Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente Oldambt 2014

Toelichting 1 Toelichting protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente Oldambt 2014

Algemene toelichting

Sinds 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) uitgebreid met regels voor het verkeer langs elektronische weg tussen burgers/bedrijven en bestuursorganen en tussen bestuursorganen onderling (de zgn. Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). De Awb biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan tussen beide partijen en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als conventioneel (schriftelijk) verkeer en in welke andere gevallen verkeer langs elektronische weg gelijkgesteld kan worden aan andere vormen van berichtenverkeer. Tevens legt de wet een basis voor elektronische dienstverlening door overheidsinstanties.

Naast de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer geven de Wet elektronische handtekeningen, de Grondwet, de al bestaande artikelen in de Awb en sectorspecifieke regelgeving ook voorwaarden voor het elektronisch communiceren en het elektronisch afhandelen van verzoeken en aanvragen van burgers door overheidsinstanties.

Inwoners gaan steeds meer gebruik maken van het communicatiemiddel e-mail. In plaats van het schrijven van brieven naar de gemeenten zullen zij ook belangrijke e-mails naar de gemeente willen sturen. E-mail dient op dezelfde wijze te worden behandeld als brieven. Er kunnen dus rechten aan worden ontleend. De gemeente dient daarom duidelijke regels voor e-mail gebruik op te stellen en na te leven.

Het gebruik van e-mail neemt toe terwijl de registratie en de archivering ervan maar weinig aandacht krijgen. Hiermee loopt de gemeente het risico dat belangrijke berichten kwijtraken wat gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het e-mail protocol is opgenomen wanneer medewerkers berichten ter registratie moeten aanbieden.

Het e-mail protocol bevat dus de gebruiksregels die gelden voor het omgaan met e-mail door de gemeente. Deze gebruiksregels zijn opgesteld omdat het berichtenverkeer via e-mail steeds meer status krijgt. Burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties die via e-mail met de gemeente willen communiceren, moet hiertoe in de gelegenheid worden gesteld. In de Algemene wet bestuursrecht staan de basis regels beschreven en bieden de gemeente de mogelijkheid om nadere regels te geven over de manier waarop en wanneer er via de elektronische weg gecommuniceerd kan worden. De gemeente Oldambt doet dit in de vorm van dit e-mail protocol.

De aanbevelingen van de Nationale ombudsman over hoe de overheid met e-mail moet omgaan zijn in dit protocol meegenomen. 

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen.

Voor dit protocol zijn elektronische berichten ingedeeld in een aantal categorieën. Per categorie kan vervolgens weer onderscheid gemaakt worden tussen inkomende en uitgaande berichten.

Artikel 2 Reikwijdte.

Het protocol is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Oldambt en externe partijen. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer handelt alleen over elektronische berichten verzonden naar of ontvangen door een bestuursorgaan, de zgn. bestuurlijke berichten.

De werking van het protocol is breder en strekt zich uit tot alle functionele berichten, d.w.z. berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. Het protocol beoogt geen regels te geven over privé gebruik van e-mail.

Daarnaast wordt aangegeven dat het protocol van toepassing is op e-mailberichten en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. Ook is het protocol van toepassing op het gemeentelijke Twitteraccount en Facebookaccount. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS en andere social media zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit protocol. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter al aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder gemakkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail.

Artikel 3 Doeleinden.

Dit artikel geeft aan dat het protocol zowel een externe als een interne oriëntatie heeft. Wat extern wordt beloofd moet intern worden waargemaakt.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid.

Alle medewerkers van de gemeente Oldambt zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regels die in het protocol zijn vastgelegd.

Artikel 5 Bereikbaarheid.

Door eisen te stellen aan digitaal berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Oldambt. Ook vanuit de techniek worden een aantal voorwaarden gesteld aan het digitale berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kan worden omdat bijvoorbeeld de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Oldambt, en alle van gemeentewege aanwezige hulpmiddelen, die beschikbaar zijn, zijn ingezet, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling worden genomen. De ontvanger stuurt hierover een bericht aan de afzender. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden dan komt het bericht na aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Bestanden die groter zijn kunnen bijvoorbeeld per post op een CD/DVD, via website of ZIP bestande, met een begeleidende brief worden verstuurd naar de gemeente Oldambt.

Lid 1 van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) van de Algemene wet bestuursrecht. De (bestuursorganen van de) gemeente Oldambt geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen via de elektronische weg, Uitgezonderd hiervan zijn WOB-verzoeken en verzoeken om schadevergoeding bij niet tijdig beslissen. Deze verzoeken moeten altijd schriftelijk worden ingediend.

Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld.

In lid 2 wordt gesteld dat elektronische aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.

Voor overige functionele berichten is in lid 3 als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus info@gemeente-oldambt.nl of via een webformulier op de gemeentelijke website.

In de Awb wordt gesproken over een doorzendplicht wanneer post niet bij het juiste bestuursorgaan is terechtgekomen. Door aan te geven welke elektronische postbussen gebruikt kunnen en moeten worden zijn medewerkers niet gehouden aan de doorzendplicht. Zo worden situaties voorkomen waarin een medewerker functionele berichten via zijn postbus ontvangt in een periode dat hij voor langere tijd ziek thuis is of met vakantie is.

Wanneer medewerkers functionele berichten ontvangen die bestemd zijn voor de algemene postbus dan wordt wel van hen verwacht dat zij het bericht doorsturen naar de algemene postbus en tevens de afzender berichten dat hun bericht doorgestuurd is, zodat hun bericht in behandeling zal worden genomen. Daarbij wordt tevens verwezen naar het “Protocol elektronische berichtenverkeer gemeente Oldambt 2014”, zoals vermeld op de gemeentelijke website.

Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Oldambt.

Ook vanuit de techniek worden in de leden 4 en 5 een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Oldambt, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.

T.a.v. lid 4 wordt opgemerkt dat in zijn algemeenheid bij een gebrekkig e-mail getracht zal worden om de afzender een verzoek te sturen om binnen een bepaalde termijn alsnog zijn/haar gegevens te vermelden. Indien hier vervolgens geen reactie op kom, dan zal de gemeente gerechtigd zijn om het verzoek niet in behandeling te nemen.

Artikel 6 Technische ontvangstbevestiging.

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 7 Afhandeling.

Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een functioneel bericht op de hoogte gesteld van het verloop van de procedure door middel van een behandelbericht. In dit behandelbericht wordt aangegeven wanneer de afzender een antwoord kan verwachten. Wanneer een functioneel bericht binnen vijf werkdagen wordt beantwoord is het sturen van een behandelbericht niet nodig.

Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn ook in acht genomen. Het maakt dus niet uit of bijvoorbeeld een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen acht weken. Bij het ontbreken van een wettelijke termijn geldt een termijn van acht weken. Echter gezien het ‘snelle’ karakter van elektronische berichten verdient het de voorkeur om deze berichten zo snel mogelijk af te handelen.

Hierbij zijn uitdrukkelijk de aanbevelingen van de Nationale ombudsman uit de zgn. “Correspondentiewijzer” overgenomen.

Voor de afhandeling van bestuurlijke berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem kan eenvoudig opgelost worden door een afzender in een webformulier aan te latengeven of hij of zij elektronisch bereikbaar is.

Een andere eis die het protocol stelt aan het elektronisch afhandelen van functionele berichten in het algemeen, en bestuurlijke berichten in het bijzonder, is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer verwijst voor wat betreft de elektronische handtekening naar de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (PKI) aan alle betrouwbaarheidseisen.

Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Voor een besluit van een bestuursorgaan geldt dat deze niet ondertekend hoeft te zijn om juridisch rechtsgeldig te zijn. Desgewenst kan ondertekend worden met een gescande handtekening. Voor overige berichten geldt, dat naarmate de gevolgen van het in twijfel trekken van de betrouwbaarheid verstrekkender zijn de elektronische handtekening met meer waarborgen omkleed moet zijn.

Uiteraard wordt, hoewel het af en toe lastig kan zijn, er van iedere medewerker van de gemeente Oldambt verwacht dat de afhandeling van alle functionele berichten op een professionele wijze gebeurt ongeacht de toonzetting in het ontvangen bericht.

Iedere medewerker wordt ook geacht om dezelfde proclaimer te gebruiken.

Artikel 8 Registratie.

Registratiewaardige berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website en archiefwaardige berichten die binnenkomen op @gemeente-ldambt.nl en info@gemeente-oldambt.nl worden vastgelegd in het postregistratiesysteem door medewerkers die belast zijn met deze werkzaamheden.

Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt. Functionele berichten die op een andere wijze binnenkomen worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Aangezien voor aanvragen, bezwaren, etc. als voorwaarde is gesteld dat deze verzonden worden middels een formulier op de gemeentelijke website betreft het veelal zaken die een minder formeel karakter hebben.

Artikel 9 Archivering.

De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van archiefwaardige berichten ter archivering berust bij de medewerkers zelf. Omdat archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website of via @gemeente-oldambt.nl of info@gemeente-oldambt.nl al geregistreerd worden betreft het hier uitsluitend berichten die rechtstreeks binnenkomen op een persoonlijk e-mail adres en uitgaande berichten.

Berichten worden ter registratie aangeboden als sprake is van een:

• Beleidswaarde: de inhoud van het bericht is van invloed op het te voeren beleid.

• Juridische waarde: hierbij moet gedacht worden aan berichten inhoudende afspraken, verplichtingen, contracten, vergunningen, en dergelijke.

• Proces ondersteunende waarde: de inhoud van het bericht heeft betrekking op (de voortgang van) een procedure.

• Cultuurhistorische waarde: het bericht moet bewaard worden op grond van archiefwetgeving. • Informatieve waarde: het bericht bevat kennis die later weer gebruikt kan worden.

De wijze waarop berichten aangeboden worden ter archivering is afhankelijk van de beschikbare technische hulpmiddelen.

Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden.

Behoeft geen toelichting.

Artikel 11 Inwerkingtreding.

Behoeft geen toelichting.

Artikel 12 Citeerartikel.

Behoeft geen toelichting.