Regeling vervallen per 06-01-2014

Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Olst-Wijhe

Geldend van 05-07-2012 t/m 05-01-2014

Intitulé

Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Olst-Wijhe

Burgemeester en wethouders van de gemeente Olst-Wijhe;

 

gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen;

  

besluiten:

Het privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Olst-Wijhe vast te stellen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

 

a

de wet:

de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

 b

besluit:

het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

 c

verordening:

de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 21-05-2012;

 d

basisadministratie:

de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Olst-Wijhe als bedoeld in artikel 2 van de wet;

 e

basisregistratie personen:

de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Olst-Wijhe;

 f

GBA-V:

de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;

 g

autorisatiebesluit:

een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;

 h

ingeschrevene:

degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de basisadministratie is opgenomen;

i

geregistreerde:

degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Olst-Wijhe en over wie de verantwoordelijke persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen;

 j

authentiek gegeven:

een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt;

 k

aangehaakt gegeven:

in de basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de wet;

 l

verantwoordelijke:

het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit, zijnde het college van burgemeester en wethouders;

 m

bewerker:

degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de basisregistratie personen wordt gevoerd;

 n

beheerder:

de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit;

 o

afnemer:

bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, 1e lid van de Algemene wet bestuursrecht;

 p

binnengemeentelijke afnemer:

 

elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;

 q

derde:

 

elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde;

 r

vrije derde:

een derde als bedoeld in artikel 100 van de wet.

  •  

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen

  • 1.

    Beheerder van de gemeentelijke basisregistratie personen is de Eenheidsmanager Publieke Dienstverlening.

  • 2.

    De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

  • a.

    (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

  • b.

    (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

  • c.

    verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen.

Artikel 3 Authentieke gegevens en verplicht gebruik

  • 1.

    Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

  • 2.

    De binnengemeentelijke afnemer die bij de vervulling van zijn taak informatie over een ingeschrevene nodig heeft die in de vorm van een authentiek gegeven beschikbaar is in de basisadministratie, gebruikt voor die informatie dat gegeven.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V

 

  • 1.

    Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen hebben:

  • a.

    de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de vakgroepen Burgerzaken en het Klantcontactcentrum;

  • b.

    voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.

  • 2.

    Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 3.

    Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

 

1.   Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie aan de in Bijlage 3 genoemde beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

2.   De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 8 Terugmeldplicht

 

  • 1.

    Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen, de basisadministratie persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V doet hiervan mededeling aan de beheerder.

  • 2.

    De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 3.

    De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit.

Artikel 9 Protocolplicht

 

  • 1.

    Om te kunnen voldoen aan artikel 103 van de Wet en artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens, houdt de beheerder van het verstrekken van gegevens een protocol bij.

  • 2.

    De beheerder voldoet niet aan de verplichting bedoeld in lid 1 voor zover dit verstrekkingen betreft welke noodzakelijk zijn in het belang van de veiligheid van de staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.

Artikel 10 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking

 

  • 1.

    Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden ingediend bij de beheerder.

  • 2.

    De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

  • 3.

    De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 11 Recht op correctie

 

  • 1.

    Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden schriftelijk ingediend bij de beheerder.

  • 2.

    De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

  • 3.

    De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 12 Verwijdering van gegevens

Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens zo spoedig mogelijk na dit besluit.

Artikel 13 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 14 Vernietiging

Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.

Artikel 15 Slotbepaling

 

1.   Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement BRP gemeente Olst-Wijhe” en treedt in werking op de 1e dag ná die waarop zij bekend is gemaakt;

2.   Het privacyreglement GBA van (datum) vervalt ná de inwerkingtreding van dit reglement.

3.   Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis te Wijhe en het Holstohus te Olst.

 

 

Burgemeester en wethouders van de gemeente Olst-Wijhe, 19 juni 2012

Bijlage 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie en de GBA-V

De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Olst-Wijhe hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie en tot de GBA-V, voor zover daartoe geautoriseerd op grond van het autorisatiebesluit. De bevoegdheid van rechtstreekse raadpleging van de GBA-V, is gebaseerd op het autorisatiebesluit als bedoeld in artikel 1, onder g.

 

Organisatieonderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset

Basisregistratie

 

Gegevensset

GBA-V

 

 

 

 

Vakgroep Burgerzaken en de vakgroep

Klantcontactcentrum

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wet GBA

Kieswet

Besluit Burgerllijke Stand

Burgerlijk Wetboek

Nationaliteitswetgeving

Wet op de Lijkbezorging

Wet Justitiële Documentatie

Vreemdelingenwet

Paspoortwet en regelgeving Rijbewijzen

Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen

Wet 29-09-1815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw

Wet 29-09-1815 Instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw

Verordening Lijkbezorgingsrechten

Klachtenregeling

CRIB

Alle gegevens op PL

En verwijsgegevens

Alle gegevens zoals die in de  bijlagen behorende bij het  Autorisatiebesluit BZK 2.2 20-07-2011zijn opgenomen.

Vakgroep sociale zaken

Vakgroep Wmo

Vakgroep MO

Vakgroep ICT/Geo

Vakgroep DIV

Vakgroep P&O

Vakgroep RO

Vakgroep Fysieke Infrastructuur

Vakgroep V&H

Vakgroep Control

Wet Werk en Bijstand en Wet Inburgering Nieuwkomers

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wet Maatschappeljke Ondersteuning, Wet Voorziening gehandicapten en Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning gemeente Olst-Wijhe

 

 

 

Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995

Regelgeving subsidiebeleid; ouderenbeleid en welzijnsbeleid

 

 

 

Artikel 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening

 

 

 

 

Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties

 

 

Postbehandeling en archivering

 

 

 

Uitvoeren van personele regelingen, Wachtgeldregelingen, pensioenen wethouders en ex-wethouders, WW-uitkeringen

 

 

Ter uitvoering van de opgedragen taken

 

 

Ter uitvoering van de opgedragen taken

 

 

Ter uitvoering van de opgedragen taken

 

 

Ter uitvoering van de opgedragen taken

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens, gezaggegevens, overlijdensgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens, gezaggegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, verwijsgegevens en verblijfstitel

 

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens, gezaggegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, verwijsgegevens en verblijfstitel

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, verwijsgegevens

 

 

Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens

 

 

 

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegevens

 

 

Persoonsgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, huwelijksgegevens en verwijsgegevens

 

 

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens

 

 

 

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

Bijlage 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de basisregistratie personenlijst

Organisatieonderdeel

Waarvoor

Gegevensset

 

 

 

 

Bestuurs- en Managementondersteuning

 

 

 

Het verzenden/overbrengen van gelukswensen voor jubilea 60, 65, 70 en 75- jarige huwelijken en personen die in het lopende jaar 90 jaar of ouder worden

Gedecoreerden

Persoonsgegevens,  huwelijksgegevens, verblijfplaatsgegevens, overlijdensgegev.

 

 

 

Vakgroep Sociale Zaken

 

Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers

 

Vestigingen buitenlanders

 

Voorlichting en Communicatie

Welkom nieuwkomers

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Regiopolitie IJsselland

Handhaving- en opsporingstaken

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens, gezaggegevens, overlijdensgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel

Bijlage 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt

                                                                  

Registratie

Waarvoor

Gegevensset

 

CMG

Het in verband brengen van de volgende gegevensverwerkingen:

 

Leerlingenadministratie

Gemeentebelastingen

Begraafplaatsadministratie

Geo-informatie bouwregistratie

Alle mutatiegegevens met dien verstande dat alleen die gegevens worden verstrekt ter uitvoering van de door de desbetreffende afdeling publiekrechterlijke taak.

 

Squit

My Corsa

WMO

Wet Werk en Bijstand

 

 

 

 

Bijlage 4 Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt

 

Wie

Waarvoor

Welke categorie

 

Welke gegevens

Geheimhouding

Leges

Basis

Crematoria, begraafplaatsen

(niet-gemeentelijke)

Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Instellingen/organisaties ten behoeve van:

-Maatschappelijke dienstverlening

-Algemene/geestelijke gezondheidszorg

-Kinderopvang

-Jeugdwelzijnswerk

-Ouderenzorg

-Gehandicaptenzorg

-Werkvoorziening

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Natuurlijke personen

Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Pensioenfondsen

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja[1]

Art. 100 Wet GBA

Woningbouwcorporatie Salland Wonen

Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing

Vrije derde

 

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Stichting Welzijn Ouderen

Voor het afleggen van huisbezoeken ter bevordering van het algemeen welzijn van de ouderen (vanaf 60 jaar)

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Plaatselijke ZorgcentraOverkempeStichting YgdrasilZorggroep “De Leiboom”Zorgspectrum “Het Zand”

Bewonersadministratie

Vrijde derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

 Ja

Art.100 Wet GBA

https://cvdr.overheid.nl/cvdr/Xopus.aspx?id=190455&xml=RegelingXML.ashx?id=190455#_ftnref1