Reglement elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Olst-Wijhe

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

• 1. Berichten kunnen uitsluitend elektronisch worden verzonden naar de gemeente Olst-Wijhe en haar bestuursorganen via een webformulier of via de algemene postbus.

• 2. Van het eerste lid wordt uitgezonderd de berichten ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur. Deze berichten kunnen alleen schriftelijk naar de gemeente Olst-Wijhe en haar bestuursorganen worden gezonden.

• 3. Bestuurlijke en overige functionele elektronische berichten die niet op de in het eerste lid genoemde wijze zijn verzonden, worden geweigerd. Van de weigering wordt de afzender van een bericht langs – zo mogelijk dezelfde – elektronische weg op de hoogte gesteld.

• 4. Het risico van niet tijdige verzending van een bericht of van het niet (tijdig) ontvangen van een bericht van niet in behandeling nemen, komt te allen tijde voor rekening van degene die een bericht verzendt op een andere wijze dan in het eerste lid bepaald.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

• 1. Een elektronisch bericht moet in ieder geval aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • a.

    het bericht of een bijlage moet zonder meer geopend kunnen worden;

  • b.

    het bericht inclusief de bijlage(n) mag de grootte van 5Mb niet overschrijden;

  • c.

    eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn in alle gangbaar beschikbare pakketten zoals Word, Excel, Acces, Powerpoint en formaten zoals PDF, JPG en TIFF en ZIP;

  • d.

    het bericht en/of de bijlage(n) mogen geen virus of andere voor de gemeentelijke computersystemen (potentieel) schadelijke inhoud bevatten;

  • e.

    het e-mailadres moet herleidbaar zijn;

  • f.

    het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten.

• 2. Een elektronisch bericht kan worden geweigerd indien gerede twijfel bestaat over de identiteit van de afzender of de authenticiteit van de inhoud van het bericht;

• 3. Indien een bericht wordt geweigerd op grond van het bepaalde in het eerste en tweede lid, wordt de (kennelijke) afzender daarvan uiterlijk binnen drie werkdagen na ontvangst van het bericht langs – zo mogelijk dezelfde – elektronische weg op de hoogte gesteld.

Artikel 5 Indieningsvereisten elektronische berichten

• 1. Onverlet de vereisten die in algemene of specifieke regelgeving wordt gesteld aan de inhoud van een bericht, moet een elektronisch bericht:

  • a.

    ondertekend zijn door de afzender op de in artikel 3 bepaalde wijze;

  • b.

    ten minste bevatten de naam, het adres en de woonplaats van de afzender.

• 2. Indien sprake is van een e-mailbericht, mogen de in het eerste lid vermelde gegevens niet (uitsluitend) worden opgenomen in de e-mail, maar moeten deze in ieder geval zijn opgenomen in een in de e-mail meegestuurde bijlage.

• 3. De in het tweede lid bedoelde bijlage kan bestaan uit:

  • a.

    een van de gemeentelijke website gedownload formulier dat volledig is ingevuld en voorzien van de handtekening van de afzender, en vervolgens in een elektronisch bestand is omgezet dat niet zonder meer kan worden gewijzigd.

  • b.

    een door de afzender zelf opgesteld en ondertekend document, dat vervolgens in een elektronisch bestand is omgezet dat niet zonder meer kan worden gewijzigd.

• 4. Een bericht kan niet in behandeling worden genomen, indien niet wordt voldaan aan de eisen in het eerste tot en met derde lid. De (kennelijke) afzender wordt daarvoor eerst in de gelegenheid gesteld binnen een redelijke termijn het bericht te corrigeren, aan te vullen of toe te lichten, tenzij dit van de gemeente of het bestuursorgaan redelijkerwijs niet kan worden gevergd.