FINANCIELE VERORDENING RDWI Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug Verordening ex artikel 212 Gemeentewet

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Gemeenschappelijk regeling: de gemeenschappelijke regeling RDWI.

• 2. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten hoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling RDWI en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 3. Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• 4. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• 5. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• 6. Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de RDWI.

• 7. Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de RDWI, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • a.

    De financieel-economische positie;

  • b.

    Het financiële beheer;

  • c.

    De uitvoering van de begroting;

  • d.

    Het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • e.

    Alsmede tot het afleggen van rekening van verantwoording daarover.

• 8. Investering: een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar.

• 9. Overhead: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primair proces;

• 10. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving en de besluiten van het bestuur.

• 11. Taakvelden: eenheden waarin de programma’s bedoeld in artikel 8, tweede lid BBV zijn onderverdeeld

• 12. Weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de RDWI beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.

Artikel 2 Programma-indeling

• 1. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere zittingsperiode een programma-indeling voor deze zittingsperiode vast. De programma-indeling volgt de taakvelden bedoeld in artikel 66 van het BBV.

• 2. Het algemeen bestuur stelt op voortel van het dagelijks bestuur de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

Artikel 3. Kaders Begroting

• 1. Het bestuur stelt jaarlijks richtlijnen vast tot voorbereiding van de begroting voor het komende jaar en de meerjarenbegroting voor de drie daaropvolgende jaren.

• 2. Als basis voor de opbouw van de begroting voor het komende jaar dient de begroting voor het lopende jaar plus het vastgestelde nieuwe beleid.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

Bij het opstellen van de begroting en de jaarstukken worden de bepalingen gevolgd van het BBV, waaronder:

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken wordt het overzicht van overhead en de baten en lasten weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 5. Autorisatie begroting

• 1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks uiterlijk vóór 1 april voorafgaand aan het begrotingsjaar een ontwerpbegroting op, en zendt deze aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

• 2. De raden kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

• 3. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de (ontwerp)begroting en biedt de (ontwerp)begroting aan bij het algemeen bestuur ter vaststelling.

• 4. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma alsmede de in de begroting opgenomen investeringskredieten.

• 5. Bij de behandeling van de voorjaarsnota en de najaarsnota in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten, de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 6. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. In het voorstel is het effect van de investering op de schuldpositie van RDWI opgenomen.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het lopend boekjaar.

• 2. De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van

  • a.

    de baten en lasten en het totale saldo;

  • b.

    de (beoogde) toevoeging en onttrekking aan de reserves;

  • c.

    het resultaat, volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de realisatie en de raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3. In de rapportage worden afwijkingen van de baten en lasten en investeringskredieten ten opzichte van de begroting toegelicht.

Artikel 7 Jaarstukken

• 1. Het dagelijks bestuur biedt voor 1 april de ontwerp-jaarrekening aan, aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

• 2. De raden kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerp-jaarrekening naar voren brengen.

• 3. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerp-jaarrekening en biedt de ontwerp-jaarrekening aan bij het algemeen bestuur.

• 4. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast voor 1 juli in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 5. Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 juli de vastgestelde jaarrekening aan gedeputeerde staten.

Artikel 8 Uitvoering begroting

• 1. Het dagelijks bestuur stelt regels, die waarborgen, dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de financiële ramingen er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening eenduidig zijn toegewezen;

  • b.

    de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • c.

    de lasten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taken binnen de begroting onder druk komt.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de taakstellingen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 10 Waardering & afschrijving vaste activa

• 1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 12 Reserves en voorzieningen

• 1. In de begroting neemt het dagelijks bestuur in de staat reserves en voorzieningen bepalingen op welke worden gehanteerd voor het vormen en van besteden van reserves en voorzieningen.

• 2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve (voor een investeringsvoornemen) wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de maximale hoogte van de reserve;

  • d.

    de maximale looptijd.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat bij het vormen van reserves en voorzieningen de richtlijnen worden gevolgd.

Artikel 13 Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

Artikel 16 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de RDWI;

• 2. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

• 3. Het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 4. Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten van de gemeenschappelijke regeling en de maatschappelijke effecten van het beleid;

• 5. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde Bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• 6. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17 Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

• 1. De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• 2. De vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, evenals aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 18 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

• 1. Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• 2. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• 3. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4. De interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5. De te maken interne afspraken met de units over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 6. De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• 7. Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; en

• 8. Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeenschappelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 19 Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate interne controle, zodanig dat een getrouw beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening is gewaarborgd. Ook draagt het dagelijks bestuur zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de organisatie jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 21 In werkingtreding en Citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 31 januari 2019.

• 2. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening 2018 Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug, gehouden op 31 januari 2019.

De voorzitter, De directeur a.i. RDWI,

S. Jansen R. Geerling