Archief- en documentatieverordening gemeente Strijen 2001

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  de wet: de Archiefwet 1995;

• 2.

  een gemeentelijk orgaan: een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiek recht is ingesteld of een ander persoon of college met openbaar gezag bekleed;

• 3.

  archiefbescheiden;

  • a.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door gemeentelijke organen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • b.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen wier rechten of functies op enig gemeentelijk orgaan zijn overgegaan;

  • c.

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • d.

    reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder a, b of c bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de wet zijn vervaardigd;

• 4.

  documentatie: alle andere documenten dan archiefbescheiden;

• 5.

  archiefbewaarplaats: een, ingevolge artikel 31 van de wet, voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden en documentatie aangewezen bewaarplaats;

• 6.

  archiefruimte: een ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden en documentatie in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of artikel 13, eerste lid van de wet.

Artikel 2

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor:

• 1.

  de archiefbescheiden en documentatie van de gemeentelijke organen;

• 2.

  het inrichten en in stand houden van de archiefbewaarplaats, alsmede van de archiefruimten overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 3

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden en documentatie van de gemeentelijke organen voor zover deze bescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 4

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanstellen van een voldoende aantal gekwalificeerde ambtenaren voor het beheer van zowel de archiefbewaarplaats als van de archiefruimten van de gemeentelijke organen.

Artikel 5

Het college van burgemeester en wethouders stelt, met inachtneming van hetgeen daaromtrent bij of krachtens de wet is bepaald, voorschriften vast voor het beheer van:

• 1.

  de archiefbescheiden en documentatie van gemeentelijke organen, welke nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht (het Besluit documentaire informatievoorziening);

• 2.

  de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentatie (het Besluit gemeentelijke archiefbewaarplaats).

Artikel 6

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg dat in de begroting van de gemeente de uitgaven worden opgenomen voor de uitoefening van de in artikel 30, eerste lid van de wet bedoelde zorg.

Artikel 7

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg dat in het besluit, waarbij een gemeentelijk orgaan wordt ingesteld, de archiefbewaarplaats wordt aangewezen, waarheen de archiefbescheiden en documentatie van dat gemeentelijk orgaan bij de opheffing worden overgebracht.

Artikel 8

Als archiefbewaarplaats worden aangewezen het Stadsarchief Dordrecht, gelegen aan het Stek 13 te Dordrecht.

Artikel 9

De archiefbewaarplaats wordt, overeenkomstig het bepaalde in artikel 32, eerste lid van de wet, beheerd door de gemeentearchivaris.

Artikel 10

De gemeente archivaris ziet toe:

• 1.

  op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften;

• 2.

  op het beheer van de documentatie van de gemeentelijke organen;

• 3.

  dat de gemeentelijke organen hun archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren;

• 4.

  dat de gemeentelijke organen zorg dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Artikel 11

De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van het opgedragen toezicht, zich te dien vervangen of te doen bijstaan door aan het Stadsarchief Dordrecht verbonden ambtenaren in het bezit van een diploma archivistiek of van nader door hem te bepalen diploma's.

Artikel 12

De gemeentearchivaris en degenen die hem vervangen of bijstaan, hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefruimten.

Artikel 13

De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan degene die door het college van burgemeester en wethouders is belast met het beheer van de archiefbescheiden en documentatie en zo nodig aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 14

• 1.

  deze verordening kan worden aangehaald als Archief- en documentatieverordening gemeente Strijen 2001;

• 2.

  zij treedt in werking op 1 mei 2001;

• 3.

  de archiefverordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 17 december 1996 wordt op dat tijdstip ingetrokken.