Regeling vervallen per 24-03-2022

Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht en van de commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht van 18 mei 2004 tot regeling van organisatorische zaken (Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004).

Geldend van 04-07-2017 t/m 16-01-2018

Intitulé

Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht en van de commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht van 18 mei 2004 tot regeling van organisatorische zaken (Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004).

Besluit van gedeputeerde staten van Utrecht en van de commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht van 18 mei 2004 tot regeling van organisatorische zaken, prov. blad 2005, 39, zoals gewijzigd bij besluiten van 17 aug. 2004, 26 april 2005, 24 mei 2005, prov. blad 20, 8 nov. 2005, 29 nov. 2005, prov. blad 45, 30 januari 2007, prov. blad nr.3, 19 juni 2007, prov. blad nr. 30 en 15 juli 2008, prov. blad nr. 45(Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004).

Gedeputeerde staten van Utrecht;

Gelet op de artikelen 100, tweede lid, 103, eerste lid, en 158, eerste lid, onder c, van de Provinciewet en artikel 4:3 van de Verordening interne zaken provincie Utrecht 2004;

en

De commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht;

Gelet op artikel 176, tweede lid, van de Provinciewet;

Besluiten:

Hoofdstuk 1 Algemeen

 Artikel 1

Het bepaalde in dit besluit met betrekking tot mandaat is van overeenkomstige toepassing met betrekking tot volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en met betrekking tot machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen.

Hoofdstuk 2 Mandaat aan leden van gedeputeerde staten

Artikel 2

  • 1 Gedeputeerde staten verlenen geen algemeen mandaat aan hun leden, met uitzondering van de gevallen genoemd in het derde lid.

  • 2 Een mandaat voor een bepaald geval, verleend aan een lid van gedeputeerde staten, is slechts van kracht indien de verlening schriftelijk is vastgelegd.

  • 3 Het betrokken lid van gedeputeerde staten is bevoegd:

    • a.

      brieven in het kader van interbestuurlijk toezicht vast te stellen en te ondertekenen die:

      • 1e.

        betrekking hebben op de beleidsdomeinen van de Verordening systematische toezichtinformatie provincie Utrecht, met toevoeging van huisvesting vergunninghouders; en

      • 2e.

        niet betreffen:

        • –

          een indeplaatsstellingsbesluit als bedoeld in artikel 124 Gemeentewet, artikel 32b Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 60 Waterschapswet, of

        • –

          een besluit inzake preventief financieel toezicht als bedoeld in artikel 203 van de Gemeentewet. In dat geval is de portefeuillehouder Financieel Toezicht bevoegd in overeenstemming met het gestelde onder e.

    • b.

      voor zover het de portefeuillehouder Landelijk Gebied, betreft, besluiten te nemen en stukken te ondertekenen in het kader van onroerend goed transacties, sloop, verpachting en herinrichting in het kader van de realisatie van de AVP/ILG-doelstellingen en, voor zover deze buiten de mandaten van de gebiedscommissies en DLG/BBL vallen en te besluiten tot het bieden van schadeloosstelling in zogenaamde uitwerkingsgebieden, indien naar zijn oordeel het aan te kopen onroerend goed in een gebied ligt dat naar verwachting te zijner tijd door Provinciale staten als prioritair gebied aangewezen zal worden.

    • c.

      het ondertekenen van brieven van informatieve aard;

    • d.

      het indienen van zienswijzen op grond van de Algemene wet bestuursrecht in het kader van besluiten van andere bestuursorganen, iedere bestuurder voor zover het zijn portefeuille betreft;

    • e.

      voor zover het de portefeuillehouder Financieel Toezicht betreft, besluiten te nemen als bedoeld in artikel 203 van de Gemeentewet, met dien verstande dat in mandaat genomen besluiten in de eerstvolgende collegevergadering worden bekrachtigd;

    • g.

      voor zover het de portefeuillehouder Financiën betreft, besluiten te nemen inzake de uitzetting van provinciale gelden, anders dan bij de Schatkist van het ministerie van Financiën, vanaf een bedrag van

      € 10 miljoen per uitzetting;

    • h.

      overeenkomsten, vastgesteld en aangegaan door het college, op ondergeschikte onderdelen dan wel redactioneel te wijzigen alsmede overeenkomsten te ondertekenen;

    • i.

      tot het aanvragen en verantwoorden van subsidies bij de verschillende bestuursorganen van de rijksoverheid;

    • j.

      het ondertekenen van beleidsbrieven die betrekking hebben op de door GS vastgestelde strategische kaders;

    • k.

      tot het nemen van de verschillende besluiten in het kader van het subsidieproces, alsmede de besluiten tot het aangaan en het ondertekenen van een uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 4:36 Algemene wet bestuursrecht.

Hoofdstuk 3 De secretaris

 Artikel 3

  • 1 De secretaris verleent bijstand aan het bestuur als bedoeld in artikel 100, eerste lid, van de Provinciewet. Hij geeft gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin desgevraagd en, indien hij dat nodig acht, uit eigen beweging adviezen en inlichtingen.

  • 2 Hij adviseert gedeputeerde staten, op verzoek of uit eigen beweging, over de gevolgen die feitelijk en voorgenomen beleid en beheer kunnen hebben voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 4

  • 1 De secretaris pleegt regelmatig overleg met de leden van gedeputeerde staten over de zaken die zij behartigen.

  • 2 De secretaris kan zich bij het overleg laten vervangen door door hem in overeenstemming met het betrokken lid van gedeputeerde staten aangewezen functionarissen.

Artikel 5

  • 1 De secretaris draagt zorg dat de beslissingen van de bestuursorganen bekend worden gemaakt binnen de organisatie.

  • 2 Hij draagt zorg dat de regelingen en instructies die de organisatie als zodanig betreffen daarin bekend worden gemaakt en bekend blijven.

  • 3 Hij draagt zorg voor de beschikbaarheid van de besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden als bedoeld in artikel 137 van de Provinciewet in een zo begrijpelijk mogelijke vorm.

Artikel 6

  • 1 Gedeputeerde staten wijzen de persoon of personen aan die de secretaris vervangen bij zijn verhindering of ontstentenis voor zover het zijn bijstand aan het bestuur betreft.

  • 2 Zij wijzen de persoon of personen aan die hem vervangen bij zijn ontstentenis voor zover het zijn taak met betrekking tot de organisatie betreft.

  • 3 De secretaris wijst onder de ambtenaren degene of degenen aan die hem vervangen bij zijn verhindering voor zover het zijn taak met betrekking tot de organisatie betreft. Hij stelt gedeputeerde staten daarvan in kennis.

Hoofdstuk 4 Ambtelijke organisatie

Paragraaf 4.1 Algemeen

Artikel 7 Secretaris

  • 1. De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en in die hoedanigheid algemeen directeur.

  • 2. Jegens gedeputeerde staten is hij verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

Artikel 7a Directeuren

  • 1. Naast de algemeen directeur zijn er twee andere directeuren. De algemeen directeur is de leidinggevende van de andere directeuren.

  • 2. De algemeen directeur regelt in overleg met de andere directeuren de taak- en portefeuilleverdeling en de verdeling van inhoudelijke aanspreekbaarheid voor de afdelingsmanagers.

  • 3. De drie directeuren zijn binnen hun portefeuille integraal verantwoordelijk voor de strategische koers en slagkracht, het aangaan en verstevigen van externe relaties, de monitoring op financiën en inhoud en de sturing op bereiken van concerndoelstellingen. Een directeur kan opdrachtgever zijn van concernprogramma’s.

Artikel 7b

[Vervallen]

Artikel 8 Domeinen

  • 1. De ambtelijke organisatie is verdeeld in drie domeinen met:

    • a.

      een afdeling Fysieke Leefomgeving,

    • b.

      een afdeling Mobiliteit, en

    • c.

      een afdeling Bedrijfsvoering.

  • 2. De afdelingen worden aangestuurd door een afdelingsmanager. De algemeen directeur is de leidinggevende van de afdelingsmanagers.

  • 3. De drie afdelingsmanagers geven leiding aan een afdeling en zijn integraal verantwoordelijk voor de resultaten in de afdeling, en de integraliteit  zowel binnen de afdeling als in de relatie naar de andere afdelingen en concerncontrol. Een afdelingsmanager kan opdrachtgever zijn van concernprogramma’s en domeinopgaven.

Artikel 8a

  • 1 De afdelingsmanager is integraal verantwoordelijk voor het functioneren van de afdeling en stuurt deze aan.

  • 2 De afdelingsmanager is jegens de Directie verantwoordelijk voor het concernbeleid, de integraliteit en de aan hem opgedragen concerntaken.

  • 3 De chef kabinet bedoeld in artikel 8, derde lid, is integraal verantwoordelijk voor het functioneren van het kabinet. Hij legt voor financiën, personeelsbeleid en bedrijfsvoering rechtstreeks verantwoording af aan de secretaris. Inhoudelijk legt de chef kabinet verantwoording af aan de commissaris van de Koningin. 

Artikel 9 Concern Management Team

  • 1. De drie directeuren en de drie afdelingsmanagers, bedoeld in artikel 8, vormen het Concern Management Team (CMT).

  • 2. De algemeen directeur is de voorzitter van het CMT, hij beslist na raadpleging van de andere leden van het CMT. De concerncontroller kan de vergaderingen van het CMT bijwonen en, als adviseur, deelnemen aan de beraadslagingen.

  • 3. Het CMT stuurt op de strategische koers van de organisatie, het vaststellen van concernbrede kaders, programma’s en afspraken, de voortgang van de concernopgaven, bedrijfsvoering, control en andere zaken die de sturing van het CMT behoeven.

Artikel 9a (5)

[Vervallen]

Artikel 10 Stafafdeling

  • 1. Naast de afdelingen voor domeinen heeft de organisatie een stafafdeling Bestuurs- en Directieondersteuning.

  • 2. De stafafdeling Bestuurs- en Directieondersteuning wordt aangestuurd door een afdelingsmanager. De algemeen directeur is de leidinggevende van de afdelingsmanager.

  • 3. De afdelingsmanager geeft leiding aan de stafafdeling Bestuurs- en Directieondersteuning en is integraal verantwoordelijk voor de resultaten in de stafdeling, en de integraliteit zowel binnen de stafafdeling als in de relatie naar de andere afdelingen en concerncontrol, behoudens het gestelde in het zesde lid.  De afdelingsmanager kan opdrachtgever zijn van opgaven voor bestuurs- en directieondersteuning.

  • 4. Het kabinet Commissaris van de Koning (kabinet CvdK) is ondergebracht in de stafafdeling Bestuurs- en Directieondersteuning.

  • 5. Het kabinet CvdK wordt aangestuurd door de chef Kabinet.

  • 6. De chef Kabinet is integraal verantwoordelijk voor het functioneren van het kabinet.

    • a.

      Hij legt voor financiën, personeelsbeleid en bedrijfsvoering verantwoording af aan de algemeen directeur. De algemeen directeur kan de afdelingsmanager Bestuurs- en Directieondersteuning opdragen om deze verantwoording te vragen van de chef Kabinet. De afdelingsmanager en de chef Kabinet zijn bevoegd op te schalen naar de algemene directeur.

    • b.

      Inhoudelijk legt de chef Kabinet verantwoording af aan de commissaris van de Koning.

Artikel 11

  • 1. Naast de afdelingen heeft de organisatie een eenheid Concerncontrol.

  • 2. De eenheid Concerncontrol wordt aangestuurd door de concerncontroller.

    Onverminderd het bepaalde in artikel 9, tweede lid, wordt de concerncontroller voor de toepassing van dit besluit en zijn bevoegdheden beschouwd als afdelingsmanager.

  • 3. De concerncontroller, en de onder hem ressorterende medewerkers, hebben een belangrijke adviserende en betrokken rol ten behoeve van het CMT en gedeputeerde staten. De concerncontroller kan gevraagd en ongevraagd informatie verstrekken en

  • 4. De concerncontroller kan, indien hij dat nodig vindt en met medeweten van de secretaris, rechtstreeks aan gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.

  • 5. De concerncontroller heeft toegang tot alle informatie in de organisatie, mits de toegang tot die informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie van concerncontroller. Het bepaalde in de vorige volzin geldt niet indien het persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de toegang tot die informatie kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt.

  • 6. De concerncontroller is verantwoordelijk voor:

    • a.

      de control op de concernvoorwaarden met betrekking tot de middelenfuncties, (concern)projecten en de integrale beleidsprestaties;

    • b.

      de control op systeemniveau, waartoe behoren de concernbrede Planning en Controlcyclus en sturingscycli binnen afdelingen;

    • c.

      het ontwikkelen en implementeren van kwaliteitsmanagement en risicomanagement.

Artikel 11a HRM-kolom

  • 1. De afdelingsmanager Bedrijfsvoering adviseert de algemeen directeur inzake het te ontwikkelen personeelsbeleid en de uitvoering van vastgesteld PenO-beleid, geldende regelgeving en CAO-afspraken op dit terrein.

  • 2. De afdelingsmanager Bedrijfsvoering is bevoegd de algemeen directeur te verzoeken om directeuren en afdelingsmanagers aanwijzingen te geven inzake de juiste uitvoering van vastgesteld PenO-beleid , geldende regelgeving en CAO-afspraken.

  • 3. De afdelingsmanager Bedrijfsvoering kan, indien hij dit nodig vindt en met medeweten van de algemeen directeur, inzake de uitvoering van vastgesteld PenO-beleid en de uitvoering van geldende regelgeving en CAO-afspraken op dit terrein, rechtstreeks aan de portefeuillehouder voor personeelsaangelegenheden uit gedeputeerde staten informatie en adviezen geven.

  • 4. Met het oog op de goede uitvoering door de secretaris van zijn in artikel 3, tweede lid, genoemde bevoegdheid, adviseert de afdelingsmanager Bedrijfsvoering op verzoek of uit eigen beweging de secretaris over de gevolgen, die feitelijk en voorgenomen beleid en beheer kunnen hebben voor de ambtelijke organisatie. 

Artikel 12 (5)

[Vervallen]

Artikel 13

[Vervallen]

Paragraaf 4.2 Mandaat aan ambtenaren

Artikel 14

  • 1 De secretaris heeft een algemeen mandaat tot het nemen van alle beslissingen die gedeputeerde staten onderscheidenlijk de commissaris van de Koningin kunnen nemen tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet als bedoeld in artikel 10:3, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht of tenzij bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald; bij of krachtens dit besluit anders is bepaald of gedeputeerde staten of de commissaris van de Koningin in het algemeen of voor een bepaald geval anders bepalen of het mandaat intrekken. (2)

  • 2 De secretaris heeft geen algemeen mandaat inzake de uitvoering van de taken van de commissaris van de Koningin die zijn geregeld in diens ambtsinstructie.

Artikel 15 (3, 5)

  • 1 Het algemene mandaat van de secretaris geldt niet voor:

    • a.

      het vaststellen van nieuw beleid of wijzigen van bestaand beleid;

    • b.

      het vaststellen van stukken die van gedeputeerde staten of van de commissaris van de Koningin uitgaan en aan provinciale staten of aan een statencommissie zijn gericht;

    • c.

      het doen van uitingen, gericht tot andere bestuursorganen, tenzij ter uitvoering van een wettelijke taak en in overeenstemming met bij het betrokken orgaan bekend beleid of met geheel bij de wettelijke regeling of jurisprudentie bepaald beleid;

    • d.

      het beslissen op bezwaarschriften;

    • e.

      besluiten om namens de provincie, provinciale staten of gedeputeerde staten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te gaan voeren;

    • f.

      het aanstellen, schorsen en ontslaan van personeelsleden in de functie van directeur of concerncontroller;

    • g.

      het opleggen van de disciplinaire straf ontslag;

    • h. het aangaan van verplichtingen in strijd met de productenbegroting, bedoeld in artikel 4:1, tweede lid, van de Verordening interne zaken provincie Utrecht 2004;

    • i.

      het uitzetten van provinciale tegoeden voor bedragen vanaf € 10 miljoen per uitzetting, voorzover het uitzettingen betreft anders dan uitzettingen bij de Schatkist van het Ministerie van Financiën;

    • j.

      het toekennen van structurele pensionkostenvergoedingen aan medewerkers in het kader van woon-werkverkeer;

    • k.

      de verschillende besluiten in het kader van het subsidieproces, alsmede het besluiten tot het aangaan  en het ondertekenen van een uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 4:36 Algemene wet bestuursrecht.

  • 2 De uitzonderingen, bedoeld in het eerste lid, onder b en c, zijn niet van toepassing indien het uitvoering betreft van een eenduidig besluit van provinciale staten, gedeputeerde staten of de commissaris van de Koningin.

Artikel 16

  • 1 Gedeputeerde staten respectievelijk de commissaris kunnen besluiten een gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.

  • 2 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid, stelt de secretaris het college dan wel de commissaris voor een gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, indien:

    • a.

      bekend is of verwacht mag worden dat het bestuursorgaan zich meer dan gebruikelijk bij de te nemen beslissing betrokken zal voelen of er bezwaren tegen zal hebben, of

    • b.

      de beslissing de publieke aandacht zal trekken.

  • 3 Indien de secretaris de verplichting bedoeld in het tweede lid niet nakomt, blijft de krachtens het mandaat door hem genomen beslissing van kracht.

Artikel 17

  • 1 De secretaris kan ondermandaat verlenen. Hij verleent ondermandaat aan de functionarissen bij de ambtelijke organisatie voor zover dat in overeenstemming is met hun taak en hun werkwijze.

  • 2 Hij kan, in het algemeen of voor een bepaald geval, bepalen dat de ondergemandateerde verder ondermandaat kan verlenen.

  • 3 De secretaris verleent geen algemeen ondermandaat met betrekking tot de treasury aan andere functionarissen dan werkzaam bij de afdeling Managementondersteuning.

  • 4 Artikel 16 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18 tekenbevoegdheid

  • 1 Een krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluit, al dan niet als bedoeld in dit besluit, wordt door de gemandateerde dan wel de ondergemandateerde ondertekend, doch uitdrukkelijk namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koningin. (3)

  • 2 Bij het verlenen van een mandaat of ondermandaat kan worden bepaald dat de betreffende besluiten door een ander dan de gemandateerde of de ondergemandateerde worden ondertekend.

Artikel 19

  • 1 Algemene mandaten en ondermandaten worden geregistreerd.

  • 2 Algemene verdere ondermandaten als bedoeld in artikel 17, tweede lid, worden toegezonden aan de secretaris.

  • 3 De secretaris draagt zorg voor terinzagelegging van de registraties.

Paragraaf 4.3 Heffing en invordering (1)

Artikel 19a

  • 1 De provincieambtenaar, belast met de heffing van provinciale belastingen, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder b, van de Provinciewet, is de afdelingsmanager Services. Hij kan in deze functie worden aangeduid als: inspecteur provinciale belastingen.

  • 2 De provincieambtenaar belast met de invordering van provinciale belastingen, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder c, van de Provinciewet, is de teamleider Administratie van de afdeling Services. Hij kan in deze functie worden aangeduid als: ontvanger provinciale belastingen.

  • 3 De ontvanger is tevens de belastingdeurwaarder, bedoeld in artikel 227a, tweede lid, onder e, van de Provinciewet. Hij kan zijn werkzaamheden in die functie opdragen aan een gediplomeerd deurwaarder.

Artikel 19b

  • 1 De inspecteur provinciale belastingen en de ontvanger provinciale belastingen kunnen voor de uitvoering van hun taken gebruik maken van de ambtelijke organisatie met inachtneming van de binnen de organisatie geldende taakverdeling.

  • 2 Indien bezwaar wordt gemaakt tegen hun besluiten kunnen zij advies vragen aan de betrokken commissie als bedoeld in het Besluit Awb-adviescommissies GS met inachtneming van het in dat besluit bepaalde.

Paragraaf 4.4 Managementrapportage

Artikel 20

  • 1 De secretaris draagt zorg dat hem ten minste twee maal per jaar een volledige rapportage wordt gedaan inzake de beleids- en de beheersvoering.

  • 2 Hij bepaalt de data en de te leveren gegevens nader.

  • 3 Binnen vier weken na de nader bepaalde data geeft de secretaris gedeputeerde staten een overzicht van de voor hen van belang zijnde gegevens uit de in het eerste lid bedoelde rapportage. Hij voegt daarbij zijn conclusies en vermeldt de maatregelen die hij op grond daarvan voornemens is te treffen.

Hoofdstuk 5 Budgetbeheer

 Artikel 21

  • 1 Voor zover het het beheer van de budgetten betreft, kan de secretaris dan wel de gemachtigde aan wie hij dat beheer heeft opgedragen, worden aangeduid als: budgethouder.

  • 2 Gedeputeerde staten kunnen budgethouders aanwijzen voor bijzondere gevallen. Zij kunnen daarbij regelingen voor het beheer geven die afwijken van dit besluit.

Artikel 22

  • 1 Het aangaan van financiële verplichtingen is uitsluitend mogelijk door of na goedkeuring van de bevoegde budgethouder.

  • 2 De secretaris kan, in het algemeen of voor bepaalde gevallen, bepalen dat zijn goedkeuring vereist is naast de beslissing van de ondergemandateerde budgethouder.

  • 3 Een mandaat aan een lid van gedeputeerde staten kan inhouden dat het eerste of tweede lid niet van toepassing is.

  • 4 Budgetten worden niet overschreden.

Artikel 23

  • 1 De secretaris geeft de ondergemandateerde budgethouders de opdrachten en de bevoegdheden die voor een goed beheer van hun budgetten nodig zijn.

  • 2 Hij regelt het dagelijks toezicht op het budgetbeheer.

  • 3 Hij kan nadere algemene regels geven.

Artikel 24

  • 1 Bij de rapportage, bedoeld in artikel 20, eerste lid, rapporteren de ondergemandateerde budgethouders: a. de inkomsten en uitgaven, b. hun doelen en resultaten, c. de reden van eventuele verschillen tussen de feitelijke bedragen en de ramingen, d. de waarschijnlijke ontwikkelingen.

  • 2 De secretaris kan zijn toezicht op het financieel beheer geheel of gedeeltelijk opdragen aan een andere functionaris.

Hoofdstuk 6 Het aangaan van verplichtingen

 Artikel 25a Aanbesteding van werken

  • 1 Werken waarvan de geraamde bouwsom, exclusief BTW, gelijk is aan of meer bedraagt dan het vigerende Europese drempelbedrag worden aanbesteed op basis van een Europese openbare of niet-openbare procedure. Van deze procedures kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.

  • 2 Werken met een geraamde bouwsom, exclusief BTW, lager dan het vigerende Europese drempelbedrag maar hoger dan of gelijk aan € 1.500.000, worden minimaal aanbesteed op basis van een nationale openbare procedure of nationale niet-openbare procedure. Op deze aanbestedingen is het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) van toepassing. Van deze procedures kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.

  • 3 Werken met een geraamde bouwsom, exclusief BTW, lager dan € 1.500.000 maar hoger dan of gelijk aan € 150.000 worden minimaal aanbesteed op basis van een meervoudig onderhandse procedure. Op deze onderhandse procedure is het ARW 2012 van toepassing. Van deze procedure kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.

  • 4 Werken met een geraamde bouwsom, exclusief BTW, lager dan € 150.000,– kunnen door middel van een enkelvoudige uitnodiging worden aanbesteed.

Artikel 25b Aanbesteding van leveringen

  • 1 Leveringen waarvan de geraamde waarde, exclusief BTW, gelijk is aan of meer bedraagt dan het vigerende Europese drempelbedrag worden aanbesteed op basis van een Europese openbare of niet-openbare procedure. Van deze procedures kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.

  • 2 Leveringen met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan het vigerende Europese drempelbedrag maar hoger dan of gelijk aan € 50.000,– worden minimaal aanbesteed op basis van een meervoudig onderhandse procedure. Van deze procedure kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.

  • 3 Leveringen met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan € 50.000,– kunnen door middel van een enkelvoudige uitnodiging worden aanbesteed.

Artikel 25c Aanbesteding van diensten

  • 1 Diensten waarvan de geraamde waarde, exclusief BTW, gelijk is aan of meer bedraagt dan het vigerende Europese drempelbedrag worden aanbesteed op basis van een Europese openbare of niet-openbare procedure. Van deze procedures kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.

  • 2 Diensten met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan het vigerende Europese drempelbedrag maar hoger dan of gelijk aan € 50.000,– worden minimaal aanbesteed op basis van een meervoudig onderhandse procedure. Van deze procedure kan in bijzondere gevallen worden afgeweken.

  • 3 Diensten met een geraamde waarde, exclusief BTW, lager dan € 50.000,–, kunnen door middel van een enkelvoudige uitnodiging worden aanbesteed. In afwijking hiervan wordt in het geval van de inhuur van personeel minimaal de meervoudig onderhandse procedure gevolgd. Van deze verplichting kan echter in bijzondere gevallen worden afgeweken.

Artikel 26

De secretaris heeft mandaat om aanwijzingen te geven ter uitvoering van het bepaalde in de artikelen 25a, 25b en 25c.

Hoofdstuk 7 Overgangs- en slotbepalingen

 Artikel 27

  • 1 Het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2000 wordt ingetrokken.

  • 2 Al hetgeen is beslist krachtens het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2000 blijft van kracht totdat het met inachtneming van dit besluit is gewijzigd of ingetrokken.

Artikel 28

Dit besluit treedt in werking met ingang van 19 mei 2004.

Artikel 29

Dit besluit wordt aangehaald als: Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004.

Ondertekening

Gedeputeerde staten,
Voorzitter, B. Staal Secretaris, H.H. Sietsma
De commissaris van de Koningin, B. Staal
1) Wijziging van 17 aug. 2004, in werking 19 aug. 2004. 2) Wijziging van 17 aug. 2004, in werking 18 aug. 2004. 3) Wijziging van 26 april 2005, in werking 27 april 2005. 4) Wijziging van 24 mei 2005, in werking 1 aug. 2005. 5) Wijziging van 8 nov. 2005, in werking 22 nov. 2005. 6) Wijziging van 29 nov. 2005, in werking 1 dec. 2005. 7) Wijzing van 30 jan. 2007, in werking 1 maart 2007(werkt terug t/m 1 jan. 2007)
 

Provinciaal blad 3474 van 2016

Toelichting Dit besluit strekt tot wijziging van het Organisatiebesluit. Het geeft een aantal actualisaties en verduidelijkingen.

Aanleiding Er zijn twee aanleidingen

Ten eerste is het Organisatiebesluit is op onderdelen verouderd en onduidelijk.

Ten tweede is het bestuurlijk gewenst om het mandaat van gedeputeerden uit te breiden naar toezichtbrieven die in het kader van interbestuurlijk toezicht naar gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en waterschappen worden gestuurd. Bijgaande wijziging van het Organisatiebesluit voorziet hierin.

Inhoud besluit

1. Actualisatie en verduidelijking Dit besluit voert een aantal wijzigingen door waaraan in de praktijk nu behoefte is (quick wins). Concreet gaat het om het volgende:

– Verduidelijkt is dat de gedeputeerden, ieder voor hun eigen portefeuille, bevoegd zijn alle subsidiebesluiten te nemen en bijbehorende uitvoeringsovereenkomsten aan te gaan en te ondertekenen.

Dat de gedeputeerden dit mogen, staat reeds in het Organisatiebesluit (artikel 2, derde lid, onder k) en wordt in de praktijk ook zo toegepast. In hetzelfde artikel is elders bepaald (onder a) dat gedeputeerden bevoegd zijn ten aanzien van subsidies tot € 4.500. Om de regeling consisent te maken en juridisch risico te voorkomen, is dit onderdeel a geschrapt. – Ingevoegd is dat de gedeputeerden bevoegd zijn brieven die in het kader van interbestuurlijk toezicht naar gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en waterschappen worden gestuurd, vast te stellen en te ondertekenen.

Het betreft: – brieven waarin de uitvoering van wettelijke taken (omgevingsrecht, archiefwet en huisvesting vergunninghouders) wordt beoordeeld aan de hand van aangeleverde toezichtinformatie, – en mogelijke vervolgbrieven.

Het gaat nadrukkelijk niet om besluiten die een juridische interventie inhouden (behorend bij juridische schorsing/vernietiging dan wel indeplaatsstelling als bedoeld in artikel 124 Gemeentewet, artikel 32b Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 60 Waterschapswet). Deze besluiten zijn aan GS voorbehouden.

Het gaat ook niet om besluiten in het kader van preventief financieel toezicht als bedoeld in artikel 203 Gemeentewet. Voor die besluiten geldt dat de portefeuillehouder Financieel Toezicht ze mag nemen, mits ze in de eerstvolgende GS-vergadering worden bekrachtigd. Dit is bepaald in artikel 2 van het Organisatiebesluit (lid 3, onder e).

Bestuurlijke ondertekening (i.p.v. ambtelijk) geeft de brieven een betere lading, is meer in lijn met de toezichtbrieven die voor financieel toezicht al bestuurlijk worden ondertekend en schept een heldere toezichtrelatie tussen GS als toezichthouder en de besturen van gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. – Verduidelijkt is dat de gedeputeerden alle overeenkomsten mogen ondertekenen.

Onderdeel h kon aldus worden gelezen dat gedeputeerden alleen overeenkomsten mogen ondertekenen die zij op ondergeschikte onderdelen dan wel redactioneel hebben gewijzigd. Dit is niet de bedoeling. De formulering van h is hierop aangepast.

De niet meer bestaande afdeling Vergunningverlening en Handhaving is uit het Organisatiebesluit verwijderd.

Verduidelijkt is dat de secretaris in- en extern ondermandaat mag verlenen. Dit artikel kon aldus worden gelezen dat alleen ondermandaat binnen de ambtelijke organisatie is toegestaan en dat ondermandaat aan een externe, hoe onschuldig ook, via GS moet lopen. Met dit besluit is dit rechtgezet. Uiteraard geldt de algemene lijn dat wanneer een mandaatbesluit gevoelig ligt of publieke aandacht kan krijgen, de besluitvorming wel door GS moet plaatsvinden (artikel 16 Organisatiebesluit). Dit moet bij elk voorgenomen besluit afgewogen worden.

Het hoofdstuk over aanbesteding is geactualiseerd en vereenvoudigd. De drempelbedragen en procedures zijn in overeenstemming gebracht met nationale wetgeving en de circulaire van de Rijksoverheid inzake ‘grensbedragen voor procedures Aanbestedingswet 2012 onder de drempelwaarde’.

Provinciaal blad 2015, 456

Toelichting Bij inwerkingtreding van de Wet afschaffing plusregio’s op 1 januari 2015 komen de taken, het personeel en de middelen van de stadsregio Bestuur Regio Utrecht naar de provincie Utrecht. Dit heeft tot gevolg dat het Organisatiebesluit moet worden aangepast.

Voorlopig is ervoor gekozen om het BRU als nieuwe afdeling aan de organisatie toe te voegen. Artikel 8, eerste lid, van het Organisatiebesluit komt daarmee als volgt te luiden:

Artikel 8 1. De ambtelijke organisatie is verdeeld in afdelingen, te weten: Afdelingen voor: a. Bestuurs- en Directieondersteuning; b. Fysieke Leefomgeving; c. Managementondersteuning; d. Mobiliteit, Economie en Cultuur; e. Services; f. Uitvoering Fysieke Leefomgeving; g. Vergunningverlening en Handhaving; h. Wegen; i. Bestuur Regio Utrecht.  

Toelichting Provinciaal blad 2013, 25

Dit besluit voorziet in een uitbreiding van het bestuurlijk mandaat op het terrein van subsidies. Met ingang van 1 juli 2012 zijn gedeputeerden binnen de eigen portefeuille bevoegd tot het nemen van subsidiebesluiten en het sluiten van uitvoeringsovereenkomsten, voor zover het subsidies boven € 25.000 betreft. Om (tijdelijk) concreet zicht te hebben op alle subsidiestromen, bestaat de bestuurlijke wens dit mandaat uit te breiden naar de kleinere subsidies. Met bijgaande mandaatwijziging wordt dit gerealiseerd.

Toelichting Provinciaal blad, 2013, 01 De portefeuillehouder Financiën heeft een bestuurlijk mandaat om provinciale gelden uit te zetten vanaf een bedrag van tien miljoen euro per uitzetting. Sinds de introductie van schatkistbankieren per 1 november 2012 wordt het, in verband met het risicoloos zijn van uitzettingen bij de Schatkist, niet langer wenselijk geacht om álle uitzettingen boven € 10 miljoen uit te zonderen van het ambtelijk mandaat. Dit wordt als een onnodig beslag op bestuurlijke tijd en aandacht ervaren. Daarom wordt het bestuurlijke mandaat aangepast (beperkt) en het ambtelijke mandaat uitgebreid. De secretaris heeft een algemeen mandaat om bevoegdheden van gedeputeerde staten, respectievelijk de Commissaris van de Koningin, uit te oefenen. Dit is geregeld in artikel 14 van het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004. De uitzonderingen op dit algemene mandaat zijn vastgelegd in artikel 15 en verder van genoemd besluit. In het onderdeel i wordt nu een wijziging aangebracht, namelijk dat de uitzondering met betrekking tot het uitzetten van provinciale tegoeden vanaf een bedrag van € 10 miljoen per uitzetting wordt beperkt tot uitzettingen anders dan uitzettingen bij de Schatkist van het Ministerie van Financiën. Daartoe strekt dit wijzigingsbesluit.

Toelichting Provinciaal blad, 2012, 36

Algemeen In verband met de wijzigingen binnen de ambtelijke organisatie is in december 2011 het Organisatiebesluit op een klein onderdeel aangepast. Nu is het tijd om ook de overige wijzigingendoor te voeren, zodat de organisatie per 1 juli 2012 kan werken volgends de nieuwe normen en de uitgangspunten zoals verwoord in het Visiedocument van de directie op de provinciale organisatie (14 september 2011). De nieuwe organisatiestructuur is een groeimodel. De grote veranderingen zitten niet in de structuur, maar in de wijze van aansturing en samenwerking. Een structuur met minder afdelingen en een stevig concernmanagement maakt dit beter mogelijk. Nu is de volgende fase aangebroken waarin de nieuwe afdelingen vorm hebben gekregen en de teamleiders in samenspraak met de afdelingsmanagers verder invulling zullen gaan geven aan de kwaliteitsopgave. De huidige bedrijfsvoeringsafdelingen en ondersteunende afdelingen voor directie en bestuur zijn tot 1 januari 2012 nog in stand gebleven in de huidige vorm. In de transitiefase van 1 januari tot 1 juli 2012 zijn de nieuwe afdelingen Bestuurs- en directieondersteuning, Managementondersteuning, Services en de eenheid Concerncontrol verder ontwikkeld. De teams van de huidige afdelingen SDC, KCK, BJZ, SEI, PEO, FIN, FSE, INF en CMU waren daarom nog niet ingedeeld in de nieuwe afdelingen. Nu gebeurt dat wel. Tevens worden de teamleiders per 15 juli 2012 benoemd , vanaf dat moment zullen zij samen met de afdelingsmanagers verder vorm geven aan de nieuwe afdelingen. Artikelsgewijze toelichting. Artikel 7 Dit artikel wordt inhoudelijk niet gewijzigd. De term Algemeen directeur wordt hier geïntroduceerd. Artikel 7a Op deze plaats wordt de nieuwe, kleinere, samenstelling van de directie vormgegeven. De rol van de concerncontroller blijft hierin ongewijzigd. Artikel 8 In dit artikel wordt opgesomd uit welke afdelingen de organisatie bestaat met ingang van 1 juli 2012. Ook de eenheid concerncontrol dat geen aparte afdeling is geworden, krijgt een plaats in de ambtelijke organisatie. Deze eenheid wordt aangestuurd door de concerncontroller die daarvoor gelijkgesteld wordt met de functie van afdelingsmanager, ook ten aanzien van de op dit besluit gebaseerde mandaatbesluiten.Artikel 8a In dit artikel worden de verhoudingen tussen de directieleden en de afdelingsmanagers  verwoord. In de nieuwe organisatie is de afdelingsmanager primair verantwoordelijk voor het concernbeleid en integraliteit, de verantwoordelijkheid voor de afdeling is daaraan ondergeschikt.Artikel 11, vijfde lid. De verantwoordelijkheid voor kaderstelling, regie en uitvoering van de Planning en Controlcyclus ligt vanaf 1 juli 2012 bij de afdeling Managementondersteuning. Artikel 11a Het personeelsbeleid, inclusief de bijbehorende regelgeving en de cao-afspraken, alsmede de interne advisering daarover, is vanaf 1 juli 2012 belegd bij de afdelingen Managementondersteuning en Services. Daarbij ligt voor de afdeling MO de nadruk op de beleidsmatige kant en nieuwe ontwikkelingen, terwijl de afdeling Services waakt over de juiste uitvoering van vastgesteld beleid, regelgeving en cao-afspraken. Beide afdelingsmanagers zijn bevoegd de algemeen directeur en de bestuurder te adviseren. Artikel 13 Dit artikel wordt hier geschrapt. In de Verordening Interne Zaken provincie Utrecht 2004 is dit onderwerp afdoende geregeld in artikel 4:16.Artikel 16 Dit artikel wordt herschreven om het beter leesbaar te maken. De inhoud blijft ongewijzigd. Artikel 17 De treasury wordt ondergebracht bij de afdeling Managementondersteuning. Artikel 19a De provinciale belastingen, bedoeld in artikel 227a van de Provinciewet, worden ondergebracht bij de afdeling Services. Hoofdstuk 6, artikelen 25a - 26 Hoofdstuk 6 is zoveel als mogelijk ongewijzigd gelaten. De wijzigingen zien met name op vereenvoudiging van de regeling en het in overeenstemming brengen van de Europese en interne drempels en procedures met Europese en nationale wetgeving. de afwijkingsregeling inzake bijzondere gevallen is qua formulering gelijkgetrokken tussen 25a en de artikelen 25b en 25c. Door 25a op te nemen in artikel 26, eerste lid, staat nu zondermeer vast dat de afwijkingsregeling ook van toepassing kan zijn op opdrachten voor werken. De toe te passen interne drempels en inkoopprocedures voor leveringen en diensten zijn gelijkgetrokken waardoor de regeling eenvoudiger wordt. Zowel de drempelbedragen als de daarbij behorende inkoopprocedures zijn voor opdrachten voor werken (25a), leveringen (25b) en diensten (25c) in overeenstemming gebracht met de paritair tot stand gekomen Gids Proportionaliteit (onderdeel van het Flankerend Beleid zoals aangekondigd in de Memorie van Toelichting bij de Aanbestedingswet). als artikel 26, derde lid, is de transparantieverplichting toegevoegd, dit op basis van vaste jurisprudentie van het Europese hof van Justitie, de nieuwe Aanbestedingswet zoals deze op het moment van schrijven bij de eerste Kamer ligt en het voorstel voor de nieuwe aanbestedingsrichtlijn COM(2011) 896.

Toelichting Provinciaal blad, 2012, 27

In dit artikelonderdeel wordt een overzicht bijgehouden van de bestuurlijke mandaten in de provincie Utrecht. Het artikel wordt thans aangevuld met enkele concrete bestuurlijke mandaten, waarvan er drie enige tijd eerder zijn verleend. Bij besluit van 1 juli 2008 is aan de portefeuillehouder voor Ruimtelijke Ontwikkeling een bestuurlijk mandaat verstrekt, omdat bij de inwerkingtreding van de nieuwe Wro de planologische procedures drastisch werden verkort. Aan de PH is een bestuurlijk mandaat gegeven om zienswijzen in te dienen tegen ruimtelijke besluiten van andere overheden ter bescherming en borging van het provinciaal belang. Dit mandaat was tot op heden nog niet opgenomen in het Organisatiebesluit. Aangezien de bestuurders nu bij dit besluit, voor zover het hun portefeuilles betreft, in algemene zin bevoegd worden om zienswijzen in te dienen tegen besluiten van andere bestuursorganen, wordt het bestuurlijke mandaat van de portefeuillehouder voor RO niet separaat vermeld. Dit valt onder het bepaalde in het nieuwe onderdeel d. Bij besluit van 25 oktober 2011 is aan de portefeuillehouder voor Financieel toezicht een bestuurlijk mandaat verleend om besluiten te nemen als bedoeld in artikel 203 van de Gemeentewet, met dien verstande dat in mandaat genomen besluiten in de eerstvolgende collegevergadering worden bekrachtigd. Dit mandaat wordt thans opgenomen in het Organisatiebesluit. Bij besluit van 30 november 2010 is het ambtelijk mandaat van de secretaris beperkt ten aanzien van het uitzetten van provinciale (bank)tegoeden vanaf een bedrag van € 10 miljoen per uitzetting. Naar aanleiding van de kredietcrisis werd het bestuurlijk gewenst geacht de mandaten met betrekking tot treasury hoger in de organisatie te leggen. Om de besluitvormingsprocedure niet in de weg te laten staan aan een vlotte afhandeling van de uitzettingen en te kunnen inspelen op de actuele marktsituatie, werd tegelijk met deze wijziging een bestuurlijk mandaat verstrekt aan de portefeuillehouder voor Financiën om de uitzettingen vanaf € 10 miljoen af te handelen. Indien de provincie zelf subsidie aanvraagt bij de rijksoverheid , hangt dit vaak samen met een bepaald dossier of een provinciaal programma of project. In de contacten met het rijk daarover, kan de bestuurder dan ook zijn betrokkenheid beter zichtbaar maken door de aanvraag en de vervolgcorrespondentie met het bestuursorgaan te ondertekenen. Dit punt wordt daarom toegevoegd aan het bestuurlijke mandaat. Hetzelfde geldt voor het ondertekenen van beleidsbrieven die betrekking hebben op de strategische kaders. Via het bepaalde in artikel 15 van het Organisatiebesluit was dit punt reeds uitgezonderd van het ambtelijke mandaat, aangezien het vaststellen van nieuw beleid of wijzigen van bestaand beleid en het doen van uitingen, gericht tot andere bestuursorganen niet is gemandateerd aan de secretaris. Bij besluit van heden wordt het bestuurlijk mandaat uitgebreid met de bevoegdheid overeenkomsten, vastgesteld en aangegaan door het college, op ondergeschikte onderdelen danwel redactioneel te wijzigen en te ondertekenen. Het college besluit voltallig tot het vaststellen en aangaan van de betrokken overeenkomst, de ondertekening en ondergeschikte wijzigingen (aan te merken als vervolghandelingen) mogen door de portefeuillehouder worden afgehandeld. Tevens wordt nu voorgesteld om het nemen van de verschillende besluiten in het kader van het subsidieproces, alsmede het besluiten tot het aangaan van en het ondertekenen van een uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 4:36 Awb toe te voegen aan het bestuurlijk mandaat voor zover het subsidies betreft die meer bedragen dan € 25.000,- De subsidies die maximaal € 25.000,- bedragen blijven binnen het ambtelijk mandaat vallen en worden in principe afgedaan door de afdelingsmanager Subsidies en Inkoop (na 1 juli 2012 door de afdelingsmanager Services). Het huidige ambtelijke mandaat van de afdelingsmanager SEI wordt hiermee ingeperkt. Het college heeft aangegeven bij subsidiebeschikkingen het mandaat te willen neerleggen bij de gedeputeerden en deze nieuwe praktijk na een half jaar te evalueren. Vanwege het aantal beschikkingen dat in 2011 verzonden is (ruim 470), wordt nu voorgesteld de subsidies in de arrangementen 2 en 3 (vanaf € 25.000,-) te laten afdoen door tussenkomst van de bestuurder. De kleinere subsidies worden in principe nog afgehandeld via het ambtelijke mandaat, maar daarvoor geldt dat de bestuurder daarover actief geïnformeerd zal worden. Dit punt zal tevens verwerkt worden in het Mandaatbesluit secretaris door middel van een directiebesluit.  

Toelichting  Provinciaal blad, 2011, 77 Door de wijzigingen binnen de ambtelijke organisatie wordt in eerste instantie artikel 8 in het huidige organisatiebesluit aangepast. In de eerste helft van 2012 zullen andere artikelen gewijzigd moeten worden. Het doel is om op 1 januari 2012 te starten met het nieuwe concernmanagement dat dan ook  verantwoordelijk is voor de aansturing van de Provincie Utrecht. Op 1 januari 2012 gaan de beleids- en uitvoeringsafdelingen van start in de nieuwe vorm. De teams vanuit de huidige afdelingen worden overgebracht naar de nieuwe afdelingen en de nieuwe afdelingsmanager is volledig verantwoordelijk voor zijn of haar afdeling. Omdat de bedrijfsvoeringsopgave het eerste jaar veel aandacht vraagt is besloten de nieuwe organisatiestructuur voor de afdelingen / eenheden Concerncontrol, Bestuurs- en directieondersteuning, Managementondersteuning en Services later, uiterlijk 1 juli 2012, te realiseren. Er is gekozen voor twee beleidsafdelingen, “Fysieke Leefomgeving” en “Mobiliteit, Economie en Cultuur”. In deze afdelingen vinden (strategische) beleidsontwikkeling en beleidsrealisatie plaats. De afdeling Fysieke Leefomgeving omvat de volgende ‘oude’ afdelingen: afdeling Ruimte, afdeling Groen, afdeling Bodem en Water, het team Leefbaarheid (afdeling Milieu), De afdeling Mobiliteit, Economie en Cultuur omvat de volgende ‘oude’ afdelingen: de afdeling Mobiliteit, de afdeling Economie, Cultuur en Maatschappij en het team Duurzaamheid (afdeling Milieu). De nieuwe organisatie heeft drie uitvoeringsafdelingen, Uitvoering Fysieke leefomgeving, Vergunningverlening en Handhaving en Wegen. De beleidsafdelingen hebben een opdrachtgeversrol richting de uitvoeringsafdelingen. Van belang is echter dat beleid uitvoerbaar is. Daarom werken beleids- en uitvoeringsafdelingen nauw samen in de beleidsrealisatie. De afdeling Uitvoering Fysieke leefomgeving omvat de volgende ‘oude’ afdelingen: de afdeling ILG en het team PMB. De afdeling Vergunningverlening en Handhaving omvat de oude afdelingen: Vergunningverlening en afdeling Handhaving. De afdeling Wegen blijft in de huidige vorm bestaan. Grondbeheer wordt als specifieke taak binnen deze afdeling belegd. De indeling van de uitvoeringsafdelingen is een keuze voor dit moment. Onderzoek naar de uitbesteding van uitvoeringstaken ten aanzien van Wegen en de vorming van Regionale Uitvoeringsdiensten voor taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving kunnen uitmonden in vergaande afstoting van taken. Is dat het geval, dan zal op termijn de vraag aan de orde zijn of aparte afdelingen nog passen binnen het organisatiemodel. De bedrijfsvoering is in de huidige situatie onderverdeeld naar taakgebieden. In de nieuwe situatie worden ook in de bedrijfsvoering beleid/advies en uitvoering/serviceverlening onderscheiden. Dit vertaalt zich in twee afdelingen: Managementondersteuning en Service. Op hoofdlijnen komt het neer op de volgende taakverdeling: Managementondersteuning: beleid (kaderstelling) en advies op alle bedrijfsvoeringstaken. Services: alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken, inclusief inkoop en de uitvoering van subsidies. De taken van de huidige bedrijfsvoering afdelingen worden verdeeld over de beide nieuwe afdelingen. De huidige bedrijfsvoering afdelingen en ondersteunende afdelingen voor directie en bestuur blijven op 1 januari 2012 nog in stand in de huidige vorm. In de transitiefase van 1 januari tot 1 juli 2012 worden de nieuwe afdelingen Bestuurs- en directieondersteuning, Managementondersteuning, Services en de eenheid Concerncontrol verder ontwikkeld. De teams van de huidige afdelingen SDC, KCK, BJZ, SEI, PEO, FIN, FSE, INF en CMU zijn daarom nog niet ingedeeld in de nieuwe afdelingen.

Toelichting Provinciaal blad 2011, 53

Artikel I Aan artikel 2 worden twee onderdelen toegevoegd. Het eerste onderdeel betreft het bestuurlijk mandaat van de gedeputeerde Landelijk Gebied, zoals dat bij besluit van 26 januari 2010 is verleend en zoals dat is verwoord in artikel 18 a van het Handelingskader Onroerend Goed 2010 (vastgesteld door GS op 26 januari 2010). Dit punt was tot op heden nog niet verwerkt in het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004. Voor een duidelijk overzicht ishet van belang alle bestuurlijke mandaten bijeen te plaatsen. Het tweede onderdeel betreft het uitbreiden van het bestuurlijk mandaat van alle collegeleden om ook brieven te ondertekenen van informatieve aard, niet zijnde besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel II Bij besluit van 1 maart 2011 was besloten het mandaat van een externe interim secretaris aan een algemene instructie te binden. Het betrof de invoering van het “vier ogen principe” voor ingrijpende investerings- en personeelsbesluiten (verplichte medeparafering door een vaste directeur). Inmiddels is het - mede door discussies over reikwijdte - wenselijk gebleken deze beperking voor de secretaris te laten vervallen. Artikel III Deze wijziging is de uitvoering van het besluit van 5 juli 2011 waarbij naar aanleiding van statenvragen is besloten om de mandaatregeling met betrekking tot structurele vergoedingen in het kader van woon/werk-verkeer aan te passen, inhoudende dat de toekenning van structurele pensionkostenvergoedingen aan medewerkers voortaan voor akkoord aan het college worden voorgelegd. Artikel IV Dit betreft een verduidelijking over de vervanging van de afdelingsmanager Financiën.

 

 

Bijlage 1 bij de toelichting bij het besluit van gedeputeerde staten van Utrecht van 26 april 2005 met het oog op mandaat voor het aangaan van verplichtingen conform de productenbegroting

 

 

 

Er zijn nu de volgende mandaten (w.o. begrepen volmachten en machtigingen):

Secretaris

Alles wat GS en de cdK kunnen beslissen, uitgezonderd:

Directeuren en hoofden van centrale eenheden

Zoals de secretaris en daarbij verder uitgezonderd:

Sectorhoofden en medewerkers

In de eerste plaats volgens de bijlage bij het Mandaatbesluit secretaris/diensten en verder volgens de door hun directeur of hoofd vastgestelde lijst.

a. verstrekking krachtens een eenduidig beleidskader, zoals een verordening (artikel 4 van de Algemene subsidieverordening): - zonder limiet: GS; - binnen de productenbegroting, behoudens alle uitzonderingen: de secretaris, de directeur of de gemandateerde ambtenaar; - tot ? 4.500,-, behoudens gevoelige zaken,: de betrokken gedeputeerde;

b. incidentele verstrekking: - boven ? 12.500,-: GS na positief advies van de betrokken statencommissie (artikel 4 van de Algemene subsidieverordening); - tot ? 12.500,- in alle gevallen: GS; - tot ? 12.500,- binnen de productenbegroting en behoudens alle uitzonderingen: de secretaris, de directeur of de gemandateerde ambtenaar; - tot ? 4.500,- behoudens gevoelige zaken: de betrokken gedeputeerde;

c. afwijzing: - GS; - de secretaris, de directeur of de gemandateerde ambtenaar.

Bijlage 2 bij de toelichting bij het besluit van gedeputeerde staten van Utrecht van 26 april 2005 tot wijziging van het Organisatiebesluit met het oog op het aangaan van verplichtingen conform de productenbegroting

 

 

Van deze gelegenheid maken wij gebruik voor een algemene uiteenzetting van de regelgeving rond mandaat en volmacht. Onderscheiden moeten worden: - mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan bestuursrechtelijke besluiten te nemen, zoals het verlenen van vergunningen en subsidies (art. 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht); - volmacht: de bevoegdheid om in naam van een persoon of rechtspersoon civielrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, zoals het sluiten van een overeenkomst (art. 60, eerste lid, 3BW); - machtiging: hetzij mandaat, hetzij volmacht, hetzij de bevoegdheid om in naam van een ander feitelijke handelingen te verrichten. (Feitelijke handelingen zijn handelingen die noch een publiekrechtelijk besluit, noch een civielrechtelijke rechtshandeling zijn, zoals het verbouwen en inrichten van een kantoor.) Verder is er nog de: - tekenbevoegdheid, in het civiele recht doorgaans samenvallend met de vertegenwoordigingsbevoegdheid. De tekenbevoegdheid bij bestuursbesluiten is doorgaans per bestuursorgaan in de wet geregeld. (voor PS: voorzitter en griffier, in de artt. 74-1 en 104c Prov. wet; voor ons college: voorzitter en secretaris, in de artt. 74-2 en 102-1 Prov. wet. Voor de commissaris van de Koningin vallen de tekenbevoegdheid en de vertegenwoordigingsbevoegdheid samen.) In het civiele recht komen PS, ons college en de commissaris niet voor, maar is er alleen de rechtspersoon ?provincie Utrecht?. De rechtspersoon neemt haar beslissingen intern natuurlijk wel met inachtneming van de bevoegdheidsverdeling in de Provinciewet, maar als die beslissingen naar buiten gaan, heeft wettelijk, krachtens art. 176 van de Provinciewet, de commissaris van de Koningin de teken- of vertegenwoordigingsbevoegdheid. In deze functie beslist de commissaris dus niets. Hij maakt alleen voor de buitenwereld geldend wat PS of ons college eerder hebben beslist. De teken-/vertegenwoordigingsbevoegdheid kan ook weer bij volmacht aan een ander worden opgedragen. Het Organisatiebesluit is zo opgezet dat er in de praktijk niet meer op al deze onderscheidingen gelet hoeft te worden. Krachtens artikel 1 geldt dezelfde regeling voor zowel mandaat, als volmacht, als machtiging. Het besluit is zowel door ons als door de commissaris van de Koningin vastgesteld, dus het geldt ook voor de civiele teken- en vertegenwoordigingsbevoegdheid. In artikel 18 is bepaald dat de gemachtigde tegelijk de ondertekenaar is en daarmee in civiele zaken ook de vertegenwoordiger. Een ambtenaar die krachtens volmacht een overeenkomst heeft afgesloten, hoeft die dus niet aan de commissaris ter tekening voor te leggen. Hij kan haar zelf tekenen. Maar altijd zijn er nog de artikelen 10:7 en 10: 12 van de Algemene wet bestuursrecht: de mandaat/volmacht/machtiginggever blijft bevoegd de desbetreffende bevoegdheid toch zelf uit te voeren.

Algemene mandaten moeten bekend worden gemaakt voordat zij in werking kunnen treden. Dit vloeit voort uit artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht. Het geldt voor het Organisatiebesluit zelf, maar ook voor de ondermandatering door de secretaris krachtens artikel 17, zijn Mandaatbesluit secretaris/diensten, en voor de mandatenlijsten die de directeuren voor hun diensten vaststellen. Het Organisatiebesluit, het Mandaatbesluit en de lijsten liggen met dit doel permanent ter inzage in het Centraal documentatiecentrum, krachtens artikel 19 van het Organisatiebesluit. De productenraming/begroting staat ter kennisneming van derden krachtens artikel 71 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. De mandateringsregelingen zijn eveneens van toepassing bij volmachten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Voor volmachten geldt als achtergrond artikel 3:61, tweede lid, BW, op grond waarvan een volmacht geldt zolang de wederpartij dat kon aannemen op basis van een verklaring of gedraging van de volmachtgever.

In de DR kwam de vraag aan de orde omtrent de werkwijze bij de huidige mandateringsregeling. Met name de beperking van het algemeen mandaat voor het aangaan van verplichtingen tot ? 50.000,- bleek ineffici