Verordening inzake de behandeling van klachten

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan dan wel mede verstaan onder:

• A.

  bestuursorgaan: de raad, het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester.

• B.

  klacht: een uiting van ongenoegen over:

  • 1.

    de wijze waarop een bestuursorgaan of een ambtenaar van de gemeente Steenbergen, daaronder begrepen de leden van de vrijwillige brandweer van Steenbergen doch met uitzondering van het personeel van de openbare basisschool, zich in een bepaalde aangelegenheid jegens klager heeft gedragen.

  • 2.

    het functioneren van (een onderdeel van) het gemeentelijk apparaat of een bestuursorgaan van de gemeente Steenbergen.

• C.

  klager: een natuurlijke of rechtspersoon die een klacht heeft ingediend op grond van artikel 2.1 van deze verordening en jegens wie de gedraging heeft plaatsgevonden.

• D.

  gedraging: ieder handelen of nalaten jegens klager door een bestuursorgaan, de voorzitter of een lid van het bestuursorgaan waarbij een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan (met uitzondering van het personeel van de openbare basisschool), wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan. In alle gevallen waarover wordt geklaagd dient er sprake te zijn van een verwijtbaar gedrag.

• E.

  sectorhoofd: de functionaris aan wie de dagelijkse leiding en het beheer is opgedragen van een sector, zijnde een als zodanig in de Organisatieverordening 1998 omschreven organisatieonderdeel van het ambtelijk apparaat.

Artikel 2.1 Aanmelding

• 1.

  Een ieder heeft het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop een bestuursorgaan of onder hun verantwoording staande ambtenaren, in de uitvoering van hun functie, zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen. Over het personeel van de openbare basisschool kan op basis van deze verordening niet geklaagd worden; er is een afzonderlijke klachtenregeling voor deze school.

• 2.

  De klacht dient schriftelijk of mondeling te worden kenbaar gemaakt aan het daartoe door het college van burgemeester en wethouders in te richten centraal meldpunt.

• 3.

  De klacht dient uiterlijk een jaar nadat de gewraakte gedraging zich heeft voorgedaan te worden ingediend.

• 4.

  Een schriftelijke klacht is ondertekend en bevat ten minste:

  • a.

    de naam en het adres van klager;

  • b.

    de dagtekening;

  • c.

    een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt.

• 5.

  Indien de schriftelijke klacht is gesteld in een andere taal dan de Nederlandse en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk geacht mag worden, dient klager zorg te dragen voor een schriftelijke vertaling.

Artikel 2.2 Registratie

• 1.

  Elke ingediende klacht wordt door het centraal meldpunt geregistreerd en voorgelegd aan degene die de klacht op grond van artikel 2.4 van deze verordening onderzoekt.

• 2.

  Een mondeling ingediende klacht wordt door het centraal meldpunt op schrift gesteld en ter ondertekening voorgelegd aan de klager ter bevestiging van de juiste notering van diens klacht.

Artikel 2.3 Informatie

• 1.

  Het centraal meldpunt informeert de gemeentesecretaris over de ontvangst van de klacht en de inhoud daarvan.

• 2.

  Noch een der individuele raadsleden, de burgemeester of een der wethouders ontvangt voor de volledige afronding van de behandeling van de klacht een fotokopie van deze klacht.

• 3.

  De betrokken portefeuillehouder, lid van het college van burgemeester en wethouders, wordt vertrouwelijk over de ingekomen klacht geïnformeerd door de gemeentesecretaris doch niet dan nadat hij zichzelf op de hoogte heeft gesteld van de ins en outs van de klacht middels hoor en wederhoor.

Artikel 2.4 Ontvangstbevestiging

• 1.

  De ontvangst van een klacht wordt terstond, of indien dit niet mogelijk is zo spoedig mogelijk door het centraal meldpunt schriftelijk bevestigd aan de klager.

• 2.

  In de bevestiging wordt medegedeeld door wie de klacht wordt behandeld en hoe de verdere gang van zaken is.

• 3.

  Het centraal meldpunt draagt zorg voor de voortgangsbewaking van de klachten-behandeling en het onderhouden van contact met de klager.

Artikel 2.5 Onderzoeker

Een klacht wordt onverminderd het bepaalde in artikel 2.3, derde lid, onderzocht door:

• a.

  het betreffende sectorhoofd indien het een gedraging van een ambtenaar van zijn sector betreft;

• b.

  de gemeentesecretaris indien het een gedraging van een stafmedewerker of van een sectorhoofd betreft;

• c.

  de brandweercommandant indien het een gedraging van een lid van de vrijwillige brandweer betreft;

• d.

  de burgemeester indien het een gedraging van de raad, een raadslid of een wethouder betreft;

• e.

  het oudste lid in leeftijd van de commissie belast met de advisering over Algemeen Bestuurlijke Zaken en Middelen indien het een gedraging van de burgemeester of de gemeentesecretaris betreft.

Artikel 2.6 Niet ontvankelijkheid

Een klacht wordt niet behandeld:

• a.

  indien niet is voldaan aan de vereisten in artikel 2.1, vierde of vijfde lid, en klager de voor behandeling vereiste gegevens niet binnen een week verstrekt nadat hij door het centraal meldpunt op de tekortkoming(en) is gewezen;

• b.

  indien het een gedraging betreft die reeds eerder op grond van deze verordening is behandeld en ten aanzien waarvan geen nieuwe feiten of omstandigheden zijn aangegeven;

• c.

  indien het een gedraging betreft die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

• d.

  indien het een gedraging betreft ten aanzien waarvan een procedure aanhangig is ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening dan wel een zodanige voorziening openstaat of heeft open gestaan, alsmede indien verzet openstaat of heeft opengestaan ingevolge artikel 5:26 van de Algemene wet bestuursrecht;

• e.

  indien ten aanzien van een gedraging anders dan ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening een procedure bij een rechterlijke instantie aanhangig is, dan wel in het kader van zo'n procedure door een rechterlijke instantie uitspraak is gedaan;

• f.

  indien de klacht betrekking heeft op:

  • -

    het algemeen gemeentelijk beleid;

  • -

    algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels;

  • -

    aangelegenheden die niet vallen onder de verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur.

• g.

  overeenkomstig deze verordening indien de klacht betrekking heeft op het beklagrecht zoals vastgelegd in artikel 8 van de Inspraakverordening.

• h.

  het belang van de klager of het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende zwaar is.

• i.

  Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk door burgemeester en wethouders in kennis gesteld.

Artikel 2.8 Afdoening

• 1.

  De onderzoeker rapporteert binnen vier weken na de datum van ontvangst van de klacht schriftelijk aan het college van burgemeester en wethouders. Indien de klacht een gedraging van de raad of een raadslid betreft wordt gerapporteerd aan de raad. De rapportage gaat vergezeld van een conceptbesluit. Afschrift van de rapportage wordt gezonden naar het centraal meldpunt.

• 2.

  Binnen twee weken nadat de rapportage is uitgebracht, besluiten burgemeester en wethouders over afdoening van de klacht. Indien de klacht een gedraging van de raad of een raadslid betreft besluit de raad in dezelfde vergadering als waarin het rapport van de onderzoeker geagendeerd is.

• 3.

  Het besluit van burgemeester en wethouders dan wel van de raad wordt schriftelijk en gemotiveerd aan de klager medegedeeld. Een afschrift van het besluit wordt gezonden aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft en aan het centraal meldpunt

• 4.

  Indien de klacht niet binnen een termijn van zes weken kan worden afgedaan, wordt de behandeling bij afzonderlijk besluit van burgemeester en wethouders voor ten hoogste 4 weken verdaagd.

Artikel 3 Jaaroverzicht

• 1.

  Het centraal meldpunt doet jaarlijks verslag van het aantal klachten in het afgelopen kalenderjaar, de aard van de klachten, de wijze van afdoening en de maatregelen die naar aanleiding van de behandeling van de klacht(en) zijn getroffen.

• 2.

  In deze rapportage worden geen privacy-gevoelige gegevens opgenomen.

• 3.

  Burgemeester en wethouders stellen het jaarverslag vast en leggen dit, zo nodig voorzien van beleidsmatige aanbevelingen, ter bespreking voor aan de commissie die belast is met de advisering over Algemeen Bestuurlijke Zaken en Middelen.

Artikel 4.1 Onvoorzien

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslissen burgemeester en wethouders.

Artikel 4.2 Inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening klachtrecht en treedt in werking op 1 december 1999.