Regeling vervallen per 10-07-2023

Verordening op de auditcommissie 2014-2018

Geldend van 06-10-2014 t/m 09-07-2023

Intitulé

Verordening op de auditcommissie 2014-2018

De raad van de gemeente Roosendaal

gelezen het advies van het raadspresidium d.d.25 juni 2014;

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de volgende

Verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van de auditcommissie luidende:

VERORDENING OP DE AUDITCOMMISSIE 2014-2018

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. De commissie

Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad, genaamd auditcommissie.

De missie:

De Auditcommissie bevordert door zijn specifieke samenstelling op grond van affiniteit en deskundigheid, vanuit een a-politieke context, de vervulling van de kaderstellende en controlerende rollen van de raad t.a.v. alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente Roosendaal op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 2. Taken

De auditcommissie:

  • 1.

    is belast met de voorbereiding van procedures en besluitvorming van de raad tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming.

  • 2.

    is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.

  • 3.

    bespreekt jaarlijks het controleplan van de accountant.

  • 4.

    bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad. Zij initieert themabijeenkomsten over onderwerpen voortkomend uit deze rapportages.

  • 5.

    formuleert een advies aan de raad over:

    • a.

      het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van deaccountantsverklaring en het accountantsverslag;

    • b.

      specifieke (beleidsinhoudelijke) onderwerpen en/of aandachtspunten (kader) vallend binnen de opdracht van de auditcommissie ;

    • c.

      de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad.

Hierbij dienen o.a. de rapportages van de accountant en de evaluatie van de

Auditcommissie als referentiemateriaal

  • 6.

    adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213A Gemeentewet.

  • 7.

    bespreekt het jaarlijkse Interne Controleplan van de gemeente en maakt zo nodig afspraken met de portefeuillehouder financiën en de concerncontroller over de planning en control cyclus van de gemeente. Deze adviezen zijn niet alleen gericht op de korte termijn (vier jaar), maar hebben ook betrekking op de lange termijn visie.

  • 8.

    bevordert dat onderzoeken van de accountant, de Rekenkamercommissie West Brabant, de gemeenteraad en het college van B&W op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd en geoptimaliseerd;

  • 9.

    vormt een direct aanspreekpunt voor de leden en secretaris van de Rekenkamercommissie West-Brabant en geeft hen advies over mogelijke onderzoeksonderwerpen.

  • 10.

    adviseert de gemeenteraad:

    • a

      door het voorbereiden van een standpunt over onderzoeksrapportages van de rekenkamercommissie West-Brabant;

    • b

      over lange termijn ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer en verantwoording, waardoor een consistente lange termijn visie op financieel beheer en verantwoording geïnitieerd en bewaakt wordt.

Artikel 3. Samenstelling

  • 1. De commissie bestaat uit maximaal zes raadsleden die door de raad worden benoemd.

  • 2. De auditcommissie wijst uit haar midden de voorzitter en één of meer plaatsvervangend voorzitters aan.

  • 3. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

  • 4. Indien een vacature in de auditcommissie ontstaat, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

  • 5. De commissie kan besluiten om niet raadsleden/externe experts als adviseurs aan de commissie toe te voegen.

Artikel 4. De secretaris

De griffier draagt zorg voor het aanwijzen van een ambtelijk secretaris en eenplaatsvervangend ambtelijk secretaris.

Hoofdstuk 2 De Auditcommissie

Artikel 5. Vergaderingen en werkwijze

  • 1. De commissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval viermaal per jaar

  • 2. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste vijf dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

  • 3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zo mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

  • 4. De auditcommissie is bevoegd om leden van het college van B&W, leden van de Rekenkamer / Rekenkamercommissie, de accountant als bedoeld in het tweede lid onder artikel 1, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

  • 5. De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. De auditcommissie beslist over de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de auditcommissie worden behandeld.

Artikel 6. Besluitvorming

  • 1. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

  • 2. Indien één van de leden van de auditcommissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennis gebracht van de gemeenteraad.

  • 3. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 4. Indien er over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

  • 5. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 7. Bevoegdheden

De auditcommissie is bevoegd om:

  • a.

    de raad, gevraagd of ongevraagd, te adviseren over de in artikel 2 genoemde taken en de daarbij geformuleerde besluiten. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 genoemde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college van B&W, de gemeentelijke Rekenkamer / Rekenkamercommissie en de accountant;

  • b.

    advies in te winnen bij een extern deskundige;

  • c.

    de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van accountant;

  • d.

    leden van het college, leden van de rekenkamercommissie West-Brabant, de accountant, ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hierover.

Artikel 8. Verslaglegging en verantwoording

  • 1. De besluitenlijst van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, gelijktijdig met de schriftelijke oproep digitaal aan de leden toegezonden.

  • 2. Bij het begin van de vergadering wordt de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

  • 3. De besluitenlijst moet inhouden:

    • a.

      de namen van de aanwezigen;

    • b.

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

    • c.

      een zakelijke samenvatting van het besprokene.

  • 4. De besluitenlijst wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.

  • 5. De besluitenlijst wordt na vaststelling verzonden naar alle raadsleden.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 9. Uitleg verordening

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het

reglement, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter

Artikel 10. Intrekken oude verordening

De Verordening op de auditcommissie 2010-2014 vastgesteld op 21 april 2010 en inwerkinggetreden op 22 april 2010 wordt ingetrokken.

Artikel 11 . Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op de derde dag na die van bekendmaking.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de auditcommissie 2014-2018.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 24 september 2014,
De griffier,
E.M.J. van Straaten- Noyons
De voorzitter,
mr J.M.L. Niederer