Besluit van de secretaris van de provincie Utrecht van 23 februari 2015, nr. 814B3094, tot vaststelling van het Mandaatbesluit secretaris.

Ondertekening

Bijlage 1 als bedoeld in artikel 2 van het Mandaatbesluit secretaris: lijnmandaat

De hieronder vermelde bevoegdheid wordt namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koning uitgeoefend door:

Personele, rechtspositie en organisatorische besluiten (beslissingen betreffende de gemandateerde zelf worden door zijn leidinggevende genomen)

Aangaan financiële verplichtingen en betaalbaarstelling bij levering van goederen en diensten en uitvoering van werken en overige bijdragen:

Bijlage 2, bedoeld in artikel 4 van het Mandaatbesluit secretaris

De hieronder vermelde bevoegdheid wordt namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koning uitgeoefend door: Aangaan financiële verplichtingen en betaalbaarstelling bij levering van goederen en diensten, uitvoering van werken en overige bijdragen

Bijlage 3 als bedoeld in artikel 5 van het Mandaatbesluit secretaris: mandaat treasury

Toelichting

Provinciaal blad, 2395 van 2016 

Toelichting

Bijgaand besluit strekt tot aanpassing van het Mandaatbesluit secretaris.

Het heeft vier onderdelen:

• 1.

  het geeft instructies die afdelingsmanagers moeten volgen als zij aan een medewerker een ontslagvergoeding willen verstrekken;

• 2.

  het maakt doormandatering van financiële bevoegdheden bij uitvoering van werken mogelijk;

• 3.

  het verhoogt de mandaatgrens van afdelingsmanagers (nu bevoegd tot € 207.000) naar het geïndexeerde drempelbedrag voor Europese aanbestedingen voor 2016 en 2017 (€ 209.000); en

• 4.

  het regelt de intrekking van het mandaatbesluit voor de voormalige afdeling BRU.

De toelichting is als volgt.

 Ad 1. Instructies voor mandaat ontslagvergoedingen

Algemeen

Aanleiding Momenteel ligt het mandaat voor het toekennen van een ontslagvergoeding bij de afdelingsmanager. Dit mandaat is ongeclausuleerd. Er is niet bepaald, ook niet voor de hoge ontslagvergoedingen, hoe interne afstemming moet plaatsvinden. Dit heeft er in het verleden toe geleid dat een afdelingsmanager een ontslagvergoeding van meer dan € 75.000 kon verstrekken zonder dat dit bij de directie en de portefeuillehouder bekend was. Dat bleek pas bij kennisneming van de jaarrekening (over 2014) waarin daarvan melding was gemaakt. Deze situatie is ongewenst. Om dit voor de toekomst te voorkomen, wordt voorgesteld in het Mandaatbesluit secretaris vast te leggen welke procedure bij een ontslagvergoeding moet worden gevolgd.

Andere aanleiding is de Wet normering topinkomens (WNT). Deze wet bepaalt voor ‘topfunctionarissen’ dat:

• –

  een ontslagvergoeding niet meer dan een jaarsalaris mag bedragen met een maximum van € 75.000 (bij deeltijd pro rata),

• –

  slechts in uitzonderlijke omstandigheden hiervan kan worden afgeweken; en

• –

  als wel wordt afgeweken, dit in de jaarrekening wordt gemeld.

Hoewel het voorgaande slechts geldt voor ‘topfunctionarissen’ in de zin van de WNT (bij de provincie de secretaris en griffier) (1), is er aanleiding om de norm van € 75.000 ook bij de overige medewerkers te hanteren: in die zin dat bij een ontslagvergoeding boven dat bedrag bredere afstemming nodig is (ook bestuurlijk) en melding in de jaarrekening moet plaatsvinden. Dit bevordert een bewuste afweging vooraf, ook buiten de eigen afdeling, en maakt het transparant (een hogere ontslagvergoeding kan geen ‘verrassing’ meer zijn). Ontslagvergoedingen liggen gevoelig wat afgelopen zomer nog bleek uit vraagstelling door het AD. Een helder proces met waarborgen voor afweging en inzichtelijkheid is gewenst.

(1) Voor de overige medewerkers geeft de WNT (artikel 4.2) een soepeler regime. Er is geen sprake van een maximum ontslagvergoeding, daarin zijn we vrij. Wèl geldt verplichte melding in de jaarrekening maar dan in de situatie dat ‘de som van alle uitkeringen en beloningen wegens beëindiging van het dienstverband het wettelijke bezoldigingsmaximum voor topfunctionarissen (€ 179.000) overschrijdt’.

Inhoud Tegen de achtergrond van het bovenstaande wordt voorgesteld de volgende afspraken bij het mandaat voor ontslagvergoedingen vast te leggen:

• –

  De afdelingsmanagers blijven bevoegd om ontslagvergoedingen te verstrekken.

• –

  Zij mogen slechts van dat mandaat gebruik maken na voorafgaande afstemming met de directie; elk voorgenomen besluit tot toekenning van een ontslagvergoeding moet in de directie worden gebracht.

• –

  Bij het voornemen een ontslagvergoeding boven € 75.000 te verstrekken, moet de portefeuillehouder worden geïnformeerd en, als daadwerkelijk tot de vergoeding wordt overgegaan, moet melding in de jaarrekening plaatsvinden.

De procedure wordt in het Mandaatbesluit secretaris opgenomen (bijlage 1, onder 29). Het wordt geformuleerd als mandaatinstructie, wat in overeenstemming is met de Algemene wet bestuursrecht (afdeling 10.1.1 Mandaat).

 Ad 2. Uitbreiding doormandatering naar uitvoering van werken

Het Mandaatbesluit secretaris maakt het mogelijk dat directeuren, afdelingsmanagers en teamleiders aan een medewerker voor een werkopdracht ondermandaat verlenen. Dit ondermandaat kan bijvoorbeeld aan programmamanagers en projectleiders worden verleend.

Het ondermandaat is van financiële aard en stelt de medewerker naar wie wordt doorgemandateerd, in staat allerlei handelingen in het kader van inkoop te verrichten (voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen, aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaarstelling tot maximaal € 207.000). In het huidige Mandaatbesluit secretaris beperken deze handelingen zich tot de levering van goederen en diensten. Voorgesteld wordt dit uit te breiden naar de derde categorie bij inkoop: uitvoering van werken. Vanuit de organisatie (UFL) is hierom verzocht.

 Ad 3 Aanpassing mandaataan geïndexeerde drempelbedrag voor Europese aanbestedingen voor 2016 en 2017

In het Mandaatbesluit secretaris is het grensbedrag voor het mandaat van afdelingsmanagers gelijkgesteld aan het drempelbedrag dat geldt voor Europees aanbesteden. Daarbij is aangegeven dat de aanbestedingsdrempel voor 2014 en 2015 is vastgesteld op € 207.000 en iedere twee jaar wordt geïndexeerd. Koppeling van de mandaatgrens aan de aanbestedingsdrempel (beiden € 207.000) kan het gebruik van mandaat vergemakkelijken (tot het niveau directeur geen verplchte Europese aanbesteding).

Voor het tijdvak 2016 en 2017 is de aanbestedingsdrempel verhoogd naar € 209.000. Voorgesteld wordt de mandaatgrens voor afdelingsmanagers hierop aan te passen.

 Ad 4 Intrekking mandaatbesluit BRU

Door de overgang van de afdeling BRU naar OV is dit mandaatbesluit niet meer nodig. Het heeft betrekking op medewerkers die de provincie hebben verlaten dan wel van functie zijn veranderd.

 Provinciaal blad 1307 van 2015

 Toelichting

Bijgaand besluit strekt tot herziening van het Mandaatbesluit secretaris. Belangrijke onderdelen zijn: 1. vernieuwing van het programma- en projectmandaat, 2. begrenzing van het mandaat van de directie, en 3. inperking van het mandaat van externe afdelingsmanagers en teamleiders. Verder is het mandaatbesluit geactualiseerd.

De toelichting is als volgt.

 Ad 1. Vernieuwing programma- en projectmandaat

 1.1. Algemeen

Binnen de organisatie bestaat de wens om het programma- en projectmandaat anders in te richten.

In opdracht van de afdeling Fysieke Leefomgeving kwam een eerste herzieningsvoorstel tot stand. Dit voorstel was erop gericht om het mandaat voor afdelingsprogramma’s en -projecten in de afdelingen te beleggen.

De concerncontroller heeft vervolgens aanvullende wensen verwoord. Hij vroeg onder meer aandacht voor het belang van lijnsturing op programma’s en projecten en mandaat op basis van werkopdrachten in plaats van functies. Dit was reden om het eerdere voorstel door te ontwikkelen.

Knelpunten huidige mandaatstructuur Het huidige programma- en projectmandaat voldoet niet meer. Er zijn diverse knelpunten te benoemen. Dit zijn: - Het programma- en projectmandaat is een aparte poot naast het lijnmandaat. De bevoegdheden bij programma’s en projecten liggen bij 1. de daarvoor aangewezen “opdrachtgever”, 2. programmamanagers en projectleiders. Er is voorzien in sturing door de provinciesecretaris doordat hij de opdrachtgever aanwijst. Er is niet voorzien in doormandatering door afdelingsmanagers en teamleiders.

- De “opdrachtgever” voor een programma of project (kan iedereen zijn, mits schriftelijk aangewezen door de secretaris) heeft naar dat programma of project dezelfde financiële bevoegdheden als de directeur binnen de lijn (onbegrensd). Ook dit is niet langer gewenst.

- In de praktijk van afdeling Fysieke Leefomgeving is de afdelingsmanager vaak tevens “opdrachtgever” voor een programma of project. Diens onbegrensde financiële mandaat als “opdrachtgever” voor programma’s en projecten wijkt af van het mandaat in de functie van afdelingsmanager (tot €200.000). Dit is inconsequent.

- In de organisatie is de tendens van de laatste jaren geweest om programma’s en projecten zoveel mogelijk binnen de afdelingen te beleggen. Dit is echter nog niet in de mandaatregeling tot uitdrukking gebracht. Er is behoefte aan doormandatering vanuit de functie van afdelingsmanager en teamleider naar functionarissen binnen afdelingsprogramma’s en projecten.

- Het huidige mandaat is gebaseerd op functies. Medewerkers met een adviesfunctie aan wie (tijdelijk) de rol van programmamanager of projectleider is toebedeeld (zonder formele functie), hebben niet het bijbehorende mandaat. In de organisatie is sprake van een nieuwe ontwikkeling om ook meer vanuit rollen te werken, mede in het kader van tijdelijke projecten. Om deze ontwikkeling mogelijk te maken, is het nodig om mandaat op basis van werkopdrachten in te voeren.

De herziening heeft tot doel voorgaande knelpunten op te heffen, lijnsturing voorop te stellen en meer flexibiliteit en maatwerk mogelijk te maken.

Het management heeft voor het nieuwe programma- en projectmandaat de volgende lijnen uitgezet.

- Het moet passen binnen de bestaande kaders en inrichting van de organisatie. - Het moet de problemen met het huidige systeem verhelpen. - Het moet organisatie breed werkbaar zijn. - Het moet de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie leggen. - Het lijnmandaat moet uitgangspunt zijn. In dat kader spreken we van afdelingsmanager (en niet van concernmanager), doelend op de verantwoordelijkheid voor de afdeling.

-Vanuit de lijn vindt doormandatering voor programma’s en projecten plaats (lijnsturing). -Dit ondermandaat moet geschieden op basis van “werkopdrachten” aan medewerkers en is niet langer gekoppeld aan functies. De directeur en afdelingsmanager kunnen aan medewerkers voor een werkopdracht ondermandaat verlenen tot max. €207.000 (nieuwe mandaatgrens, gekoppeld aan drempelbedrag aanbesteding), de teamleider kan dat tot max. €125.000. -Bij de doormandatering kunnen instructies aan de gemandateerde worden gegeven, bijvoorbeeld over looptijd mandaat, gebruik financieel mandaat en invulling projectcontrol. -Voor de vorm van de werkopdracht en de mandaatinstructies kunnen richtlijnen komen (concerncontroller als proceseigenaar, in samenwerking met de business controllers van de afdelingen en afdeling Bedrijfsvoering). -Verder ondermandaat is niet toegestaan. -P-bevoegdheden blijven gehandhaafd in de lijn. -Vervanging van (een) medewerker(s) loopt via de lijn.

Met het voorgaande wordt gekozen voor een eenvoudiger systeem waarbij de mandaatstructuur van de lijn in stand blijft en waarbij op alle niveaus (directeur, afdelingsmanager, teamleider) de mogelijkheid wordt geboden om het opdrachtgeverschap (als mandaatgever) te vervullen voor programma’s en projecten. Daarbij is maximaal eenmaal doormandatering mogelijk naar medewerkers (gemandateerden) met de rol van projectleider of programmamanager binnen het mandaat van de betreffende opdrachtgever (mandaatgever). Dat geeft alle flexibiliteit die nodig is, sluit aan bij de organisatieprincipes (heldere commandolijnen vanuit de lijn) en geeft antwoord op bestaande knelpunten. Het programma- en projectmandaat als apart spoor naast het lijnmandaat komt te vervallen.

Naast inhoudelijke aanpassing van het Mandaatbesluit secretaris is het besluit ook tekstueel doorgelopen. Betere leesbaarheid kan de zelfredzaamheid vergroten.

Het wordt als volgt toegelicht.

Het eerste lid regelt het algemene mandaat van de directeuren. Dit bestaat reeds (ongewijzigd) .

Het tweede en derde lid begrenst het mandaat van de directie. Dit is nieuw en vormt het tweede onderdeel van dit voorstel. Verwezen wordt naar de toelichting ad 2. Begrenzing mandaat directie.

Dit artikel regelt het overige lijnmandaat. Ook dit is bestaand. Afdelingsmanagers, teamleiders en behandelend medewerkers hebben de bevoegdheden die zijn vermeld in bijlage 1 bij het Mandaatbesluit secretaris. Het lijnmandaat blijft gebaseerd op functies (de functie van directeur, afdelingsmanager, teamleider en behandelend medewerker).

Artikel 3 geeft de basis voor het Ondermandaatbesluit directeuren. Daarin hebben de directeuren verder ondermandaat binnen de lijn verleend. In artikel 4 staat de kern van het nieuwe programma- en projectmandaat. Dit is de doormandatering voor programma’s en projecten.

De directeuren hebben mandaat boven €207.000 en kunnen maximaal een mandaat van €207.000 doormandateren aan een medewerker. Het is bedoeld voor concernprogramma’s en –projecten (zoals momenteel Hart van de Heuvelrug, Utrecht 2040) en voor bijzondere gevallen als een reorganisatiewijziging. De afdelingsmanagers en teamleiders hebben mandaat tot €207.000 resp. €125.000 en kunnen een mandaat tot €207.000 resp. €125.000 doormandateren aan een medewerker. Dit is de hoofdregel. Het sluit aan bij de wens van de directie om programma’s en projecten zoveel mogelijk binnen afdelingen te beleggen.

Een mandaat kan maar één keer gegeven worden (dus een medewerker kan een gekregen mandaat niet doorgeven).

Het is gekoppeld aan een schriftelijke werkopdracht die de medewerker uit de lijn krijgt, en niet aan de functie die de medewerker vervult. Werkopdracht is een ruim begrip. Een projectplan kan bijvoorbeeld als zodanig worden beschouwd, naast andere vormen (mits er individuele werkopdrachten in staan). Schriftelijke vastlegging bevordert duidelijkheid over afspraken en overzicht.

Gesproken wordt van werkopdrachten waarvoor een medewerker een mandaat krijgt en niet van projecten of programma’s. Daarmee vervalt ook het begrip strategisch project (waarvoor PS in 2008 een protocol met afstemmingseisen hebben vastgesteld, het Protocol strategische projecten).

De bevoegdheden die gemandateerd kunnen worden, staan in een bijlage bij het Mandaatbesluit secretaris (bijlage 2 bij voorstel). Dit zijn de bevoegdheden die in het huidige systeem bij de programmamanager en projectleider liggen. Desgewenst kunnen er bevoegdheden aan worden toegevoegd. De bijlage geeft het maximaal mogelijke mandaat (tot €207.000 resp. €125.000). Een medewerker heeft mandaat voor zover het in overeenstemming is met de werkopdracht uit de lijn. Dit maakt het mogelijk om te differentiëren naar medewerkers, al naar gelang wat gewenst wordt geacht (mandaat tot bijvoorbeeld €50.000, maar ook is mogelijk mandaat tot €100.000 te verlenen (flexibel mandaat beschreven in individuele werkopdracht). Daarboven handelt hij/zij onbevoegd. Dit is in de bijlage expliciet zo benoemd (“voor zover in overeenstemming met werkopdracht directeur, afdelingsmanager of teamleider”). Aan de werkopdracht kunnen instructies voor het mandaat worden gekoppeld. Zo kan de mandaatgever nader bepalen hoe met de gemandateerde bevoegdheid moet worden omgegaan (gebruik financieel mandaat, tijdsduur, rapportagelijn e.a.).

P-bevoegdheden blijven bij de lijn.

En tot slot moeten de ondermandaten worden geregistreerd (artikel 19 van het Organisatiebesluit). Dit is van belang voor de inzichtelijkheid.

Voor het gestelde in dit artikel kunnen richtlijnen worden gesteld (concerncontroller in samenwerking met de business controllers van de afdelingen en afdeling Bedrijfsvoering).

De OR heeft in overweging gegeven om het grensbedrag voor het mandaat van afdelingsmanagers (nu €200.000) gelijk te stellen aan het drempelbedrag dat geldt voor Europees aanbesteden. De aanbestedingsdrempel is voor 2014 en 2015 vastgesteld op €207.000 en wordt iedere twee jaar geïndexeerd.

Koppeling van de mandaatgrens aan de aanbestedingsdrempel (beiden €207.000) kan het gebruik van mandaat vergemakkelijken (tot het niveau directeur geen verplichte Europese aanbesteding). Voorgesteld wordt dit uit praktische overweging over te nemen.

De koppeling heeft tot gevolg dat genoemde mandaatgrens elke twee jaar aan de nieuw geïndexeerde aanbestedingsdrempel moet worden aangepast. Dit kan met een klein wijzigingsvoorstel. Van een algemene verwijzing naar de geïndexeerde aanbestedingsgrens (zonder bedrag) is afgezien. Het voordeel van niet hoeven wijzigen weegt niet op tegen de duidelijkheid die exacte vermelding van het maximale mandaat biedt. Het mandaat moet volstrekt helder zijn.

In Orion kan het grensbedrag flexibel worden ingeregeld en voor de periode 2014-2015 worden verhoogd naar €207.000.

Mandaat treasury. De bevoegdheden staan in een aparte bijlage (inhoudelijk ongewijzigd).

Dit artikel geeft een nieuwe regeling voor het mandaat van externe functionarissen (directeur, afdelingsmanager en teamleider). Dit is het derde onderdeel van dit voorstel. Verwezen wordt naar de toelichting ad 3. Wijziging mandaat externe functionarissen.

Uitzonderingen mandaat (ongewijzigd).

In dit artikel is vastgelegd wanneer van het mandaat geen gebruik mag worden gemaakt. Dit is het geval als de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven. Gevoelige zaken moeten via GS resp. de CvdK blijven lopen. Het sluit aan bij wat reeds in artikel 16 van het Organisatiebesluit is bepaald.

Deze artikelen geven de geactualiseerde vervangingsregeling.

Vervanging van de medewerker verloopt via de lijn van het mandaat: dus teamleider/afdelingsmanager/directeur vervangt de medewerker bij afwezigheid, en bij afwezigheid teamleider/afdelingsmanager/directeur geldt de huidige vervangingsregeling. Voor de secretaris geldt het Vervangingsbesluit secretaris.

Intrekking huidig Mandaatbesluit secretaris en citeertitel.

Dit artikel regelt de inwerkingtreding. Het houdt in dat het besluit 2 maanden na vaststelling door de secretaris van kracht wordt.

De herziening van het Mandaatbesluit secretaris vergt omzettingshandelingen. Onder het vorige Mandaatbesluit secretaris hebben programmamanagers en projectleiders mandaat op grond van het Mandaatbesluit secretaris. Bij inwerkingtreding van dit besluit ontlenen desbetreffende medewerkers hun mandaat aan een schriftelijke werkopdracht.

Een overgangstermijn van 2 maanden biedt de ruimte voor deze omzetting. In beginsel wordt aangesloten op bestaande situaties en afspraken. Bij de implementatie kunnen de business controllers van de afdelingen worden betrokken.

Orion behoeft geen technische aanpassing. Het doorvoeren van wijzigingen vindt in eigen beheer plaats.

Het gaat om de volgende aanpassingen. - Verhoging grensbedrag mandaat van €200.000 naar €207.000: dit kan in Orion flexibel worden ingeregeld. - Doormandatering aan medewerker voor werkopdracht: dit kan door in Orion op te nemen of sprake is van hoog mandaat (max. €207.000) resp. laag mandaat (max. €125.000). Gezien de administratieve/beheerlasten is het opnemen in de administratie van een flexibel mandaat op persoons-/projectniveau (werkopdracht) niet gewenst. Los van de vraag of het systeem het technisch aankan, zijn dan ook controles nodig of het ingevoerde mandaat klopt en actueel is.

Het voorgaande betekent dat in de administratie het hoge of lage mandaat (max. €207.000 resp. €125.000) wordt opgenomen. Als de mandaatgever - om welke reden dan ook - het in de praktijk wenselijk acht om het mandaat in te perken, kan dat in de werkopdracht bij wijze van mandaatinstructie worden bepaald.

Vanuit het beginsel van "gerechtvaardigd vertrouwen" is uitgangspunt dat de gemandateerde binnen zijn mandaat blijft (conform werkopdracht). Als het mandaat wordt geschonden, wordt dit niet gesignaleerd door de administratie maar zal dat op een ander moment/andere wijze zichtbaar worden. Dat moet worden meegenomen in de projectcontrol of interne controle op afdelingsniveau (onder verantwoordelijkheid van business control). De verantwoordelijkheid voor de controle op het juist gebruik van het mandaat ligt in de lijn en niet bij de administratie. Dit sluit aan bij het uitgangspunt dat de lijn verantwoordelijk is voor control. Als achteraf blijkt dat een medewerker zich niet gehouden heeft aan de begrenzing van zijn mandaat in de werkopdracht (onbevoegd gehandeld), wordt deze daarop aangesproken (één foutje mag en eens en nooit weer...). Dit sluit aan op de visie met betrekking tot de medewerker van de toekomst. Het (financiële) risico dat de organisatie loopt bij misbruik van vertrouwen, is beperkt te achten (er zijn grenzen bepaald) en het is - zo nodig - onderdeel van het interne controleplan van de afdeling/business control.

Ad 2. Begrenzing mandaat directie

 2.1. Algemeen

Tweede onderdeel van dit besluit is begrenzing van het mandaat van de directie. Het betreft invoering van een evenwichtig 4-ogen principe bij verplichtingen en betalingen vanaf €207.000, ten laste van een budget dat rechtstreeks onder de directie valt en bij betalingen in het algemeen, boven de €1.000.000. Deze aanpassing is in overleg met de accountant tot stand gekomen. Het heeft tot doel het risico op onregelmatigheden te voorkomen.

De toelichting is als volgt.

In juli 2013 heeft de accountant zijn zorgen geuit, over het onbegrensde mandaat van de directie, zoals vastgelegd in het vigerende Organisatiebesluit (secretaris) en Mandaatbesluit directeuren (directeuren). Op 10 oktober 2013 is met de accountant van gedachten gewisseld over zijn opmerkingen over het betaalproces. De directeur heeft mandaat om financiële verplichtingen aan te gaan. Het gaat de accountant daarom niet om het rechtmatigheidsvraagstuk (mag de directie de verplichtingen aangaan), maar om het voorkomen van het risico op onregelmatigheden. Uit zijn reactie halen we dan ook dat niet zozeer het onbeperkte mandaat een probleem is, als wel het ontbreken van een evenwichtig 4-ogen principe bij betalingen door de directie.

Voor de duidelijkheid maken we onderscheid tussen 2 soorten betalingen:

1. Verplichtingen en betalingen ten laste van budgetten die vallen onder een afdeling, en 2. Verplichtingen en betalingen uit budgetten die rechtstreeks vallen onder de directie

De eerste categorie is voorzien van een groot aantal checks en balances, waardoor eigenlijk het niet beperkte mandaat van de directeur geen probleem is (technisch specialist, teamleider, afdelingsmanager etc.). Het enige probleem dat hier blijft, is de niet begrensde hoogte van het bedrag waartoe de directie is gemandateerd. Het knelpunt zit vooral in het tweede proces, waarbij een verplichting wordt opgesteld door een medewerker die onvoldoende inhoudelijk op de hoogte is en vervolgens wordt gefiatteerd door een directeur. Hoewel hierbij dus minimaal 2 personen betrokken zijn (en er sprake is van een 4-ogen principe), is de kans aanwezig dat door het verschil in hiërarchische positie het control-aspect niet adequaat werkt.

 2.2. Inhoud

In overleg met de concerncontroller en de accountant is de volgende procedure geactiveerd: a. Bij verplichtingen en betalingen boven de € 207.000, ten laste van een budget dat rechtstreeks onder de directie valt, de goedkeuring van een directeur en de secretaris te eisen, of een directeur en de afdelingsmanager BDO. Hiermee is een evenwichtig 4-ogen principe geborgd bij de relatief grote bedragen voor de budgetten die rechtstreeks onder de directie vallen. b. Bij verplichtingen en betalingen boven de € 1 mln. (dus ook voor budgetten die in de lijn zijn belegd), de goedkeuring van een directeur en de secretaris te eisen, of een directeur en de afdelingsmanager BDO.

Met een wijziging van het Organisatiebesluit wordt bovenstaand 4-ogen principe voor de secretaris vastgelegd. Bijgaand besluit voor een nieuw Mandaatbesluit secretaris doet dat voor de directeuren. Verwezen wordt naar artikel 1, tweede en derde lid.

Ad 3. Wijziging mandaat externe functionarissen

3.1. Algemeen

Derde onderdeel van dit besluit betreft wijziging van het financiële en personele mandaat van externe leidinggevenden (afdelingsmanager en teamleider). Achtergrond is dat dit mandaat uitgebreid is, terwijl de mogelijkheid om een externe leidinggevende bij gebleken foutieve keuze(n) aan te spreken en evt verhaal te halen, vrij beperkt is. Om risico’s te verkleinen en te voorkomen dat bevoegdheden onjuist worden benut, is nadere inperking van het mandaat gewenst.

 3.2. Inhoud

De huidige regeling voor een externe directeur blijft ongewijzigd. Dit houdt in dat een externe directeur dezelfde bevoegdheden heeft als een directeur in dienst van de provincie. Wel is voorwaarde dat de secretaris, of bij diens afwezigheid de afdelingsmanager van de stafafdeling Bestuurs- en Directieondersteuning, bepaalde personele en financiële beslissingen van een externe directeur mee parafeert (4-ogenprincipe). Dit geldt voor: a. het aanstellen, overplaatsen, schorsen of (al dan niet met een beëindigingsovereenkomst) ontslaan van personeelsleden alsmede het opleggen van een disciplinaire straf, b. het inhuren of detacheren van personeel en het in dat kader aangaan van financiële verplichtingen, c. het aangaan van andere financiële verplichtingen en betaalbaarstelling vanaf €125.000. Verwezen wordt naar artikel 6, tweede lid, van het concept-Mandaatbesluit secretaris waarin dit is terug te vinden.

Het mandaat van een externe afdelingsmanager en teamleider is ingeperkt. Voorheen hadden een externe afdelingsmanager en teamleider reeds beperkt mandaat. Zij waren: - slechts bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen voor de levering van goederen en diensten en het afschrijven van offertes tot maximaal het niveau van teamleider ( €125.000); en - niet bevoegd tot het aantrekken van uitzendkrachten en het aangaan van financiële verplichtingen ivm detachering / inhuur van personeel (het aangaan van stage-overeenkomsten is wel toegestaan),

In dit besluit is het financiële mandaat teruggebracht in die zin dat: - een externe afdelingsmanager of teamleider geen financiële verplichtingen meer mag aangaan; - een externe teamleider in het kader van de betaalbaarstelling wordt gelijkgesteld aan een technisch specialist: hij of zij heeft niet de bevoegdheid om verplichtingen goed te keuren, maar kan wel een factuur ambtelijk betalen ten laste van een reeds goedgekeurde verplichting. De fiattering kan dan door een interne teamleider gebeuren (hoeft via afdelingsmanager).

Verder is het p-mandaat aangepast in die zin dat een externe afdelingsmanager of teamleider: - niet bevoegd is tot het aanstellen en bevorderen van personeel en het toekennen van beloningen, toelagen en gratificaties; - niet bevoegd is tot het (al dan niet met een beëindigingsovereenkomst) ontslaan van personeelsleden tenzij dit op eigen verzoek gebeurt alsmede tot het opleggen van een disciplinaire straf; en - niet bevoegd is tot het aantrekken van uitzendkrachten en het inhuren of detacheren van personeel (het aangaan van stage-overeenkomsten is wel toegestaan).

Beoogd wordt te voorkomen dat deze bevoegdheden onjuist worden benut of dat daarmee op medewerkers druk of dwang wordt uitgeoefend in welke vorm dan ook. Externen blijven bijvoorbeeld wel bevoegd ten aanzien van beoordelingen, verlof en verzuim.

Verwezen wordt naar artikel 6, derde en vierde lid, van het concept-Mandaatbesluit secretaris waarin dit is verwerkt.

Tot slot is ook het mandaat bij inkoop aangepast.

Eerste onderdeel betreft een omissie in de eerdere regeling. Bijlage 1 bij het Mandaatbesluit secretaris waarin het mandaat voor inkoop is geregeld, spreekt uitsluitend van “levering van goederen en diensten”, en ten onrechte niet van “uitvoering van werken”. In bijgaand besluit wordt dit gecorrigeerd.

Tweede onderdeel betreft het mandaat voor voorbereidingshandelingen.

Volgens de organisatievisie moeten bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd. Vanuit die optiek bestaat aanleiding dit mandaat te wijzigen.

Voorheen lag de bevoegdheid tot het voorbereiden en verzenden van offerteaanvragen i.v.m. de levering van goederen en diensten en de uitvoering van werken bij de teamleider (tot €125.000), respectievelijk de afdelingsmanager (vanaf €125.000).

is deze bevoegdheid, voor zover het gaat om enkelvoudige onderhandse aanbestedingen, op het niveau van de behandelend medewerker gelegd.

Dit geeft bij deze aanbestedingen weinig risico’s omdat na een offerteaanvraag nog ruimte bestaat tot onderhandeling en bijstelling voor de formele opdrachtverstrekking. Gezien de geldende drempelbedragen betekent het concreet dat de behandelend medewerker bevoegd is: - tot € 50.000 bij leveringen, en - tot €150.000 bij uitvoering van werken. Ondanks het ruime mandaat bij uitvoering van werken is er vanuit risico-oogpunt geen reden dit anders in te richten.

Voor meervoudig onderhandse aanbestedingen geldt in beginsel niet dat na de offerteaanvraag nog bijstellingsruimte bestaat. Om die reden is hiervoor het huidige mandaat gehandhaafd: zijnde teamleider bevoegd tot €125.000 en afdelingsmanager vanaf €125.000.

Verwezen wordt naar bijlage 1, onder 85 e.v. waarin het voorgaande is verwerkt.