Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van burgemeesters en wethouders

Geldend van 16-10-2006 t/m heden

Het College van burgemeester en wethouders van Uden;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit

vast te stellen:

het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College.

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het College regelt de verdeling van zijn werkzaamheden (portefeuilleverdeling).

  • 2. Het College regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een wethouder.

  • 3. Het College regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. Een lid van het College dat verhinderd is zijn werkzaamheden te verrichten, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het College vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het Gemeentehuis gehouden.

Artikel 3. Verhindering

  • 1. Het lid van het College dat verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4. Agenda

  • 1. Voor elke vergadering stuurt de secretaris tweemaal 24 uur van tevoren, spoedeisende gevallen uitgezonderd, aan de leden van het College een agenda toe in de vorm van een conceptbesluitenlijst.

  • 2. De bij de agenda behorende stukken liggen voor de leden op het bestuurssecretariaat ter inzage.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het College.

Artikel 6. Deelneming van derden aan de vergadering

Het College kan een ambtelijk medewerker of een derde in de gelegenheid stellen in een vergadering van het College het woord te voeren.

Artikel 7. Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het College bij het nemen van een beslissing stemming vraagt, is het voorstel aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het College bij het nemen van een beslissing stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3. a. Indien een lid van het College dat verlangt, wordt bij het nemen van een beslissing over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist terstond het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

Artikel 8. Besluitenlijst

  • 1. De secretaris draagt zorg voor het opmaken van een besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. De besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de aan- en afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering;

    • c.

      de door het College genomen beslissingen.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het College daarom vraagt. De aantekening dat een lid voor of tegen heeft gestemd, wordt uitsluitend op verzoek van het betrokken lid gesteld.

  • 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de Raad.

  • 6. Niet openbaar worden gemaakt de onderdelen van de besluitenlijst die betrekking hebben op beslissingen waarvan de aard of de inhoud zich tegen openbaarmaking verzet.

Artikel 9. Openbare vergadering

  • 1. Het College kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. Dit reglement is van overeenkomstige toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10. Slotbepaling

  • 1.

    Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College.

  • 2.

    Het treedt in werking op de vijfde dag na die van bekendmaking.

3. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van burgemeester en wethouders, vastgesteld op 2 mei 1994, wordt ingetrokken.

Uden, 19 september 2006

Burgemeester en wethouders van Uden

de secretaris de burgemeester

Gbos06.bsl

Toelichting bij het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College

Algemeen

Ingevolge artikel 52 van de Gemeentewet stelt het College een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort tot de werkzaamheden.

Dit reglement van orde is gebaseerd op het modelreglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college dat de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in 2004 heeft gepubliceerd. Het model is een geactualiseerde versie van een in 1994 uitgebracht model. Achtergrond van de herziening was met name de veranderde positie van de gemeentesecretaris als gevolg van de Wet dualisering gemeentebestuur.

In het nieuwe model wordt de secretaris opgedragen te doen wat nodig is voor een vlot verloop van de vergadering. Een collegelid dat verhinderd is zijn taak uit te oefenen c.q. een vergadering bij te wonen, stelt daarvan de secretaris in kennis. Verder is een expliciete bepaling opgenomen over het deelnemen van ambtenaren of derden aan de vergadering.

Het eerder geldende Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van burgemeester en wethouders werd vastgesteld op 2 mei 1994. Evenals daar wijkt dit reglement op onderdelen af van het model, onder meer doordat het is toegesneden op de lokale praktijk in Uden

Artikelsgewijs

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het College direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat de portefeuilleverdeling geen invloed heeft op de verantwoordelijkheid van het College als geheel voor de uitgeoefende taken.

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging moet onderling worden geregeld of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 van de Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 van de Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid, van de Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat de burgemeester, als voorzitter van het College (zie artikel 34 van de Gemeentewet), maar ook een lid van het College ervoor kan zorgen dat er een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3. Verhindering

Dit artikel legt de procedure vast, maar is daarnaast van belang om zo mogelijk voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 van de Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4. Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de Organisatieregeling, waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het toesturen van de agenda aan de collegeleden. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikelen 5 en 6. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Uit de artikelen 57 en 55, eerste lid, van de Gemeentewet blijkt indirect dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen in de vergadering aanwezig zijn. Deze artikelen van de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding geldt voor allen die aanwezig zijn bij de vergadering.

Artikel 7. Stemmingen

Artikel 56 van de Gemeentewet bevat een regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum van het College. Hoewel het volgens de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het College vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen. Het in de wet opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Er is dan ook voor gekozen alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 van de Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dit laatste artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen geheim is. Verder bepaalt het dat, indien de stemmen staken over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken bij deze stemming de stemmen opnieuw, dan beslist terstond het lot. Van de ruimte die geboden wordt doordat artikel 31 niet van toepassing is, wordt in het reglement gebruik gemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus óf niet óf mondeling gestemd, over personen niet, mondeling of schriftelijk.

Artikel 8. Besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het College een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip 'besluitenlijst'. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 van de Gemeentewet kan de Raad regelen van welke beslissingen van het College de Raad op de hoogte gesteld wil worden. Daarbij kan de Raad de gevallen bepalen waarin met terinzagelegging kan worden volstaan.

In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 9. Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het College kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het College overgelaten. Indien een vergadering van het College openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53, tweede lid, van de Gemeentewet dat de burgemeester dag en plaats en het tijdstip van de opening bekend maakt.

Artikel 10. Slotbepaling

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.