Verordening inzake vaste commissies van advies aan het Dagelijks Bestuur (Portefeuillehoudersoverleggen Holland Rijnland)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

vaste commissie van advies aan het dagelijks bestuur;

Artikel 2 Instelling/ taakomschrijving

• 1.

  Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland heeft vaste commissies van advies aan het dagelijks bestuur als bedoeld in artikel 24 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna te noemen: portefeuillehoudersoverleggen), welke zijn belast met advisering aan het dagelijks bestuur of aan de voorzitter betreffende alle tot de taakomschrijving van het portefeuillehoudersoverleg behorende aangelegenheden.

• 2.

  Instelling van de portefeuillehoudersoverleggen geschiedt op voorstel van het dagelijks bestuur bij afzonderlijk besluit van het algemeen bestuur. In dat besluit wordt voor ieder portefeuillehoudersoverleg de taakomschrijving vastgesteld.

Artikel 3 Adviezen

• 1.

  Ieder portefeuillehoudersoverleg adviseert desgevraagd of uit eigen beweging over alle aangelegenheden en ontwikkelingen rakende de taken waarvoor zij krachtens artikel 2 lid 2 is ingesteld.

• 2.

  Wanneer het dagelijks bestuur advies wenst met betrekking tot zaken die niet tot de taakomschrijving van een bepaald portefeuillehoudersoverleg kan worden gerekend, vraagt zij het advies aan het portefeuillehoudersoverleg die zij daarvoor het meest aangewezen acht.

Artikel 4 Initiatiefvoorstellen/ bestuursopdrachten

Een portefeuillehoudersoverleg kan het initiatief nemen tot het toekennen van gemeente- grensoverschrijdend, regiobreed karakter aan enige gemeentelijke taak.

Artikel 5 Samenstelling, zittingsduur en plaatsvervanging

• 1.

  Portefeuillehoudersoverleggen bestaan uit een voorzitter en 16 leden. De leden van het portefeuillehoudersoverleg worden aangewezen door en uit het college van burgemeester en wethouders van elk van de deelnemende gemeenten.

• 2.

  De voorzitter van een portefeuillehoudersoverleg is het lid in het dagelijks bestuur, dat in dit bestuur in het bijzonder de belangen behartigt waarover de commissie het dagelijks bestuur adviseert.

• 3.

  De voorzitter wordt door en uit het dagelijks bestuur aangewezen.

• 4.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering van het portefeuillehoudersoverleg bij te wonen, kan hij zich laten vervangen door een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen plaatsvervanger.

• 5.

  De voorzitter kan, in geval van tijdelijke afwezigheid, worden vervangen door een ander lid van het dagelijks bestuur of, indien dit niet mogelijk is, door een ander lid uit zijn midden aan te wijzen.

• 6.

  De commissie is bevoegd uit haar leden een kleine commissie van drie leden samen te stellen, die al datgene verricht wat zij nuttig acht voor een optimaal functioneren van de commissie.

• 7.

  De aanwijzing van de voorzitter en leden geschiedt voor een periode die gelijk is aan de zittingsperiode van het algemeen bestuur van het samenwerkingsorgaan.

• 8.

  Het voorzitterschap en lidmaatschap van een portefeuillehoudersoverleg eindigt:

  • a.

    op eigen verzoek;

  • b.

    bij verlies van de hoedanigheid, waarin de aanwijzing plaatsvond;

  • c.

    door intrekking van het aanwijzingsbesluit door de benoemde instantie.

• 9.

  In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Artikel 6 Voorzitter

De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergaderingen van het portefeuillehoudersoverleg;

• b.

  het houden van toezicht op een juiste en tijdige uitvoering van de besluiten van het portefeuillehoudersoverleg;

• c.

  het ondertekenen van stukken die namens het portefeuillehoudersoverleg uitgaan, voor zover niet door het portefeuillehoudersoverleg of voorzitter overgedragen aan de secretaris van het portefeuillehoudersoverleg.

Artikel 7 Secretaris

• 1.

  Ieder portefeuillehoudersoverleg wordt terzijde gestaan door een secretaris. Dit is de secretaris van de regeling of een door deze aangewezen ambtenaar.

• 2.

  De secretaris is belast met de voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen en de uitvoering van de besluiten van de commissie.

• 3.

  De secretaris woont de vergaderingen van het portefeuillehoudersoverleg bij en heeft daarin een adviserende stem.

Artikel 8 Adviseurs

Een portefeuillehoudersoverleg of haar voorzitter is bevoegd adviseurs uit te nodigen vergaderingen geheel of gedeeltelijk bij te wonen teneinde inlichtingen te verstrekken of aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 9 Vergaderingen

Een portefeuillehoudersoverleg vergadert tenminste vier maal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of wanneer ten minste de helft van de leden het schriftelijk met opgave van redenen verzoekt. In het laatst genoemde geval wordt binnen 14 dagen na

ontvangst van het verzoek een vergadering gehouden.

Artikel 10 Oproeping

• 1.

  De voorzitter zorgt dat elk lid en eventuele adviseurs, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste 2 weken voor het houden van een vergadering de uitnodiging, agenda, en vergaderstukken ontvangen.

• 2.

  De uitnodiging vermeldt dag, plaats en tijdstip van het portefeuillehoudersoverleg.

• 3.

  Alle onderwerpen worden op de agenda voorzien van een beknopte zakelijke samenvatting van de inhoud daarvan.

• 4.

  Elk lid van het portefeuillehoudersoverleg is bevoegd om in een naar zijn/haar oordeel spoedeisend geval ter vergadering voor te stellen een onderwerp aan de agenda toe te voegen.

• 5.

  Het portefeuillehoudersoverleg beslist, of en zo ja, in hoeverre aan een voorstel als bedoeld in lid 4 gevolg wordt gegeven.

Artikel 11 Bekendmaking openbare vergadering

• 1.

  De voorzitter zorgt dat tegelijk met de uitnodiging zoals in artikel 10 bedoeld, de agenda openbaar bekend wordt gemaakt alsmede de dag, plaats, en tijdstip van de vergadering en de plaats waar de stukken kunnen worden ingezien.

• 2.

  Bekendmaking geschiedt via de plaatsing van de stukken op het internet en op de binnen de deelnemende gemeenten gebruikelijke wijze.

Artikel 12 Openbaarheid

• 1.

  De vergaderingen van een portefeuillehoudersoverleg zijn openbaar.

• 2.

  De deuren worden gesloten indien de voorzitter of tenminste één vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt; daarna beslist het portefeuillehoudersoverleg of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd.

• 3.

  Een besloten vergadering is toegankelijk voor adviseurs, als bedoeld in artikel 8, indien het portefeuillehoudersoverleg dat noodzakelijk oordeelt.

Artikel 13 Informatie een verantwoording

• 1.

  De leden van een portefeuillehoudersoverleg informeren desgevraagd of uit eigener beweging de collegeleden en raadsleden van de gemeente namens wie zij zitting hebben in het portefeuillehoudersoverleg over het behandelde in een portefeuillehoudersoverleg en omtrent de inhoud van de vergaderstukken.

• 2.

  De voorzitter van een portefeuillehoudersoverleg informeert desgevraagd of uit eigener beweging het dagelijks bestuur van het samenwerkingsorgaan over het behandelde in een portefeuillehoudersoverleg en omtrent de inhoud van de vergaderstukken.

Artikel 14 Quorum/ stemmingen

• 1.

  De leden van het portefeuillehoudersoverleg tekenen bij binnenkomst de presentielijst.

• 2.

  Een vergadering van een portefeuillehoudersoverleg wordt niet geopend wanneer met de voorzitter minder dan zes leden vertegenwoordigd zijn.

• 3.

  In de vergadering heeft iedere gemeente één stem. De besluiten worden met volstrekte meerderheid van stemmen genomen. In de verslaglegging wordt ook het minderheidsstandpunt weergegeven.

• 4.

  Het staken der stemmen wordt uitgelegd als het afwijzen van een voorstel cq. het uitbrengen van een negatief advies.

Artikel 15 Spreekrecht van niet-leden

• 1.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, moet dit voor de aanvang van devergadering melden bij de secretaris van het portefeuillehoudersoverleg.

• 2.

  De voorzitter geeft aan de in lid 1 bedoelde persoon een maximale inspreektijd van 5 minuten voorafgaand aan de behandeling door het portefeuillehoudersoverleg van het onderwerp ten aanzien waarvan spreekrecht is gevraagd.

• 3.

  In het belang van het verloop van de vergadering is de voorzitter bevoegd de in lid 2 genoemde spreektijd te verkorten of te verlengen.

• 4.

  De voorzitter kan, indien daaraan bij het portefeuillehoudersoverleg behoefte blijkt te bestaan, te allen tijde de sprekers de gelegenheid geven, hun opmerkingen te verduidelijken of aan te vullen.

Artikel 16 Verslagen

• 1.

  De secretaris draagt zorg dat uiterlijk 2 weken nadat de vergadering heeft plaatsgevonden het concept-verslag van de vergadering aan de leden van het portefeuillehoudersoverleg wordt gezonden. Gelijktijdig worden deze via het internet openbaar gemaakt.

• 2.

  De vaststelling van het concept-verslag geschiedt in het eerstvolgende portefeuillehoudersoverleg.

Artikel 17 Slotbepalingen

• 1.

  Artikel 24 van de Wet gemeenschappelijke regelingen is van overeenkomstige toepassing en voor zover niet anders bepaald zijn de regels betreffende commissies in de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening inzake de portefeuillehoudersoverleggen'.

• 3.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking.