Beleidsregel Evenementenfonds Utrecht (EFU)

Artikel 1 Begripsbepalingen (reikwijdte en definities)

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

• EFU: deze beleidsregel Evenementenfonds Utrecht

• Evenement: een evenement is een georganiseerde tijdelijke gebeurtenis, bijgewoond door een groep mensen die zich daarvoor op een terrein of in een inrichting bevindt of beweegt. Als voorbeelden gelden: festival, concert, parade en publieksbeurs.

• Grootstedelijk evenement: dit is een evenement met als richtlijn een bezoekersaantal van 10.000 of meer.

• De identiteit van Utrecht: Utrecht als verbindende creator met als kernwaarden bright, inspiring, welcoming en connecting.

• Inhoudelijke kwaliteit: de inhoudelijke kwaliteit van een evenement wordt weerspiegeld in vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid van de programmering.

• Doelgroepen: het type bezoekers dat op het evenement afkomt, gecategoriseerd in groepen: herkomst, leeftijd, belangstelling, lifestyle etc.

Artikel 2 Beleidsdoelstelling

Het EFU heeft tot doel als incidentele stimulans te fungeren voor nieuwe, grootschalige, stadsidentiteit-versterkende evenementen. Deze evenementen dienen bij te dragen aan de (inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht; het gezond, stedelijk woon- en leefklimaat in Utrecht te versterken; spreiding van evenementen te stimuleren; bestedingen in de stad te optimaliseren en hiermee een impuls aan de werkgelegenheid te geven.

Artikel 3 Eisen aan de aanvrager van subsidie

Subsidie kan worden aangevraagd door een bij de Kamer van Koophandel ingeschreven rechtspersoon.

Een aanvraag mag niet worden gedaan door een lid van de toetsingscommissie of door een persoon/partner of instelling die (mogelijk) verbonden is met (een lid van) de toetsingscommissie; er mag geen sprake zijn van belangenverstrengeling.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Het college stelt het subsidieplafond voor deze subsidieregeling vast. Dit wordt gepubliceerd in de subsidiestaat.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

In het kader van het EFU subsidieert de gemeente nieuwe, grootschalige evenementen die de identiteit van Utrecht versterken, die nieuwe (bezoekers)doelgroepen aantrekken, de identiteit van Utrecht versterken en/of bijdragen aan de (inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht.

De subsidieregeling is bedoeld voor:

a. Een nieuw grootschalig/grootstedelijk evenement met tenminste 10.000 bezoekers op één tijdstip en locatie;

In tweede instantie komen ook in aanmerking:

b. Een nieuw grootschalig/grootstedelijk evenement met tenminste 10.000 bezoekers op één tijdstip en verspreid over meerdere locaties;

c. Een nieuw grootschalig/grootstedelijk evenement als onder a of b. met groeipotentie van tenminste 5.000 naar tenminste 10.000 bezoekers in 3 jaar;

d. Een nieuw grootschalig/grootstedelijk evenement met tenminste 10.000 bezoekers op meerdere tijdstippen in een periode van maximaal 5 aaneengesloten dagen en verspreid over meerdere locaties;

e. Een bestaand grootschalig/grootstedelijk evenement dat een nieuwe activiteit organiseert waarmee tenminste 10.000 nieuwe bezoekers c.q. doelgroepen wordt aangeboord, conform de criteria 5a, 5b of 5d.

Aanvragen onder 5a zijn preferent ten opzichte van 5b t/m 5e.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

Een subsidieaanvraag moet voldoen aan de richtlijnen en verplichtingen van de geldende Algemene Subsidieverordening.

Alle aanvragen moeten worden ingediend bij het college, gebruikmakend van het daarvoor bestemde digitale aanvraagformulier. Dit formulier is online te vinden op www.utrecht.nl/subsidie. Aanvragen die op een andere wijze worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

De subsidieaanvraag bestaat uit:

1. Een activiteitenplan: in het activiteitenplan beschrijft de aanvrager:

a. de activiteiten waarmee bezoekers aangetrokken worden

b. hoe de activiteiten/het evenement passen binnen de subsidievoorwaarden en vereisten (waarbij nadrukkelijk wordt ingegaan op de onderwerpen ‘aantrekken nieuwe doelgroep, bijdrage aan de identiteit van Utrecht en vergroting van de naamsbekendheid van Utrecht’).

c. Het marketing- en communicatieplan met betrekking tot de activiteiten, inclusief een bezoekersprofiel.

2. Een planning: de aanvrager geeft met een planning aan wanneer, hoe en waar welke activiteit wordt verricht.

3. Begroting: de aanvrager geeft de totale kosten die samenhangen met de activiteiten per kostenpost weer. Daarnaast moet uit de begroting duidelijk worden op welke wijze de kosten worden gefinancierd. De eigen bijdrage, inkomsten en de bijdrage door co-financiers (zoals partnerbijdragen en andere subsidiënten) moeten duidelijk worden weergegeven.

Artikel 7 Indiening en Indieningstermijn subsidieaanvraag

1. Eerste termijn: Aanvragen moeten voor 1 augustus ingediend worden voor activiteiten die per 1 januari van het volgende jaar plaatsvinden.

Tweede termijn: Per 1 januari van het betreffende kalenderjaar is het eventuele resterende budget uit de eerste termijn beschikbaar. Aanvragen voor dit resterende deel van het budget moeten voor 1 januari van dat jaar worden ingediend.

Derde termijn: Per 1 mei van het betreffende kalender jaar is het eventuele resterende budget uit de tweede termijn beschikbaar. Aanvragen voor dit deel van het budget worden op volgorde van binnenkomst behandeld en hebben betrekking op het dan lopende jaar.

Uitzondering:

In 2019 wijken de deadlines van de tweede en derde termijn af, deze zijn respectievelijk 1/3/2019 en 1/6/2019.

2. De aanvraag moet per jaar worden ingediend: er mag niet met één aanvraag voor twee of meer opvolgende jaren worden aangevraagd.

3. Na (tijdige en complete) ontvangst van de subsidieaanvraag worden de subsidieaanvragers van de aanvragen die in aanmerking komen voor een bijdrage uit het EFU ieder afzonderlijk uitgenodigd om een presentatie te geven aan de toetsingscommissie: een presentatie van een plan/project in vijf minuten ( pitch) door maximaal twee personen aan de Toetsingscommissie, gevolgd door 10 minuten gelegenheid voor vragen van de commissieleden aan de aanvragers. De aanvraag én presentatie worden als geheel door de toetsingscommissie beoordeeld.

4. Uiterlijk 13 weken na de indieningsdeadline neemt het college een besluit.

Artikel 8 Beoordeling en verlening

Bij de beoordeling van de aanvraag wordt bekeken of de aanvraag volledig is en of deze voldoet aan de in deze regeling genoemde eisen, criteria en verplichtingen.

Bij het evenement vergunningplicht is; het verkrijgen van een vergunning voor het evenement is voorwaarde voor het daadwerkelijk verlenen van de subsidie.

Alleen aanvragen die aan alle voorwaarden voor de vergunning voldoen waaronder eisen in het kader van de openbare orde en veiligheid, zie www.utrecht.nl/ondernemen/evenement-organiseren komen in aanmerking voor subsidie.

Toetsingscommissie

Een commissie van externe, onafhankelijke deskundigen adviseert de gemeente bij het beoordelen van de subsidieaanvragen voor het EFU. Het college van burgemeester en wethouders neemt op basis van dit advies een besluit.

De toetsingscommissie is extern en bestaat uit:

- Voorzitter;

- Adviseur, expertise evenementen/wetenschap;

- Adviseur, expertise sport/entertainment;

- Adviseur, expertise “brandmanagement”.

N.B.: Een lid van de toetsingscommissie mag niet werkzaam zijn bij of voor een partner of instelling die (mogelijk) een aanvraag indient dan wel verbonden is met mogelijke indieners; er mag geen sprake zijn van belangenverstrengeling.

De toetsingscommissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

Subsidievoorwaarden en -eisen

Om voor subsidie in aanmerking te komen moet het evenement/de aanvrager verder aan de volgende eisen voldoen:

1. Het evenement vindt plaats in de gemeente Utrecht;

2. Het evenement past in de jaarkalender en de lange termijn-kalender voor evenementen in de stad, en draagt bij aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar;

3. De totale begroting van het evenement is gedekt: er is een minimale cofinanciering van 50%;

4. De aanvrager voor dezelfde subsidiabele kosten geen subsidie ontvangt van de gemeente Utrecht of een ander bestuursorgaan;

5. De activiteiten voor het publiek toegankelijk zijn;

6. De subsidie wordt aangevraagd voor de subsidiabele kosten genoemd in artikel 9;

7. De aanvrager kostenefficiënt werkt.

Niet in aanmerking voor subsidie komen:

1) Vaste programmering van culturele podia;

2) Evenementen die al drie of meer keer een bijdrage uit het EFU hebben ontvangen.

Beoordeling door de toetsingscommissie

De toetsingscommissie beoordeelt de aanvragen op onderstaande criteria en in relatie tot het bestaande en gewenste aanbod in Utrecht. Deze criteria zijn onderverdeeld in twee groepen:

1. Primaire criteria:

- Omvang: het betreft een grootstedelijk evenement met minimaal 10.000 bezoekers;

- Pluriformiteit: in hoeverre betreft het een (gedeeltelijk) nieuw evenement dat bijdraagt aan de veelzijdigheid van het evenementenaanbod in Utrecht dan wel een aanvulling is op het bestaande aanbod;

- Profilering Utrecht: het evenement draagt bij aan en versterkt de identiteit van Utrecht, het evenement verbindt zich met identiteit “de verbindende creator”, mate van zichtbaarheid en verankering van de Utrechtse kernwaarden (bright, inspiring, welcoming, connecting) in de uitvoering van het evenement;

- Duurzaamheid: mate waarin aantoonbaar maatregelen zijn getroffen om het evenement op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren;

- Toegankelijkheid: mate waarin het evenement laagdrempelig toegankelijk is.

2. Bij een positieve beoordeling van de primaire criteria worden de volgende aanvullende criteria meegewogen:

- Inhoudelijke kwaliteit: vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid, het evenement getuigt in alle aspecten van inhoudelijke kwaliteit;

- Begroting: de deugdelijkheid en haalbaarheid van de begroting, en het aandeel van de subsidieaanvraag in relatie tot de aanvraag en het geheel van aanvragen;

- Professionaliteit van de aanvrager: beoordeling op ondernemerschap, de kwaliteit van de aanvrager op het gebied van productie, organisatie, financieel beheer, PR/marketing, publiekswerving, inkomsten-werving en samenwerking met andere partijen binnen het (culturele) veld;

- Spreiding qua tijd en locatie: in hoeverre draagt tijd en locatie van het voorgestelde evenement bij aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar?

- Economische opbrengsten: de mate waarin het evenement een bijdrage levert aan de lokale economie en in het bijzonder de werkgelegenheid;

- Sociale waarde: de mate waarin het evenement mensen in buurten en wijken aan elkaar weet te verbinden;

- (Inter)nationale naamsbekendheid Utrecht: mate waarin het evenement (inter)nationale mediawaarde genereert en daarmee bijdraagt aan de (inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht, en de mate waarin het evenement extra (inter)nationale bezoekers aantrekt.

- Gezond stedelijk leven: de mate waarin gestimuleerd wordt tot een gezonde keuze door middel van gezonde reclame-uitingen en een gezond aanbod van eten en drinken, conform de richtlijnen van het voedingscentrum (de schijf van vijf) .

Scoring en verlening

1. De toetsingscommissie geeft een prioritering aan op basis van inhoudelijke motivering van de aanvragen;

2. Beoordeling per criterium met een score van 0 t/m 5;

3. Aanvragen die een 0 scoren op één of meerdere van de primaire criteria komen niet voor subsidie in aanmerking;

4. Aanvragen die scoren op alle primaire beoordelingscriteria worden verder beoordeeld en gescoord op de overige criteria. Dit betekent niet dat deze aanvragen per definitie positief door de toetsingscommissie worden beoordeeld;

5. Naar volgorde van totale scoring op primaire en overige criteria (van hoog naar laag) wordt het college geadviseerd;

6. Als het (resterende) budget geen voldoende honorering van de eerstvolgende aanvraag toelaat zal de commissie beoordelen wat het best bijdraagt aan de doelstellingen van het Evenementenfonds en een optimale besteding van het beschikbare budget: een gedeeltelijke verlening van voorliggende aanvraag, dan wel verlening van de dan volgende aanvraag/aanvragen.

Artikel 9 Hoogte subsidie

Voor subsidie komen uitsluitend die kosten in aanmerking die in rechtstreeks verband staan tot het te organiseren evenement. Kosten zijn uitsluitend subsidiabel indien zij gericht zijn op een of meer van de onderstaande kostenposten:

Uitvoering

a. Beveiliging en veiligheid;

b. Mobiliteit;

c. Milieukosten/duurzaamheid;

d. Overlastbeperking,

Waarvan a t/m d maximaal 80% van de totale subsidiabele kosten mag bevatten.

Ondersteuning

e. Projectmanagement;

f. Communicatie/ marketing,

Waarvan e en f maximaal 20% van de totale subsidiabele kosten mag bevatten.

3. Kosten zijn uitsluitend subsidiabel indien ze door de subsidieontvanger zijn gemaakt en betaald.

4. De subsidie bedraagt maximaal 50% van de subsidiabele kosten. Wanneer het evenement waarvoor subsidie wordt gevraagd een sociaal maatschappelijk betrokken evenement betreft, kan hiervan worden afgeweken.

Indien bij vaststelling van de subsidie blijkt dat het evenement een positief resultaat heeft behaald wordt de subsidie, in verhouding subsidie ten opzichte van de totale inkomsten in middelen, lager vastgesteld. Bij meerjarige activiteiten kan de subsidieaanvrager toestemming vragen om het resultaat toe te voegen aan de egalisatiereserve, die specifiek voor ten behoeve van deze activiteit is aangelegd.

Artikel 10 besluitvorming

- Het college neemt een besluit op basis van het advies van de toetsingscommissie.

- Een uitzondering wordt gevormd voor aanvragen die duidelijk niet voldoen aan de eisen en voorwaarden uit deze regeling. Die kunnen worden afgewezen zonder advies van de commissie.

Artikel 11 Vaststelling

Binnen drie maanden na beëindiging van het evenement dient de aanvrager een verzoek tot subsidie-vaststelling bij de gemeente Utrecht in te dienen. Dit verzoek dient vergezeld te gaan van;

a. Een inhoudelijke rapportage op basis van in de verlening gesteld criteria, in woord en beeld, inclusief de waardering van de activiteiten door publiek en media;

b. Een financiële rapportage die voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Utrecht ;

c. Een bezoekersanalyse: aantallen en herkomst (internationaal, nationaal, lokaal).

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

Deze beleidsregel treedt in werking op 1 januari 2019, onder intrekking van de eerdere beleidsregel Evenementenfonds Utrecht (d.d. 1 januari 2018). Er kan naar deze beleidsregel worden verwezen als beleidsregel Evenementenfonds Utrecht.