpak, betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

4.1 Diepgang De accountant bepaalt zelf de aanpak van zijn controle. Hij dient deze controle echter zodanig in te richten dat hij ten aanzien van de betrouwbaarheid een uitspraak kan doen met een ‘overall insurance’ van minimaal 95% en de volgende goedkeuringstoleranties (materialiteit): 1% voor financiële fouten en 3% voor onzekerheden. Deze percentages worden afgezet tegen het berekende subsidiebedrag.

Accountantsverklaring bij een specifieke financiële verantwoording De accountant bepaalt zelf de aanpak van zijn controle. Hij dient deze controle echter zodanig in te richten dat hij ten aanzien van de betrouwbaarheid een uitspraak kan doen met een ‘overall insurance’ van minimaal 95% en de volgende goedkeuringstoleranties (materialiteit): 1% voor financiële fouten en 3% voor onzekerheden. Deze percentages worden afgezet tegen het berekende subsidiebedrag.

( Conform Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten)

Accountantsverklaring bij een jaarrekening Wanneer wij een accountantsverklaring vragen bij een jaarrekening hanteren wij de volgende betrouwbaarheidseisen:

Voor organisaties die vallen onder het BAPG: De accountant bepaalt zelf de aanpak van zijn controle. Hij dient deze controle echter zodanig in te richten dat hij ten aanzien van de betrouwbaarheid een uitspraak kan doen met een ‘overall insurance’ van minimaal 95% en de volgende goedkeuringstoleranties (materialiteit): 1% voor financiële fouten en 3% voor onzekerheden. Voor deze organisaties geldt dat wij het rapport van bevindingen willen ontvangen.

Voor overige organisaties: De accountant bepaalt zelf de aanpak van zijn controle. Hij dient de controle zodanig in te richten dat hij ten aanzien van de betrouwbaarheid een uitspraak kan doen met een ‘overall insurance’ die gebruikelijk is voor de omgeving waarin de subsidieontvanger opereert. De accountants dient een rapportagetolerantie te hanteren van 5% van toegekende subsidie. Voor deze organisaties geldt dat wij de managementletter willen ontvangen. 4.2 Reikwijdte Het belangrijkste element van de accountantscontrole is de vaststelling dat de subsidies getrouw (en rechtmatig) zijn besteed. Rechtmatigheid wil zeggen: de gelden zijn besteed in overeenstemming met de bovengenoemde regelgeving en de door de Provincie Noord-Brabant gestelde voorwaarden. Een ander belangrijk element van controle is de vaststelling dat de financiële verantwoording juist en volledig is en voldoet aan de voorgeschreven vorm en detaillering, zoals onder paragraaf 4.1 verwoord. De accountant dient deze elementen expliciet in zijn verklaring op te nemen. Voor die organisaties die niet vallen onder het BAPG en waarbij wij een accountantsverklaring bij de jaarrekening ontvangen geldt dat niet om een rechtmatigheidsoordeel wordt gevraagd. Voor deze organisaties geldt dat wij een bestuursverklaring verlangen waarin het bestuur aangeeft rechtmatig te hebben gehandeld. Hierbij dient het bestuur een expliciete verwijzing op te nemen naar de door de provincie gestelde subsidievoorwaarden. Hiertoe is een format opgesteld (bijlage 3b van de ASV).

4.3 Specifieke controlepunten De controlepunten die de Provincie Noord-Brabant specifiek van belang acht voor het vaststellen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoorde kosten en de verantwoorde opbrengsten, betreffen de vaststelling dat:

• a.

  de geldende wet- en regelgeving en overige door de Provincie Noord-Brabant gestelde voorwaarden nageleefd zijn.

• b.

  de financiële verantwoording in overeenstemming is met de administratie van de budgethouder;

• c.

  de in de verantwoording opgenomen gegevens juist en volledig zijn, en de subsidiabele kosten en de gerealiseerde opbrengsten op een duidelijke wijze af te lezen zijn.

• d.

  de kosten die zijn opgenomen bij de verantwoording feitelijk betrekking hebben op- en juist zijn toegerekend aan de producten, activiteiten of het project waarvoor de subsidie is verleend.

• e.

  de subsidiebronnen die ten behoeve van de betreffende producten, activiteiten en projecten zijn verleend alsmede de opbrengsten die hieruit voortvloeien juist en volledig zijn aangegeven en in mindering zijn gebracht op het gedeclareerde subsidiebedrag. Dit ter voorkoming van ‘stapeling’ d.w.z. subsidiëring door meerdere subsidiënten tegelijk, een belangrijk risico in het kader van Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O).

• f.

  het financiële verslag ingericht en gespecificeerd is in overeenstemming met de goedgekeurde begroting inclusief kostenverdeelstaat. De kostenverdeelstaat vormt een onderdeel van het financiële verslag en valt onder de reikwijdte van de accountantsverklaring. De accountant stelt vast dat de financiële consequenties van afwijkingen van de oorspronkelijke overeengekomen prestaties, juist, volledig (een toereikende toelichting) en duidelijk worden weergegeven.

• g.

  BTW op grond van de Wet Omzetbelasting 1968 en of compensabele BTW op grond van de wet Compensatiefonds 2003 niet als kostenpost is opgevoerd;

• h.

  de subsidieontvanger de bepalingen van de Europese en nationale aanbestedingsrichtlijnen in acht heeft genomen bij de verlening van opdrachten voor leveringen, diensten of werken in het kader van de uitvoering van activiteiten;

• i.

  ………..(Optioneel) afhankelijk van de subsidieregeling kunnen bepaalde aspecten bijzondere aandacht van de accountant eisen. Dit kan betekenen het toevoegen of verwijderen van bepaalde controlepunten noodzakelijk is.

• (Optioneel):

4.4 De accountantsverklaring Voor de accountantsverklaring dient het model accountantsverklaring, bijlage 2b/ bijlage 2c gehanteerd te worden. Indien de accountantsverklaring geen onverkort goedkeurende strekking heeft, dient de aard en het gewicht van de tekortkomingen expliciet in de verklaring tot uitdrukking te worden gebracht. De accountant richt zijn verklaring in met inachtneming van de door het Koninklijk Nationaal Instituut voor Registeraccountants vastgestelde gedrags- en beroepsregels voor registeraccountants, dan wel van de door de Nederlandse orde van Accountants-Administratie Consulenten vastgestelde beroeps- en gedragsregels voor administratieconsulenten. Daarnaast dient de accountant het van toepassing zijnde controleprotocol te vermelden.

§5. Procedure De door Gedeputeerde Staten aangewezen accountant heeft, in het kader van haar algemene opdracht tot controle van de jaarrekening, de bevoegdheid tot review op de verrichte werkzaamheden van de controlerend accountant van de subsidieontvanger. De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat zijn accountant hiermee instemt (artikel 10 lid 8 ASV).

(Optioneel) In deze paragraaf kunnen overige procedures worden geschetst:

• -

  Aan wie vragen gesteld kunnen worden met betrekking tot de interpretatie van het protocol.

• -

  …………

Bijlage 2b bij Algemene subsidieverordening Provincie Noord-Brabant

Model van een accountantsverklaring bij het financiële verslag inzake de subsidie ….

Aan: Opdrachtgever

ACCOUNTANTSVERKLARING (Afgegeven ten behoeve van de Provincie Noord-Brabant)

Opdracht Op grond van artikel 10 van de Algemene subsidieverordening Provincie Noord-Brabant en ……..(artikel van de verordening of beleidsregel op basis waarvan de subsidie is verleend) hebben wij de bijgevoegde door ons gewaarmerkte financiële verantwoording met de bijlagen van …….(naam aanvrager) te ….. (statutaire vestigingsplaats) inzake……..(naam, plaats, inhoud en / of doelstelling project) onderzocht. De subsidie is met briefnummer ….d.d……. toegekend door de Provincie Noord-Brabant. De verantwoording en de bijbehorende bijlagen zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de huishouding opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een verklaring inzake deze aanvraag met de bijbehorende bijlagen te verstrekken.

Werkzaamheden Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht en met inachtneming van het door de Provincie Noord-Brabant voorgeschreven controleprotocol. Volgens deze richtlijnen dient de controle zodanig te worden ingepland en uitgevoerd, dat een redelijke zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording van de subsidie geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Oordeel Wij zijn van oordeel dat de financiële verantwoording van de subsidie inclusief bijbehorende gewaarmerkte bijlagen (namen van de bijlagen vermelden) voldoet aan de in het controleprotocol gestelde eisen. Dit impliceert tevens dat:

• -

  De in de financiële verantwoording opgenomen informatie juist en volledig is;

• -

  Het voor subsidie in aanmerking komende bedrag van de kosten juist is bepaald;

• -

  De subsidiegelden rechtmatig en getrouw zijn besteed d.w.z. in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en voorwaarden;

• -

  De subsidies en overige bijdragen die zijn verkregen voor de activiteiten, de producten of het project juist en volledig zijn verantwoord.

(Optioneel): Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel, brengen wij het volgende onder uw aandacht:

• -

  Een nadere uitgebreide toelichting op een niet goedkeurende accountantsverklaring;

• -

  De belangrijke (groepen van)fouten, die hebben geleid tot een niet goedkeurende accountantsverklaring.

• -

  ………

(Plaats en datum) (Naam accountantskantoor) (Naam accountant) (Ondertekening)

Bijlage 2c bij Algemene subsidieverordening Provincie Noord-Brabant

Model van een accountantsverklaring bij de jaarrekening van ………(naam entiteit) c.q. financiële verantwoording van de subsidie ….

Aan: Opdrachtgever

ACCOUNTANTSVERKLARING (Afgegeven ten behoeve van de Provincie Noord-Brabant)

Verklaring betreffende de jaarrekening

Wij hebben de (in dit rapport/verslag opgenomen) jaarrekening XXXX van … (naam entiteit) te … (statutaire vestigingsplaats) bestaande uit de balans per … XXXX en de winst-en-verliesrekening over XXXX met de toelichting gecontroleerd.

Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 BW. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn.

Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht en met inachtneming van het door de Provincie Noord-Brabant voorgeschreven controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van vermogen en resultaat relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de entiteit. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het bestuur van de entiteit heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van … (naam entiteit) per … XXXX en van het resultaat over XXXX in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 BW.

Op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 2:393 lid 5 onder e BW melden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2:391 lid 4 BW.

(Optioneel): Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel, brengen wij het volgende onder uw aandacht:

• -

  Een nadere uitgebreide toelichting op een niet goedkeurende accountantsverklaring;

• -

  De belangrijke (groepen van)fouten, die hebben geleid tot een niet goedkeurende accountantsverklaring.

• -

  ………

(Plaats en datum) (Naam accountantskantoor) (Naam accountant) (Ondertekening)

Bijlage 2d Algemene subsidieverordening Provincie Noord-Brabant

Model van een accountantsverklaring bij de jaarrekening van ………(naam entiteit) c.q. financiële verantwoording van de subsidie …. (vallend onder het BAPG)

Aan: Opdrachtgever

ACCOUNTANTSVERKLARING

Wij hebben de in dit verslag opgenomen jaarrekening XXXX van … (naam entiteit), bestaande uit de balans per 31 december XXXX en de programmarekening over XXXX met de toelichting, gecontroleerd.

Verantwoordelijkheid van het College van Burgemeesters en Wethouders Het College van Burgemeesters en Wethouders van de gemeente…..is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening , alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssyteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn.

Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de gemeente. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente heeft gemaakt, en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten. Deze goedkeuringstolerantie is door de Gemeenteraad vastgesteld.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van …….. een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over XXXX als van de activa en passiva per 31 december XXXX in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnd wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen.

Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties Op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet melden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

(Plaats en datum) (Naam accountantskantoor) (Naam accountant) (Ondertekening)

Bijlage 3 a Algemene subsidieverordening Provincie Noord-Brabant

Bestuursverklaring bij financiële verantwoordingen en het doorschuiven van prestaties op grond van artikel 14 van de ASV

(Briefhoofd van de entiteit)

(Aan de provincie Noord-Brabant)

(Datum…)

Geacht College,

Op uw verzoek verstrekken wij u deze bestuursverklaring bij de financiële verantwoording over de periode …….tot en met …………met betrekking tot de provinciale subsidie betreffende ………………… toegekend met kenmerk…… d.d………. .

Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de getrouwheid van de financiële verantwoording van deze subsidie in overeenstemming met wettelijke regelingen en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking met kenmerk…… Wij hebben de financiële verantwoording conform deze vereisten opgemaakt.

Naar onze mening zijn de vermelde baten en lasten rechtmatig. Dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking met kenmerk….

Indien van toepassing: Wij verklaren dat wij ons eigen inkoop- en aanbestedingenbeleid zoals kenbaar gemaakt aan de provincie met brief met kenmerk…..d.d. (of het provinciale inkoop- en aanbestedingenbeleid) gedurende het gehele jaar hebben gevolgd.

(Handtekening bestuur)

Bijlage 3 b Algemene subsidieverordening Provincie Noord-Brabant

Bestuursverklaring bij verantwoordingen door middel van een jaarrekening

(Briefhoofd van de entiteit)

(Aan de provincie Noord-Brabant)

(Datum…)

Geacht College,

Op uw verzoek verstrekken wij u deze bestuursverklaring bij de jaarrekening van ... … over het boekjaar eindigende op 31 december …… waarin de provinciale subsidie betreffende ………………… toegekend met kenmerk…… d.d………. is opgenomen.

Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de getrouwheid van de jaarrekening waarin de provinciale subsidie is opgenomen. Wij verklaren dat de financiële gegevens van deze subsidie in overeenstemming met de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking met kenmerk…… zijn opgenomen. Tevens hebben wij de jaarrekening conform de geldende vereisten opgemaakt.

Naar onze mening zijn de baten, lasten en balansmutaties met betrekking tot bovengenoemde provinciale subsidie rechtmatig. Dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking met kenmerk….

Indien van toepassing: Wij verklaren dat wij ons eigen inkoop- en aanbestedingenbeleid zoals kenbaar gemaakt aan de provincie met brief met kenmerk…..d.d. (of het provinciale inkoop- en aanbestedingenbeleid) gedurende het gehele jaar hebben gevolgd.

(Handtekening bestuur)

Algemeen.

Wettelijke basis

In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is een wettelijke regeling opgenomen voor het verstrekken van subsidies door bestuursorganen (hoofdstuk 4, titel 4.2 “subsidies”). Een belangrijk uitgangspunt van die regeling is, dat subsidieverstrekking slechts mogelijk is als daaraan een wettelijk voorschrift ten grondslag ligt waarin wordt bepaald welke activiteiten subsidiabel zijn. Met andere woorden: in een provinciale verordening moet worden aangegeven welke activiteiten voor subsidie in aanmerking komen. Voor deze Provincie zal dat de “Algemene subsidieverordening” zijn. De Awb en deze verordening bieden samen derhalve de basis voor subsidieverstrekking. In aanvulling daarop zullen nog nadere regels door Gedeputeerde Staten worden vastgesteld.

Deregulering

De verordening geeft één in principe alles omvattende algemene subsidieregeling. Deze komt in de plaats van de 20 geldende verordeningen. De Algemene subsidieverordening krijgt, als vermeld, een doorvertaling naar door Gedeputeerde Staten vast te stellen nadere regels. In deze gaan de bestaande beleidsregels op de schop: waar het kan verdwijnen deze, dan wel heeft bundeling plaats. Naar voorlopige schatting betekent dit een terugloop van bijna 60 naar 25 à 30 beleidsregels. Ter bereik van een eenduidige systematiek en vormgeving is een format opgesteld. Op terreinen waar op basis van Rijkswetgeving een specifieke verordening is voorgeschreven (zoals jeugdzorg en stedelijke vernieuwing) wordt een praktische werkwijze bereikt door in de Algemene subsidieverordening delegatie van verordende bevoegdheid aan Gedeputeerde Staten te voorzien. De geldende specifieke verordeningen blijven in afwachting hiervan en totdat ze vervolgens zijn ingetrokken van kracht.

De verordening is afgestemd op zelfwerkzaamheid/-redzaamheid van de instellingen en op de eigen verantwoordelijkheid voor hun activiteiten en financiële huishouding; de Provincie stelt zich terughoudend op.

Er is gestreefd naar een eenvoudig, helder en begrijpelijk systeem voor subsidieverstrekking, dat praktisch hanteerbaar is voor Provincie en aanvragers/subsidieontvangers. Het subsidiesysteem is verder niet tijdrovend voor Provincie en betrokkenen; de omvang van de administratieve handelingen is beperkt. Tenslotte staat zekerheid voor alle betrokkenen voorop, met waar nodig ruimte voor aanpassing en voor nieuwe ideeën en initiatieven.

Uitgangspunt is dat een subsidieaanvraag in principe leidt tot een meerjarige subsidie-/budgetafspraak, die zich formeel min of meer automatisch doorvertaalt in de jaarlijks te nemen subsidiebeschikkingen. Dit zijn vaststellingsbeschikkingen, dit wil zeggen dat de subsidies in principe niet worden afgerekend. De Provincie houdt zicht op de realisering van de afgesproken prestaties via de regeling van tussen- en eindrapportage in de artikelen 10 en 24. Bijstelling voor een volgende budgetperiode kan plaatshebben, terwijl de Awb zélf, onder bepaalde omstandigheden, voorziet in intrekking of wijziging van de subsidiebeschikking ten nadele van de ontvanger. De verordening biedt alle ingrediënten voor budgetsubsidiëring. Er kan meer energie gestoken worden in de beleidsvoorbereiding (wat willen we voor hoeveel geld stimuleren) en de beleidsevaluatie (wat is er nu bereikt, wat kunnen we ervan leren), terwijl de verantwoordelijkheid voor de beleidsuitvoering overgelaten wordt aan de gesubsidieerde instelling. Budgetsubsidiëring past dan ook typisch in de filosofie, dat meer verantwoordelijkheid aan de subsidieontvangers wordt gegeven. Ter bereik van een werkbaar geheel is onder meer voorzien in een regeling voor tussentijdse openbreking van de budgetafspraken, een norm voor de bovengrens van de algemene reserves en de – voor subsidieontvangers met personeel in dienst van belang zijnde – jaarlijkse aanpassing van de loonkostencomponent.

Daar waar geen meerjarige budgetafspraak tot stand komt, of niet nodig is, blijft een “gewoon” structureel eenjarige subsidie mogelijk. Ook is ten behoeve van de uitvoering van specifieke activiteiten een categorie “incidentele” subsidies toegevoegd. De beide laatste subsidievormen desgewenst toe te passen na voorafgaande verleningsbeschikking, dan wel direct via een vaststellingsbeschikking, dit wil zeggen zonder dat ook hier na afloop van de activiteit verrekening plaatsheeft.

Relatie met de Algemene wet bestuursrecht

Op het verstrekken van subsidies is, zoals aangegeven, de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing. De subsidietitel van de Awb geeft een chronologische en betrekkelijk gedetailleerde regeling van het proces van subsidieverstrekking vanaf de aanvraag tot en met de subsidievaststelling. In de Algemene subsidieverordening zijn geen bepalingen integraal opgenomen waarvoor de Awb al een afdoende regeling heeft getroffen. Andere bepalingen uit de Awb zijn daarentegen wel uitdrukkelijk opgenomen. Het gaat dan om bepalingen uit de Awb die alleen van toepassing zijn als dat ook in de subsidieverordening is bepaald.

Het feit dat de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is impliceert wel, dat het lezen van de Algemene subsidieverordening alleen niet voldoende is om een volledig beeld te krijgen van alle regels waardoor provinciale subsidies worden beheerst. Daarvoor bieden de Algemene subsidieverordening, de daarop gebaseerde nadere regels van Gedeputeerde Staten én de Awb samen de basis.

Bevoegdheidsverdeling

In de bestaande subsidieregelingen is al bepaald dat subsidies door Gedeputeerde Staten worden verleend. Ook in de nieuwe Algemene subsidieverordening zijn zij belast met de uitvoering, uiteraard binnen de door Provinciale Staten vastgestelde inhoudelijke en financiële kaders. Een en ander is in overeenstemming met de dualiseringsgedachte.

Relatie met het EG-Verdrag (steunmaatregelen)

Het verlenen van subsidie door de Provincie aan een onderneming is een steunmaatregel in de zin van artikel 87 van het EG-Verdrag. Het begrip “onderneming” dient in het EG-recht ruim opgevat te worden. In de jurisprudentie van het Europese Hof is het begrip “onderneming” als volgt omschreven: “iedere eenheid die een economische activiteit uitoefent, ongeacht haar rechtsvorm en de wijze waarop zij wordt gefinancierd”. Onder een “economische activiteit” moet men verstaan: het aanbieden van goederen of diensten op de markt. “Ongeacht haar rechtsvorm” houdt in dat bijvoorbeeld ook stichtingen “ondernemingen” in de zin van het EG-recht kunnen zijn. Het feit dat het om een eenheid zonder winstoogmerk gaat, vormt geen garantie dat het niet om een “onderneming” in de zin van het EG-recht gaat.

Het verlenen van steun is niet toegestaan indien deze onverenigbaar is met de gemeenschappelijke markt, voor zover de steun het handelsverkeer tussen de lidstaten ongunstig beïnvloedt (concurrentievervalsing). De Europese Commissie heeft de exclusieve bevoegdheid om te beoordelen of hiervan sprake is. De hoofdregel is dan ook dat steunverlening uit publieke middelen aan een onderneming ter goedkeuring aangemeld moet worden bij de Europese Commissie. Op deze regel is een aantal uitzonderingen van toepassing. Ten eerste vermeldt het EG-Verdrag zelf een aantal gevallen waarin de steun verenigbaar is met de gemeenschappelijke markt (artikel 87, tweede lid). Ten tweede geldt voor kleine bedragen in veel gevallen de “de minimis-regeling” (zie hierna de toelichting bij artikel 1). Ten derde zijn er in EG-verordeningen een aantal vrijstellingen opgenomen, bijvoorbeeld ten behoeve van het MKB. In die gevallen moet van de steunverlening wel kennis gegeven worden aan de Commissie. Ten vierde kan er sprake zijn van een vrijstellingskader, bijvoorbeeld als de subsidieverlening geschiedt in het kader van de financiering van een “dienst van algemeen economisch belang” als bedoeld in artikel 86, tweede lid, van het EG-Verdrag.

Indien geen van de uitzonderingen van toepassing is, dan moet de voorgenomen subsidieverlening aangemeld worden bij de Europese Commissie. Het gevolg voor het subsidieproces is, dat er een “stand still” intreedt van minimaal enkele maanden tot het moment waarop de Commissie de steun (al dan niet fictief) heeft goedgekeurd. Tegen de beslissing van de Commissie naar aanleiding van de aanmelding staat voor een natuurlijk- of rechtspersoon die rechtstreeks en individueel door de beschikking geraakt wordt (de aanvrager of bijvoorbeeld een concurrerende onderneming, maar ook de Provincie zelf) beroep open bij het Gerecht van Eerste Aanleg en voor de lidstaat bij het Europese Hof van Justitie. Beide instanties zijn gevestigd te Luxemburg.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

De definiëring van het begrip subsidie onder b strookt met de omschrijving daarvan in de Awb.

Het subsidieprogramma onder f ziet op een specifiek begrotingsjaar. Aan de subsidiëring ligt in principe weliswaar een meerjarige budgetafspraak ten grondslag, de formele doorvertaling heeft voortschrijdend van jaar tot jaar plaats in de verzameling van door Gedeputeerde Staten, rekening houdend met de begrotingsvaststelling door Provinciale Staten, te nemen subsidiebeschikkingen.

De “de minimis-verklaring” houdt verband met de Europese “de minimis-regeling” als opgenomen in de Verordening (EG) Nr. 69/2001. Deze regeling houdt kort gezegd in dat steun die het bedrag van 100.000 euro, gerekend over een periode van drie jaar, niet overschrijdt, niet aangemeld behoeft te worden bij de Europese Commissie (voor de subsidiering van landbouwproductie en visserij geldt een grens van 3.000 euro). De “de minimis-regeling” werkt echter cumulatief, in die zin dat overheidssteun die de subsidieontvanger in de voorafgaande drie jaar eventueel heeft ontvangen mede-bepalend is voor het al dan niet overschrijden van de drempel van 100.000 (3.000) euro. Het gaat dan niet alleen om steun in de vorm van subsidies, maar ook om andere vormen van steun. De “de minimis-verklaring” stelt het subsidieverlenende bestuursorgaan in staat om na te gaan of in het geval van honorering van de voorliggende subsidieaanvraag de “de minimis-drempel” overschreden dreigt te worden. Zo dit het geval is en er geen vrijstellingsregeling van toepassing is, zal de subsidie aangemeld moeten worden bij de Europese Commissie (zie ook Algemene Toelichting onder “Relatie met het EG-Verdrag (steunmaatregelen)”.

Artikel 2

De verordening is in principe van toepassing op het verstrekken van subsidies op alle provinciale beleidsterreinen. Welbewust is de nadere uitwerking van de daaronder te rekenen activiteiten overgelaten aan Gedeputeerde Staten. Vastgehouden kan worden aan de in deze Provincie bestaande sectoren openbare orde en veiligheid, economie, onderwijs, toerisme, recreatie, werkgelegenheid, welzijn, zorg, cultuur, verkeer, vervoer, infrastructuur, ruimte, volkshuisvesting, groen, natuur, milieu, landbouw, water en openbaar bestuur en de daarin te onderscheiden productgroepen. Het is mogelijk nieuwe productgroepen toe te voegen, dan wel bestaande te schrappen. De verordening zélf behoeft daarvoor niet te worden aangepast; ook in dit opzicht bieden de nadere door Gedeputeerde Staten vast te stellen regels het inhoudelijke kader. Voor eventualiteiten geeft het derde lid een escape om de Algemene subsidieverordening geheel of gedeeltelijk buiten toepassing te verklaren.

Artikel 3

Het uitgangspunt van “rechtspersoonlijkheid” was reeds vastgelegd in de “oude” verordeningen. Omdat, gezien de brede reikwijdte van de verordening, particulieren evenzeer in aanmerking moeten kunnen komen is het derde lid voorzien; toepassing is met name denkbaar ten aanzien van incidentele subsidies als bedoeld in Hoofdstuk IV van de verordening.

Artikel 4

De subsidiecategorieën zijn afgestemd op de systematiek zoals hiervoor onder “Algemeen” is toegelicht. Extra attentie verdient nog de categorie “incidentele subsidie”. Ook de Awb kent namelijk het begrip “incidenteel subsidie”, zijnde een subsidie voor incidentele gevallen dat voor ten hoogste vier jaren wordt verstrekt en dat niet noodzakelijk behoeft te zijn gebaseerd op een onderliggende verordening. Voor de duidelijkheid is in de regeling wél plaats ingeruimd voor de incidentele subsidies en zijn deze gedefinieerd voor in beginsel eenmalige activiteiten. Hieronder vallen dan zowel de incidentele subsidies in de zin van de Awb, als de over een langere periode gehanteerde subsidievorm voor eenmalige activiteiten.

Ten aanzien van meerjarige, eenjarige en incidentele subsidies wordt binnen de provinciale subsidiepraktijk nog een onderscheid gemaakt tussen exploitatie-, product-, activiteiten- en projectsubsidies. Bij incidentele subsidies kan verder nog gedacht worden aan donaties en waarderingssubsidies. Een exploitatiesubsidie is een subsidievorm, waarbij de te verlenen subsidie bestaat uit een deel van de exploitatielasten van de subsidieontvanger of organisatie en waarbij geen meetbare relatie bestaat tussen de verleende subsidie en de te ontplooien activiteiten of te leveren prestaties. Met name bij subsidieontvangers van wie het bestaan wordt gelegitimeerd door het motief van het instandhouden van een voorziening, waarbij het presteren door autonome factoren wordt bepaald en/of waarbij het te leveren product niet te meten is door het ontbreken van een representatieve meeteenheid, zal aansturing middels de exploitatiekosten (‘input”) de enige wijze zijn. Zonder goedkeuring van Gedeputeerde Staten mag niet tussen kostensoorten geschoven worden.

Bij budgetsubsidie wordt de te verlenen subsidie gekoppeld aan meetbare activiteiten en/of prestaties. Een drietal kenmerken van het budgetsysteem zijn: een vaststaand budget, van tevoren omschreven taken uitgewerkt in activiteiten en/of prestaties/producten, en vrijheid van budgetbesteding. Binnen het stelsel van budgetsubsidies onderscheidt de Provincie een tweetal vormen: product- en activiteitensubsidie. De productsubsidies wordt er een directe relatie gelegd tussen de subsidie en het na te streven resultaat (“output”). Productsubsidiëring is afhankelijk van de mogelijkheid om resultaten duidelijk en verifieerbaar te formuleren. Onder resultaat dient men hier te verstaan, de prestaties in de vorm van goederen en diensten, uitgedrukt in eenheden product, die een subsidieontvanger in ruil voor de subsidie realiseert. Inzicht in de productprijs kan worden verkregen via een kostenverdeelstaat. Bij activiteitensubsidies wordt subsidie verleend in ruil voor te ontplooien activiteiten teneinde een beoogd extern effect te realiseren. Niet het resultaat maar het werkproces (“throughput”) is voorwerp van subsidie. Het is niet uit te drukken in eenheden product, zodat er geen afspraken worden gemaakt ten aanzien van prestaties en resultaten. De subsidieontvanger is gehouden tot het uitvoeren van de activiteiten, maar wordt niet afgerekend op het resultaat hiervan. Dit type budgetsubsidie is afhankelijk van de mogelijkheden om activiteiten duidelijk en verifieerbaar te formuleren. Dit kan gestalte krijgen in de vorm van afgeronde werkplannen, waarbij een prijs voor de activiteiten moet worden bepaald, bijvoorbeeld aan de hand van beschikbare uren. Inzicht in de activiteitenprijs kan worden verkregen via een kostenverdeelstaat. Bij product- en activiteitensubsidies mag onbeperkt tussen kostensoorten geschoven worden, zolang dit geen gevolgen heeft voor de prijs van de uit te voeren activiteiten of te leveren prestaties. Bij projectsubsidies tenslotte gaat het uiteraard om incidentele subsidies die ten behoeve van de realisatie van een specifiek project worden verstrekt.

Als bijlage bij deze toelichting is een matrix gevoegd met een nadere aanduiding van de bij het indienen van aanvragen en het afleggen van verantwoording over te leggen gegevens. De bijlage is slechts bedoeld als een hulpmiddel; maatwerk is in voorkomende gevallen noodzakelijk.

Het tweede lid stemt overeen met de systematiek van de Awb, dat een subsidie op aanvraag wordt ingediend. Uitgangspunt is een aanvraag om een eenjarig subsidie; daaraan toegevoegd een mogelijke behandeling door Gedeputeerde Staten als een meerjarige subsidie. Binnen de systematiek van de Awb is deze handelwijze mogelijk, omdat een honorering van de aanvraag voor meerdere jaren aan de zijde van de subsidieontvanger in beginsel geen (formele) rechtsplicht schept een gesubsidieerde activiteit daadwerkelijk te realiseren. Verder heeft feitelijk overleg plaats over de totstandkoming van de budgetafspraak en moet het als slechts theoretisch worden beschouwd dat een aanvraag voor een eenjarig subsidie tegen de wil van de aanvrager als een meerjarige aanvraag wordt afgewikkeld. Strikt genomen is het bovendien zo dat de budgetafspraak, zo deze dan al tot stand komt, nog niet de formele beschikking op de aanvraag inhoudt. De beschikkingen worden per jaar genomen; de budgetafspraak is, zoals eerder is toegelicht, de basis voor opeenvolgende (geïndexeerde) subsidiebeschikkingen in het subsidieprogramma.

Artikel 5

Aan de bestaande bevoegdheidsverdeling tussen Provinciale en Gedeputeerde Staten is in wezen niet getornd. I.c. ligt er een hoofdrol voor Provinciale Staten middels vaststelling van de subsidieverordening en de jaarlijkse vaststelling van de Provinciebegroting. De besluitvorming over subsidies is bij Gedeputeerde Staten gebleven, voor zover de in de begroting voor dat doel opgenomen gelden toereikend zijn.

Aandacht verdient het tweede lid, waarin de vaststelling van de zogeheten subsidieplafonds is geregeld. Dit instrument kan noodzakelijk zijn om in daarvoor in aanmerking komende gevallen een “open-eind-subsidiëring” uit de weg te kunnen gaan. Vaststelling van de Provinciebegroting c.q. het maximum van een desbetreffende begrotingspost zegt in juridische zin namelijk niets over honorering, dan wel afwijzing van subsidieverzoeken. Als een aanvraag voor subsidie aan de geldende subsidiecriteria voldoet zal deze moeten worden toegewezen, óók als het maximum op die desbetreffende begrotingspost is bereikt. Welnu, een subsidieplafond verschaft hét juridische instrument om te voorkomen dat meer subsidiegelden dienen te worden verstrekt dan er beschikbaar zijn gesteld.

Formeel is de vaststelling van de plafonds een besluit in de zin van de Awb en dienen deze, gegeven de eisen van de wet en ten behoeve van de rechtszekerheid voor de instellingen, (openbaar) bekend te worden gemaakt.

Vermelding verdient nog, dat het binnen de uitgangspunten van de Awb niet is toegestaan een “algemeen” plafond vast te stellen. Dit doet afbreuk aan bovenbedoelde rechtszekerheid voor de instellingen. De redactie van het tweede lid is daarop nadrukkelijk afgestemd en gaat daarom uit van specificatie naar subsidievormen c.q. te onderscheiden productgroepen.

Qua tijdplanning is het van belang dat de subsidieplafonds vóór de aanvang van het tijdvak waarvoor ze zijn vastgesteld dienen te zijn bekend gemaakt. Vaststelling van de plafonds direct bij/na de vaststelling van de begroting ligt in de rede. Bij eventuele vaststelling voorafgaand aan de begroting kan bij de bekendmaking van de plafonds toepassing worden gegeven aan artikel 4:28, onder c, van de Awb, zodat bij een eventuele lagere post op de begroting overeenkomstige verlaging van het plafond c.q. eventueel reeds genomen subsidiebeschikkingen mogelijk is. Bij een hoger budget op de Provinciebegroting kan simpel positieve bijstelling van de desbetreffende plafonds plaatshebben.

Artikel 6

Opneming van de weigeringsgronden c.q subsidiecriteria is een noodzakelijk complement op het instrument subsidieplafonds. De hier “algemeen” geformuleerde gronden leveren een vangnet. De op deelterreinen meer specifieke criteria, van belang voor de rechtszekerheid van de instellingen, zijn te vinden in de krachtens artikel 2, tweede lid, vast te stellen regels.

Cofinanciering en inkomsten van derden: zolang wordt voldaan aan de gemaakte subsidieafspraken worden de inkomsten van derden niet in mindering gebracht op de (gevraagde) subsidie, tenzij deze inkomsten zijn of worden ontvangen voor niet-subsidiabele taken (vallend buiten de afspraken), terwijl daarvoor reguliere capaciteit of middelen zijn ingezet. Eigen bijdragen, contributies, rente-ontvangsten e.d. dienen wel te worden geraamd en in de jaarlijkse afrekening te worden opgenomen. Bijdragen of inkomsten voor een bepaald doel mogen voor dat doel worden gereserveerd (bestemmingsreserve). Bij cofinanciering van door de Provincie gesubsidieerde taken dient vooraf te worden bezien in hoeverre er niet dubbel wordt gesubsidieerd (stapelen). Bij de subsidieverstrekking (in beginsel vooraf, maar eventueel ook achteraf) worden maximale reserve, exploitatie-overschot e.d. vastgesteld met inachtneming van het provinciale aandeel. Er wordt zodoende rekening gehouden met de totale subsidiebehoefte in relatie tot de provinciale subsidie(s), subsidies afkomstig van andere bestuursorganen, eigen inkomsten of inkomsten van derden.

In verband met de weigeringsgrond onder d: subsidieontvangers kunnen in voorkomende gevallen zijn overgegaan tot de oprichting van steunstichtingen, of –verenigingen. Zulke constructies en andere financiële en organisatorische banden kunnen leiden tot weinig doorzichtige relaties, welke relaties mogelijk financiële gevolgen hebben voor de subsidieontvanger. Indien Gedeputeerde Staten dat nodig oordelen kunnen zij de jaarstukken opvragen van degene(n) waarmee een financiële en/of organisatorische relatie wordt onderhouden.

De weigeringsgrond onder e laat onverlet om ingediende aanvragen, in samenspraak met betrokkenen, gedurende een redelijke termijn “vast te houden” , in afwachting van de goedkeuring van de Europese Commissie. Voor de gevallen dat subsidieverstrekking voorafgaand aan de goedkeuring, al dan niet onder opneming van een voorbehoud ter zake, noodzakelijk blijkt te zijn, biedt artikel 37 uitkomst.

Artikel 7

Dit artikel mist betekenis voor incidentele subsidies “op volgorde van binnenkomst” als bedoeld in artikel 33, derde lid, onder b. Het optimaliseert de beleidsruimte voor prioriteitstelling ingeval van een dreigende overschrijding van een subsidieplafond. Een en ander onverlet de inachtneming van de bij beleidsregels gegeven criteria, alsook de – qua zorgvuldigheid noodzakelijke en mede in de tekst van artikel 7 tot uitdrukking gebrachte – vergelijkende beoordeling met andere subsidieaanvragen. Dit laatste uiteraard mede afhankelijk van het op het moment van beoordeling van een aanvraag beschikbare en/of realiter te verwachten vergelijkingsmateriaal. Het tweede lid opent de mogelijkheid voor gebruik van de “kaasschaafmethode”.

Artikel 8

Artikel 8, tweede en derde lid, stellen – mede in aanmerking nemend de in de Awb vereiste wettelijke basis – allereerst buiten twijfel dat aan de subsidie deze verplichtingen kunnen worden verbonden. Zonder deze regeling zou dit niet het geval zijn. In de tweede plaats behelzen de bepalingen de norm, dat de verplichtingen moeten strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie. Alleen die verplichtingen kunnen worden opgelegd, die redelijkerwijs noodzakelijk en geschikt zijn om het met de subsidie nagestreefde doel te verwezenlijken.

Het derde lid ziet op verplichtingen waarvan niet gezegd kan worden dat zij strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie. Het artikellid legt tevens de vereiste wettelijke basis om dergelijke verplichtingen op te kunnen leggen. Een voorbeeld van een dergelijke verplichting is om in een gebouw voorzieningen aan te brengen met het oog op de toegankelijkheid voor gehandicapten.

Met het opleggen van dergelijke verplichtingen dient terughoudendheid te worden betracht. Het is in beginsel niet gewenst om door middel van aan de subsidie verbonden verplichtingen beleidsdoelstellingen na te streven die, hoe belangrijk op zichzelf ook, geen verband houden met de doelstelling van de subsidieregeling zelf. Het opleggen van de hierbedoelde verplichtingen kan echter evenmin geheel worden uitgesloten. De wettelijke grondslag biedt een zekere waarborg. Daarenboven de inhoudelijke beperking, dat de verplichtingen slechts betrekking kunnen hebben op de wijze waarop of de middelen waarmee de gesubsidieerde activiteit wordt verricht. Verder mogen desbetreffende verplichtingen niet in strijd zijn met geldende wetten en internationale verdragen; zo is het om die reden niet geoorloofd om verplichtingen op te nemen met betrekking tot de te hanteren arbeidsvoorwaarden van een gesubsidieerde werkgever jegens zijn werknemers.

Artikel 9

Artikel 4:41 bevat een facultatieve subsidieverplichting voor gevallen waarin de subsidie bij de subsidieontvanger tot vermogensvorming heeft geleid. Het bepaalde in artikel 4:41 Awb geldt alleen wanneer de verordening daarover een bepaling bevat. Daarom is dit artikel nodig. Van toepassing verklaring impliceert dat een vergoeding verschuldigd is in situaties waarbij de subsidieontvanger goederen vervreemdt, een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van goederen, de activiteiten heeft beëindigd, de subsidieverlening of vaststelling wordt ingetrokken of de rechtspersoon wordt ontbonden. In de meeste gevallen zal sprake zijn van een meerjarige subsidierelatie met de Provincie. Hoe hoog de vergoeding is, wordt bij afzonderlijke beschikking door Gedeputeerde Staten aangegeven. De hoogte van de vergoeding wordt bepaald op de wijze zoals aangegeven in het derde lid. Bij het vijfde en zesde lid kan bijvoorbeeld worden gedacht aan maatschappelijke instellingen, die fuseren of deel gaan uitmaken van een koepelorganisatie. In een dergelijke situatie kunnen Gedeputeerde Staten een vergoeding verlangen. Bedoelde artikelleden geven het college de mogelijkheid hiervan af te zien, als de werkzaamheden of activiteiten worden voortgezet door een rechtspersoon met een gelijke of nagenoeg gelijke doelstelling en na een daartoe strekkend verzoek van de subsidieontvanger. Het spreekt voor zich dat een dergelijk verzoek tijdig moet worden ingediend, zodat het college voldoende tijd heeft voor het verrichten van een onderzoek.

Artikel 10

Een eindverantwoording dient plaats te vinden door middel van een jaarrekening/financieel verslag en met een accountantsverklaring overeenkomstig het accountantscontroleprotocol en de voorgeschreven model-accountantsverklaring, indien de subsidie 50.000 euro of meer bedraagt. Indien in plaats van een financieel verslag een jaarrekening wordt overlegd dient hierin de subsidie en de besteding hiervan zichtbaar opgenomen te zijn. Uit de accountantsverklaring dient te blijken of de subsidiegelden rechtmatig en getrouw zijn besteed aan de doeleinden waarvoor deze bestemd waren conform de toepasselijke wet- en regelgeving, subsidiebepalingen en –voorschriften en –verplichtingen, zoals opgenomen in het provinciaal controleprotocol. Bij subsidieverstrekking beneden 50.000 euro dient de eindverantwoording onderbouwd te worden door middel van een financieel verslag, gewaarmerkt door het bestuur van de subsidieontvanger, gespecificeerde urenstaten en facturen en bewijzen van uitgaven en inkomsten. Bij de (financiële) verantwoording dienen verplicht de uitgangspunten en grondslagen uit Burgerlijk Wetboek boek 2 titel 9 gehanteerd te worden, met uitzondering van artikel 360 waarin het toepassingsgebied en de reikwijdte is opgenomen. Op grond van dit artikel zijn niet alle instellingen verplicht een jaarrekening op te maken met inachtneming van de verslaggevingsvoorschriften uit het Burgerlijk Wetboek boek 2 en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. Om de eenduidigheid en de kwaliteit van de jaarrekeningen van deze instellingen te bevorderen stelt de Provincie, op die gebieden waar geen specifieke provinciale regelgeving van toepassing is, Burgerlijk Wetboek boek 2 titel 9 toch verplicht.

Middels het provinciale controleprotocol kunnen GS een aanwijzing vaststellen met betrekking tot de reikwijdte en intensiteit van de accountantscontrole, teneinde discrepanties tussen de verwachtingen van de Provincie Noord-Brabant en de door de accountant van de subsidieontvanger te geven invulling aan de controle te voorkomen Wanneer de Provincie vanuit een ‘hogere’ subsidiegever (bijvoorbeeld Rijk of EU) zelf een accountantscontroleprotocol opgelegd krijgt is het zaak, dat dit protocol vertaald wordt naar het niveau van de subsidieontvanger, eventueel aangevuld met provinciale eisen.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole is het van belang dat de Provincie voldoende instrumentarium ter beschikking staat om de controlewerkzaamheden vlot en betrouwbaar te laten verlopen. Waar nodig kan de medewerking van de accountant van de subsidieontvanger aan reviewwerkzaamheden gevraagd worden. De bevoegdheid tot review geeft de door de Provincie ingeschakelde accountant de bevoegdheid om – al dan niet steekproefsgewijze – het werk van de accountant te controleren.

Artikel 11

Bij Kabinetsbesluit van 29 januari 2004 is besloten dat een wijziging van de Mededingingswet en de Provinciewet, ingaande 1 januari 2006, zal worden doorgevoerd. Deze wetswijziging geldt als minimale – breed gedragen – regeling om aan de reeds lang onderkende problematiek van het oneerlijk concurreren met overheidsmiddelen door (maatschappelijke) ondernemingen via kruissubsidiëring van private activiteiten op nationaal en regionaal niveau een halt toe te roepen. Een en ander laat onverlet de werking van Europeesrechtelijke mededingingsregelgeving. Artikel 11 strekt ertoe om een basisregeling te treffen ter voorkoming van het weglekken van publieke middelen naar private activiteiten, en om een invulling te geven aan het bij het bestuursakkoord Noord-Brabant ingezette uitvoeringsbeleid, inhoudende het daar waar mogelijk toelaten van marktwerking. Zodanig dat naast, of in plaats van, het subsidie-instrument ook waar mogelijk (meervoudig) zal worden aanbesteed in de relatie met derden, die activiteiten voor de Provincie verrichten.

Artikel 12

De provinciale regels voor aanbesteding “De provinciale richtlijn voor aanbestedingsbeleid” bevatten bepalingen die de subsidieontvanger in acht moet nemen als deze verplichtingen aangaat die – mede – met subsidiegeld zijn gefinancierd. Deze provinciale regels gelden alleen, wanneer de subsidieontvanger voor meer dan 50% in zijn exploitatie voorziet middels provinciale subsidie. De Provincie beschikt doorgaans niet over adequate financiële gegevens om te kunnen bepalen of de provinciale richtlijn in individuele situaties van toepassing kan zijn. Zo is het percentage provinciale subsidie ten opzichte van de totale inkomsten, dan wel het exploitatiebudget van de subsidieontvanger veelal niet bekend. Als handreiking geldt dat de ontvanger in eerste instantie zelf bepaalt, aan de hand van zijn inkomsten, in hoeverre de provinciale regels van toepassing zijn, en Gedeputeerde Staten daarover bericht bij de eerstvolgende verantwoording van de verstrekte subsidie. De Europese aanbestedingsrichtlijnen voor aanbestedende diensten kunnen rechtstreeks van toepassing zijn. Aan het niet naleven daarvan zijn risico’s verbonden. Benadeelde concurrenten kunnen naar de rechter stappen en schadevergoeding of heraanbesteding eisen. Ook kunnen zij een klacht indienen bij de Europese Commissie.

Artikel 14

In verband met de stringentere toepassing van het baten- en lastenstelsel c.q. de toepassing van het prestatiecriterium kan de inzet van provinciale middelen gekoppeld worden aan door de subsidieontvanger te leveren prestaties. Bij subsidies, waarbij de prestaties over het boekjaar heen lopen, dient de subsidieontvanger bij de aanvraag aan te geven in welk jaar welk deel van de prestaties geleverd wordt. Het doorschuiven van prestaties of activiteiten en de hieraan gebonden niet besteedde middelen naar een volgend jaar mag alleen met instemming van Gedeputeerde Staten plaatshebben. Hiervoor dient uiterlijk 31 januari van het desbetreffende jaar een aanvraag met een inhoudelijke en financiële door het bestuur gewaarmerkte rapportage, voorzien van gespecificeerde urenstaten en facturen en bewijsstukken van de gedane uitgaven en verkregen inkomsten te worden ingediend. Bij afwijkingen groter dan € 50.000 zijn, leggen Gedeputeerde Staten deze, alvorens te beslissen, ter goedkeuring aan voor Provinciale Staten. Bij afwijkingen onder de aangegeven grens (lid 4, tweede volzin) wordt door de Provincie de subsidielast in haar jaarrekening op begrotingsbasis genomen. Bij afwijkingen boven de aangegeven grens wordt de last in de provinciale jaarrekening op realisatiebasis genomen; deze komt pas tot uitdrukking in het jaar dat de prestatie wordt gerealiseerd.

De provinciale begroting wordt in principe in november vastgesteld en geldt – behoudens wijzigingen – vanaf 1 januari van het daarop volgend jaar. Het is echter niet uitgesloten dat Gedeputeerde Staten al eerder op een aanvraag beslissen. Voor dergelijke gevallen is het goed dat dit slechts kan met een begrotingsvoorbehoud. Van een begrotingsvoorbehoud moet, in verband met de toepassing van het zogenaamde baten- en lastenstelsel, altijd melding worden gemaakt in het verleningsbesluit. In de verordening wordt gesproken over begroting. Binnen de Provincie wordt de benaming programmabegroting gehanteerd. De door Provinciale Staten vastgestelde programmabegroting is door Gedeputeerde Staten verder uitgewerkt in een productenraming.

Artikel 15

De hier genoemde onderwerpen vereisen maatwerk per beleidsterrein. Daarom is de uitwerking daarvan overgelaten aan de nader door Gedeputeerde Staten vast te stellen regels.

Artikel 16

Een wettelijke basis voor toezichthouders is ingevolge artikel 5:11 van de Awb vereist. De bevoegdheden van de eventueel aangewezen toezichthouders behoefden geen uitwerking; Afdeling 5.2 van de Awb, meer in het bijzonder de artikelen 5:15 e.v., bieden hiervoor een adequate regeling, inclusief medewerkingsplicht van de zijde van de subsidieontvanger.

Hoofdstuk II Meerjarige subsidies

Artikelen 17 en 18

Deze artikelen bevatten een nadere uitwerking van het principe dat subsidies op aanvraag worden verstrekt, de formele vaststelling van beschikkingen middels het subsidieprogramma op jaarbasis, en het werken met een budgetperiode van vier jaren.

De artikelen laten onverlet dat voor tussentijds tot stand gekomen budgetafspraken steeds de einddatum van de lopende periode wordt aangehouden.

Overigens zal de overeenkomstig het eerste lid van artikel 17 bepaalde datum moeten worden afgestemd op de hierna omschreven “Procedure budgetafspraken c.q. subsidieprogramma”; voor de aanvragers betekent dit een vroegtijdige indiening. Er staat voor de subsidieontvanger tegenover, dat voor de vervolgjaren van een lopende budgetperiode geen compleet nieuwe aanvraag behoeft te worden ingediend, maar kan worden volstaan met overlegging van geactualiseerde gegevens (artikel 17, tweede lid).

Het indienen van de “de minimis-verklaring” als verwoord in artikel 17, derde lid, onder e, is noodzakelijk indien de aanvrager een onderneming (in Europeesrechtelijke zin) is en het aangevraagde bedrag niet hoger is dan 100.000 euro (indien landbouwproductie of visserij in het geding is: 3.000 euro).

Artikelen 19 en 20

Procedure budgetafspraken c.q. subsidieprogramma:

Planning is dat elk jaar rond juni-juli het subsidieprogramma in ontwerp door Gedeputeerde Staten wordt vastgesteld.

Na de voorlopige vaststelling door Gedeputeerde Staten wordt de concept-budgetafspraak c.q. concept- subsidiebeschikking aan de aanvrager voorgelegd. Daarbij wordt aangegeven op welke wijze en binnen welke termijn de instelling daarover zijn zienswijze kenbaar kan maken. Gedeputeerde Staten zouden kunnen besluiten om binnengekomen zienswijzen om advies voor te leggen aan een adviesorgaan.

Het karakter van de budgetafspraak is terug te vinden in de ondertekening daarvan door de aanvrager. De bedoeling hiervan is de instelling nadrukkelijk te confronteren met de morele verplichting om de “overeengekomen prestaties” te leveren. Door het aanvaarden van de in de budgetafspraak genoemde voorwaarden ontstaat als het ware een contract, zonder dat dit in strikt juridische zin als overeenkomst gekenmerkt kan worden.

De formele doorvertaling van de budgetafspraken heeft plaats middels vaststelling, vóór aanvang van het subsidiejaar, van het subsidieprogramma. In artikel 20 van de verordening is gekozen voor de figuur van de vaststellingsbeschikkingen. Zoals eerder is toegelicht wil dit zeggen, dat deze gelden als “definitieve” beschikkingen en dat op basis daarvan betaalbaarstelling van de subsidie kan plaatsvinden. Omgekeerd zal, indien een subsidieontvanger gedurende de budgetperiode met een tekort te kampen krijgt, dit tekort niet worden aangezuiverd.

Artikel 21

Het eerste lid van dit artikel spreekt voor zich. Ten aanzien van het tweede lid het volgende: Onverschuldigd betaalde subsidiebedragen kunnen volgens artikel 4:57 Awb worden teruggevorderd. Een verrekeningsclausule is praktisch en kan voorkomen, dat bij eventuele onwelwillendheid tot terugbetaling van de zijde van de subsidieontvanger – een onherroepelijke terugvorderingsbeschikking verschaft namelijk geen executoriale titel – een civiele procedure moet worden gevoerd. Voor de toepassing zijn de algemene beginselen van behoorlijk bestuur c.q. individuele afwegingen bepalend. Het artikellid heeft evenzeer betekenis als toepassing wordt gegeven aan artikel 28, vijfde lid, van de verordening.

Artikel 22

Het aan het begin van de budgetperiode vastgestelde budget geldt voor vier jaren, met dien verstande dat in de regel voor het tweede en daaropvolgende jaren geïndexeerd wordt. Als niet wordt geïndexeerd, wordt dat nadrukkelijk in de budgetafspraak aangegeven.

Bij subsidieontvangers die vast personeel in dienst hebben bieden de leden 2 en 3 uitkomst.

Rekenvoorbeeld met toelichting

Het budget voor het lopende subsidiejaar (t) ligt vast, ook als achteraf blijkt dat de algemene prijs- en/of loonkostenwikkeling hoger of lager is uitgekomen. Om in de pas te lopen met de reële groeicijfers heeft daarom bij de volgende indexering (uitgangspunten begroting t+1) een terugrekenslag plaats over de jaren t en t-1. Als we daarbij het subsidiebudget voor het lopende jaar t stellen op 100,0 (index t) dan komt in dit voorbeeld het budget t+1 (t.o.v. t) uit op 99,0 (namelijk op 104,1/105,1).

Artikel 23

Definitie reserves en voorzieningen: Artikel 23 is onder andere gebaseerd op de wettelijke bepalingen neergelegd in titel 9 van het tweede deel van het Burgerlijk Wetboek, de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving en in artikel 4:72 Awb.

Reserves worden hierin onderscheiden naar bestemmingsreserves en algemene reserves. Bestemmingsreserves (artikel 2:373 BW) hebben een nauw omschreven doel. Algemene reserve (artikel 2:373 BW) zijn alle andere reserves, zoals bijvoorbeeld een egalisatiereserve als bedoeld in artikel 4:72 Awb. Deze is bedoeld ter egalisatie van tekorten en overschotten in de exploitatie. In de Awb artikel 4:72 lid 2: het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend komt ten gunste onderscheidenlijk ten laste van de egalisatie reserve. In de provinciale praktijk wordt een enigszins ruimere invulling gegeven: de totale exploitatieresultaten.

Voorzieningen (artikel 2: 374 Burgerlijk Wetboek) kunnen worden gevormd voor:

• -

  verplichtingen en verliezen, waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten;

• -

  op de balansdatum bestaande risico’s terzake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;

• -

  kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het boekjaar of in een voorafgaand boekjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

Provinciale regelgeving met betrekking tot vermogensvorming en reservering: Afhankelijk van het soort subsidie en de aard van de subsidieontvanger kan er provinciale regelgeving met betrekking tot vermogensvorming en reservering bij subsidieontvangers van toepassing zijn.

1. De vorming van – en beschikken over – een egalisatiereserve.

Productsubsidiëring

A. Indien er sprake is van een subsidieontvanger die opereert in een competitieve markt (criteria competitieve markt: er is sprake van minimaal 3 aanbieders in de regio en tender / open inschrijving), en er is sprake van productsubsidiëring, is de subsidieontvanger vrij in het beschikken (toevoegen en onttrekken) over de egalisatie- reserve. In dit geval kan er geen maximumplafond door de Provincie worden opgelegd.

B. Indien een subsidieontvanger niet opereert in een competitieve markt (criteria competitieve markt: er is sprake van minimaal 3 aanbieders in de regio en tender / open inschrijving) kan er op basis van de jaarlijkse verantwoording wel provinciale regelgeving met betrekking tot vermogensvorming en reservering bij subsidieontvangers van toepassing zijn. Positieve exploitatiesaldi kunnen tot een bepaald plafond zonder specifieke toestemming van de Provincie ten gunste van de egalisatiereserve worden gebracht. Schommelingen in de exploitatie kunnen in belangrijke mate door de subsidieontvanger zelf met deze reserve worden opgevangen. Eventuele overschotten en tekorten op bepaalde kosten kunnen zodoende gedurende de jaren worden geëgaliseerd. Om te voorkomen dat de egalisatiereserve bij een subsidie-ontvanger tot een onaanvaardbare hoogte wordt opgebouwd met gemeenschapsgeld, stellen Gedeputeerde Staten een maximum aan deze reserve.

• -

  Het plafond van de egalisatie reserve wordt vastgesteld op 10% van de exploitatie uitgaven met een maximum van € 250.000,-. In een historisch gegroeide situatie, waarbij de reserve hoger is dan € 250.000,- kunnen er geen middelen meer worden toegevoegd.

• -

  Ten behoeve van het weerstandvermogen van met name kleine organisaties wordt een ondergrens ingesteld van € 25.000, dat wil zeggen dat een egalisatiereserve zonder meer € 25.000 mag bedragen.

• -

  Indien een subsidieontvanger positieve exploitatiesaldi heeft, die direct voortvloeien uit niet-provinciale subsidies mogen er extra middelen worden toegevoegd aan de egalisatiereserve tot een bepaald plafond. Dit plafond is bereikt wanneer totaal cumulatief 10% van de genoemde inkomsten over het vigerende jaar zijn toegevoegd aan de egalisatiereserve. De extra toevoegingen van 10% worden niet van jaar op jaar cumulatief toegestaan. Indien in enig jaar totaal cumulatief 10% van de genoemde extra inkomsten extra zijn toegevoegd aan de egalisatiereserve zijn de toevoegingen in de jaren daarna uitsluitend nog toegestaan over het gedeelte waarmee de genoemde andere inkomsten in de tussentijd zijn toegenomen.

• -

  Indien gedurende een periode van 3 jaren sprake is van dalende inkomsten, anders dan provinciale subsidies, wordt de egalisatiereserve overeenkomstig aangepast. Het overschot wordt door de Provincie teruggevorderd.

Deze regelgeving wordt verduidelijkt met het volgende voorbeeld:

Subsidieontvanger X heeft op 1 januari van jaar Y een egalisatiereserve van € 250.000,-. Jaar Y wordt afgesloten met een positief exploitatiesaldo van € 50.000,-. In jaar Y heeft subsidieontvanger X een bedrag van € 100.000,- aan eigen, niet provinciale, inkomsten. Op basis van deze eigen inkomsten kan subsidieontvanger X een bedrag van € 10.000,- aan de egalisatiereserve toevoegen. Een bedrag van € 40.000,- vloeit terug naar de Provincie. De egalisatiereserve bereikt hiermee een stand van € 260.000,- op 31 december van jaar Y.

In jaar Y+1 sluit subsidieontvanger X af met opnieuw een positief exploitatiesaldo van € 50.000,- en een bestaande reservepositie van € 260.000,-. De eigen inkomsten bedroegen een bedrag van € 250.000,-. Op basis van dit bedrag en de regelgeving mag subsidieontvanger X een bedrag van € 15.000,- (10% van (€ 250.000,- minus € 100.000,)- aan de egalisatiereserve toevoegen. Het restantbedrag van € 35.000,- vloeit terug naar de Provincie. De nieuwe reservepositie bedraagt € 275.000,-.

Activiteitensubsidiëring

Hiervoor gelden dezelfde voorschriften dan bij productsubsidiëring bij ondernemingen die niet opereren in een competitieve omgeving (B).

Exploitatiesubsidiëring

Bij exploitatiesubsidiëring dienen Gedeputeerde Staten in te stemmen men het toevoegen van eventuele overschotten aan de egalisatiereserve. Dit geschiedt bij de (jaarlijkse) verantwoording. Het gaat hierbij om de volgende kosten:

• a.

  Gewoon / regulier onderhoud,

• b.

  materiële apparaatskosten (niet zijnde personele kosten);

• c.

  energie (stook, elektriciteit en water);

• d.

  vervanging bij ziekte.

De systematiek van exploitatiesubsidiëring brengt met zich mee dat met uniforme normen, toe te passen op de hierboven genoemde kosten, de maximaal gewenste omvang van de egalisatiereserve wordt bepaald. Het plafond wordt vastgesteld door een bepaald percentage toe te passen op de hierboven genoemde kosten en wel 25% van het onder a, b en c genoemde en 7% van de bruto salariskosten ten behoeve van vervanging bij ziekte, voor zover deze niet verzekerd zijn tot een maximum van € 125.000. Ten behoeve van het weerstandvermogen van met name kleine organisaties wordt een ondergrens ingesteld van € 25.000, dat wil zeggen dat een egalisatiereserve zonder meer € 25.000 mag bedragen.

2. De vorming van – beschikken over – bestemmingsreserves en voorzieningen:

Vorming en voeding van bestemmingsreserves en voorzieningen dient gebaseerd te zijn op een goed doordacht beleids- en beheersplan van de subsidieontvanger. In dit beleidsplan dient een beschrijving en onderbouwing van doel van de reserve of voorziening opgenomen te zijn, evenals de maximale omvang, en de hoogte van de dotaties en onttrekkingen. Reeds bij de subsidieaanvraag dient dit document samen met de begroting of offerte overlegd te worden (bij alle subsidievormen met uitzondering van productsubsidiëring van subsidieontvangers die opereren in een competitieve markt (A)).

Voor het vormen van bestemmingsreserves en voorzieningen wordt alleen toestemming gegeven indien bij geen gebruikmaking van dit instrument gedurende een aantal jaren belangrijke afwijkingen zouden ontstaan bij de belasting van verschillende budgetten. Vorming en voeding op grond van incidenteel voorkomende positieve exploitatiesaldi wordt afgewezen. De maximumhoogte van de reserve of de voorziening is afhankelijk van de aangegeven maximumstand in het beheers- en beleidsplan. Dit plan wordt in samenhang met de budgetafspraken vastgesteld. Bestedingen uit reserves moeten passen binnen het kader van de budgetafspraken. Indien de noodzaak tot het hebben van een reserve of voorziening vervalt, kunnen gereserveerde middelen teruggevorderd, danwel verrekend worden door de Provincie.

Sanctiebeleid: Resumerend dient met terugvordering danwel verrekening van verleende subsidie en voorschotten rekening te worden gehouden in o.a. de volgende gevallen:

• •

  ontoelaatbare toevoeging van overschotten aan vermogen, bijvoorbeeld ontstaan als gevolg van niet-nakoming van budgetafspraken;

• •

  overschrijding om andere redenen van toegestane reserveringsmaxima: het surplus (in zijn geheel dan wel naar rato van het provinciale aandeel in de inkomsten) door de Provincie wordt teruggevorderd;

• •

  achteraf ontvallen van noodzaak tot het hebben van een bestemmingsreserve of een voorziening;

• •

  toevoeging aan een bestemmingsreserve of voorziening op grond van incidenteel voorkomende positieve exploitatiesaldi.

Artikel 24

Tussen- en eindrapportages zijn noodzakelijk om inzicht te blijven houden in het verloop van de activiteiten en/of financiële omstandigheden van de subsidieontvangers. De gegevens in de eindrapportage zijn mede van belang voor de bepaling van het budget voor een volgende budgetperiode. Doorgaans wordt in de budgetafspraak aangegeven welke gegevens, naast de verplichte gegevens, als tussen- en eindrapportage moeten worden ingediend.

Artikelen 26 en 27

Een budgetafspraak kan in beginsel niet worden opengebroken. Om snel in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen, wordt de subsidieontvanger niettemin de mogelijkheid geboden om tussentijds een verzoek te doen om aanpassing van het budget. Ten aanzien van subsidieontvangers zonder beroepskrachten in dienst is het derde lid van artikel 26 opgenomen.

Artikel 28

Uitgangspunt bij budgetsubsidiëring is dat beide partijen zich voor een bepaalde periode gebonden weten aan de gemaakte budgetafspraak. Toch kunnen zich situaties voordoen dat het gewenst c.q. noodzakelijk is in het belang van de Provincie, danwel van de subsidieontvanger tussentijds wijzigingen aan te brengen. In het artikel worden enkele gevallen genoemd, waarin tot wijziging/beëindiging van de budgetafspraak voor het resterende gedeelte van de budgetperiode kan worden besloten.

Ten overvloede zij opgemerkt dat het artikel enkel ziet op de openbreking van de budgetafspraak. Niet derhalve op de intrekking c.q. wijziging van de samenhangende (eventueel reeds genomen) subsidiebeschikkingen; daarvoor bevatten de artikel 4:49 en 4:51 van de Awb een afzonderlijke regeling. Desbetreffende procedures tot openbreking c.q. intrekking/wijziging zullen feitelijk veelal gelijk “oplopen”.

Het belang van de afzonderlijke regeling in artikel 28 van de tussentijdse openbreking van de budgetafspraak is erin gelegen te voorkomen, dat een eventueel noodzakelijke intrekking/wijziging van de subsidiebeschikking wegens schending van het rechtszekerheids-/vertrouwensbeginsel zou worden geblokkeerd. Binnen de in de verordening gekozen systematiek immers, zou handhaving van een gemaakte budgetafspraak blijvende aanspraak op overeenkomstige subsidieverstrekking betekenen.

Hoofdstuk III Eenjarige subsidies

Artikelen 29 tot en met 32

Er kunnen redenen zijn een subsidie niet op te nemen in de meerjarige budgetsystematiek. Te denken valt daarbij bijvoorbeeld aan situaties waarin sprake is van afbouw van subsidiëring, van sterke fluctuaties in uitgaven-inkomsten, en van samenwerkingsovereenkomsten met andere overheden.

De procedure welke ten aanzien van eenjarige subsidies moet worden gevolgd, opgenomen in de artikelen 29 tot en met 32 van de verordening, sluit zoveel mogelijk aan bij die voor de meerjarige subsidies. De eenjarige subsidie moet telkenjare, ook hier vóór de door Gedeputeerde Staten te bepalen datum, worden aangevraagd.

Het indienen van de “de minimis-verklaring” als bedoeld in artikel 29, eerste lid, onder e, is noodzakelijk indien de aanvrager een onderneming (in Europeesrechtelijke zin) is en het aangevraagde bedrag niet hoger is dan 100.000 euro (indien landbouwproductie of visserij in het geding is: 3.000 euro).

Artikel 31, eerste lid, gaat in principe uit van vaststellingsbeschikkingen. Ingeval subsidie zal worden toegekend in bepaalde daarbij aangegeven kosten en derhalve na afloop van het subsidiejaar afrekening plaats zal vinden, kan verstrekking plaatshebben in de vorm van een verleningsbeschikking.

Ingeval van een verleningsbeschikking is bevoorschotting mogelijk op basis van artikel 5, waarbij eventueel naar analogie van de betalingsregeling van artikel 20 kan worden besloten.

Hoofdstuk IV Incidentele subsidies

Artikelen 33 tot en met 35

Dit hoofdstuk bevat een procedureel-technische uitwerking, rekening houdend met de eisen voortvloeiend uit de Awb. Met voorkomende differentiaties als verstrekking middels verdeelprogramma of ad hoc, op volgorde van binnenkomst is rekening gehouden.

Het indienen van de “de minimis-verklaring” als bedoeld in artikel 33, eerste lid, tweede volzin, is noodzakelijk indien de aanvrager een onderneming (in Europeesrechtelijke zin) is en het aangevraagde bedrag niet hoger is dan 100.000 euro (indien landbouwproductie of visserij in het geding is: 3.000 euro).

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikelen 36 tot en met 40

De Algemene subsidieverordening is naar verwachting voor het eerst van betekenis voor het subsidiejaar 2006. Bepaling van het voorafgaande tijdstip van inwerkingtreding is aan Gedeputeerde Staten overgelaten. Voor zover indieningstermijnen voorbij mochten zijn biedt artikel 37 de formele “kapstok” om ontheffing te verlenen.

Binnen de systematiek van de verordening is het denkbaar om met de meerjarige subsidies niet ook direct reeds op 1 januari 2006 van start te gaan. Ingevolge artikel 18, eerste lid, bepalen Gedeputeerde Staten het begin van de (eerste) budgetperiode van vier jaren. Bij een latere startdatum zouden vooralsnog overwegend eenjarige subsidies kunnen worden verstrekt.

Complement op artikel 2, derde lid, vormt het tweede lid van artikel 38; een ander tijdstip van inwerkingtreding van de verordening voor een of meer beleidsterreinen is mogelijk.