Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Gemeente Rozendaal

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OverheidsorganisatieGemeente Rozendaal
Officiële naam regelingVerordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)
CiteertitelArchiefverordening
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpalgemeen
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Archiefwet, art 30, lid 1 en art 32, lid 2

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerking-

treding

Terugwerkende

kracht tot en met

Datum uitwerking-

treding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

31-03-2012Nieuwe regeling

20-03-2012

Gemeentelijk informatieblad "In de Roos" 30-3-2012

Onbekend

Tekst van de regeling

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Rozendaal;

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d.14 februari 2012, nr. wp12-04;

Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

BESLUIT

vast te stellen de navolgende:

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1.

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • c.

    gemeenschappelijke regeling: Regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Gelders Archief’;

  • d.

    de archiefbewaarplaats: de op grond van de gemeenschappelijke regeling door het Gelders Archief ingevolge artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • e.

    de archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel 13, lid 1 van de wet;

  • f.

    de archivaris: de op grond van de gemeenschappelijke regeling door het Gelders Archief ingevolge artikel 32, derde lid van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • g.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • h.

    beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening;

  • i.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Aan de zorg voor instandhouding van de archiefbewaarplaats wordt invulling gegeven door middel van deelname aan de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 3.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5.
  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7.

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8.

Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

HOOFDSTUK III: Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9.

Met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats is belast de archivaris.

Artikel 10.

De archivaris is bevoegd, ter uitvoering van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11.
  • 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 12.

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13.

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

a) opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b) bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

c) verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d) ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem en

e) voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14.

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV. Slotbepalingen

Artikel 15.

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt de Archiefverordening gemeente Rozendaal 2005 d.d. 13 september 2005.

Artikel 16.

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na publicatie.

Artikel 17.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Rozendaal 2012.

 
Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rozendaal d.d. 20 maart 2012,
De griffier K.M.Schaapde voorzitter drs J.H.Klein Molekamp