Verordening van de gemeenteraad van Sint-Michielsgestel houdende bepalingen inzake het archief (Archiefverordening gemeente Sint-Michielsgestel 2019)

Geldend van 25-06-2019 t/m heden

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van Sint-Michielsgestel houdende bepalingen inzake het archief (Archiefverordening gemeente Sint-Michielsgestel 2019)

De raad van de gemeente Sint-Michielsgestel;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 22 januari 2019;

overwegende dat de gemeente is aangesloten bij de Gemeenschappelijke Regeling Brabants Historisch Informatie Centrum;

gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 en 147, 149 en 156 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de:

Verordening van de gemeenteraad van Sint-Michielsgestel houdende bepalingen inzake het archief (Archiefverordening gemeente Sint-Michielsgestel 2019)

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbescheiden: de archiefbescheiden, zoals bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet;

  • b.

    archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats, zoals bedoeld in artikel 31 van de wet, zijnde de archiefbewaarplaats(en) als zodanig door het BHIC aangewezen en bij hen in beheer;

  • c.

    BHIC: het Brabants Historisch Informatie Centrum, zijnde een openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid, gevestigd te ’s-Hertogenbosch;

  • d.

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Sint-Michielsgestel;

  • e.

    gemeentearchivaris: de gemeentearchivaris, zoals bedoeld in artikel 32 van de wet, zijnde de gemeentearchivaris die als zodanig is benoemd door het algemeen bestuur van het BHIC;

  • f.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, zoals bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente Sint-Michielsgestel;

  • g.

    gemeenteraad: de raad van de gemeente Sint-Michielsgestel;

  • h.

    wet: de Archiefwet 1995.

Artikel 2. Zorgplicht college

  • 1. Het college draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de wet en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

  • 2. Het college draagt hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 3. Toezicht op de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

  • 1. Het college stelt ten aanzien van het toezicht als bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet nadere regels vast.

  • 2. De gemeentearchivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college over aangelegenheden betreffende toezicht en beheer.

Artikel 4. Verantwoording college

Het college informeert de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hem opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

  • a.

    het verslag van de gemeentearchivaris;

  • b.

    voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, en

  • c.

    een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 5. Intrekking oude verordening

De Archiefverordening Sint-Michielsgestel 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

  • 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Sint-Michielsgestel 2019.

Ondertekening

Aldus besloten door de gemeenteraad van Sint-Michielsgestel in zijn openbare vergadering van 21 februari 2019.

De raad voornoemd,

de griffier,

N.A. Hoogerbrug - van de Ven

de voorzitter,

mr. J.C.M. Pommer

Toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke overheidsorganen, gemeentelijke privaatrechtelijke rechtspersonen, zoals bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet, met één of meer publiekrechtelijke bevoegdheden alsmede de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoeren, bij het college van burgemeester en wethouders (hierna: college), zie artikel 30, eerste lid, gelezen in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 30 bevat bovendien de opdracht voor de gemeenteraad om een verordening vast te stellen, die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan het college deze zorgplicht moet uitvoeren. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.

Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het college zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft onder andere de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (dit volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet), de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door het college toe te passen kwaliteitssysteem (dit volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling) en het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel (deze bevoegdheid is al geregeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet).

Zorg en beheer

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de Archiefwet (of deze verordening). In het algemeen – en in artikel 2 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Door het informatiebeheer op orde te hebben, wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.

De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15 tot en met 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht, worden vastgesteld door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC).

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 2. Zorgplicht college

Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het college. Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het college om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Eerste lid

Dit onderdeel verplicht het college ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels, zoals beheersregels of een werkinstructie, worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

Tweede lid

De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf. Deze zorg maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in den brede. Het college dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.

Artikel 3. Toezicht op de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Ingevolge artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet is ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, onder de bevelen van het college, de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet. Met betrekking tot dit toezicht stelt de gemeenteraad een verordening vast, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld.

Met dit artikel draagt de gemeenteraad, op grond van artikel 156, eerste lid, van de Gemeentewet, de bevoegdheid tot het vaststellen van nadere regels op aan het college. Daarnaast regelt dit artikel de bevoegdheid van de gemeentearchivaris om op verzoek of eigen initiatief advies uit te brengen aan het college over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.

Artikel 4. Verantwoording college

Het college informeert de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

  • 1.

    a.het verslag van de gemeentearchivaris (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen);

  • 2.

    b.de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft), en

  • 3.

    c.een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld het college te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.

De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die het college in het kader van hun horizontale verantwoording aan de gemeenteraden aanbiedt. De provincie Noord-Brabant heeft hiertoe in 2013 de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Brabant vastgesteld (Provinciaal blad 134/13, aanpassing in 2016, Provinciaal blad 13/16).