Verordening Adviesraad Samenleving Olst-Wijhe

1. De Adviesraad Samenleving Olst-Wijhe (verder te noemen Adviesraad) is een adviesorgaan van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Olst-Wijhe, verder te noemen het college, dat gevraagd en ongevraagd en bij voorkeur samenhangend en integraal advies uitbrengt.

2. De Adviesraad wordt ingesteld om de inwoners, waaronder cliënten en/of hun vertegenwoordigers, actief te betrekken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijk beleid voor het sociaal domein.

3. De beleidsvelden zijn gericht op welzijn, jeugdbeleid, maatschappelijke ondersteuning, werk & inkomen, vrijwilligerswerk en gezondheidsbeleid, waarbinnen mensen, organisaties, diensten en voorzieningen tezamen inwoners ondersteunen en de participatie bevorderen.

4. De Adviesraad heeft tot doel om met zijn adviezen een bijdrage te leveren aan:

• a.

  het bevorderen van een inclusieve samenleving in de gemeente Olst-Wijhe;

• b.

  het bevorderen van eigen regie en zelf- en samenredzaamheid van alle inwoners in Olst-Wijhe, waarbij rekening wordt gehouden met ondersteuning op maat aan kwetsbare personen en groepen in de gemeente;

• c.

  het bereiken, ondersteunen en adviseren van kwetsbare groepen, waarbij het doel is participatie van deze groepen te bevorderen.

5. De Adviesraad heeft de volgende taken:

• a.

  het behartigen van de algemene belangen van alle inwoners die te maken hebben met het gemeentelijke beleid voor het sociaal domein;

• b.

  het gevraagd en ongevraagd (integraal) advies geven aan het college;

• c.

  het fungeren als sparringpartner voor het college.

6. De Adviesraad functioneert onafhankelijk van de gemeente.

7. De Adviesraad is niet bevoegd te adviseren over klachten, bezwaarschriften en andere zaken, voor zover die op individuele inwoners betrekking hebben.

1. De Adviesraad geeft het college gevraagd en ongevraagd (schriftelijk) advies.

2. Het college vraagt over beleidsvoornemens van de gemeenteraad en het college via de secretaris advies aan de Adviesraad op een dusdanig tijdstip dat dit advies van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. Van een dergelijk tijdstip is sprake als adviestermijnen conform het derde lid worden gehanteerd.

3. Wanneer het college de Adviesraad om advies vraagt, worden hierbij de volgende adviestermijnen gehanteerd, tenzij anders is overeen gekomen:

• -

  Vier weken als het gaat om een advies op een beleidsvraag van beperkte omvang dan wel waarbij de Adviesraad in het voortraject is betrokken.

• -

  Zes weken als het gaat om een advies op een beleidsvraag van grotere omvang dan wel waarbij de Adviesraad in het voortraject niet betrokken is geweest.

Indien mogelijk betrekt het college de Adviesraad al in een vroegtijdig stadium, voordat de formele adviesvraag aan de orde is.

4. Om de Adviesraad inzicht te geven in zijn werkplanning, verschaft het college periodiek een planning van de voor te leggen adviesvragen.

5. Het college reageert binnen zes weken op een advies van de Adviesraad.

6. Als het college besluit geheel of gedeeltelijk van het advies van de Adviesraad af te wijken, motiveert het dit schriftelijk.

1. De Adviesraad krijgt van het college ongevraagd en gevraagd alle stukken die hij voor de uitoefening van zijn taken zoals in deze verordening omschreven nodig heeft, tenzij wettelijke voorschriften dit in de weg staan. Zo nodig zullen ter zake kundige ambtenaren mondeling toelichting geven over lopend beleid, de invloed van nieuw (rijks-)beleid en/of over ideeën en plannen van college en/of gemeenteraad op de in artikel 1 lid 3 genoemde thema’s.

2. Het college verstrekt geen informatie aan de Adviesraad over individuele personen.

1. De Adviesraad bestaat uit een Kerngroep en drie vaste werkgroepen naar de domeinen Wmo (waaronder wonen, zorg, welzijn en leefbaarheid, zowel binnen- als buitenshuis), Jeugd en Participatiewet (waaronder werk, inkomen en schuldhulpverlening).

2. Naar behoefte kan dit worden aangevuld met tijdelijke (bijvoorbeeld thematische) klankbordgroepen waarbij ook specifieke deskundigen en ervaringsdeskundigen vanuit de samenleving kunnen worden betrokken.

3. Leden van de Adviesraad vormen een zo evenwichtig mogelijke afspiegeling van de samenleving Olst-Wijhe en, voor zover redelijkerwijs mogelijk, een afspiegeling van de inwoners die te maken hebben met de uitvoering van het sociaal domein.

4. De Kerngroep kent zes leden en een onafhankelijke voorzitter en wordt ondersteund door een secretaris. Uit elke vaste werkgroep zitten twee leden in de Kerngroep. De Kerngroep bewaakt de integraliteit van de adviezen uit de werkgroepen en is verantwoordelijk voor de advisering aan het college.

5. In elke werkgroep zitten als richtlijn 6 tot 8 personen. Er is geen vastgestelde maximum bezetting. Leden van de werkgroep(en) zijn inhoudelijk gesprekspartner bij de opstelling van gemeentelijk beleid, zoals bedoeld in artikel 2, lid 3. Zij bereiden adviezen namens de Adviesraad voor.

6. De leden van de Adviesraad spreken op persoonlijke titel. Zij hebben zitting in de Adviesraad zonder last of ruggenspraak.

7. De leden van de werkgroepen en Kerngroep en de voorzitter wonen in beginsel in de gemeente Olst-Wijhe. Zij bekleden geen vertegenwoordigende functie namens een politieke partij in de gemeente Olst-Wijhe, zijn geen lid van het college of de gemeenteraad en zijn niet in dienst van de gemeente Olst-Wijhe of werkzaam bij een professionele organisatie die binnen de gemeente Olst-Wijhe actief is in het sociaal domein. Ze hebben geen zakelijke binding met de gemeente Olst-Wijhe voor zover deze van invloed kan zijn op hun onafhankelijke positie.

8. De voorzitter heeft daarnaast gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen, houdt overzicht, is procesgericht en is een bindende factor binnen de Adviesraad.

1. De voorzitter en de leden van de Kerngroep worden door het college benoemd. De leden van de drie werkgroepen dragen elk op basis van een vooraf opgesteld profiel twee kandidaten voor om zitting te nemen in de Kerngroep.

De leden van de werkgroepen worden door de Adviesraad zelf benoemd.

2. De zittingsduur van voorzitter en leden van de Adviesraad bedraagt vier jaar.

3. Voorzitter en leden kunnen eenmaal worden herbenoemd.

4. Het lidmaatschap van de Adviesraad kan tussentijds worden beëindigd:

• a.

  op eigen verzoek;

• b.

  door overlijden;

• c.

  als het lid niet (meer) voldoet aan de eisen als beschreven in artikel 4, lid 7;

• d.

  door intrekking van de benoeming door het college, nadat de Adviesraad hierover een gemotiveerd voorstel heeft ingediend.

5. De Adviesraad stelt een rooster van aftreden op, voor een goede balans tussen continuïteit en vernieuwing.

1. Tot de taken van de voorzitter van de Adviesraad behoren:

• a.

  het voorbereiden van de agenda van de Kerngroep met de secretaris;

• b.

  het bepalen van dag en tijdstip van de vergadering van de Kerngroep;

• c.

  het leiden van de vergadering van de Kerngroep;

• d.

  het fungeren als opdrachtgever van de secretaris;

• e.

  het extern vertegenwoordigen van de Adviesraad;

• f.

  het ondertekenen van uitgaande stukken van de Adviesraad.

2. Tot de taken van de secretaris van de Adviesraad behoren:

• a.

  het verrichten van administratieve werkzaamheden;

• b.

  het verrichten van organisatorische werkzaamheden (waaronder opstellen van een vergaderkalender) ;

• c.

  het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda voorafgaand aan iedere vergadering;

• d.

  het verzenden van de uitnodigingen en, indien van toepassing, conceptbeleid en adviesverzoeken;

• e.

  de verslaglegging van de vergaderingen;

• f.

  er op toezien dat adviesvragen en conceptbeleid de leden op een zodanig tijdstip bereiken dat zij hun rol effectief kunnen vervullen;

• g.

  het bewaken van de voortgang en afhandeling van de uitgebrachte adviezen;

• h.

  het opstellen van het jaarverslag;

• i.

  het opstellen van de begroting en beheer van financiën;

• j.

  het mede opstellen van een rooster van aftreden.

1. De Kerngroep komt circa vier maal per jaar bijeen, of zoveel minder of meer als de voorzitter of ten minste de meerderheid van de leden noodzakelijk achten.

2. De drie vaste werkgroepen vergaderen circa 1 x per 2 maanden. Dit kan per werkgroep verschillen en is afhankelijk van de onderwerpen waarover het college advies vraagt of van datgene wat een werkgroep wil inbrengen.

3. Eén of twee keer per jaar komt de hele Adviesraad bijeen voor inhoudelijke verdieping, kennismaking en uitwisseling met elkaar en het bevorderen en stimuleren van integraliteit.

4. De Adviesraad bepaalt zijn eigen agenda.

5. De vergaderingen van de Adviesraad zijn in beginsel openbaar. De Adviesraad kan besluiten besloten vergaderingen te houden, als een meerderheid van de leden of het college daarom gemotiveerd heeft gevraagd, bijvoorbeeld bij de behandeling van niet-openbare stukken.

6. De Adviesraad kan derden uitnodigen de vergaderingen bij te wonen voor het geven van toelichting, informatie en/of advies.

7. Het is de Adviesraad pas toegestaan om stukken met derden te delen nadat deze stukken openbaar zijn. Wel kan de Adviesraad inhoudelijk de strekking uit deze conceptstukken met anderen delen, als dat in het kader van haar adviserende rol wenselijk is en voor zover het college bij een adviesaanvraag niet aan heeft gegeven dat de inhoud van het stuk vertrouwelijk behandeld moet worden. Geheimhoudingsplicht strekt zich ook uit tot derden die worden geconsulteerd.

8. De geheimhouding vervalt niet door beëindiging van het lidmaatschap van de Adviesraad.

9. Desgewenst is een vertegenwoordiger van de gemeente aanwezig bij vergaderingen van de Adviesraad.

1. De Adviesraad overlegt periodiek met de inhoudelijke ambtelijk medewerkers binnen het sociaal domein.

2. De Adviesraad overlegt in beginsel één à tweemaal per jaar met de portefeuillehouder(s) sociaal domein.

3. De Adviesraad kan agendapunten aandragen voor de overleggen, zoals bedoeld in de leden 1 en 2 van dit artikel.

1. De Adviesraad kan beraadslagen en besluiten indien tenminste twee derde van het aantal leden van de Adviesraad aanwezig is en aan de stemming heeft deelgenomen.

2. Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte schriftelijke of mondelinge stemmen. Alleen de leden van de Adviesraad hebben stemrecht. De voorzitter van de Kerngroep en de secretaris zijn niet stemgerechtigd. Stemmen bij volmacht wordt uitgesloten.

3. Tot stemmen over uit te brengen adviezen wordt pas overgegaan nadat de voorzitter heeft geconstateerd dat er geen consensus bereikt kan worden over de inhoud van een uit te brengen advies.

4. Blanco stemmen of onthoudingen zijn voor de vaststelling van het resultaat van de stemming geen geldig uitgebrachte stemmen.

5. Bij staking van stemmen vindt in dezelfde vergadering direct een herstemming plaats. Als ook in dat geval de stemmen staken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. In dit geval worden de verschillende gevoelens van de leden van de Adviesraad aan het college meegedeeld.

6. Stemming over personen geschiedt schriftelijk met gesloten stembiljetten.

1. De Adviesraad onderhoudt een netwerk van (vertegenwoordigers van) belanghebbenden en maatschappelijke organisaties binnen de in artikel 1 lid 3 genoemde thema’s. Hij doet dit onder meer door

• a.

  actief de inbreng van belanghebbenden te organiseren;

• b.

  deelname aan bijeenkomsten die door belanghebbenden en maatschappelijke organisaties worden georganiseerd;

• c.

  het organiseren van bijeenkomsten of andere vormen van raadpleging van belanghebbenden, burgers en organisaties.

2. De Adviesraad beoordeelt zelf of en wanneer er bij de opstelling van een advies derden worden betrokken. Dit kunnen externe deskundigen, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, belanghebbenden of andere ter zake kundige personen zijn.

3. Uit te brengen adviezen worden voorbereid in een of meer werkgroepen. Elk advies aan het college wordt door de Kerngroep aan het college uitgebracht.

4. De Adviesraad evalueert jaarlijks zijn functioneren, de resultaten en de samenstelling.

5. De Adviesraad respecteert de privacy regels. Deze verplichting voor zowel de leden van de werkgroepen en Kerngroep als de voorzitter vervalt niet door beëindiging van het lidmaatschap van de Adviesraad.

1. Het college zorgt voor adequate ondersteuning van de Adviesraad. Hiertoe:

• a.

  zorgt het voor algemene bekendmaking van het bestaan van de Adviesraad;

• b.

  zorgt het ervoor, dat adviesaanvragen en conceptbeleid de secretaris van de Adviesraad tijdig bereiken;

• c.

  stelt het ambtenaren van de gemeente in de gelegenheid een vergadering bij te wonen voor het geven van toelichting of uitleg, als daarom door de Adviesraad is verzocht;

• d.

  zorgt het, via een jaarlijkse subsidie, voor het realiseren van secretariële ondersteuning om te waarborgen dat de Adviesraad in staat is zijn taken naar behoren te vervullen.

1. Voor de uitoefening van de taken van de Adviesraad wordt jaarlijks middels subsidie een budget beschikbaar gesteld op basis van de geldende Algemene subsidieverordening gemeente Olst-Wijhe en de Beleidsregels subsidieverstrekking.

2. De Adviesraad stelt jaarlijks vooraf een activiteitenplan en een begroting op waarin onder meer kosten worden opgenomen voor secretariële ondersteuning. Ook andere kosten, noodzakelijk voor het uitvoeren van de taken van de Adviesraad, zoals vergaderfaciliteiten, communicatie, raadpleging achterban en deskundigheidsbevordering, kunnen in de begroting worden opgenomen.

3. De Adviesraad stelt jaarlijks een jaarverslag van het voorgaande jaar op.

4. De stukken, genoemd in het tweede en derde lid, worden aan het college toegezonden. Termijnen van indiening van activiteitenplan, begroting en jaarverslag zijn vastgelegd in de geldende Algemene subsidieverordening gemeente Olst-Wijhe en Beleidsregels subsidieverstrekking.

5. Aan de voorzitter van de Kerngroep wordt door de gemeente een onkostenvergoeding toegekend, waarvan de hoogte door het college wordt vastgesteld.

1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2018.

2. Bij de inwerkingtreding van deze verordening worden de Verordening cliëntenparticipatie Participatiewet Olst-Wijhe (juli 2015) en het Reglement cliëntenparticipatie Wet maatschappelijke ondersteuning gemeente Olst-Wijhe (juni 2007) gelijktijdig ingetrokken.

3. De bestaande Wmo Adviesraad en cliëntenraad WWB beëindigen hun taken zodra voorzitter en leden van de Kerngroep van de Adviesraad Samenleving zijn benoemd.