Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Uden

Privacyreglement E-mail en Internetgebruik gemeente Uden

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieUden
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingPrivacyreglement E-mail en Internetgebruik gemeente Uden
CiteertitelPrivacyreglement E-mail en Internetgebruik gemeente Uden
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Nvt

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-01-2012Nieuwe regeling

13-12-2011

Intranet

College 13-12-2011

Tekst van de regeling

Intitulé

Privacyreglement E-mail en Internetgebruik gemeente Uden

 

 

HOOFDSTUK 1. DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN

Privacyreglement email- en internetgebruik gemeente Uden

Het college van de gemeente Uden

gelet op:

  • -

    het feit dat de gemeente Uden aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn

  • -

    email- en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;

  • -

    de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor email- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het monitoren van dit gebruik ;

  • -

    het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • -

    de instemming met het privacyreglement door de Ondernemingsraad van de gemeente Uden;

besluit het volgende Privacyreglement email- en internetgebruik vast te stellen:

Artikel 1. Definities

In dit privacyreglement wordt verstaan onder:

  • 1.

    WBP: Wet bescherming persoonsgegevens.

  • 2.

    Gemeente: de gemeente Uden.

  • 3.

    Cbp: College bescherming persoonsgegevens.

  • 4.

    Medewerker: degene die aan te merken is als:

    • a.

      werknemer in dienst van de gemeente

    • b.

      persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband.

  • 5.

    E-mailfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde e-mailfaciliteiten.

  • 6.

    Internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde internetfaciliteiten.

  • 7.

    Elektronische communicatiemiddelen: email- en/of internetfaciliteiten.

  • 8.

    Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de WBP.

  • 9.

    Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

  • 10.

    Verantwoordelijke: het college, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

  • 11.

    Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen: een doen of nalaten in strijd met dit privacyreglement of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.

Artikel 2. Reikwijdte

  • 1.

    Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.

  • 2.

    Dit privacyreglement geldt voor werknemers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

Artikel 3. Doeleinden

De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:

  • a.

    het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

  • b.

    het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen;

  • c.

    het beveiligen van het systeem en het netwerk;

  • d.

    bescherming van onder geheimhouding vallende of niet-openbare informatie.

HOOFDSTUK 2. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEHEER

Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer

  • 1.

    Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

  • 2.

    Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

  • 3.

    Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voorzover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

    HOOFDSTUK 3. GEBRUIK ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN

Artikel 5. Gebruik elektronische communicatiemiddelen

  • 1.

    Medewerkers gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

  • 2.

    Incidenteel privégebruik van de elektronische communicatiemiddelen door medewerkers is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

  • 3.

    Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder toestemming van de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

  • 4.

    Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chatsessies, on line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder toestemming van de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

  • 5.

    Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van internetfaciliteiten tot het doen van financiële transacties zoals aankopen of bestellingen op internetwinkelsites, tenzij deze voortvloeien vanuit opdrachten van de organisatie. Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van internetfaciliteiten tot het verzenden of opvragen dan wel downloaden van videobanden, audiobestanden of filmbanden, het streamen van audio- of videobestanden, het installeren van programmatuur, zonder toestemming van de systeembeheerder(s).

  • 6.

    Indien medewerkers met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verrichten die als e-mailtoepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde lid, van overeenkomstige toepassing.

  • 7.

    Medewerkers zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

    Artikel 6. Controle

    • 1.

      Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.

    • a.

      Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt beperkt tot de verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid, omvang en dergelijke).

    • b.

      Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.

    • c.

      Controle in het kader van het beveiligen van het systeem en het netwerk voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke programma’s vindt op geautomatiseerde wijze plaats.

    • d.

      Controle op het openbaar maken dan wel laten uitlekken van deze informatie vindt plaats op basis van steekproefsgewijze content filtering. Een verdacht bericht wordt apart gezet voor nader onderzoek. Onderscheid tussen privé en zakelijk email is niet van belang.

    • 2.

      Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een medewerker of een groep medewerkers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden.

    • 3.

      Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt er controle op de inhoud plaats.

    • 4.

      Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo veel mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt.

    • 5.

      Indien geconstateerd wordt dat een medewerker dit privacyreglement overtreedt, dan wordt de betrokken medewerker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door zijn/ haar direct leidinggevende, de gemeentesecretaris dan wel het college.

    • 6.

      Het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door OR-leden, GO-leden, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het elektronische verkeer.

    Artikel 7. Bewaring en verwijdering

    • 1.

      Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.

    • 2.

      Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

    HOOFDSTUK 5. RECHTEN VAN MEDEWERKER: VERBETEREN, AANVULLEN, VERWIJDEREN OF AFSCHERMEN PERSOONSGEGEVENS

    Artikel 8. Rechten van de medewerker

    • 1.

      Aan de medewerker die daarom aan verantwoordelijke verzoekt wordt een overzicht verschaft van de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt.

    • 2.

      De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

    • 3.

      De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.

    • 4.

      De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

    HOOFDSTUK 6. SANCTIES, ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN, OPENBAARMAKING, INWERKINGTREDING, EVALUATIE EN SLOTBEPALING

    Artikel 9. Sancties

    • 1.

      Overtreding van dit privacyreglement kan voor werknemers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen of ontslag als disciplinaire straf als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente.

    • 2.

      Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:

      • a.

        maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen;

      • b.

        relevante, effectieve maatregelen anderszins, waaronder het eventueel het geven van een waarschuwing, het ontbinden van de overeenkomst, het onmiddellijk doen ophouden van het verrichten van werkzaamheden voor de gemeente.

Artikel 10. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement, beslist het college.

Artikel 11.. Openbaarmaking, inwerkingtreding en evaluatie

  • 1.

    Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle medewerkers die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.

  • 2.

    Dit privacyreglement treedt in werking op de datum van vaststelling.

  • 3.

    Dit privacyreglement wordt tweejaarlijks geëvalueerd door de verantwoordelijke en de ondernemingsraad.

    Artikel 12. Slotbepaling

    Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de WBP van toepassing zijn.

    Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Uden op 13 december 2011.

    TOELICHTING PRIVACYREGLEMENT EMAIL- EN INTERNETGEBRUIK GEMEENTE UDEN

    Algemeen

    Binnen de gemeente Uden wordt veel gebruikgemaakt van e-mail en internet. Om het gebruik van e-mail en internet in goede banen te leiden, zijn gedragscodes, gebruiksregels en controle daarop belangrijk.

    Elektronische controle van computergebruik raakt echter het terrein van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de medewerker. Op het controleren van het gebruik van email en internet op de werkplek is daarom de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) van toepassing die op 1 september 2001 in werking is getreden.

    Het controleren van email- en internetgebruik is een zogenaamd personeelvolgsysteem. Voor de invoering van een personeelvolgsysteem en een privacyreglement is op grond van artikel 27, eerste lid, onder k en l, van de Wet op de ondernemingsraden, de instemming van de ondernemingsraad (OR) vereist. Dit geldt ook voor een eventuele latere wijziging of bij intrekking van het reglement. Na instemming van de OR kan het reglement op de voor gemeenten gebruikelijke wijze worden vastgesteld en ingevoerd.

    Een verantwoordelijke is verplicht om de verwerking van persoonsgegevens te melden bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) voordat hij begint met de verwerking. In het zogenaamde Vrijstellingsbesluit staan eisen geformuleerd waaraan de verwerkingen moeten voldoen, wil de vrijstelling van de meldingsverplichting daadwerkelijk gelden. Op basis van het Vrijstellingsbesluit valt controle op het gebruik van e-mail en internet onder de vrijstelling mits voldaan wordt aan de vereisten van het Vrijstellingsbesluit. Deze vereisten houden in dat geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: a) gegevens ten behoeve van identificatie van en communicatie (username en toegangscode) met de gebruikers binnen het netwerk; b) gegevens met betrekking tot bevoegdheden van de gebruikers en de netwerkbeheerders met het oog op de aangeboden faciliteiten en diensten van het netwerk; c) gegevens met betrekking tot de verrichtingen van de gebruikers en netwerkbeheerders en d) gegevens met betrekking tot elektronische berichten van of voor de gebruikers. Daarnaast geldt dat de persoonsgegevens slechts worden verstrekt aan degenen die belast zijn met de interne controle en beveiliging (de doeleinden van de verwerking), met dien verstande dat verstrekking aan derden slechts geschiedt met het oog op het behandelen van geschillen. Bovendien dienen de persoonsgegevens uiterlijk zes maanden nadat ze zijn verkregen te worden verwijderd dan wel twee jaar nadat het dienstverband of de werkzaamheden van betrokkenen ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd. Ten slotte geldt dat de OR aan de controle instemming heeft verleend.

    Het Privacyreglement E-mail en Internetgebruik gemeente Uden is opgesteld aan de hand van de voorbeeld reglement van de VNG, welke is aangepast aan de actuele ontwikkelingen en relevante jurisprudentie.

    Het reglement is tevens behandeld in de commissies Juridische zaken en Informatiebeleid van de VNG. Beide commissies hebben ingestemd met verzending van het reglement aan de gemeenten. Ten slotte is het reglement besproken in en akkoord bevonden door het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden (LOGA).

    Artikelsgewijze Toelichting

    Artikel 1 Definities

    De begrippen zoals die in het privacyreglement voorkomen worden hier gedefinieerd. Voor de omschrijving van begrippen is waar mogelijk aangesloten bij de bewoording die wordt gebruikt in de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP).

    De WBP is van toepassing als er sprake is van verwerking van persoonsgegevens. Gegevens met betrekking tot het email- en internetgebruik van medewerkers zijn in het algemeen te kwalificeren als persoonsgegevens. IP-adressen zijn in combinatie met de username en het password te herleiden tot een bepaalde gebruiker. De daaraan verbonden bestanden zijn aldus herleidbaar tot een medewerker. De verkeersgegevens geven inzicht in de afzender, de bestemming, de datum en de tijd van het bericht of van het internetgebruik. Ook de inhoud van het e-mailbericht is een persoonsgegeven als de werkgever dit tot zijn beschikking heeft om bijvoorbeeld te controleren of een medewerker de regels in het privacyreglement nakomt. De WBP hanteert een ruime definitie voor het begrip ‘verwerking’: het gehele proces van verzamelen tot aan vernietigen van gegevens.

    Artikel 2 Reikwijdte

    Het privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van e-mail en/of internetfaciliteiten. Het privacyreglement geldt voor alle medewerkers van de gemeente: ambtenaren en personen die (betaald of niet-betaald) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

    Het privacyreglement is (in deze vorm) dus niet van toepassing op politieke ambtsdragers. De VNG zal in 2005 nog een apart privacyreglement voor bestuurders ontwikkelen.

    Telewerken

    Indien de werknemer vanuit zijn eigen huis inlogt op het computersysteem van het werk (telewerken), dan vormt de controle door de werkgever op het gebruik door de werknemer van de elektronische communicatiemiddelen een extra probleem. Voor zover de werknemer uitsluitend ten behoeve van het werk inlogt, zullen de regels in dit privacyreglement van overeenkomstige toepassing zijn.

    De computer van de werknemer thuis maakt dan immers logisch gezien deel uit van het computernetwerk van de werkgever en de werknemer bevindt zich in een situatie waarin ook de gezagsbevoegdheid van de werkgever geldt.

    Dit ligt anders als de werknemer het bedrijfsaccount voor privédoeleinden kan en mag gebruiken (om privé-email te versturen of in zijn eigen tijd internetsites te bezoeken). Voor het vastleggen van gegevens van hetgeen de werknemer privé doet, is geen grond. Indien ook zijn gezinsleden van de faciliteiten gebruik mogen maken, geldt dit helemaal. De werkgever heeft met hen immers geen arbeidsrelatie waarin hij zijn gezag kan uitoefenen. Zijn positie is in deze situatie vergelijkbaar met een Internet Service Provider. De werkgever dient hiermee rekening te houden bij het opzetten en de uitvoering van het telewerkbeleid.

    Artikel 3 Doeleinden

    De WBP bepaalt dat gegevens in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze moeten worden verwerkt (artikel 6 WBP). Dit voorschrift geldt in zoverre als de privacyrechtelijke evenknie van de arbeidsrechtelijke norm van goed werkgeverschap. Persoonsgegevens mogen voorts slechts voor welbepaalde, duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verwerkt (artikel 7 WBP). Deze doelomschrijving moet nauwkeurig en zo volledig mogelijk zijn (zie ook artikel 4, eerste lid privacyreglement). In overleg moet worden vastgesteld welke doeleinden voor controle van email- en internetgebruik noodzakelijk zijn voor de eigen organisatie.

    Controle via volgsystemen is dus alleen toegestaan indien het doel van de controle vooraf is bepaald. Als grondslag van de controle kan doorgaans het gerechtvaardigd belang van de organisatie worden aangewezen (artikel 8, onder sub f WBP). De privacybelangen van de medewerkers horen hierbij dan wel meegewogen te worden. De aard, omvang en vorm van de controlemaatregelen dienen dus in een redelijke verhouding tot het doel van de controle te staan (proportionaliteit), (zie ook artikel 6, eerste lid, onder sub b en de toelichting). Tevens geldt dat de gebruikte controlemiddelen niet meer inbreuk mogen maken op de belangen van de medewerker dan strikt noodzakelijk is (subsidiariteit).

    In het privacyreglement zijn vier doeleinden geformuleerd.

    Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer

    Artikel 4, eerste lid

    Op de werkgever wordt geen absolute verplichting gelegd. Een garantie voor de juistheid van gegevens kan van de werkgever niet worden gevergd. De juistheid van de gegevens wordt mede bepaald door de context waarin ze worden gebruikt. Met ‘nodige’ maatregelen wordt uitgedrukt dat alle maatregelen moeten worden getroffen die in redelijkheid kunnen worden gevergd. De redelijkheid stelt daarbij, afhankelijk van bijvoorbeeld de soort gegevens die onderwerp van verwerking zijn, de stand van de techniek en de kosten die met de maatregelen gepaard gaan, grenzen aan de te nemen maatregelen.

    Artikel 4, tweede lid

    Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

    Artikel 4, derde lid

    Eén of meer systeembeheerders zijn met het beheer van de bestanden belast. De systeembeheerder heeft uit hoofde van zijn functie toegang tot alle gegevens in het computernetwerk. De functie van systeembeheerder dient met de nodige waarborgen te worden omgeven. De systeembeheerder moet zich ervan bewust zijn dat hij gegevens die hij tijdens zijn werk tegenkomt, geheim dient te houden. Die verplichting lijdt uitzondering indien enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. De systeembeheerder is uiteraard in beginsel niet bevoegd tot het lezen van documenten of email of het meekijken met het internetgebruik van de medewerkers zonder dat daar een bijzondere aanleiding voor is.

    De systeembeheerder dient tegenover het management een zekere onafhankelijkheid te hebben. De gemeentesecretaris dan wel het college kan de systeembeheerder opdracht geven om bepaalde zaken op het netwerk nader te controleren of daarover informatie te verschaffen.

    Back-ups

    In het kader van zorgvuldigheid zullen regelmatig back-ups van de systemen worden gemaakt die in geval van calamiteiten eenvoudig kunnen worden teruggezet. Dit betekent dat van logbestanden en andere gegevens over het email- en internetgedrag van medewerkers een back-up wordt gemaakt. De werkgever moet zich ervan bewust zijn dat onzorgvuldig of onbevoegd gebruik van deze back-ups even schadelijk kan zijn voor de persoonlijke levenssfeer van de medewerker als onzorgvuldig of onbevoegd gebruik van het actuele systeem. Back-ups dienen daarom op een veilige plaats bewaard te worden. Nadat gegevens zijn aangepast moet zo snel mogelijk een nieuwe back-up gemaakt worden en moeten oude versies worden vernietigd, zodat de gegevens niet na een eventuele terugplaatsing van een back-up nogmaals moeten worden aangepast.

    Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen

    In het privacyreglement worden gedragsregels opgenomen over wat er in de organisatie onder verantwoord email- en internetgebruik wordt verstaan.

    In het privacyreglement kan desgewenst worden opgenomen dat een bepaald verbod niet geldt indien een dergelijk gebruik van de email- en internetfaciliteiten noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden.

    Een totaal verbod van privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen is overigens niet mogelijk. Er is een duidelijke uitspraak gedaan over de huidige ‘privétisering’ van de werkplek. Dat houdt in dat een bepaalde mate van niet-zakelijk email- en internetgebruik onder werktijd niet kan worden verboden. (Kantonrechter Haarlem, 16 juni 2000, Jurisprudentie Arbeidsrecht 2000, 170). De werkgever kan wel beperkende voorwaarden opstellen aan het persoonlijk gebruik van de elektronische communicatiemiddelen.

    Artikel 6 Controle

    Controle op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden met inachtneming van de gestelde beperkingen aan de omvang en de wijze van controle zoals genoemd in dit artikel onder a t/m d. De uit controle verkregen gegevens worden (na bewerking) verstrekt aan de gemeentesecretaris voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen.

    Artikel 6, eerste lid, onder sub a

    Voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen zal in het kader van kosten- en capaciteitsbeheersing de controle beperkt kunnen blijven tot verkeersgegevens. Kennisneming van de inhoud is dan niet noodzakelijk.

    Artikel 6, eerste lid, onder sub b

    De controle vindt in beginsel geanomiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats

    De genomen maatregelen dienen in redelijke verhouding te staan tot de belangen van de medewerker en de gebruikte middelen mogen niet een verdergaande inbreuk maken op die belangen dan strikt noodzakelijk is (proportionaliteit en subsidiariteit). Steeds zal hiertoe een belangenafweging moeten plaatsvinden. Het doel rechtvaardigt dus niet een continue controle en de daarmee gepaard gaande verregaande inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de werknemer.

    Artikel 6, eerste lid, onder sub c

    Vanuit beveiligingsoogpunt is het wenselijk om email- en internetgebruik te controleren. Het kan dan gaan om het tegengaan van systeemaanvallen door virussen, trojans of andere schadelijke programma’s.

    Bij deze controle verdient een geheel geautomatiseerde controle van de inkomende berichten (inclusief bijlagen) de voorkeur. Indien een besmet bericht gevonden wordt, kan dit op een aparte locatie worden bewaard voor nader onderzoek en eventuele herstelwerkzaamheden. Uiteraard wordt hierbij geen onderscheid gemaakt in zakelijke en privémail.

    Ook een geheel geautomatiseerde controle van de inkomende internetcontent verdient voor dit doel de voorkeur. Indien het voor de inhoud van de functie van de medewerkers niet noodzakelijk is dat zij steeds toegang hebben tot internet, kan dit doel eenvoudig bereikt worden door de toegang aan te bieden op aparte computers die niet aan het interne netwerk zijn verbonden.

    Artikel 6, eerste lid, onder sub d

    Content filtering (scannen van berichten of bestanden op verboden woorden, extensies , beeldmateriaal) kan de communicatievrijheid en de persoonlijke levenssfeer van de gebruiker aantasten. Voor het gebruik ervan zal de werkgever een gerechtvaardigd belang moeten hebben. Ook zal het moeten voldoen aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit. Dit betekent dat onder meer zal moeten worden bezien in hoeverre content filtering noodzakelijk is, welke zoektermen worden gebruikt, welke actie wordt ondernomen nadat een ‘hit’ is gevonden, en welke procedures er bestaan om gerechtvaardigd gebruik van aangewezen zoektermen mogelijk te maken.

    Content filtering kan dus alleen worden ingezet als de zoektermen vanuit het belang van de gemeente gerechtvaardigd zijn en ook zo nauwkeurig zijn dat gerechtvaardigd gebruik zo veel mogelijk ongemoeid wordt gelaten. Mits het met de nodige zorgvuldigheid wordt ingezet, zal content filtering als controlemiddel in mindere mate inbreuk maken op de privacy en de communicatievrijheid van de gebruiker dan andere vormen van controle, zoals volledige inhoudscontrole of steekproefsgewijze inhoudscontrole. Met behulp van content filtering zal verboden gebruik waarbij berichten worden opgesteld in codetaal of met versleuteling, niet kunnen worden opgespoord.

    Bij het gebruik van content filtering kunnen dus, afhankelijk van de wijze waarop het wordt toegepast, veel of weinig persoonsgegevens worden verwerkt. Het kan worden ingezet om onrechtmatig gebruik en misbruik van de elektronische communicatiemiddelen automatisch te blokkeren of te retourneren. In dat geval hoeven er geen persoonsgegevens te worden gerapporteerd (zie artikel 6, vierde lid, en de toelichting). Tevens kan met behulp van content filtering op persoonsniveau rapportages worden gemaakt van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

    In het geval dat content filtering wordt ingezet voor controle van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, dient dit in beginsel geanonimiseerd plaats te vinden.

    Artikel 6, tweede lid

    Het is in het algemeen niet noodzakelijk om het management rapportages en gebruiksstatistieken van het email- en internetgebruik van de medewerkers op persoonsniveau te verstrekken. De gegevens in de rapportages en statistieken zullen dus meestal ontdaan kunnen worden van hun identificerende kenmerken. Alleen als er concrete bedenkingen bestaan tegen een bepaalde medewerker, is rapportage op persoonsniveau noodzakelijk en dan ook toegestaan.

    Artikel 6, derde lid

    In principe is de controle van de elektronische communicatiemiddelen beperkt tot de verkeersgegevens. Dit zijn gegevens met betrekking tot datum, tijd, hoeveelheid en omvang. Slechts bij zwaarwegende redenen wordt er inhoudelijk gecontroleerd.

    Artikel 6, vierde lid

    Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen kan worden ingebouwd in de software die wordt gebruikt om te e-mailen of te internetten. Vaak zal dit kunnen door content filtering (scannen van berichten of bestanden op verboden woorden, extensies, beeldmateriaal), door het afsluiten van websites of nieuwsgroepen, het stoppen van de doorgifte, etc. Overtreding van het privacyreglement wordt hiervoor dan feitelijk vrijwel onmogelijk gemaakt en er is geen grond meer voor actieve controle en logging op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen.

    Ook is het mogelijk om toepassingen volledig af te sluiten door de daarvoor benodigde software zelf niet aan te bieden.

    Content filtering

    Zie voor meer informatie over content filtering de toelichting bij artikel 6, eerste lid, onder d.

    Daar komt ook aan de orde dat content filtering op verschillende wijzen kan worden ingezet.

    • -

      Content filtering om onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen automatisch te blokkeren, of te retourneren (artikel 6, vierde lid). In dat geval hoeven er geen persoonsgegevens te worden gerapporteerd.

    • -

      Content filtering om op persoonsniveau rapportages van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen te maken (artikel 6, eerste lid, onder d). In het geval dat content filtering wordt gebruikt voor controle van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen dient dit in beginsel geanonimiseerd plaats te vinden.

    Artikel 6, vijfde lid

    Een bepaalde tijd voor opbouw van het dossier is toegestaan indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven. Indien de medewerker op zijn handelen in strijd met het privacyreglement wordt aangesproken, is het raadzaam dat hij gewaarschuwd wordt voor de (rechtspositionele) gevolgen bij continuering van dit gedrag. De direct leidinggevende, de gemeentesecretaris dan wel het college kan de betreffende medewerker op zijn gedrag aanspreken.

    Artikel 6, zesde lid

    Deze bepaling betreft allereerst de communicatie per email van leden van de OR ten behoeve van hun OR-werkzaamheden. Op grond van artikel 17 Wet Ondernemingsraden (WOR) hebben zij het recht om onderling te overleggen met gebruik van voorzieningen waarover het OR-lid als zodanig kan beschikken. De wetsgeschiedenis van artikel 17 WOR maakt helder dat tussen de OR en de werkgever geen gezagsrelatie bestaat. De werkgever kan zijn gezagsbevoegdheid dus niet aanwenden om het emailgebruik van OR-leden in functie te controleren. Dit betekent dat op email van, aan en tussen OR-leden in functie de algemene wettelijke regels omtrent vertrouwelijke communicatie van toepassing zijn. In het LOGA d.d. 23 december 2004 is geconcludeerd dat GO-leden (GO: Georganiseerd Overleg) zich in een soortgelijke positie bevinden. Om die reden is besloten de gedragslijn voor OR-leden ook te hanteren voor GO-leden.

    Daarmee is dit soort email geprivilegieerd en mag de werkgever er in beginsel geen kennis van nemen. Het betreft hier echter geen absoluut verbod. Er kan van worden afgeweken in bepaalde situaties van plichtsverzuim, zoals geregeld in artikel 16:1:1 lid 2 van de Uitwerkingsovereenkomst (UWO), waarbij men bijvoorbeeld kan denken aan het lekken van geheime c.q. vertrouwelijke stukken.

    Daarnaast ziet deze bepaling ook toe op het gebruik van internet. Het Cbp heeft de VNG in een brief d.d. 22 september 2004 laten weten dat artikel 6, zesde lid niet alleen geldt voor het gebruik van e-mailfaciliteiten, maar ook voor internetgebruik. Dit standpunt van het Cbp heeft de VNG in haar privacyreglement verwerkt, maar is nog niet opgenomen in de ‘Raamregeling voor het gebruik van e-mail en internet’ van het Cbp.

    Artikel 7 Bewaring en verwijdering

    Artikel 7, eerste lid

    Het is in het algemeen niet nodig om de persoonsgegevens lang te bewaren. De standaardtermijn is daarom zes maanden. In het geval van een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van elektronische communicatiemiddelen, worden de gegevens uit die zes maanden bewaard, zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een medewerker noodzakelijk is.

    Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een medewerker worden de gegevens verwijderd.

    In relatie tot de termijn gedurende welke persoonsgegevens mogen worden bewaard, kan het volgende worden opgemerkt. De termijn gedurende welke de in archiefbescheiden opgenomen persoonsgegevens mogen worden bewaard, is in beginsel onbepaald. Deze onbepaalde termijn houdt direct verband met het doeleinde waarvoor de gegevens worden bewaard: behoud van (een deel van) het Nederlandse culturele erfgoed.

    Artikel 7, tweede lid

    Bepaalde gegevens kunnen soms om technische redenen niet worden verwijderd. Van het e-mailsysteem worden bijvoorbeeld back-ups gemaakt die in geval van nood teruggezet kunnen worden. Deze back-ups kunnen niet zonder meer gewist worden. Het is ook niet mogelijk om binnen een dergelijke back-up een individueel e-mailbericht te verwijderen. De bedoelde gegevens mogen in deze gevallen niet meer worden verstrekt (verwerkt).

    Artikel 8 Rechten van de medewerker

    In artikel 8 worden de rechten van de medewerkers bij het verwerken van persoonsgegevens behandeld. Transparantie is een belangrijk beginsel voor privacybescherming. De informatieplicht is gebaseerd op de artikelen 33 en 34 WBP.

    Artikel 9 Sancties

    Tegen het opleggen van disciplinaire maatregelen/straffen kan op basis van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bezwaar en beroep worden aangetekend.

    Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden

    Bij onvoorziene omstandigheden beslist het college.

    Artikel 11 Openbaarmaking, inwerkingtreding en evaluatie

    Het privacyreglement moet helder naar de medewerkers worden gecommuniceerd. De medewerkers moeten weten wat verboden is en wat is toegestaan, dat controle mogelijk is, op welke manier die controle geschiedt en wat de consequenties zijn bij overtreding van het privacyreglement.

    Regels verouderen omdat de organisatie, de omgeving waarin zij verkeert en de technische mogelijkheden wijzigen. Het is dan ook zaak periodiek de regels te evalueren opdat tijdig eventuele bijstelling kan plaatsvinden.

    Artikel 12 Slotbepaling

    Elektronische controle van computergebruik raakt het terrein van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de medewerker. Op het controleren van het gebruik van email en internet op de werkplek is daarom de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) van toepassing.