Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Roosendaal

Privacyprotocol gegevensverwerking maatschappelijke ondersteuning

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieRoosendaal
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingPrivacyprotocol gegevensverwerking maatschappelijke ondersteuning
Citeertitel
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. wet Wet bescherming persoonsgegevens
  2. wet Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming
  3. wet Wet maatschappelijke ondersteuning 2015
Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

04-06-201822-05-2018Nieuwe regeling

22-05-2018

gmb-2018-115291

132996

Tekst van de regeling

Intitulé

Privacyprotocol gegevensverwerking maatschappelijke ondersteuning

 

Burgemeester en wethouders van de gemeente Roosendaal;

 

gelet op de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp), vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Wet maatschappelijke ondersteuning;

 

overwegende dat:

  • -

    het Rijk aan gemeenten meer taken en verantwoordelijkheden geeft op de terreinen:

    • jeugdzorg

    • werk, participatie en inkomen

    • maatschappelijke ondersteuning;

  • -

    het vertrekpunt van de gemeente Roosendaal (hierna te noemen de gemeente) is dat de burger in staat is zelf regie te kunnen voeren over zijn leven en eventuele hulpverlening er altijd op gericht is de zelfredzaamheid van de burger te vergroten;

  • -

    in een aantal gevallen de burger niet of verminderd zelfredzaam is en hierbij een risico bestaat dat dit negatieve gevolgen kan hebben voor zijn welzijn en maatschappelijke participatie;

  • -

    in deze situaties noodzakelijk is om maatschappelijke ondersteuning te bieden en dat in sommige gevallen de regie tijdelijk wordt overgedragen aan de gemeente;

  • -

    de gemeente streeft naar een integrale hulpverlening, in de gevallen waarin de problemen van de burger meerdere beleidsterreinen bestrijkt;

  • -

    de integrale hulpverlening noodzakelijk is om tot een coherent plan van aanpak te komen, zodat problemen die voorrang behoeven als eerste worden aangepakt;

  • -

    dit, ter voorkoming van:

    • a.

      verdere opstapeling van problemen van de burger,

    • b.

      de burger hierdoor in zwaardere zorg of ondersteuningstrajecten komt,

    • c.

      deze ontwikkelingen gepaard gaan met hogere kosten voor de gemeente;

  • -

    dit protocol handvatten biedt bij het regelen van de wijze van samenwerken en informatie-uitwisseling met partners;

  • -

    het de taak is van de gemeente en haar partners om zorg te dragen voor de privacy van de burger bij deze informatiestromen;

 

BESLUITEN

 

vast te stellen het Privacyprotocol gegevensverwerking maatschappelijke ondersteuning.

 

Artikel 1 Definities

Uitvoering

Degene die, onder de verantwoordelijkheid en op aanwijzing van de verwerkingsverantwoordelijken, de dagelijkse zorg heeft voor het beheer van de gegevens die in het dossier zijn opgenomen, zijnde Team Wegwijs.

Dossier

De digitale verzameling van persoonsgegevens over cliënten in het beheer van het WMO-loket.

Betrokkene

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, te weten de cliënt of een andere persoon die betrokken is bij de ondersteuning van de cliënt.

Bijzondere persoonsgegevens

Gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, het lidmaatschap van een vakvereniging en strafrechtelijke persoonsgegevens.

Cliënt

Een persoon als bedoeld in artikel 1.1.1 van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

Jeugdprofessional

Medewerk(st)er van Team Wegwijs werkzaam voor de gemeente die qua functiebeschrijving belast is met de jeugdhulpverlening.

Partners

Organisaties die werkzaam zijn binnen het sociaal domein, zoals thuiszorgorganisaties, MEE, maatschappelijk werk, mantelzorg steunpunt, ouderenbonden, Vluchtelingenwerk, Stichting Welzijn Ouderen en de geestelijke gezondheidszorg.

Persoonsgegevens

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

WMO-consulent

De medewerker van het team WegWijs die qua functiebeschrijving belast is met de toeleiding van cliënten naar maatschappelijke ondersteuning.

Team WegWijs

Team bestaande uit WMO-consulenten en Jeugdprofessionals werkzaam voor de gemeente die qua functiebeschrijving belast zijn met de jeugdhulpverlening en /of de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning.

Veilig Thuis

Veilig Thuis is het adviespunt en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling.

Verwerkingsverantwoordelijke

Het college van burgemeester en wethouders (voortaan het college)

Verwerking van persoonsgegevens

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Artikel 2 Doel gegevensverwerking WMO-loket

De gegevensverwerking door het team WegWijs heeft als doel:

  • -

    het bepalen en indien nodig bieden van maatschappelijke ondersteuning aan burgers die zelf, dan wel samen met personen in hun omgeving onvoldoende zelfredzaam zijn of onvoldoende in staat zijn tot participatie

Artikel 3 Verwerkingsverantwoordelijke

  • 1.

    Het college van burgemeester en wethouders is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (hierna: AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens door de medewerkers van het Team WegWijs.

  • 2.

    Het team WegWijs is ambtelijk belast met de uitvoering van de AVG.

Artikel 4 Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens

  • 1.

    Het team WegWijs is op basis van zijn taken, genoemd in de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, bevoegd om persoonsgegevens te verwerken bij de uitvoering van deze taken.

  • 2.

    In situaties waarin het voorgaande lid van dit artikel niet voorziet, is de WMO-consulent bevoegd om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, te verwerken op grond van de ondubbelzinnige toestemming van de cliënt, zoals genoemd in art. 6 lid 1, onder a van de AVG, en voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor. De toestemmingsverklaring is opgenomen in bijlage 1.

  • 3.

    Indien het vitaal belang van de betrokkene in het gedrang is, waarbij de betrokkene dringend is aangewezen op hulp en het vragen van toestemming aan de betrokkene redelijkerwijs niet mogelijk is, is de WMO-consulent bevoegd persoonsgegevens te verwerken op grond van artikel 6 lid 1, onder d van de AVG.

Artikel 5 Gegevensset

  • 1.

    In een dossier worden de persoonsgegevens opgenomen die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van de cliënt, waaronder in ieder geval de volgende persoonsgegevens:

    • -

      De NAW- gegevens, geboorte datum en het Burgerservicenummer van de cliënt;

    • -

      Voor zover relevant voor de ondersteuning: de samenstelling van het gezin van de cliënt en de naam van de partner;

    • -

      Voor zover relevant voor de ondersteuning: de NAW-gegevens en contactgegevens van de leden van het sociaal netwerk;

    • -

      Gegevens met betrekking tot de eigen mogelijkheden en onmogelijkheden van de cliënt om op basis daarvan een passende bijdrage te bepalen;

    • -

      De doelen die de cliënt met de ondersteuning wil bereiken, de oplossingen binnen het eigen sociale netwerk, de omvang van de hulp, de namen en contactgegevens van de beroepskrachten en van anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij de ondersteuning.

  • 2.

    In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de set van persoonsgegevens die worden verwerkt en de bijbehorende partners ten behoeve van de ondersteuning van de cliënt.

Artikel 6 Verstrekken van persoonsgegevens

  • 1.

    De gemeente is op grond van de Wmo 2015 bevoegd om persoonsgegevens te verstrekken aan zorgaanbieders die zich jegens het college hebben verbonden tot het leveren van de maatwerkvoorziening aan de cliënt, aan het CAK, aan de SVB en aan de toezichthoudende ambtenaren.

  • 2.

    Indien dat in verband met de beoordeling van de behoefte aan en de ondersteuning van de cliënt noodzakelijk is, kunnen medewerkers van het team WegWijs persoonsgegevens van de cliënt verstrekken aan medewerkers van Partners, dan wel derden. De persoonsgegevens worden alleen verstrekt, nadat de betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor het delen van specifieke persoonsgegevens, tenzij dit bij of krachtens wet anders is bepaald. Bij het verstrekken van gegevens is mét de burger in plaats van over de burger het uitgangspunt.

  • 3.

    De toestemming genoemd in lid 2 kan op ieder moment worden ingetrokken.

  • 4.

    De toestemming genoemd in lid 2 blijft achterwege, indien de cliënt in een zeer ernstige situatie verkeert, waarbij deze dringend is aangewezen op behandeling, zorg, onderzoek of een andere interventie, waarbij het niet mogelijk is om de toestemming van de cliënt te verkrijgen (Vitaal belang, artikel 6 lid 1 sub d AVG).

  • 5.

    Van een verstrekking genoemd in lid 2, wordt een aantekening gemaakt in het dossier met een duidelijke omschrijving van welke persoonsgegevens het betreft, aan wie deze verstrekt worden en de overwegingen die tot het besluit om de persoonsgegevens te verstrekken hebben geleid.

  • 6.

    De hoeveelheid aan verstrekte persoonsgegevens van de cliënt dient te allen tijde in verhouding te zijn met de beoogde ondersteuning van de cliënt.

Artikel 7 Beveiliging en inzage

  • 1.

    De medewerkers van het team WegWijs, voor zover deze betrokken zijn bij de beoordeling van de behoefte aan en de ondersteuning van de cliënt, hebben inzage in de persoonsgegevens van de cliënt die in het dossier zijn opgenomen.

  • 2.

    Indien noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben daarnaast inzage in de persoonsgegevens in het dossier:

    • -

      De WMO-consulent met toezichtstaken uit het team WegWijs alsmede de administratieve medewerkers van team WegWijs voor zover zij specifiek zijn belast met de administratieve ondersteuning van de WMO-consulenten die betrokken zijn bij de beoordeling van de behoefte aan de ondersteuning van de cliënt binnen team Wegwijs;

    • -

      Degene die belast is met de afhandeling van klachten over de geboden ondersteuning;

    • -

      De Uitvoering;

    • -

      Indien er huiselijk geweld aan de orde is, de medewerkers van Veilig Thuis.

  • 3.

    Aan anderen dan in het tweede lid genoemde personen wordt geen inzage gegeven in de persoonsgegevens in het dossier, tenzij een wettelijke plicht daartoe noodzaakt.

  • 4.

    In een interne regeling is per functie-indeling bepaald welke inzagerechten en schrijfrechten de medewerkers van het team WegWijs hebben met betrekking tot het dossier.

  • 5.

    Het college wijst het team WegWijs aan als uitvoerder. De uitvoering kent autorisaties toe aan personen, die hen voor zover noodzakelijk is voor hun taakuitoefening inzage verschaffen in (bepaalde delen van) het dossier en die hen zo nodig bevoegdheden geven om gegevens in het dossier op te nemen, aan te vullen of te wijzigen.

Artikel 8 Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens

  • 1.

    De persoonsgegevens in het dossier worden 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de ondersteuning is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning.

  • 2.

    De uitvoering draagt er zorg voor dat de gegevens genoemd in het eerste lid na de bewaartermijn genoemd in het eerste lid zo spoedig mogelijk worden vernietigd of dat de gegevens van hun kenmerken worden ontdaan, zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot het desbetreffende individu.

Artikel 9 Geheimhouding

Een ieder die op grond van deze regeling kennis neemt van persoonsgegevens van een cliënt, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of deze regeling anders bepaalt.

Artikel 10 Melding Veilig Thuis

  • 1.

    Het team WegWijs is te allen tijde bevoegd om inlichtingen die noodzakelijk worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken, aan Veilig Thuis desgevraagd of uit eigen beweging te verstrekken zonder toestemming van de betrokkene die het betreft en indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van hun ambt of beroep.

  • 2.

    Bij een melding als bedoeld in lid 1 worden de wettelijke stappen doorlopen van (art. 2 lid 2 ) van het Besluit verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling.

  • 3.

    Van de verstrekking als bedoeld in lid 1 wordt een aantekening gemaakt in het dossier.

Artikel 11 Informatieplicht

  • 1.

    Het team WegWijs draagt er zorg voor dat een betrokkene zo spoedig mogelijk wordt geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens. De betrokkene wordt geïnformeerd over welke gegevens er worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, met wie deze gegevens worden gedeeld, welke rechten de betrokkene kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten kan wenden, tenzij de cliënt hier reeds van op de hoogte is.

  • 2.

    Het informeren van de betrokkene kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de betrokkene, van zijn gezinsleden, of van de medewerkers van het team WegWijs of die van anderen door dit informeren worden bedreigd.

Artikel 12 Rechten van de betrokkene

  • 1.

    Recht op inzage

    Iedere betrokkene heeft het recht zich via een digitaal loket met DiGiD-inlogcontrole of aan de balie bij Publiekszaken (onder identificatie) tot de verwerkingsverantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens worden verwerkt die op hem betrekking hebben.

    • a.

      De verwerkingsverantwoordelijke deelt de betrokkene zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, worden verwerkt. Indien dit het geval is biedt de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het dossier en die op hem betrekking hebben, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekkingen.

    • b.

      De rechten van betrokkene genoemd in dit artikel kunnen worden geweigerd in het belang van;

      • -

        de veiligheid van de Staat;

      • -

        het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten;

      • -

        gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen;

      • -

        het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen;

      • -

        de bescherming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen.

    • c.

      De verwerkingsverantwoordelijke deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede.

    • d.

      Bij de partners kan gedetailleerde informatie apart worden opgevraagd en geldt de eigen verantwoordelijkheid van deze partner voor de betreffende persoonsgegevens van de betrokkene in hun dossiers.

  • 2.

    Recht op correctie

    De betrokkene kan de verantwoordelijke verzoeken de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd zijn met de wet. Het verzoek bevat de aan de te brengen wijzigingen.

    • a.

      De verantwoordelijke bericht de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of betrokkene hieraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

    • b.

      Leidt het verzoek tot aanpassing of verwijdering van gegevens, dan draagt de verantwoordelijke er zorg voor dat deze aanpassingen zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd en dat derden die op grond van deze regeling kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens tevens bekend zijn met deze aanpassingen.

  • 3.

    Recht op verwijdering

    De betrokkene kan een verzoek indienen tot verwijdering van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens bij de verantwoordelijke. Een verzoek tot verwijdering kan geweigerd worden voor zover het verzoek gegevens betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtrens de wet zich tegen vernietiging verzet. De uitvoering draagt er zorg voor dat de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van betrokkene zijn vernietigd.

  • 4.

    Voor de uitoefening van de in dit artikel genoemde rechten van de betrokkene worden geen kosten in rekening gebracht door de verantwoordelijke.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de derde dag na bekendmaking in het Gemeenteblad en werkt terug tot en met 22 mei 2018.

 

 

Aldus besloten door burgemeester en wethouders van Roosendaal op 22 mei 2018,

de secretaris, de burgemeester,

Bijlage 1: Toestemmingsverklaring

 

Hierbij verklaart:

Naam:

 

Adres:

 

Postcode:

Woonplaats:

Geboortedatum:

Telefoonnummer:

BSN:

 

 

(Voor zover van toepassing) de wettelijke vertegenwoordiger van:

Naam:

 

Adres:

 

Postcode:

Woonplaats:

Geboortedatum:

Telefoonnummer:

BSN:

 

 

In de functie van:

0 ouder

0 curator

0 mentor

0 voogd

(aankruisen wat van toepassing is)

 

dat hij/zij kennis heeft genomen van de rechten zoals die in de Algemene verordening gegevensbescherming zijn vastgelegd.

 

geeft hierbij toestemming aan de WMO-consulent, om de hieronder aangekruiste persoonsgegevens over hem of haar of onder zijn/haar wettelijke vertegenwoordiging vallende persoon op te vragen die van belang is voor de beoordeling van een verzoek om maatschappelijke ondersteuning. Deze gegevens worden slechts gebruikt voor het opstellen van een plan van aanpak en om op basis van dat plan ondersteuning te kunnen bieden ten behoeve van de volgende hulpvraag.

 

Daartoe mogen gegevens worden opgevraagd bij en gedeeld met:

 

Naam organisatie en hulpverlener ………………………................................................

 

 

De gedeelde en opgevraagde gegevens betreffen:

  • 0

    De gegevensset zoals vermeld in bijlage 2 van het protocol gegevensverwerking WMO

  • 0

    Andere persoonsgegevens, namelijk

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

 

(duidelijke omschrijving van de opgevraagde gegevens)

 

 

 

Voor akkoord,

Datum:

Plaats:

Handtekening:

 

 

Bijlage 2: Gedeelde gegevens

 

Gegevensset

Betrokken organisatie

Doel

Grondslag

NAW, opgave van te leveren hulp

Aanbieders hulp

Leveren van hulp, diensten, middelen  aan de cliënt

Ondubbelzinnige toestemming

Art. 5.2.1, lid 2 Wmo 2015

BSN, NAW, beschikking gegevens

CAK

Vaststellen en innen van de bijdrage voor de maatwerkvoorziening dan wel het persoonsgebonden budget

Ondubbelzinnige toestemming

Art. 5.2.1, lid 2 Wmo 2015

 

BSN, NAW, beschikking gegevens

SVB

Om betalingen ten laste van verstrekte persoonsgebonden budgetten, alsmede het hiermee verbonden budgetbeheer, uit te voeren uit.

Ondubbelzinnige toestemming

Art. 5.2.1, lid 2 Wmo 2015

 

Alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de toezichthoudende taak.

Toezichthoudende ambtenaren

Voor zover deze noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van het toezicht of het nemen van maatregelen ter handhaving van wettelijke voorschriften.

Art. 5.2.1, lid 2 Wmo 2015

BSN, NAW, gegevens betreffende de mogelijke voorzieningen

ISD

Het op elkaar afstemmen van voorzieningen

Ondubbelzinnige toestemming

Art. 5.1.1. lid 4 Wmo 2015

 

BSN, NAW, gegevens betreffende de beperkingen op grond waarvan een voorziening wordt gevraagd.

Huisartsen

Medische gegevens voor het in kaart brengen van de eigen mogelijkheden en onmogelijkheden

Ondubbelzinnige

Toestemming

Artikel 5.1.1, lid 5 WMO

 

BSN, NAW, gegevens betreffende de voorziening die wordt gevraagd

Zorgverzekeraars

Voor de uitvoering van de taken op grond van de Zorgverzekeringswet.

Ondubbelzinnige toestemming

Artikel 5.1.1, lid 5 WMO