Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Steenwijkerland

Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2017

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieSteenwijkerland
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingBezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2017
CiteertitelBezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2017
Vastgesteld doorgeattribueerde functionaris
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt het Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2011.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Archiefwet 1995, artikel 14
  2. Besluit Informatiebeheer 2017, artikel 16
Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

08-06-2017nieuwe regeling

01-06-2017

Gemeenteblad 2017, nr. 95846

-

Tekst van de regeling

Intitulé

Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2017

De gemeentearchivaris van de gemeente Steenwijkerland:

 

  • 1.

    gelet op artikel 14 van de Archiefwet 1995;

     

  • 2.

    gelet op artikel 16 van het Besluit Informatiebeheer 2017

 

Besluit vast te stellen de volgende:

 

Voorschriften omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimte waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a.

    gebruik van archieven en collecties: het raadplegen en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen als bedoeld in artikel 14 van de Archiefwet 1995

  • b.

    gemeente: de gemeente Steenwijkerland

  • c.

    gemeentearchivaris: de gemeentearchivaris van de gemeente Steenwijkerland

  • d.

    studieruimte: de door de gemeentearchivaris aangewezen ruimte voor het gebruik van archieven en collecties door bezoekers

  • e.

    bezoeker: een burger, die een bezoek brengt aan het gemeentehuis met het doel om archieven en collecties te gebruiken

  • f.

    studieruimtemedewerkers: ambtenaren van de gemeente Steenwijkerland, belast met helpen van bezoekers in de studieruimte

  • g.

    archiefbescheiden: bescheiden zoals in artikel 1, onder c. van de Archiefwet 1995 gedefinieerd

  • h.

    archiefeenheid: een als één eenheid in omslag of kaft gebundelde hoeveelheid bescheiden, die als één individuele eenheid beschreven staat in een inventaris of catalogus en ook als één individuele eenheid kan worden opgevraagd in de studieruimte

Hoofdstuk 2 - Studieruimte

Paragraaf 2.1 - Algemeen

Artikel 2

Het meenemen van huisdieren in de studieruimte is niet toegestaan. Een uitzondering op deze

regel vormt het meenemen van een geleidehond of hulphond.

Artikel 3

Het gebruik van de archieven en verzamelingen door bezoekers geschiedt in de studieruimte.

Artikel 4

Tot het gebruik van de archieven en collecties van het gemeentearchief bestaat gelegenheid wanneer de studieruimte voor het publiek geopend is. De actuele openingstijden van de studieruimte zijn te vinden op de website van de gemeente.

Artikel 5

Indien er in vakantieperiodes of door andere omstandigheden een verminderde personeelsbezetting is behoudt de gemeente zich het recht voor om de studieruimte tussen 12.30 en 13.30 uur te sluiten voor bezoekers.

Artikel 6

Tot de archiefbewaarplaats heeft niemand toegang dan uit hoofde van zijn functie of met toestemming van de gemeentearchivaris.

Artikel 7

Bezoekers dienen jassen en tassen en overige op te hangen aan, respectievelijk te plaatsen bij de kapstok in de studieruimte. De gemeente is niet aansprakelijk bij verlies en/of diefstal van de eigendommen.

Artikel 8

Bij het eerste bezoek ontvangt de bezoeker een exemplaar van dit bezoekersreglement.

Artikel 9

Bij het eerste bezoek aan de studieruimte dient de bezoeker zich te identificeren en een bezoekersformulier in te vullen.

Artikel 10

Bij ieder vervolgbezoek wordt gecontroleerd of de bezoeker geregistreerd staat, desgewenst met legitimatie. De bezoekdata worden bijgeschreven.

Artikel 11

De in artikel 9 en 10 bedoelde registraties zijn alleen bedoeld voor statistische doeleinden, om indien nodig de bezoeker te traceren en om misbruik van de archieven en collecties te voorkomen en traceren.

Artikel 12

Voor het doen van onderzoek is rust en stilte belangrijk. Overleg tussen bezoekers dient buiten de studieruimte gevoerd te worden.

Artikel 13

Eten en drinken in de studieruimte is niet toegestaan. Bezoekers kunnen eten of drinken buiten de studieruimte in de publieksruimte van het gemeentehuis. Na het eten en/of drinken dienen de handen gewassen te worden.

Artikel 14

Het gebruik door bezoekers van apparaten voor het afspelen van beeld en/of geluid dan wel voor telecommunicatie (bijvoorbeeld mobiele telefoons) is niet toegestaan, met uitzondering van draagbare computers. Voor het maken van foto’s wordt verwezen naar artikel 32 van dit reglement.

Paragraaf 2.2 - Aanvragen, raadplegen en terugbezorgen van bescheiden

Artikel 15

Een bezoeker kan bij de studieruimtemedewerker bescheiden uit archieven en collecties aanvragen voor raadpleging. De archiefbescheiden worden zo snel mogelijk opgehaald. De maximale wachttijd bedraagt 30 minuten.

Artikel 16

Een bezoeker mag maximaal vijf archiefeenheden tegelijk in gebruik hebben.

Artikel 17

Een bezoeker kan tot 30 minuten voor sluitingstijd archiefbescheiden opvragen.

Artikel 18

Archiefbescheiden en delen van de collecties mogen niet op de grond gezet worden, maar moeten op de tafel of het bureau geplaatst worden.

Artikel 19

Bezoekers dienen de archiefbescheiden na raadpleging terug te bezorgen aan de studieruimtemedewerker.

Artikel 20

De volgende categorieën archiefbescheiden worden niet (in origineel) aan bezoekers ter beschikking gesteld:

  • a.

    bescheiden uit archieven die in bewerking zijn

  • b.

    bescheiden, die zodanig kwetsbaar zijn, dat raadpleging een groot risico op onherstelbare schade oplevert

  • c.

    bescheiden of (delen van) collecties waarvan vervangende dragers beschikbaar zijn

Artikel 21

De gemeentearchivaris is bevoegd om een uitzondering te maken voor het onder artikel 20 bepaalde.

Artikel 22

De bezoeker mag archiefbescheiden, waarop een beperking van de openbaarheid berust, slechts inzien na overlegging van een schriftelijk machtiging (dispensatie) van de daarvoor bevoegde functionaris of organisatie.

Artikel 23

De bezoeker dient aanvragen voor het inzien van archiefbescheiden waarop een beperking op de openbaarheid berust, schriftelijk in te dienen bij de gemeentearchivaris. Formulieren hiervoor zijn beschikbaar bij de studieruimtemedewerker.

Paragraaf 2.3 - Omgaan met het materiaal uit archieven en collecties

Artikel 24

De bezoeker mag de hem of haar ter raadpleging verstrekte bescheiden uit de archieven en collecties op geen enkele manier vervreemden. Wanneer vervreemding wordt geconstateerd wordt altijd de politie ingeschakeld.

Artikel 25

De bezoeker dient rekening te houden met de kwetsbaarheid van bescheiden uit archieven en collecties, uiterste voorzichtigheid te betrachten en al het mogelijke te doen om schade aan archiefbescheiden te voorkomen. Hiervoor dient de bezoeker minimaal de volgende regels in acht te nemen:

  • a.

    Het vouwen of kreuken van bescheiden dient vermeden te worden.

  • b.

    Het gebruik van bescheiden als onderlegger is niet toegestaan.

  • c.

    Het likken aan of bevochtigen van de vingers bij het omslaan van de bladzijden is niet toegestaan.

  • d.

    Het leunen of het plaatsen van voorwerpen op archiefbescheiden is niet toegestaan.

  • e.

    De bescheiden moeten zo min mogelijk met de vingers aangeraakt worden. De studieruimtemedewerkers kunnen voor het raadplegen van kwetsbare materialen als kaarten, charters en foto's verplichten speciale, door de gemeente beschikbaar gestelde, handschoenen te gebruiken.

  • f.

    Het verwijderen van labels, nietjes of ander bindmateriaal van het archiefstuk is niet toegestaan.

  • g.

    Het (opnieuw) ordenen van losse archiefbescheiden is niet toegestaan

  • h.

    De studieruimtemedewerker kan het gebruik van een, in de studieruimte beschikbaar, leeskussen om gebonden delen te steunen verplichten.

  • i.

    De bladen van een archiefbescheiden mogen niet uitgewaaierd worden.

  • j.

    Het maken van aantekeningen op archiefbescheiden is niet toegestaan.

  • k.

    Het toevoegen van eigen documenten aan archiefbescheiden is niet toegestaan.

  • l.

    Beschadigingen of verkeerd opgeborgen archiefbescheiden dienen aan de studieruimtemedewerker gemeld te worden.

  • m.

    Het overtekenen van kaarten of archiefbescheiden met behulp van transparant papier is niet toegestaan.

Artikel 26

De bezoeker mag, vanwege het risico van onopzettelijke schade die veroorzaakt kan worden door onder meer markeerstiften, correctievloeistof, nietmachines, perforators, balpoints, vulpennen, gummen, deze voorwerpen niet gebruiken bij het raadplegen van archiefbescheiden.

Artikel 27

De bezoeker dient eventuele aantekeningen voor zichzelf met potlood of een draagbare computer te maken.

Artikel 28

De bezoeker moet de opgevraagde archiefbescheiden zorgvuldig behandelen. De kosten van eventuele schade worden op hem of haar verhaald.

Artikel 29

Het regelen van de schade toegebracht aan archiefbescheiden die aan de gemeente in bewaring of ter leen gegeven zijn, geschiedt door de gemeentearchivaris na overleg met degene die de bescheiden in bewaring of ter leen heeft gegeven, behoudens hetgeen hieromtrent door hoger gezag of bij overeenkomst mocht zijn bepaald.

Paragraaf 2.4 - Reproducties

Artikel 30

Het maken van kopieën van bescheiden uit archieven en collecties geschiedt door de studieruimtemedewerker. Deze kan beslissen om vanwege de kwetsbaarheid van de archiefbescheiden geen kopieën te maken uit:

  • a.

    gebonden archiefdelen dikker dan 5 centimeter

  • b.

    bescheiden groter dan A3-formaat

  • c.

    charters (van perkament en met een zegel), andere bescheiden van perkament en/of zegels

  • d.

    gekleurde afbeeldingen

  • e.

    archiefbescheiden en boeken waarvan de band het niet toelaat

  • f.

    archiefbescheiden van vóór 1850

  • g.

    boeken van voor 1950

  • h.

    alle archiefbescheiden, die materieel niet in goede staat verkeren

Artikel 31

De studieruimtemedewerker bepaalt hoeveel kopieën direct worden vervaardigd. De overige kopieën worden zo snel mogelijk nagezonden. Voor de hieraan verbonden kosten wordt verwezen naar hoofdstuk 5.

Artikel 32

De bezoeker heeft voor het maken van foto’s van uit archieven en collecties toestemming nodig van de studieruimtemedewerker. Het gebruik van een flitser is echter verboden. Ook mag het fotograferen andere bezoekers niet hinderen.

Artikel 33

Het is mogelijk van afbeeldingen een digitale reproductie te verkrijgen. De bezoeker kan deze bestellen bij de studieruimtemedewerker. Voor de kosten hiervan wordt verwezen naar hoofdstuk 5.

Artikel 34

Voor publicatie van afbeeldingen van bescheiden uit archieven en collecties is schriftelijke toestemming van de gemeentearchivaris vereist. Zowel bij de publicatie van archiefbescheiden als van afbeeldingen is bronvermelding verplicht.

Artikel 35

Indien de bezoeker voor gegevens over nog levende personen gebruik maakt van de archieven en collecties van de gemeente, dan mag de bezoeker op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens deze informatie niet publiceren of op een andere wijze openbaar maken op een zodanige wijze dat de belangen van deze personen geschaad kunnen worden.

Hoofdstuk 3 Sancties

Artikel 36

Bezoekers dienen zich te allen tijde te houden aan de inhoud van dit reglement en de aanwijzingen van de studieruimtemedewerkers op te volgen.

Artikel 37

Bij weigering zich te gedragen overeenkomstig de voorschriften van dit reglement of de aanwijzingen van de studieruimtemedewerkers kan aan de bezoeker onmiddellijk verder verblijf in de studieruimte worden ontzegd.

Artikel 38

Bij herhaaldelijk geconstateerd wangedrag kan de gemeentearchivaris een bezoeker de toegang tot de studieruimte worden geweigerd. Hiervan zullen andere archiefdiensten op de hoogte worden gesteld.

Hoofdstuk 4 - Verzoeken om inlichtingen en reproducties, zowel schriftelijk als per e-mail

Artikel 39

Aan schriftelijke of per e-mail ontvangen verzoeken van burgers om te hunnen behoeve onderzoek in de archieven en verzamelingen te doen of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels, dan wel bewerkingen te maken, wordt door de gemeente voldaan voor zover de dienst zulks toelaat.

Hoofdstuk 5 - Legeskosten archiefonderzoek en vervaardigen reproducties

Artikel 40

Voor het verrichten van onderzoek en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen uit archieven en collecties door medewerkers van de gemeente, wordt betaling van legesgelden gevorderd overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van de Legesverordening van de gemeente Steenwijkerland.

Artikel 41

Aan de aanvrager wordt een rekening gezonden voor het gedane onderzoek en/of de gemaakte afbeeldingen, afschriften, uittreksels, dan wel bewerkingen. Wanneer het verschuldigde bedrag is bijgeschreven op de rekening van de gemeente, worden de gegevens en/of afbeeldingen, afschriften, uittreksels, dan wel bewerkingen aan de aanvrager verstrekt, respectievelijk toegestuurd.

Hoofdstuk 6 - Uitlening

Artikel 42

Uit de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties kunnen voor een overeengekomen termijn archiefbescheiden worden uitgeleend ten behoeve van tentoonstellingen, mits dit geschiedt onder voldoende waarborgen voor het transport, de bewaring en beveiliging van het ter leen gegevene, tegen vergoeding van de kosten en op de door de gemeentearchivaris te stellen voorwaarden.

Artikel 43

Behoudens wettelijke bepalingen en het vorenstaande wordt van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties niets uitgeleend, tenzij de gemeentearchivaris daartoe in bijzondere gevallen termen aanwezig acht.

Hoofdstuk 7 - Klachten

Artikel 44

Voor bejegeningsklachten is de klachtenprocedure van de gemeente Steenwijkerland van toepassing.

Hoofdstuk 8 - Slotbepalingen

Artikel 45

Het Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2011 wordt ingetrokken.

Artikel 46

Dit besluit treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking.

Artikel 47

Dit besluit kan worden aangehaald als het Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2017.

 

 

Vastgesteld te Steenwijk, dd. 1 juni 2017,

 

De gemeentearchivaris van de gemeente Steenwijkerland,

 

R.H. Lensen