Treasurystatuut Regio Gooi en Vechtstreek 2015

1. Inleiding

De invoering van de regeling schatkistbankieren decentrale overheden (wijziging van de Wet financiering decentrale overheden in verband met het rentedragend aanhouden van liquide middelen in ’s Rijks schatkist (verplicht schatkistbankieren)) en de Financiële verordening 2015 Regio gooi en Vechtstreek. Het Treasurystatuut uit 2001 nr. fin/01/1187 is hierbij geheel geactualiseerd en herzien.

In dit treasurystatuut zijn de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten vastgelegd van de treasuryfunctie. Het treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Bij het opstellen van dit treasurystatuut is rekening gehouden met de bepalingen van de wettelijke kaders.

In het treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie van de Regio Gooi en Vechtstreek geformuleerd. Deze worden vervolgens uitgewerkt voor drie deelgebieden van treasury: risicobeheer, ondernemingsfinanciering en kasbeheer.

Daarna worden de administratieve organisatie en interne controle van de treasuryfunctie behandeld. Daarbij ligt de nadruk op de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden.

Naast het treasurystatuut neemt de Regio Gooi en Vechtstreek jaarlijks een treasuryparagraaf op in zowel de begroting als in de jaarrekening. In de begroting worden de beleidsplannen voor het komende jaar behandeld. Het jaarverslag gaat in op de resultaten van de beleidsuitvoering.

2. Treasurybeleid

2.1 Algemene uitgangspunten en doelstellingen

Bij het opstellen van dit treasurystatuut is rekening gehouden met de bepalingen van de volgende kaders:

• ·

  De Wet gemeenschappelijke regelingen;

• ·

  De Wet fido;

• ·

  De regeling schatkistbankieren;

• ·

  De Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden;

• ·

  De Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden;

• ·

  Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• ·

  De financiële verordening 2015 Regio gooi en Vechtstreek;

Teneinde de transparantie van het treasurystatuut te bevorderen is, voor zover dit relevant is, aansluiting gezocht bij de door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties opgestelde “Handreiking Treasury”.

2.2 Uitgangspunten en doelstellingen van de Regio Gooi en Vechtstreek

Met betrekking tot de treasuryfunctie onderscheidt de Regio Gooi en Vechtstreek de volgende doelstellingen:

• ·

  Het zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van de benodigde middelen tegen marktconforme condities,

• ·

  Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido en de limieten en richtlijnen van dit statuut,

• ·

  Het beschermen van de resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, en liquiditeitsrisico’s.

De treasuryfunctie van de Regio Gooi en Vechtstreek dient te worden ingericht conform de bepalingen in “ de gemeenschappelijke regeling Regio Gooi en Vechtstreek”, waarvan specifiek de bepalingen in Hoofdstuk 9, Financiën en beheer”.

Tenslotte wordt, als gevolg van de beperkte mogelijkheden voor interne controle op de treasury-activiteiten, als randvoorwaarde gesteld dat de treasuryfunctie op een zo transparant mogelijke wijze wordt ingericht en uitgevoerd.

2.3 Risicobeheer

Voortvloeiend uit de taken en de activiteiten kan de Regio Gooi en Vechtstreek de volgende financiële risico’s lopen: renterisico’s en interne liquiditeitsrisico’s.

In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk worden limieten en richtlijnen geformuleerd die het “prudent” beheersen van de genoemde risico’s tegen verantwoorde kosten en inspanningen beogen. Deze richtlijnen houden rekening met de huidige omvang van de organisatie en het algemene beleid van de Regio Gooi en Vechtstreek.

Bij de Regio Gooi en Vechtstreek is het gebruik van derivaten niet toegestaan.

In de huidige situatie is de Regio aangewezen op de Bank Nederlandse Gemeenten omdat overige banken deze publieke rechtsvorm niet vanzelfsprekend toelaten.

Het treasurystatuut is om die reden eenvoudig gehouden en beperkt tot beheersing van rente- en liquiditeitsrisico. Valutarisico wordt uitgesloten door uitsluitend te werken in euro’s .

2.4 Renterisicobeheer

Renterisico is het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de Regio Gooi en Vechtstreek als gevolg van rentewijzigingen. Teneinde deze risico’s zo veel mogelijk te beperken:

• ·

  Worden nieuwe leningen/uitzettingen afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

• ·

  Wordt de rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

• ·

  Worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm niet overschreden;

2.5 Intern liquiditeitsrisicobeheer

Interne liquiditeitsrisico’s zijn risico’s die voortvloeien uit opportuniteitskosten als gevolg van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning. Ter beperking van het interne liquiditeitsrisico:

·baseert de Regio Gooi en Vechtstreek haar financiële transacties op een liquiditeitenplanning waarin de toekomstige inkomsten en uitgaven zijn gepland;

De Regio Gooi en Vechtstreek zal een zo betrouwbaar en volledig mogelijke liquiditeiten-planning opstellen teneinde de interne liquiditeitsrisico’s zoveel mogelijk te beperken. Essentieel is daarbij de kwaliteit en de tijdigheid van de door de controller(s) aangeleverde informatie omtrent de activiteiten en de invloed van deze activiteiten op de financiële positie van de Regio Gooi en Vechtstreek.

2.6 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s zijn bij de Regio Gooi en Vechtstreek uitgesloten, zowel bij de financiële transacties als bij de commerciële transacties. Leningen worden enkel verstrekt, aangegaan of gegarandeerd in euro’s. Er zijn geen lopende transacties of langdurige overeenkomsten die zijn afgesloten in vreemde valuta.

3. Ondernemingsfinanciering

Ondernemingsfinanciering omvat de activiteiten die gericht zijn op het beheersen van de liquiditeitsposities en het voorzien in de benodigde liquiditeiten voor een periode van langer dan één jaar. Tevens omvat dit het onderhouden van de relaties met financiële instellingen.

3.1 Financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• ·

  Financieringen worden uitsluitend aangetrokken ten behoeve van de uitoefening

  van de publieke taak.

• ·

  Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt

door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren.

• ·

  Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn

  onderhandse leningen.

• ·

  De Regio is bij de financiering aangewezen op de Bank Nederlandse Gemeenten omdat andere bancaire instellingen deze publieke rechtsvorm niet vanzelfsprekend toelaten. De Regio heeft om die reden in de praktijk geen mogelijkheid om meer offertes te vragen voordat een financiering wordt aangetrokken.

3.2 Uitzetting

Onder “uitzettingen” wordt verstaan het uitzetten van financiële middelen bij een externe partij voor een periode langer dan één jaar.

·Uitzettingen van tijdelijke overtollige financiële middelen uit hoofde van

treasury vinden in het kader van het Geïntegreerd middelenbeheer (GMB) uitsluitend plaats bij het Agentschap.

·De Regio Gooi en Vechtstreek hanteert bij de tijdelijke uitzettingen, uit hoofde

van treasury, de instrumenten die het ministerie van Financiën aanbiedt. Deze instrumenten zijn: het aanhouden van middelen in de rekening courant en het aanhouden van middelen in deposito’s.

• ·

  Uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de

  liquiditeitenplanning.

• ·

  Uitgezonderd van de verplichting om in ’s Rijks schatkist te worden

  aangehouden, zijn:

  • o

    middelen voor zover deze, gerekend over een kwartaal gemiddeld het drempelbedrag niet te boven gaan.

  • o

    middelen in de vorm van leningen aan andere openbare lichamen, met dien verstande dat openbare lichamen geen leningen kunnen verstrekken aan openbare lichamen waarmee zij belast is met een toezicht relatie.

  • o

    middelen op een G-rekening als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Uitvoeringsregeling inleners-, keten- en opdrachtgeversaansprakelijkheid 2004

• ·

  Het drempelbedrag, hierboven genoemd, wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam. Voor het openbare lichamen met een begroting kleiner of gelijk aan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal, waarbij het drempelbedrag minimaal € 250.000 bedraagt.

3.4 Geldstromenbeheer

Het geldstromenbeheer omvat al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten over te maken tussen de Regio Gooi en Vechtstreek en derden (betalingsverkeer). Teneinde de kosten te beperken wordt:

• ·

  Het liquiditeitsgebruik zo veel mogelijk beperkt door de geldstromen op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt ervoor gewaakt dat de liquiditeitspositie voldoende is om de te garanderen dat de verplichtingen tijdig worden nagekomen;

• ·

  De systematiek van betalen en ontvangen zodanig gekozen dat zo goedkoop mogelijk kan worden geïnd of betaald. Dit betekent onder andere dat het betalingsverkeer zo veel mogelijk elektronisch wordt uitgevoerd binnen één bank;

4. Administratieve organisatie

4.1 Uitgangspunten Administratieve Organisatie / Interne Controle

De Regio Gooi en Vechtstreek streeft ernaar de interne risico’s die voortvloeien uit treasury zo veel mogelijk te beperken. Als gevolg van de beperkte omvang van Planning & Control zijn de mogelijkheden voor interne controle beperkt. Teneinde dit zo veel mogelijk te ondervangen gelden de navolgende maatregelen op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:

• ·

  De treasuryprocessen worden eenduidig vastgelegd en uitgevoerd; de uitvoering hiervan wordt minimaal één keer per jaar gecontroleerd door de accountant;

• ·

  Iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);

• ·

  Tegenpartijen worden gevraagd bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de medewerker die binnen Planning & Control belast is met de interne controle, zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties. De transacties worden door deze medewerker onmiddellijk geregistreerd en op volledigheid en de herleidbaarheid tot de opdracht(gever) gecontroleerd;

4.2 Organisatie

De treasuryactiviteiten zijn bij de Regio Gooi en Vechtstreek geconcentreerd binnen de afdeling Financiën. Aangezien de treasuryactiviteiten hoofdzakelijk voortvloeien uit de “operationele” activiteiten en investeringen van de Regio Gooi en Vechtstreek, dient de afdeling Financiën tijdig door de Resultaatverantwoordelijke Eenheden te worden geïnformeerd over de activiteiten voor zover deze tot geldstromen leiden. De verschillende functies die binnen de Regio Gooi en Vechtstreek betrokken zijn bij treasuryactiviteiten worden hieronder schematisch voorgesteld.

4.3 Verantwoordelijkheden

In onderstaande tabel zijn per functie de verantwoordelijkheden weergegeven op het gebied van treasury. Deze verantwoordelijkheden dienen te worden gecommuniceerd naar de betrokkenen.

4.4 Bevoegdheden

De eindverantwoordelijkheid voor het treasurybeleid ligt primair bij het algemeen bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek. Op basis van artikel 16 lid c en d van de Regeling Regio Gooi en Vechtstreek is het dagelijks bestuur bevoegd tot het beheer van de financiële administratie en de zorg voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding. Het dagelijks bestuur heeft die bevoegdheden gemandateerd aan de directeuren die op hun beurt via de mandaatregeling de bevoegdheden hebben doorgemandateerd aan enkele functionarissen in de ambtelijke organisatie. De praktische uitvoering van het beleid zal dus vooral op ambtelijk niveau plaats hebben, wat als voordeel heeft dat er slagvaardiger wordt geopereerd.

De feitelijke overdracht van de hieronder beschreven bevoegdheden van het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur heeft plaatsgevonden via de gemeenschappelijke regeling en achtereenvolgend via mandatering aan de diverse treasuryfunctionarissen in de mandaatregeling gerealiseerd. Randvoorwaarde bij het overdragen van bevoegdheden is dat de uitvoering van het beleid periodiek wordt gecontroleerd en geëvalueerd aan de hand van de verantwoordingsrapportage.

Bij het toewijzen van bevoegdheden is zoveel mogelijk rekening gehouden met de vereiste functiescheiding tussen besluitvorming, uitvoering, administratie en controle. Iedere transactie wordt afgesloten en geautoriseerd door twee functionarissen.

De algemene bevoegdheden kunnen als volgt worden samengevat:

In onderstaande tabel wordt de verdeling van bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering en autorisatie van de belangrijkste financiële transacties bij de Regio Gooi en Vechtstreek beschreven. Deze bevoegdheden dienen binnen de limieten en richtlijnen van zowel dit treasurystatuut als de treasuryparagraaf van de begroting te vallen. De beschreven bevoegdheden kunnen in de treasuryparagraaf worden beperkt of verruimd. Niet beschreven transacties behoren tot de bevoegdheid van het algemeen bestuur.

5. Informatievoorziening

Gelet op de grote financiële belangen worden hoge eisen gesteld aan de kwaliteit van de informatievoorziening. De regio Gooi en Vechtstreek baseert de uitvoering van het treasurybeheer op de volgende informatie:

• ·

  Actuele en betrouwbare analyse van de financieringspositie voor langer dan één jaar.

• ·

  Goedgekeurde rentevisie.

• ·

  Vastgestelde treasuryparagraaf van de begroting.

• ·

  Marktinformatie.

Hieronder is met betrekking tot de belangrijkste informatie aangegeven op welke wijze de informatievoorziening bij de Regio Gooi en Vechtstreek verloopt.