Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013-2017

• 1.

  INLEIDING

  1.1 Inkoopbeleid

  De belangrijkste doelstelling van het inkoopbeleid is om de inkoopfunctie zo professioneel, doelmatig en rechtmatig te laten verlopen. Het inkoopbeleid geeft sturing aan de inkoopfunctie binnen heel de gemeente en vormt het kader waarbinnen gelden op doelmatige, objectieve, transparante en non-discriminatoire wijze worden besteed. Door middel van het inkoopbeleid streeft de gemeente naar een continue professionalisering van haar inkoopfunctie. Concreet betekent dit:

  • -

    efficiënt en effectief inkopen;

  • -

    het volledig voldoen aan de relevante regelgeving, zowel nationaal als Europees, met betrekking tot overheidsinkopen;

  • -

    het bewaken van integriteit;

  • -

    het verankeren van maatschappelijk verantwoord inkopen, gelet op duurzaam inkopen, sociaal verantwoord inkopen en lokale inkoop;

  • -

    het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten van deze kennis;

  • -

    het hanteren van een eenduidige, transparante werkwijze.

  Dit beleid is van toepassing op alle inkopen, dat wil zeggen alle inkopen van producten, diensten en werken waar een factuur tegenover staat.

  De gemeente beschikt sinds 2007 over een inkoopbeleid. Hierin is vastgelegd dat het beleid periodiek geëvalueerd en, indien nodig, geactualiseerd wordt. Het voorliggende “Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013-2017 gemeente Reimerswaal” is het resultaat van de evaluatie en actualisatie en vervangt daarmee het voormalige inkoop- en aanbestedingbeleid van 2012 . Tenminste elke vier jaar zal het college de regeling Inkoop- en aanbestedingsbeleid actualiseren.

  1.2 Het inkoopproces

  De inkoopfunctie is vormgegeven door het inkoopproces centraal te stellen met daaraan gekoppeld het inkoop- en aanbestedingsbeleid en doelstellingen alsmede de (jaarlijkse) planning en evaluatie van inkoopactiviteiten. Ook het contractbeheer (met als basis het contractregister) en de meting van de leveranciersprestatie zijn onderdeel van het inkoopproces.

  De fasen in het inkoopproces omvatten de volgende activiteiten:

  • 1.

    Inventariseren: bepalen van de (functionele) behoefte, raming van de opdrachtwaarde en het uitvoeren van marktonderzoek naar oplossingsrichtingen;

  • 2.

    Specificeren: het opstellen van het programma van eisen of de offerteaanvraag met daarin de eisen (en wensen) aan de te leveren producten, diensten of werken aangevuld met, in voorkomende gevallen, het conceptcontract;

  • 3.

    Selecteren: selecteren van leveranciers (marktonderzoek), aanvragen en beoordelen van offertes;

  • 4.

    Contracteren: eventueel onderhandelen met leveranciers en afsluiten contract(en);

  • 5.

    Bestellen: het plaatsen van de orders;

  • 6.

    Bewaken: bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van de facturering;

  • 7.

    Nazorg: afhandelen van klachten en claims, afhandelen meer- en minderwerk, evalueren leveranciers en herzien contracten.

  Het contractregister (onderdeel van het contractmanagement) betreft een signaalfunctie voor meerjaren(raam)overeenkomsten. Een signaalfunctie bestaat in zijn simpelste vorm uit een vroegtijdige melding van het aflopen van de looptijd van overeenkomsten, met als doel tijdig overeenkomsten te verlengen of op te zeggen (fase 6) of tijdig een nieuwe inkoopprocedure op te starten (fase 1). Leveranciersprestatiemeting betreft het meten en registreren van leveranciersprestaties ten behoeve van selectie van leveranciers. Voorbeelden kunnen zijn: tijdig, juist en volledig leveren en nakomen van afspraken of correct verlenen van service en garanties.

  Om het inkoopproces en het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid te borgen en te voldoen aan de motivatieplicht conform art 1.4 Aanbestedingswet is in het protocollenboek het startdocument van aanbesteding opgenomen welke onderdeel moet zijn van alle inkoopdossiers. Hierop zal vermeld moeten worden de argumenten en keuzes met betrekking tot de gekozen aanbestedingsprocedure, uit te nodigen leveranciers, eventueel toe te passen duurzaamheidscriteria, et cetera.

  • 2.

    MAATSCHAPPELIJKE UITGANGSPUNTEN

  • 2.

    1 Duurzaam inkopen

  Definitie Duurzaam inkopen

  Het Rijk en de andere decentrale overheden in Nederland hebben besloten om het goede voorbeeld te geven en duurzaam in te kopen, om zo de markt te stimuleren tot duurzaam produceren. Hiervoor zijn ambitieuze doelen vastgesteld. Het rijk dient vanaf 2010 al voor 100 procent duurzaam in te kopen. Gemeenten, provincies en waterschappen streven naar 100 procent in 2015.

  Ambitie Duurzaam inkopen

  Het college is vooralsnog terughoudend in het formuleren van beleid op het terrein van duurzame inkoop. In augustus 2010 heeft zij uitgesproken vooralsnog een afwachtende houding aan te nemen ten aanzien van duurzame inkoop. Dit betekent niet dat duurzaam inkopen niet toegepast mag worden. Veelal voldoen leveranciers, dienstverleners en aannemers reeds aan de gestelde duurzaamheidscriteria, zonder dat dit voor extra inspanningen zorgt. In de periode waarvoor dit beleid wordt opgesteld zal overwogen worden of het gewenst, dan wel noodzakelijk is om deze terughoudendheid bij te stellen.

  Uitvoering Duurzaam inkopen

  Indien men binnen het inkoopproces duurzaam wil inkopen kunnen hiervoor de duurzaamheidscriteria van AgentschapNL worden gebruikt. AgenstschapNL heeft in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu voor veel inkooppakketten criteria ontwikkeld. Per inkooppakket is daartoe een criteriadocument beschikbaar (www.pianoo.nl). Als er duurzaamheidscriteria geformuleerd zijn kunnen deze als uitgangspunt worden genomen in het aanbestedingsdocument van de gemeente. In beginsel koopt men “duurzaam” in als men alle minimumeisen uit de (relevante) criteriadocumenten toepast. De gunningscriteria uit het criteriadocument zijn facultatief toe te passen.

  Buiten de hierboven omschreven criteria, dienen leveranciers, dienstverleners en aannemers zich in beginsel te houden aan de gestelde eisen met betrekking tot hun rol als werkgever. Zij worden geacht zich te houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden (zoals geen gebruik van kinderarbeid, geen sprake van discriminatie et cetera).

  2.2 Sociaal inkopen

  Definitie Sociaal inkopen

  Sociaal inkopen is gericht op mensen die gedurende langere tijd werkloos zijn en zonder (re-integratie-) ondersteuning niet of moeilijk aan het werk komen, waaronder:

  • -

    Uitkeringsgerechtigden;

  • -

    Niet uitkeringsgerechtigden;

  • -

    Inburgeraars;

  • -

    SW-geïndiceerden;

  • -

    Leerlingen in het kader van BOL/BBL opleidingen, VSO en/of praktijkscholen.

  Sociaal inkopen houdt in het opnemen van voorwaarden, eisen en wensen in een aanbesteding ten behoeve van het creëren van werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

  Ambitie Sociaal inkopen

  De gemeente streeft er naar om bij (zoveel mogelijk passende) inkoopprocedures Sociaal inkopen toe te passen.

  Uitvoering van Sociaal inkopen

  De gemeente kan Sociaal inkopen op de volgende manieren in inkoopprocedures meenemen:

  • 1.

    Door een opdracht voor te behouden aan een sociale werkvoorziening (o.b.v. artikel 2.82 AW). De gemeente kiest hierbij dus binnen de doelgroep specifiek voor de inzet van SW-geïndiceerden.

  • 2.

    In een reguliere inkoopprocedure als (bijzondere) uitvoeringsvoorwaarde (verplichte eis) of gunningscriterium (wens), in de vorm van de '%-regeling'. De %-regeling houdt in dat minimaal 1% en maximaal 5% van de loonsom binnen de opdrachtwaarde ingezet wordt voor het creëren van werk(ervarings)plaatsen. Bij de toepassing van de % regeling is er geen voorkeur voor specifieke groepen binnen de gehele doelgroep. De praktische uitvoering is een verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. De brede doelgroepomschrijving biedt de nodige flexibiliteit en ruimte voor handelen en invulling.

  In beginsel is Sociaal inkopen mogelijk bij veel inkoopprocedures onder én boven de Europese aanbestedingsdrempel. Echter, een inkoopprocedure is niet altijd “passend” voor Sociaal inkopen. De gemeente hanteert hiervoor als uitgangspunt dat een inkoopprocedure een “werk” of “dienst” betreft en, in geval van de toepassing van een bijzondere uitvoeringsvoorwaarde of wens onder 2. de waarde van de opdracht zodanig van omvang is dat hiermee een werk(ervarings)plaats gefinancierd kan worden. Dit laatste is het geval als de baten (geleverde arbeid) in verhouding staan tot de lasten (extra kosten voor werving en begeleiding). Daarnaast mag de keuze voor het toepassen van Sociaal inkopen geen negatieve arbeidsmarkteffecten hebben voor de opdrachtnemer, bijvoorbeeld doordat door Sociaal inkopen eigen personeel niet meer te plaatsen is en ontslagen moet worden. In geval van het streven om

  Sociaal inkopen toe te passen moeten dergelijke aspecten vooraf goed afgewogen worden.

  2.3 Lokaal inkopen

  Definitie lokaal inkopen

  Lokaal inkopen betekent dat lokale ondernemers mee kunnen dingen (bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures) naar opdrachten voor leveringen diensten of werken dan wel dat zij deze direct gegund krijgen (bij enkelvoudige inkoopprocedures). Het doel hiervan is ten eerste om in mindere economische tijden bij te dragen aan het beperken van de inkrimping van werkgelegenheid of uitstroom van ondernemers uit de gemeente. Zeker in het MKB vinden bedrijfsactiviteiten veel in de lokale omgeving plaats.

  In beginsel worden in dit beleid geen strakke grenzen aangegeven voor wat lokaal is. Uitgangspunt is wel dat lokaal in beginsel binnen de gemeentegrenzen is. Indien lokaal inkopen niet direct mogelijk is binnen de gemeentegrenzen kan binnen ruimere grenzen gekeken worden, bijvoorbeeld op regionaal niveau (bijvoorbeeld gemeente Goes, Kapelle, Borsele, Noord-Beveland, Tholen en Bergen op Zoom).

  Ambitie lokaal inkopen

  De gemeente streeft ernaar om, daar waar mogelijk, de lokale economie en werkgelegenheid te versterken door bij zoveel mogelijk passende inkoopprocedures lokaal of regionaal in te kopen.

  Uitvoering van lokaal inkopen

  De gemeente geeft het streven vorm door middel van de volgende maatregelen:

  • 1.

    De gemeente draagt zorg voor een optimale toegankelijkheid van de gemeente voor ondernemers waar het gaat om informatieverstrekking over inkoop en aanbestedingen aan en het plegen van acquisitie door lokale en regionale ondernemingen.

  • 2.

    De gemeente spant zich in om bij (onderhandse) inkoopprocedures 1 of meer lokale ondernemers uit te nodigen voor inschrijving. Hierbij waakt de gemeente ervoor dat de inkoopprocedures hier wel “passend” voor zijn. De inspanning om lokale ondernemers in kaart te brengen en op geschiktheid te beoordelen moet in verhouding blijven staan tot de verwachte bijdrage aan de lokale economie/werkgelegenheid, moet binnen grenzen van doelmatigheid blijven en niet tot onwenselijke juridische en uitvoeringstechnische risico’s leiden.

  De gemeente streeft ernaar om inkoopopdrachten optimaal toegankelijk te maken voor ondernemers uit het MKB. Dit streven houdt ten eerste verband met de omvang van de opdracht. Opdrachten worden door clustering (bijvoorbeeld gezamenlijke inkoop met andere gemeenten) in omvang te groot waardoor lokale ondernemers deze niet meer aankunnen. Ten tweede kunnen hierdoor omzet- en referentie-eisen te hoog worden gesteld voor lokale ondernemers.

  De gemeente geeft het streven vorm door middel van de volgende maatregelen:

  • -

    Er wordt zorgvuldig afgewogen in hoeverre inkoopdrachten geclusterd worden, waarbij andere doelstellingen van het inkoopbeleid in acht genomen worden, waaronder de tegengestelde doelstelling van synergie (zie paragraaf 3.2)

  • -

    Er wordt zorgvuldig afgewogen en gemotiveerd in hoeverre voor geclusterde opdrachten een percelenregeling gehanteerd wordt.

  • -

    Er wordt geen verbod gehanteerd op inzet van onderaannemers en hanteert geen verzwaarde selectiecriteria in geval van inschrijving in combinatie.

  • -

    Er worden geen kosten in rekening gebracht voor het verstrekken van aanbestedingsdocumenten.

  Indien in een (openbare of onderhandse) inkoopprocedure zowel lokale als niet-lokale ondernemers deelnemen moeten al deze ondernemers een gelijke kans worden geboden op gunning van de opdracht. Dit volgt uit de beginselen van non-discriminatie en gelijke behandeling.

• 3.

  ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN

  3.1 Inkoopprocedures

  Om de doelmatigheid van de inzet van financiële middelen te borgen, dient een voldoende mate van concurrentiestelling te worden bereikt. Op basis van een raming van de opdrachtwaarde wordt in de onderstaande schema’s de te hanteren procedure voorgeschreven. De raming van de opdrachtwaarde moet vakkundig en realistisch geschieden, onder de volgende voorwaarden:

  • -

    Bij meerjarige/onbepaalde overeenkomsten een termijn van 48 maanden (4 jaar) ramen.

  • -

    Optiejaren worden meegenomen in de raming.

  • -

    Raming is exclusief BTW.

  • -

    Het is niet toegestaan/rechtmatig om opdrachten bewust te “knippen” om onder de drempelwaarde van de Europese aanbestedingsrichtlijn te komen.

  De volgende procedures worden onderscheiden:

  • 1.

    Rechtstreekse gunning: inkoopprocedure waarbij zonder concurrentiestelling wordt ingekocht bij één ondernemer (naar keuze), waarbij opdrachtverstrekking zonder offerteaanvraag en offerte plaats vindt. Deze procedure geldt voor zeer kleine opdrachten, bijvoorbeeld eenmalige aankopen of bestellingen van materialen, of kleine werken op regiebasis.

  • 2.

    Enkelvoudig onderhandse procedure: inkoopprocedure waarbij zonder concurrentiestelling wordt ingekocht bij één ondernemer (naar keuze), waarbij opdrachtverstrekking plaats vindt na een schriftelijke offerteaanvraag en offerte.

  • 3.

    Meervoudig onderhandse procedure: inkoopprocedure waarbij onder concurrentiestelling een beperkt aantal van tenminste 3 ondernemers en maximaal 5 ondernemers worden uitgenodigd een aanbod te doen voor de uitvoering van een levering, dienst of werk.

  • 4.

    Nationaal openbare procedure: inkoopprocedure waarbij de gemeente de procedure algemeen bekend maakt d.m.v. een openbare aankondiging waarbij iedere ondernemer vrij is een aanbod te doen voor de uitvoering van een levering, dienst of werk.

  • 5.

    Europese aanbestedingsprocedure: inkoopprocedure onder toepassing van de Aanbestedingswet (hoofdstuk 1, 2 en 4) of de ARW 2012 (hoofdstuk 2) waarbij door de gemeente een Europese, openbare aankondiging plaats vindt waarna iedere ondernemer vrij is een aanbod te doen voor de uitvoering van een levering, dienst of werk.

  Procedure voor leveringen en diensten

  Categorie	Geraamde opdrachtwaarden (exc. BTW)	Te hanteren inkoopprocedure
  1	€ 0,00 - € 2.500,00	Rechtstreekse gunning
  2	€ 2.500,00 - € 10.000,00	Enkelvoudig onderhands
  3	€ 10.000,00 - € 100.000,00	Meervoudig onderhands
  4	€ 100.000,00 - EU-drempel	Meervoudig onderhands / Nationaal Openbaar
  5	> EU-drempel	Europees aanbesteden

  Procedure voor werken

  Categorie	Geraamde opdrachtwaarden (exc. BTW)	Te hanteren inkoopprocedure
  1	€ 0,00 - € 50.000,00	Enkelvoudig onderhands
  2	€ 50.000,00 - € 500.000,00	Meervoudig onderhands
  3	€ 500.000,00 – EU- drempel	Nationaal openbaar
  4	> EU-drempel	Europees aanbesteden

  Verruimen van aantal uit te nodigen partijen

  Indien er gekozen wordt voor een verruiming van het aantal uit te nodigen partijen, zowel voor leveringen en diensten als voor werken, geldt dat dit geen afbreuk doet aan de doelmatigheid van de inkoopprocedure. In andere woorden, het verwachte resultaat van het verruimen van het aantal partijen moet wel in verhouding staan tot de extra tijdsbesteding die hiermee gemoeid gaat. Daarbij dient rekening gehouden te worden met voorschrift 3.4A uit de Gids Proportionaliteit.

  Uitzonderingen Europese aanbestedingswetgeving

  Indien de raming van de opdrachtwaarde boven de drempelwaarde van de Europese aanbestedingsrichtlijn ligt, valt de opdracht mogelijk onder één van de volgende uitzonderingsposities:.

  • 1.

    “2B-diensten” en concessies voor werken en diensten. Deze zijn uitgezonderd van de werking van de richtlijn. Voor die uitzonderingen geldt dat minimaal een meervoudig onderhandse procedure met minimaal 5 uit te nodigen partijen te worden doorlopen.

  • 2.

    “Inbesteden”. Dit houdt in dat er opdracht verstrekt wordt aan een eigen dienst of onderdeel van de gemeente. In dat geval is er geen sprake van inkoop.

  • 3.

    Opdrachten onder de drempel, en 2B-diensten met een “duidelijk grensoverschrijdend belang”. In dat geval geldt de verplichting dat de opdracht toch algemeen bekend gemaakt dient te worden zoals bij een Europese aanbestedingsprocedure.

  3.2 Inkoopsynergie

  De gemeente streeft bij de voorbereiding van een inkoopprocedure (fase 1: inventarisatie) zoveel mogelijk naar inkoopsynergie door het clusteren van opdrachten.

  Clusteren van opdrachten kan op verschillende manieren voorkomen:

  • 1.

    Gelijksoortige opdrachten binnen de gemeente; meerdere opdrachten van verschillende afdelingen worden samengevoegd tot één opdracht.

  • 2.

    Gelijksoortige opdrachten voor verschillende gemeenten; regionale of inter-regionale samenwerking tussen gemeenten.

  • 3.

    Ongelijksoortige opdrachten volgtijdelijk; Op elkaar volgende opdrachten worden samengevoegd in één aanbesteding (bijv. ontwerp, uitvoering en meerjarig onderhoud aan een weg)

  • 4.

    Ongelijksoortige opdrachten tegelijkertijd; verschillende opdrachten worden in één aanbesteding samengevoegd (bijv. schoonmaak, glasbewassing en technisch onderhoud gebouwen)

  Bij het streven naar inkoopsynergie buiten de gemeentelijke organisatie moeten de individuele belangen van de gemeente in acht genomen worden. Het streven naar inkoopsynergie moet geen afbreuk doen aan andere doelstellingen van de gemeente, waaronder doelmatigheid.

  Clusteren van opdrachten is toegestaan. Per aanbesteding zal de optimale omvang van de opdracht worden bepaald. Indien een opdracht wordt samengevoegd en/of qua omvang als groot gekwalificeerd kan worden in relatie tot wat in de branche gebruikelijk is, wordt bepaald of het wenselijk en/of mogelijk is om de volledige opdracht te verdelen in percelen.

  In het Programma van Eisen of bestek worden de overwegingen om te clusteren en om de opdracht wel of niet te verdelen in percelen vastgelegd.

  3.3 Total Cost of Ownership

  Bij een Total Cost of Ownership (TCO) benadering wordt nagestreefd dat men zoveel mogelijk rekening houdt met de totale financiële lasten van een inkoopopdracht gedurende de gehele looptijd of uitvoeringsperiode, zowel met de investeringslasten als de exploitatielasten. Een duurdere investering, bijvoorbeeld in LED-verlichting, kan met veel lagere exploitatielasten over de gehele looptijd toch resulteren in lagere totale kosten dan een minder dure investering met hogere exploitatielasten.

  3.4 Functioneel versus technisch specificeren

  Voor het specificeren van een levering, dienst of werk wordt een Programma van Eisen of offerteaanvraag opgesteld. Hierbij moet bewust een afweging gemaakt worden tussen op welk detailniveau de specificatie uitgewerkt wordt, in functionele eisen of in technisch gedetailleerde eisen.

  Een goede specificatie leidt tot een optimale oplossing voor de gedefinieerde behoefte of probleemstelling. In beginsel moet er naar gestreefd worden zoveel mogelijk functioneel te specificeren. Over het algemeen heeft de markt de kennis en kunde om de optimale oplossing te vinden. Een technische specificatie biedt de markt minder vrijheid om zelf naar de optimale oplossing te zoeken. De overwegingen voor de keuze tussen een functionele en technische specificatie zijn onder meer:

  • -

    Technische specificaties worden in de regel gehanteerd voor “standaard” producten, diensten of werken, waarbij van te voren al weet wat de optimale oplossing is, en in situaties waarin de omstandigheden dwingen tot een bepaalde technische oplossing.

  • -

    Functionele specificaties gaan vaak gepaard met een gunning op basis van “economisch meest voordelige inschrijving” ofwel niet alleen op prijs, maar ook op kwaliteit. Verschillende aangeboden technische oplossingen moeten immers met elkaar vergeleken worden op bijvoorbeeld functionaliteit, levertijd, duurzaamheid, onderhoud, levertijd. Technische specificaties gaan over het algemeen gepaard met gunning op “laagste prijs”.

4.JURIDISCHE EN ORGANISATORISCHE KADERS VAN INKOOP

4.1 Naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving

De gemeente is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving op gebied van inkoop. Deze zijn sinds 1 april 2013 vastgelegd in de Aanbestedingswet voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen en diensten en in de Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2012 voor werken. Deze wet is verplicht van toepassing op alle inkoopopdrachten van de gemeente Reimerswaal. In de Aanbestedingswet wordt een onderscheidt gemaakt tussen onderhandse aanbestedingen en Europese. De Europese regelgeving is van toepassing waanneer de geraamde opdrachtwaarden bepaalde Europese drempelwaarden te boven gaat. Deze drempelwaarden worden door de Europese Commissie iedere twee jaar vastgesteld en bedragen voor de periode 2012-2013 exclusief BTW:

• -

  Leveringen € 200.000,-

• -

  Diensten € 200.000,-

• -

  Werken € 5.000.000,-

Er geldt een splitsingsverbod die inhoudt dat opdrachten niet organisatorisch (verschillende afdelingen apart), inhoudelijk of in tijd gesplitst mogen worden om zo aan de toepasselijkheid van de relevante (Europese) aanbestedingsregels te ontkomen of om gebruik te kunnen maken van een afwijkende inkoopprocedure is niet toegestaan.

De 3 beginselen die ten grondslag liggen aan de Aanbestedingswet zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie, afgeleid uit het EG-verdrag. De gemeente staat voor deze beginselen en dat deze op al haar inkopen worden nagestreefd. Naast de basisbeginselen is de gemeente verplicht om ook het proportionaliteitbeginsel na te leven. Dit houdt in dat de gemeente geen disproportionele selectie- of gunningscriteria mag hanteren. Criteria moeten altijd in verhouding staan tot de opdracht.

De nationale wet- en regelgeving die van toepassing is op gemeentelijk inkoop omvat:

• 1.

  Aanbestedingswet: Dit is de Nederlandse implementatie van de Europese aanbestedingsrichtlijn en bevat regels die in acht genomen moeten worden bij Europese, Nationaal openbare en meervoudig onderhandse aanbestedingen.

• 2.

  Aanbestedingsreglement voor Werken (ARW) 2012: Dit document is alleen van toepassing voor de aanbesteding werk en niet voor een dienst of levering. De ARW 2012 moet verplicht worden toegepast voor alle aanbestedingen (= richtsnoer).

• 3.

  Gids Proportionaliteit: In deze gids staat uitgelegd wat wordt verstaan onder het proportionaliteitsbeginsel. De gids geeft aan op welke onderwerpen dit van toepassing is en hierbij geldt Comply or Explain (= richtsnoer).

• 4.

  Gemeentewet: In deze wet is vastgelegd dat de accountantscontrole zich uitstrekt tot een rechtmatigheidcontrole. Beoordeeld wordt of gelden zijn uitgegeven met inachtneming van (Europese) wet- en regelgeving.

• 5.

  Algemene wet bestuursrecht; Hierin zijn de algemene beginselen van behoorlijk bestuur opgenomen, waaronder het zorgvuldigheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel, het gelijkheidsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

• 6.

  Het Burgerlijk Wetboek; Vooral het contractenrecht is van belang.

• 7.

  Wet BIBOB; De Wet BIBOB geeft bestuursorganen een extra instrument in handen om de ongewilde facilitering van criminele activiteiten te voorkomen. De Wet BIBOB is van toepassing op bepaalde vergunningen, subsidies en aanbestedingen in de sectoren Bouw, Milieu en ICT.

4.2 Samenhang met ander gemeentelijk beleid

Begroting

De begroting vormt het bestuurlijke en financiële kader voor de inkopen in de gemeente.

Integriteitsbeleid

Bij de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de inkoopprocedures dienen uiteraard de kaders van het Integriteitsbeleid van de gemeente in acht te worden genomen. Deze kaders zijn vastgelegd in onder meer de ambteed of -gelofte. Bij het uitspreken van de ambteed of -gelofte verklaart een ambtenaar dat hij onder meer eerlijk, getrouw en nauwgezet zijn taken zal vervullen, en vertrouwelijk zal handelen. De ambtseed of -gelofte sluit hiermee aan bij de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de beginselen in het EG-verdrag. Zorgvuldigheid, objectiviteit, transparantie en non-discriminatie lopen dan ook als een rode draad door wet- en regelgeving, jurisprudentie en gemeentelijk beleid op gebied van inkoop, en zijn beginselen die een inkopend ambtenaar altijd hoog in het vaandel moet houden.

Financieel beleid

Bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingsbeleid en de inkoopprocedures dienen de kaders voor financieel beleid in acht te worden genomen, zoals vastgelegd in de Verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Uit dit beleid vloeit voort dat het college interne regels voor inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten vast legt in het onderhavige inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Mandaat- en budgethoudersregeling

Bij de uitvoering dienen de regels in de Mandaat- en Budgethoudersregeling in acht genomen te worden. In deze regelingen zijn de handelings- en tekeningsbevoegd voor inkoopprocedures opgenomen.

4.3 Gebruik van inkoopvoorwaarden en aanbestedingsreglementen

Gebruik gemeentelijke inkoopvoorwaarden

Bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingstrajecten dient de juridische positie ten opzichte van leveranciers en aannemers geen grote en/of onverwachte (juridische) risico’s met zich mee te brengen. De gemeente beschikt hiertoe over eigen inkoopvoorwaarden. Deze bestaan uit algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en werken.

De algemene inkoopvoorwaarden moeten in beginsel bij elk inkoop- en aanbestedingstraject van toepassing worden verklaard èn meegezonden worden bij de offerteaanvraag, uitnodiging tot inschrijving of, in geval van een openbare procedure, bij de publicatie of verzending van de inkoopstukken.

Naast inkoopvoorwaarden bestaan er legio andere (branche)voorwaarden die bij (overheids)inkopen gehanteerd worden. In beginsel heeft de budgethouder de bevoegdheid om in plaats van de gemeentelijke inkoopvoorwaarden de DNR (De Nieuwe Regeling) toe te passen. De DNR wordt veelal gebruikt binnen alle disciplines die in de bouw actief zijn op het gebied van ontwerp, advies en management: architecten, constructeurs, installatie-adviseurs, bouwfysici, interieurarchitecten, tuin- en landschapsarchitecten, industriële vormgevers, projectmanagers en (bouw)productontwikkelaars.

Daarnaast schrijft de Gids Proportionaliteit voor dat de aanbestedende dienst contractmodellen of algemene voorwaarden die paritair zijn opgesteld in beginsel integraal toepast (Voorschrift 3.9C). Hierbij moet gedacht worden aan de UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden) voor werken. Deze dienen in beginsel voor alle werken te worden toegepast. Indien men hiervan af wilt wijken dient dit gemotiveerd te worden. te verklaren conform art

De bevoegdheid om af te wijken van het voorgaande ligt bij de budgethouder van de gemeente, dit in eventuele samenspraak met de jurist van de gemeente.

Gebruik van aanbestedingsreglementen

Voor de uitvoering van een inkoopprocedure dienen in beginsel de regels te worden toegepast uit de gangbare aanbestedingsreglementen. Voor leveringen en diensten boven en onder de Europese drempelbedragen, dient de Aanbestedingswet d.d. 1 april 2013 te worden toegepast. In deze richtlijn zijn regels opgenomen over hoe een inkoopprocedure moet verlopen en hoe selectie- en gunningcriteria toegepast moeten worden.

Voor werken geldt dat het verplicht is het Aanbestedingsreglement voor Werken (ARW) als algemene basis voor inkoopprocedures (zowel boven als onder de Europese drempel) op het gebied van werken toe te passen.

4.4 Centrale inkoopadviseur

Centrale inkoopcoördinatie, decentrale inkoopuitvoering

Binnen de gemeente is gekozen voor een gecoördineerde inkoopfunctie, waarbij de budgethouders of -beheerders integraal verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van hun inkoopprocedures en de naleving van het inkoopbeleid. Daarnaast is centraal een inkoopadviseur actief, gedetacheerd vanuit het samenwerkingsverband Stichting Inkoopbureau West-Brabant. De operationele aansturing van de centrale inkoopadviseur ligt bij het afdelingshoofd Advies en Ondersteuning waarbij de centrale inkoopadviseur verantwoording aflegt aan de leidinggevenden, middels het leidinggevendenoverleg.

De inkoopadviseur heeft onderstaande algemene taken en verantwoordelijkheden:

• 1.

  Bewaken van de naleving van het door het college vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid binnen de kaders van zijn/haar taken;

• 2.

  Zorg dragen voor het professioneel doorlopen van inkoopprocedures, waarbij de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geborgd en een optimaal integraal resultaat wordt nagestreefd;

• 3.

  Coördineren van de totstandkoming, uitvoering en evaluatie van een jaarlijks inkoopjaarplan, waarbij specifieke doelen, maatregelen en inkoopactiviteiten staan benoemd;

• 4.

  Jaarlijks uitvoeren van een kwantitatieve inkoopdiagnose van het inkoopvolume van het voorgaande jaar (jaren). Uit deze diagnose dienen conclusies en aanbevelingen te worden gegenereerd, die gericht zijn op verbetering van de doelmatigheid van de inkoop;

• 5.

  Zowel gevraagd als ongevraagd advies uitbrengen aan budgethouders en/of andere medewerkers omtrent de juiste uitvoering van het inkoopbeleid.

Betrokkenheid inkoopadviseur

De inkoopadviseur wordt als volgt, conform paragraaf 3.1, bij inkoopprocedures betrokken:

• 1.

  Verplichte betrokkenheid bij Europese en nationaal openbare procedures.

• 2.

  Bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures dient er boven de geraamde opdrachtwaarde van € 10.000,- (leveringen en diensten) en € 50.000,- (werken), altijd afstemming plaats te vinden over de te hanteren inkoopprocedure, de besteksvorm, voorwaarden van de overeenkomst en aanbestedingsreglement en overige tactische keuzes in de voorbereiding. Als bespreekstuk dient het inkoopformulier als uitgangspunt te worden genomen.

• 3.

  Vrijblijvende afstemming bij enkelvoudig onderhandse inkoopprocedures.

• 4.

  Voor ad-hoc vragen is de adviseur als helpdesk beschikbaar.

4.5 Inkoopdossier en archivering

De budgethouder of -beheerder draagt er zorg voor dat er per inkoopprocedure een volledig inkoopdossier aanwezig is. In het protocollenboek is een checklist inkoopdossier bijgevoegd.

4.6 Interne controle en evaluatie

Het college draagt zorg voor een interne controle die achteraf en steekproefsgewijs toetst of de inkoopprocedures binnen de kaders van dit beleid zijn uitgevoerd en of voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden.

4.7 Autorisatie tot afwijking van dit inkoopbeleid

Afwijking van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid, alsmede het toepassen van alternatieve inkoopprocedures (Bouwteam, Design&Construct, Turnkey, Gunnen op Waarde, Best Value Procurement, prijsvragen, veilingen ed) is alleen mogelijk door middel van overleg met de inkoopadviseur van het inkoopbureau. De budgethouder en functionaris van het inkoopbureau dienen samen binnen een termijn van 14 dagen gemotiveerd toestemming te vragen. Na goedkeuring door de portefeuillehouder wordt dit ter kennis van het college gebracht. Een advies ter zake is niet noodzakelijk.

Wanneer het om calamiteiten en/of spoedeisende redenen onmogelijk is de voorgeschreven procedure toe te passen, zal ook hier door de budgethouder en functionaris van het inkoopbureau achteraf en binnen een termijn van 14 dagen, aan het college gerapporteerd dienen te worden over de gevolgde procedure.