Regeling vervallen per 01-01-2015

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie gemeente Raalte

Geldend van 01-01-2009 t/m 31-12-2014

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie gemeente Raalte

De raad van de gemeente Raalte,gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d.gelet op artikel 212 van de gemeentewet,besluit:vast te stellen:de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Raalte.

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities

  • a.

    afdeling:de desbetreffende organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken.

  • b.

    administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Raalte en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • c.

    rechtmatigheid:het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en andere voorschriften .

  • d.

    doelmatigheid:de mate waarin de gemeente er in slaagt met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.

  • e.

    doeltreffendheid:de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programma-indeling.

  • 1 De raad stelt de programma-indeling vast.

  • 2 De raad stelt per (deel-)programma vast:

    • a.

      het maatschappelijk doel en de hieruit voortvloeiende subdoelstellingen (outcome): wat willen we bereiken?

    • b.

      de te leveren prestaties (output): wat gaan we daarvoor doen?

    • c.

      de raming van baten en lasten (input): wat mag het kosten?

  • 3 De raad stelt op voorstel van het college per (deel)-programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid.

Artikel 3 Perspectiefnota

  • 1 Het college biedt de raad jaarlijks een perspectiefnota aan, waarin opgenomen richtinggevende kaders voor de begroting en meerjarenraming van het komend jaar.

  • 2 De raad stelt deze nota vast.

Artikel 4 Begroting en jaarstukken

  • 1 Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar (deel-)programma's en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar (deel-)programma's.

  • 2 Bij de uiteenzetting van de financiele positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • 3 In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 5 Tussentijdse rapportage

  • 1 Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over minimaal de eerste drie maanden en minimaal de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.

  • 2 De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 3 In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan arwijkingen betreffende beoogde beleidsdoelstellingen, beoogde maatschappelijke effecten, beoogde prestaties en op afwijkingen betreffende geautoriseerde baten en lasten.

Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten

  • 1 De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de totale lasten en baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2 Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op-een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiele positie geautoriseerd.

  • 3 Indien het college voorziet dat een geautoriseerd programmabudget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende tussentijdse rapportage of raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstelvoor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid. Aanpassingen in lasten en baten binnen een geautoriseerd programmabudget worden door het college bekrachtigd.

  • 4 Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

  • 5 Het college is bevoegd, voor de uitvoering van de begroting te beschikken over de post Onvoorzien. Bij de tussentijdse rapportages geeft het college een overzicht van de beschikkingen over de post Onvoorzien.

  • 6 Ingeval budgetoverschotten zich ultimo het boekjaar voordoen als gevolg van nog niet uitgevoerde activiteiten, wordt bij de vaststelling van de jaarrekening middels resultaatbestemming het restant overgeheveld naar het nieuwe boekjaar, of zoveel eerder middels een afzonderlijk raadsbesluit.

Hoofdstuk 3 Financieel beleid

Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1 Activeringen en afschrijvingen vinden plaats conform de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording en volgens een door het college vastgestelde nota afschrijvingsbeleid.

  • 2 Het college voegt bij de begrotingsstukken de geldende afschrijvingstabel toe.

Artikel 8 Reserves en voorzieningen

  • 1 Het college biedt de raad jaarlijks bij de programmabegroting een overzicht van de reserves en voorzieningen aan.

  • 2 Het overzicht van reserves en voorzieningen bevat:

    • a.

      de vorming en vrijval van reserves en voorzieningen.

    • b.

      de geldende beleidsregels van reserves en voorzieningen.

    • c.

      de voeding van en onttrekking aan reserves en voorzieningen.

    • d.

      de toerekening aan en verwerking van rente over de reserves.

Artikel 9 Kostprijsberekening

  • 1 Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeenteverleende diensten.

  • 2 Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves/voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en bij tarieven, rechten en heffingen eventueel compensabele BTW.

Artikel 10 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en heffingen.

Artikel 11 Financieringsfunctie

  • 1 Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiele middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de (deel-)programma's binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren.

    • b.

      het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's.

    • c.

      het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen.

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiele posities.

  • 2 Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen inacht:

    • a.

      het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiele instellingen met minimaal een A rating afgegeven door tenminste een gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%.

    • b.

      overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is.

    • c.

      derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiele risico's.

    • d.

      voor het aantrekken van financieringsmiddelen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiele instellingen gevraagd.

    • e.

      overeenkomsten voor het aangaan van leningen of het uitzetten van middelen luiden in euro.

  • 3 Bij het uitzetten van middelen en het aangaan van financiele participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden.Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen en financiele participaties.

  • 4 De regels van het beleid en de organisatie genoemd in dit artikel worden uitgewerkt in het door het college vast te stellen Treasurystatuut.

Hoofdstuk 4 Financiële beheer en interne controle

Artikel 12 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen.

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoort.

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekkmg tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van beleid.

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, debegroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 15 Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor en legt vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de ambtelijke organisatie;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

  • e.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

  • f.

    de te maken afspraken met de ambtelijke organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

Artikel 16 Inkoop en aanbesteding

Het college stelt interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 17 Inwerkingtreding

  • 1 Deze verordening treedt in werMng met ingang van het begrotingsjaar 2009.

  • 2 Deze verordening treedt in de plaats van de Financiele verordening gemeente Raalte 2006.

Artikel 18 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiele verordening gemeente Raalte 2009".

Ondertekening

Aldus besloten in de openbareraadsvergadering van 25 september 2008.de griffier, de voorzitter,

Toelichting 1 behorend bij

Artikelgewijze toelichting:

 

 

Artikel 1 Definities.Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet financiering decentrale overheden (wet Fido), het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.Artikel 2 Programma-indeling.Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de indicatoren voor de uitvoering van het beleid waarop de raad wil sturen en controleren.Artikel 3 Perspectiefnota.Dit artikel bepaalt dat de gemeenteraad vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vaststelt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. Deze kaders geven richting aan het college voor het opstellen van begroting en meerjarenraming.Artikel 4 Begroting en jaarstukken.In dit artikel zijn bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting en jaarstukken.Zo wordt in het eerste lid het college opgedragen de productenraming bij de begroting te voegen. En zo wordt ook bepaalt de productrealisatie bij het jaarverslag te voegen.In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven.Tenslotte wordt in het derde lid bepaald dat in de jaarrekening de uitputting van de investeringskredieten wordt weergegeven.Artikel 5 Tussentijdse rapportage.Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor de raad zijn de tussentijdse rapportages ofwel de voorjaarsnota en de najaarsnota.Op basis van de voor- en najaarsnota wordt de raad geïnformeerd over de afwijkingen (voor- en/of tegenvallers) ten opzichte van de vastgestelde begroting.Het derde lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage.Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten.Artikel 6 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. Autorisatie van de baten en lasten vindt plaats op programmaniveau (lid 1).Naast lopende uitgaven worden er ook investeringsuitgaven gedaan welke geautoriseerd moeten worden. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen. Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling aangeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wil autoriseren (lid 2). Zo kan de raad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag van een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf.In lid 3 is bepaald hoe en wanneer begrotingswijzigingen door de raad danwel door het college worden bekrachtigd.Gedurende het begrotingsjaar kunnen ook investeringsvoornemens op tafel komen die bij het opstellen van de begroting nog niet waren voorzien. Lid 4 regelt de autorisatie van de investeringskredieten voor deze investeringen.In lid 5 is bepaald dat het college bevoegd is te beschikken over de post onvoorzien. Bij de tussentijdse rapportages geeft het college een overzicht van de besteding van deze post.Lid 6 regelt hoe om te gaan met nog benodigde budgetten als gevolg van niet uitgevoerde activiteiten per ultimo het boekjaar.Bij de uitvoering van (meerjarige) activiteiten en bijbehorende lasten worden de lasten in het nieuwe jaar verantwoord. Bij de vaststelling van de jaarrekening en de daarin opgenomen resultaatbestemming of eventueel eerder met een afzonderlijk raadsbesluit stemt de gemeenteraad op grond van een geactualiseerde uitvoeringsplanning vervolgens in met het overhevelen van de niet aangewende middelen als gevolg van nog niet uitgevoerde activiteiten naar het nieuwe begrotingsjaar. In formele zin worden er dan in het begin van het nieuwe begrotingsjaar activiteiten uitgevoerd en budgetten van het afgesloten jaar naar het nieuwe begrotingsjaar overgeheveld zonder dat daar vooraf voor dat jaar toestemming is gegeven door de gemeenteraad.Anderzijds zijn het wel (meerjarige) activiteiten die passen binnen het beleid want de gemeenteraad had voor het vorige begrotingsjaar immers al ingestemd met de uitvoering van de activiteiten en de bijbehorende lasten. Vanaf het moment van de uitvoering van de activiteiten tot de besluitvorming over de jaarrekening neemt het College van burgemeester en wethouders het risico van tijdelijk onrechtmatig handelen.Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa.In het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet is onder letter a de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in dit artikel invulling gegeven.Artikel 8 Reserves en voorzieningen.In dit artikel (lid 1) is bepaald dat het college de raad jaarlijks bij het aanbieden van de begroting een overzicht van reserves en voorzieningen aanbiedt. In lid 2 is bepaald welke informatie dit overzicht moet bevatten.Artikel 9 Kostprijsberekening.Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor de prijzen en heffingen in rekening worden gebracht.In artikel 9 van de verordening staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten. Lid 1 van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen.Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook wordt verstaan bijdragen aan bestemmingsreserves en voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van betrokken activa en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet biedt.Het artikel vormt het kader waarbinnen het college de systematiek van kostentoerekening vorm geeft en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten vaststelt.Artikel 10 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen.Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet).Artikel 11 Financieringsfunctie.De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. In artikel 11 wordt invulling gegeven aan deze wettelijke plicht. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie. In het tweede lid staan de kaders voor het financieel beleid opgesomd, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen.Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Fido). Daarbij bepaalt het tweede lid van artikel 160 Gemeentewet dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de raad een ontwerp-besluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen.Het derde lid stelt aanvullende eisen aan dergelijke besluiten. Het publieke belang moet door het college worden gemotiveerd. Daarbij draagt de verordening het college op bij het aangaan van dergelijke overeenkomsten zo mogelijk zekerheden te bedingen.Artikel 12 Administratie.Onder artikel 12 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze moeten voldoen.Artikel 13 Interne controle.De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 13 draagt het college op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.Artikel 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik.Dit artikel bepaalt dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken.Artikel 15 Financiële organisatie.Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid letter c van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie.Artikel 16 Inkoop en aanbesteding.Dit artikel draagt het college op inkoopregels vast te stellen. Europese aanbestedingsregels maar ook nationale aanbestedingsregels moeten worden nageleefd en vormen het kader waarbinnen het aanbestedingsbeleid moet worden uitgevoerd.Artikel 17 Inwerkingtreding.De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. De jaarstukken van het vorig begrotingsjaar moeten nog voldoen aan de bepalingen uit de oude verordening.Artikel 18 Citeerartikel.Artikel 18 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.