Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Veldhoven

Nota Vergunningverlening en handhaving  bij evenementen 2012 t/m 2015

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieVeldhoven
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingNota Vergunningverlening en handhaving  bij evenementen 2012 t/m 2015
CiteertitelNota Vergunningverlening en handhaving  bij evenementen 2012 t/m 2015
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpopenbare orde en veiligheid
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Algemene plaatselijke verordening

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Uitvoeringsnota Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

15-04-2012Nieuwe regeling

27-03-2012

De Ahrenberger, 11-04-2012

12.000

Tekst van de regeling

Intitulé

Nota Vergunningverlening en handhaving  bij evenementen 2012 t/m 2015

 

 

Samenvatting

 

Voor u ligt de Nota Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015. Ter uitvoering van deze nota wordt de Uitvoeringsnota Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015 (verder genoemd: Uitvoeringsnota) aan het college en de burgemeester ter vaststelling aangeboden. Daarnaast is de Nota Administratieve organisatie Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015 (verder genoemd: Nota Administratieve organisatie) aan het Managementteam ter kennisname aangeboden.

Evenementen vervullen een belangrijke rol in het maatschappelijke verkeer, zowel in economische als in sociaal-culturele zin. Evenementen brengen vertier en vermaak en dragen bij aan de sociale samenhang. Het gemeentebestuur staat dan ook positief tegenover het organiseren van evenementen. Evenementen kunnen echter ook risico’s met zich meebrengen. Risico’s kunnen zich voordoen op het gebied van veiligheid, maar bijvoorbeeld ook op het gebied van overlast voor de omgeving.

In Veldhoven worden jaarlijks gemiddeld 234 evenementen georganiseerd, waarvan de meesten jaarlijks terugkerend (vaak op dezelfde wijze) zijn. Dit aantal is gebaseerd op de evenementen van 2010. Het betreft onder andere buurt- en wijkevenementen, wedstrijden, markten, tochten en muziekfeesten.

 

Risico’s en risicomatrix

Evenementen worden beoordeeld in het kader van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid, de bescherming van het milieu en de waarborgen die de organisatie biedt voor een goed verloop van het evenement. Deze beoordeling van evenementen vond tot op heden zonder vastgestelde risicoanalyse plaats. Om deze reden is een risicomatrix voor evenementen opgesteld en deze wordt, ter uitvoering van deze nota, vastgesteld door het college en de burgemeester. Uit de risicomatrix vloeit een classificatie voor evenementen voort. Een evenement kan worden geclassificeerd als klasse A (regulier evenement), klasse B (evenement met verhoogde aandacht) of klasse C (risico-evenement). Deze classificatie is bedoeld om risico’s van het betreffende evenement in te kunnen schatten. De classificaties die genoemd worden in deze nota zijn niet gelijk aan de classificaties die genoemd worden in de Regionale Handreiking evenementenveiligheid.

 

Nieuwe werkwijze; deregulering en administratieve lastenverlichting

Bij de ontwikkeling van deze nota is gezocht naar juridisch haalbare en verantwoorde deregulering en administratieve lastenverlichting bij evenementen voor organisatoren van evenementen en de gemeente.

Met de vaststelling van de Nota Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015 wordt een grote dereguleringsslag en administratieve lastenverlichting (voor zowel evenementenorganisatoren als gemeente) bereikt. Dit als gevolg van de nieuwe werkwijze voor evenementen op basis van de risicomatrix en vergunningverlening en acceptatie voor meldingen voor evenementen voor onbepaalde tijd. Door de nieuwe werkwijze voor evenementen blijven er veel minder meldingplichtige en vergunningplichtige evenementen over. Wel wordt aan de overgebleven meldingplichtige en vergunningplichtige evenementen daarentegen nog meer aandacht aan veiligheid besteed.

De nieuwe werkwijze houdt het volgende in. Klasse A-evenementen worden vrijgesteld van de melding- en vergunningplicht, onder oplegging van nadere regels. Klasse B-evenementen zijn meldingplichtig, waarbij aan de hand van een quickscan wordt bepaald of het evenement door kan gaan en of er standaard- dan wel aanvullende voorschriften verbonden moeten worden aan het evenement. Klasse C-evenementen zijn vergunningplichtig, waaraan maatwerkvoorschriften worden verbonden. Hiermee wordt zo ver mogelijk gegaan in het kader van juridisch haalbare en verantwoorde deregulering en administratieve lastenverlichting.

Bij deze dereguleringsslag wordt de verantwoordelijkheid bij de organisator van een evenement neergelegd, waar dat acceptabel geacht wordt. Ook worden de administratieve lasten (zowel voor de evenementenorganisatoren als de gemeente) verlicht door het verlenen van evenementenvergunningen en het accepteren van evenementenmeldingen voor onbepaalde tijd, daar waar mogelijk is.

 

De verwachting bestaat dat er jaarlijks door deze nieuwe werkwijze voor evenementen 112 vrijgestelde evenementen, 107 meldingplichtige evenementen en 15 vergunningplichtige evenementen zullen zijn. Dit staat tegenover de huidige 157 evenementenvergunningen en 77 evenementenmeldingen op jaarbasis.

 

De nieuwe werkwijze voor evenementen vindt zijn juridische grondslag in de Apv en zijn financiële grondslag in de Legesverordening. Deze zullen voor het onderdeel ‘evenementen’ gewijzigd vastgesteld dienen te worden.

 

Financiële gevolgen; potentiële bezuiniging en leges

Voor de gemeente is naar aanleiding van de nieuwe werkwijze voor evenementen (vrijstellingen, meldingen en vergunningen) en de verlening c.q. acceptatie voor onbepaalde tijd op termijn een potentiële forse bezuiniging van 77% op totale ambtelijke capaciteit aanwezig ten aanzien van vergunningverlening voor evenementen. Het effectueren van deze bezuiniging moet echter nader onderzocht worden, aangezien dit een herschikking van werkzaamheden op diverse afdelingen inhoudt. Dit onderzoek en de effectuering hiervan hebben tijd nodig.

Vanwege het bovenstaande is er ook een wijziging in legestarieven voor evenementen. Met deze nota wordt voor de legestarieven afgeweken van de norm voor kostendekkendheid van 100 % (Nota Kaderstelling legesbeleid Gemeente Veldhoven). De legestarieven zijn namelijk 5,5 % kostendekkend in 2012. Dit om de levendigheid door evenementen in Veldhoven te stimuleren en daarom particulieren, verenigingen en stichtingen niet op te zadelen met dergelijke hoge legeskosten in verband met de norm van 100 %. Daarnaast vindt er een jaarlijkse legesinkomstenderving plaats van € 5.715,00 in 2012 ten opzichte van 2010. Tegenover deze verminderde inkomsten staan fors minder kosten door de dereguleringsslag en administratieve lastenverlichting.

 

Administratieve organisatie en communicatie

Vergunningverlening

Ter uitvoering van deze nota is een nieuw werkproces voor de behandeling van evenementen beschreven dat recht doet aan de nieuwe werkwijze voor evenementen.

Dit werkproces is opgenomen in de Nota Administratieve organisatie Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015. Daarbij is het doel om evenementenvergunningen en –meldingen met de juiste kwaliteit te verlenen c.q. te accepteren.

 

Handhaving & Toezicht

Met de nieuwe werkwijze voor evenementen en de juiste kwaliteit in voorschriften kan met meer effect gehandhaafd worden. Er wordt projectmatig toezicht gehouden en er kan adequaat worden gehandhaafd vanwege juridisch handhaafbare voorschriften voor evenementen.

Ook wordt een sanctielijst vastgesteld door het college (opgenomen als bijlage bij de Uitvoeringsnota) die gehanteerd moet worden bij een geconstateerde overtreding bij een evenement. In de sanctielijst is voor een geconstateerde overtreding de categorie van overtreding met bijbehorende sanctie en, indien van toepassing, de hoogte van de dwangsom opgenomen.

 

Communicatie

De veranderingen ten aanzien van vrijstellingen, meldingen en vergunningen voor evenementen worden gecommuniceerd naar organisatoren van evenementen die in 2010 een evenement hebben georganiseerd. Het overgrote deel is namelijk jaarlijks terugkerend. De organisatoren van evenementen in 2010 worden geïnformeerd over de inschaling van hun evenement: vrijgesteld, meldingplichtig of vergunningplichtig.

Organisatoren van vrijgestelde evenementen worden daarnaast geïnformeerd over de nadere regels die gelden voor een dergelijk evenement.

Daarnaast worden ook de burgers en bedrijven in Veldhoven over de nieuwe werkwijze geïnformeerd. Ook de website wordt naar aanleiding van deze nota up-to-date gebracht.

 

Instemming met beleid

De Brandweer heeft schriftelijk goedkeuring gegeven voor de Nota Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015 en de daaruit voortvloeiende nota’s. De GHOR staat achter hun input die zij hebben gegeven voor de nota’s. De politie heeft vanuit de veiligheidsregio ook een positief advies voor deze nota gegeven.

 

Inleiding

In Veldhoven worden jaarlijks diverse evenementen georganiseerd. Het betreft onder andere buurt- en wijkevenementen, wedstrijden, markten, tochten en muziekfeesten. De aanleidingen voor het organiseren van evenementen zijn ook divers: culturele activiteiten, jubilea, toeristische activiteiten etc.

Evenementen vervullen een belangrijke rol in het maatschappelijke verkeer, zowel in economische als in sociaal-culturele zin. Evenementen brengen vertier en vermaak en dragen bij aan de sociale samenhang. Het gemeentebestuur staat dan ook positief tegenover het organiseren van evenementen. Evenementen kunnen echter ook risico’s met zich meebrengen. Risico’s kunnen zich voordoen op het gebied van openbare orde en veiligheid, maar bijvoorbeeld ook op het gebied van overlast voor de omgeving.

 

0.1.Afbakening

Deze nota is ingestoken vanuit openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en milieu, wat betekent dat de pijlers “duurzaamheid, leefbaarheid en veiligheid” in deze nota zijn meegenomen. De sociaal-culturele visie over evenementen en subsidieverlening met betrekking tot evenementen zijn niet in deze nota opgenomen.

 

Kermissen zijn ook evenementen. Voor de vier reguliere kermissen in Veldhoven is afzonderlijk beleid ontwikkeld, namelijk het Beleid ‘Organisatie en handhaving kermissen in Veldhoven 2010 t/m 2013’. Voor zaken die niet in of als uitvloeisel van het afzonderlijke beleid geregeld zijn, is deze nota van toepassing.

 

Ter uitvoering van deze nota wordt de Uitvoeringsnota Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015 (verder genoemd: Uitvoeringsnota) aan het college en de burgemeester ter vaststelling aangeboden. Daarnaast is de Nota Administratieve organisatie Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015 (verder genoemd: Nota Administratieve organisatie) aan het Managementteam ter kennisname aangeboden.

 

0.2.Aanleiding

Tot op heden vindt vergunningverlening voor evenementen plaats zonder vastgestelde risicoanalyse. Op basis van een risicoanalyse kunnen risico’s objectief op waarde worden geschat en kan hierop ingespeeld worden. Onder andere door het stellen van de juiste voorschriften of het evenement geen doorgang te laten vinden. Om dit objectief te kunnen beoordelen bestaat binnen de gemeente Veldhoven de behoefte aan een risicomatrix voor evenementen waaruit een risicoclassificatie voortvloeit.

 

Daarnaast bestaat de wens om verder te dereguleren en administratieve lasten te verlichten met betrekking tot evenementen. Tijdens de ontwikkeling van deze nota is dit onderzocht, evenals het behalen van efficiencyvoordelen en bezuinigingen.

 

0.3.Doel

Het doel is te komen tot een integrale en multidisciplinaire Nota Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015, ingestoken vanuit dienstverlening, regelgeving en openbare orde & veiligheid, wat als beleidskader dient voor vergunningverlening en toezicht & handhaving van evenementen (m.u.v. de kermissen) in Veldhoven. Daarnaast bestaat de wens om de volgende zaken te bereiken c.q. te ontwikkelen, namelijk:

  • ¨

    De dienstverlening t.a.v. evenementen wordt verhoogd: door het langdurig verlenen van een evenementenvergunning voor jaarlijks terugkerende evenementen;

  • ¨

    Efficiencyvoordeel in vergunningverlening en handhaving & toezicht m.b.t. evenementen;

  • ¨

    Een vastgestelde risicomatrix om als gemeente voorwaarden te kunnen scheppen om evenementen op een veilige en verantwoorde wijze te laten plaatsvinden en daarbij prioriteiten te stellen;

  • ¨

    Duidelijkheid in regels voor evenementen: zowel voor organisatoren van evenementen, burgers als voor medewerkers van de gemeente Veldhoven en externe partners als het gaat om de beoordeling van evenementen;

  • ¨

    Vergunningverlening voor evenementen met de juiste kwaliteit: hiermee wordt bedoeld dat de noodzakelijke voorschriften aan de vergunning zijn verbonden, de vergunning volledig is en dat de vergunningsvoorschriften handhaafbaar zijn.

 

Een aantal zaken betreft uitvoering van deze nota en de uitvoering hiervan wordt dan ook omschreven in de Uitvoeringsnota en de Nota Administratieve organisatie.

 

0.4.Maatschappelijke ontwikkelingen/landelijke trends

De laatste jaren is er meer aandacht ontstaan voor veiligheid bij evenementen. Over het algemeen verlopen evenementen ordelijk en profijtelijk, maar dat het soms ernstig mis kan gaan blijkt uit een aantal gebeurtenissen in het verleden. Hierbij moet gedacht worden aan:

  • ¨

    Pukkelpop 2011 (extreme weersomstandigheden),

  • ¨

    Koninginnedag 2009 (aanslag Koninklijke Familie),

  • ¨

    Flora in Bovenkarspel (legionella),

  • ¨

    Jamboree in Liempde (uitbraak norovirus),

  • ¨

    Dance Valley (zware regenval) en

  • ¨

    Nijmeegse Vierdaagse (hittegolf).

 

Veldhoven wil meer coördinatie aanbrengen in veiligheid bij evenementen, zodat er beter ingespeeld kan worden op de risico’s bij een evenement indien dit nodig mocht zijn. Ook de overlast die evenementen kunnen veroorzaken voor de omliggende omgeving moet zoveel als mogelijk voorkomen dan wel beperkt worden.

 

0.5.Analyse evenementen Veldhoven

De gegevens over de evenementen van 2009 en 2010 in Veldhoven zijn geanalyseerd. Gebleken is dat de evenementen in 2009 en 2010 grotendeels gelijk aan elkaar zijn; om deze reden is voor deze nota gebruik gemaakt van de aantallen van het meest recente jaar, namelijk de aantallen met betrekking tot de evenementen van 2010. Wel is een toename te zien van het aantal buurt- en wijkevenementen in 2010. Dit is waarschijnlijk mede te danken aan de gemeentelijke subsidieregeling voor straat- en buurtevenementen. Vanuit praktisch oogpunt, wordt de subsidieregeling losgekoppeld van het juridische middel (bijvoorbeeld melding of vergunning) om een evenement te mogen organiseren.

 

Aantal evenementen

In 2010 zijn in totaal 234 evenementen georganiseerd waarvoor bij de gemeente een melding is ingediend of een evenementenvergunning is aangevraagd. Hierbij gaat het onder andere om 76 buurt- en wijkevenementen, 57 inrichtingsgebonden evenementen en 18 (op-/in)tochten. Het restant is te divers om per soort te benoemen.

Voor 157 van de 234 evenementen is in 2010 een vergunning verleend en voor 77 stuks is een melding ingediend.

 

Jaarlijks terugkerende evenementen

Gebleken is dat veel evenementen in Veldhoven jaarlijks, vaak op dezelfde wijze, terugkeren. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarlijkse buurtbarbecue en jeugdwandeldriedaagse, maar ook aan de grotere evenementen in Veldhoven, zoals de Oranjemarkt, Zilst Mert en Cult & Tumult.

 

0.6. Inwerkingtreding nota

Deze nota treedt, na vaststelling door de gemeenteraad op 27 maart 2012, na schriftelijke bekendmaking in werking op 15 april 2012, tegelijkertijd met de datum dat de Algemene plaatselijke verordening (Apv) en de Legesverordening, beiden onder andere gewijzigd voor het onderdeel ‘evenementen’, in werking treden. De nieuwe werkwijze voor evenementen vindt namelijk zijn juridische grondslag in de Apv en zijn financiële grondslag in de Legesverordening.

 

De schriftelijke bekendmaking vindt plaats in weekblad de Ahrenberger. Ook zal deze nota tegelijkertijd met de bekendmaking ter inzage worden gelegd.

 

0.7.Beleidsregel; afwijking daarvan

Deze nota verkrijgt de juridische status van beleidsregel conform de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Het bestuursorgaan handelt overeenkomstig de beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. Deze afwijkingsbevoegdheid wordt niet gemandateerd door het bevoegd bestuursorgaan en indien nodig zal een goed gemotiveerd afwijkingsvoorstel voorgelegd worden aan het betreffende bestuursorgaan.

 

0.8.Evaluatie

Eens per jaar zal worden bekeken hoe de nieuwe werkwijze voor evenementen operationeel verloopt. Verder worden de risico-evenementen (klasse C) operationeel geëvalueerd en hierover zal een jaarverslag aan het college aangeboden worden. Dit jaarverslag zal ook gepubliceerd worden in weekblad De Ahrenberger.

Halverwege het jaar 2015 wordt deze nota geëvalueerd en op dat moment zal worden bezien of deze nota gecontinueerd kan worden of dat de nota aanpassing behoeft.

 

Hoofdstuk 1 Risico’s bij en risicomatrix voor evenementen

In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de risico’s rond evenementen en de aanpak ervan. De afgelopen jaren is de aandacht voor veiligheid op en rond evenementen toegenomen. Zowel overheden als organisatoren zijn meer aandacht gaan besteden aan de mogelijke risico’s en aan de maatregelen die genomen moeten worden om de risico’s te beperken en om adequaat te kunnen ingrijpen als het misgaat.

 

1.1.Veiligheidsrisico’s en aanpak

Op basis van de formule “Risico = Kans x Effect” vormen de evenementen met de hoogste score de basis om veiligheidsmaatregelen op te baseren. Maar ook risico’s met een zeer grote kans en een beperkt effect of juist risico’s met een kleine kans maar een onacceptabel effect kunnen reden zijn om maatregelen tegen te nemen. De mate van onveiligheid als gevolg van incidenten die weinig voorkomen, zoals rampen en ongevallen, kunnen we niet bepalen op basis van incidenten in het verleden. Daarvan zijn er te weinig, daarnaast zijn deze onvoorspelbaar en valt dit onder het geldende Rampenplan van de gemeente Veldhoven. Toch vergt veiligheidsbeleid dat we een verantwoorde inschatting maken van de kans dat dergelijke incidenten zich voordoen en van de gevolgen in termen van slachtoffers en schade.

 

1.2.Risicomatrix

Voor betrokken partijen, zoals de gemeente, de politie en de brandweer is het zaak om risico’s te betrekken in een risicoanalyse van een evenement. Ter uitvoering van deze nota is in de Uitvoeringsnota de risicomatrix voor evenementen en de toelichting daarop opgenomen. Deze risicomatrix is ingestoken vanuit openbare orde en veiligheid en de belasting van de omgeving door het evenement. De risico’s zijn in te schatten op soort evenement, samenstelling publiek, locatie en tijdstip van het evenement, belasting omgeving door het evenement en openbare orde en veiligheid/bestuurlijke gevoeligheid.

 

Beslispunt:

Evenementen voortaan te beoordelen door middel van een risicoanalyse op basis van de risicomatrix voor evenementen.

 

Veldhovens model

Voor de risicomatrix voor evenementen in Veldhoven is de risicomatrix uit het ‘Handboek Openbare orde en veiligheid bij evenementen (2008)’ van de Veiligheidsregio Limburg-Noord als leidraad genomen. Dit is een regionaal model. Hieruit is een Veldhovens model ontstaan. In het Veldhovens model is de expertise van de verschillende vakgebieden met betrekking tot evenementen opgenomen, zodat een objectieve integrale afweging kan ontstaan. Naast openbare orde en veiligheid is ook de belasting van de omgeving door het evenement meegenomen in de matrix.

Tijdens de ontwikkeling van deze nota is gezocht naar regionale gemeentelijke afstemming voor een uniforme en eenduidige risicomatrix voor evenementen. Dit bleek momenteel niet haalbaar te zijn. Sommige gemeenten hebben hier geen behoefte aan, anderen zien de meerwaarde hier niet van in.

 

1.3.Classificatie evenementen

Door het invullen van de risicomatrix voor evenementen worden de evenementen geclassificeerd als:

  • ¨

    Klasse A (regulier evenement),

  • ¨

    Klasse B (evenement met verhoogde aandacht), of,

  • ¨

    Klasse C (risico-evenement).

 

N.B. De classificaties die genoemd worden in deze nota zijn niet gelijk aan de classificaties die genoemd worden in de Regionale Handreiking evenementenveiligheid.

 

Voor de gemeente en de hulpdiensten is het van belang welke risico’s bij een evenement aanwezig zijn en of het evenement dusdanig risicovol is dat bijvoorbeeld een multidisciplinaire afstemming noodzakelijk is in de vorm van een evenementenvergunning met maatwerkvoorschriften of dat volstaan kan worden met standaardvoorschriften, waarbij geen of weinig multidisciplinaire afstemming nodig is. Met de risicomatrix kan een evenement ingeschaald worden op basis van de risico’s.

 

Op basis van de risicomatrix kunnen de evenementen met behulp van hun specifieke kenmerken en risico’s worden onderverdeeld in drie soorten evenementen:

 

Klasse A: Regulier evenement

Dit zijn kleinschalige evenementen waarbij de risico’s van dien aard zijn dat er geen aanvullende maatregelen getroffen hoeven te worden. Standaardmaatregelen en -voorschriften voldoen.

 

Klasse B: Evenement met verhoogde aandacht

Hierbij gaat het om (grootschalige) evenementen met een gemiddeld risico, waarvoor wel verhoogde aandacht moet zijn. Meestal kan met standaardvoorschriften en maatregelen volstaan worden. Soms moeten aanvullende voorschriften gesteld worden door de gemeente. De gemeente vraagt advies aan bij de betrokken interne en externe partners, indien zij dit nodig acht.

 

Klasse C: Risico-evenement

Dit zijn (grootschalige) evenementen met een verhoogd risico. In- en externe partners (politie, brandweer etc.) dienen gezamenlijk maatwerkvoorschriften, maatregelen en een gezamenlijk afgestemd advies richting en in overleg met de gemeente op te stellen (multidisciplinair overleg).

 

1.4.Diepere risicoanalyse

Bij C-evenementen zal een diepere risicoanalyse tijdens het multidisciplinair overleg gemaakt worden van het evenement. Voor het multidisciplinair overleg wordt een vaste dag en tijdstip in de agenda’s van mogelijk betrokken adviseurs gepland.

Bij de diepere risicoanalyse is scenario denken en specialistische kennis binnen de gemeente en hulpdiensten noodzakelijk. Om deze reden wordt de diepere risicoanalyse bij een C-evenement uitgevoerd door de gemeente en de hulpdiensten samen. Uit deze analyse volgt een pakket van maatregelen om de risico’s te voorkomen dan wel te beperken.

Het zal duidelijk zijn dat het treffen van maatregelen gevolgen heeft voor de diepere risicoanalyse zelf. Wanneer men bijvoorbeeld besluit om een andere evenementenlocatie te kiezen, verandert het locatieprofiel. Er zijn terugkoppelingen waardoor de stappen van de risicoanalyse meer dan één keer doorlopen moeten worden. De risicoanalyse moet dus worden opgevat als een cyclus.

 

Bij de diepere risicoanalyse wordt onder andere gekeken naar:

  • ¨

    Publieksprofiel;

  • ¨

    De beschikbaarheid van capaciteit en kennis bij organisator;

  • ¨

    De beschikbaarheid van capaciteit en kennis bij overheid;

  • ¨

    Welke zaken kunnen het evenement beïnvloeden?;

  • ¨

    Verkeersprofiel;

  • ¨

    Ruimtelijk profiel (locatie);

  • ¨

    Handhaving;

  • ¨

    Openbaar vervoer en logistiek.

 

Overigens kan een dergelijke risicoanalyse ook bij B-evenementen plaatsvinden, indien dit noodzakelijk wordt geacht. Met deze diepere risicoanalyse wordt het voorbeeld vanuit de gemeente Eindhoven gevolgd. De diepere risicoanalyse voor Veldhoven is opgenomen in de Uitvoeringsnota.

 

Hoofdstuk 2 Deregulering en administratieve lastenverlichting

De basis voor een evenement is geregeld in de Algemene plaatselijke verordening (artikel 2:12 en 2:13 Apv). Juridisch gezien is er op het moment van de ontwikkeling van deze nota sprake van een melding- en een vergunningplicht voor evenementen.

Op basis van de gegevens over de evenementen in 2010 waren er 77 evenementen meldingplichtig en 157 evenementen vergunningplichtig.

 

Bij de ontwikkeling van deze nota is gezocht naar juridisch haalbare en verantwoorde deregulering en administratieve lastenverlichting bij evenementen voor organisatoren van evenementen en de gemeente. In deze nota wordt nog verder gegaan dan deregulering en administratieve lastenverlichting door evenementen vrij te stellen van een vergunningplicht of meldingplicht, met gebruik van nadere regels in combinatie met het neerleggen van de verantwoordelijkheid bij de organisator van een evenement, waar dat acceptabel geacht wordt. Ook worden de administratieve lasten verlicht en de dienstverlening verhoogd door het verlenen van evenementenvergunningen en het accepteren van evenementenmeldingen voor onbepaalde tijd, daar waar mogelijk is.

 

Tegelijkertijd met de vaststelling van deze nota zal de Apv gewijzigd vastgesteld dienen te worden voor evenementen. Dit naar aanleiding van de nieuwe werkwijze voor evenementen. Deze nieuwe werkwijze is gebaseerd op de nieuw ontwikkelde risicomatrix voor evenementen.

2.1.Nieuwe werkwijze voor evenementen

In 2010 zijn 234 evenementen georganiseerd waarvoor bij de gemeente een melding is ingediend of een vergunning is aangevraagd. Inschatting van de evenementen van 2010 op basis van de risicomatrix voor evenementen heeft de onderstaande nieuwe werkwijze voor evenementen opgeleverd. In het kader van deregulering en administratieve lastenverlichting is dit een gewenst effect.

 

2.1.1.Vrijgestelde evenementen

Deze evenementen zijn geclassificeerd als klasse A (regulier evenement) op basis van de risicomatrix. Deze evenementen brengen dermate weinig risico’s met zich mee en zijn daarom vrijgesteld van de vergunningplicht en meldingplicht. Voor deze evenementen gelden wel nadere regels (vastgesteld via Uitvoeringsnota), bijvoorbeeld voor tenten/overkappingen en geluid. De organisator hoeft geen actie te ondernemen richting gemeente voor een vergunning of melding, wat een administratieve lastenverlichting inhoudt voor de organisatie en de gemeente. De organisatie van het evenement blijft uiteraard wel verantwoordelijk voor het evenement. Dit betekent dat hij naar eigen oordeel de maatregelen zal moeten nemen die leiden tot zo min mogelijk risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, volksgezondheid en milieu. Een vrijgesteld evenement kan bijvoorbeeld vaak prima op een grasveld of plein georganiseerd worden, maar is niet toegestaan op een (drukke) doorgaande openbare weg. Ook wordt de organisator gewezen op de mogelijkheid van onderhoudswerkzaamheden aan het openbaar gebied om daar rekening mee te moeten houden. Ook kan de organisator de evenementenkalender van de VVV Veldhoven checken voor eventueel andere geplande evenementen. Communicatie en informatie over deze soort evenementen is erg belangrijk. Voor deze soort evenementen vindt in het voortraject geen andere inspanning dan communicatie en informatie meer plaats vanuit de gemeente of hulpdiensten. Gedurende het evenement kan altijd ingegrepen worden op basis van klachten, het niet naleven van de nadere regels en in het kader van de openbare orde en veiligheid.

 

De volgende evenementen zijn vrijgesteld op basis van de evenementen van 2010:

  • ¨

    Eendaagse buurt- en wijkevenementen (76x in 2010) met een maximum aantal van 250 gelijktijdig aanwezige personen;

  • ¨

    Tochten (toertocht, wandeltocht, spooktocht etc.) waarbij geen hinder ontstaat voor het verkeer en de hulpdiensten (dus bijvoorbeeld geen afsluiting van wegen en openbare parkeerplaatsen en omleidingsroutes en geen belemmering van rijlopers, maar met gebruik van verkeersbegeleiders en –regelaars) (15x in 2010);

  • ¨

    De volgende eendaagse evenementen met een maximum aantal van 250 gelijktijdig aanwezige personen, waarbij geen hinder ontstaat voor het verkeer en de hulpdiensten (dus bijvoorbeeld geen afsluiting van wegen en openbare parkeerplaatsen, geen omleidingsroutes en geen belemmering van rijlopers) (21x in 2010):

    • Opening;

    • Tentoonstelling;

    • Schoolevenement;

    • Modeshow;

    • Liefdadigheidsevenement;

    • Informatief evenement.

Voorwaarden vrijgesteld evenement

  • ¨

    Bij het mogen organiseren van een vrijgesteld evenement geldt de voorwaarde dat er geen gevaar aanwezig mag zijn of mag ontstaan voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en het milieu. Er mag bij een vrijgesteld evenement bijvoorbeeld geen sprake zijn van tegengestelde belangen en/of ervaringen uit het verleden waarbij de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en/of het milieu in het geding zijn geweest.

  • ¨

    Om een evenement vrijgesteld te mogen organiseren, mag het vrijgestelde evenement niet in de directe nabijheid van een ander evenement liggen.

Definities

  • ¨

    buurt-/wijkevenement: een evenement dat door en in de buurt c.q. wijk georganiseerd wordt. Voorbeelden hiervan zijn: buurtbarbecue, buurtfeest, wijkdag, garagesale, spellenmiddag.

  • ¨

    schoolevenement: een evenement dat door een onderwijsinstelling wordt georganiseerd en dat gericht is op onderwijs gerelateerde activiteiten;

  • ¨

    liefdadigheidsevenement: een evenement dat in hoofdzaak gericht is op en in het teken staat van liefdadigheid;

  • ¨

    informatief evenement: een evenement dat in hoofdzaak gericht is op één bepaald onderwerp of meerdere onderwerpen met als doel om er meer over te weten te komen of er iets van te leren.

 

Tochten

Bij tochten is het belangrijkste kenmerk dat er geen hinder ontstaat voor het verkeer en de hulpdiensten (dus bijvoorbeeld geen afsluiting van wegen en openbare parkeerplaatsen en omleidingsroutes). Er wordt hierbij vaak gebruik gemaakt van verkeersbegeleiders en –regelaars. Dit maakt het onderscheid met optochten, intochten en wedstrijden, waarbij wel vaak hinder ontstaat voor het verkeer en de hulpdiensten.

 

Andere inspanningen van organisator

Ook al hoeft de organisator van een vrijgesteld evenement het evenement niet te melden of een evenementenvergunning aan te vragen, wel kan het zijn dat er andere wet- en regelgeving van toepassing is op het evenement.

 

Ook kan het zo zijn dat de organisator bijvoorbeeld dranghekken wil reserveren bij de gemeente. Hiervoor moet de organisator wel inspanningen verrichten natuurlijk.

 

Zoals nu wordt ingeschat zijn er volgens de nieuwe werkwijze voor evenementen op jaarbasis 112 vrijgestelde evenementen, gebaseerd op de evenementen van 2010.

 

2.1.2.Meldingplichtige evenementen

Deze evenementen zijn geclassificeerd als klasse B (evenement met verhoogde aandacht) in de risicomatrix. Voor klasse B-evenementen is een melding bij de gemeente verplicht (via het formulier voor het organiseren van een evenement). De gemeente en de hulpdiensten willen geïnformeerd worden over het evenement. Uitgangspunt hierbij is dat er standaardvoorschriften gelden. Aanvullende voorschriften op de standaardvoorschriften kunnen worden verbonden aan het evenement, indien dit nodig wordt geacht.

Dit gevolg wordt getrokken naar aanleiding van een quickscan op een melding op grond van onder andere de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en het milieu. Ook wordt naar aanleiding van de quickscan bepaald of het evenement doorgang kan vinden. Het (niet) accepteren van een melding en het daaraan verbinden van voorschriften en beperkingen wordt beschouwd als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Gedurende het evenement kan altijd ingegrepen worden op basis van klachten, het niet naleven van de voorschriften en in het kader van de openbare orde en veiligheid.

 

De verwachting is dat het overgrote deel van de meldingplichtige evenementen met standaardvoorschriften kan doorgaan. Met deze meldingssystematiek wordt aansluiting gezocht bij de systematiek voor de melding Activiteitenbesluit en de melding Gebruiksbesluit.

De evenementenmeldingen kunnen daarnaast, waar mogelijk, voor onbepaalde tijd geaccepteerd worden. Hier wordt verderop in deze nota nader op ingegaan.

 

Zoals nu wordt ingeschat zijn er volgens de nieuwe werkwijze voor evenementen 107 meldingplichtige evenementen, gebaseerd op de evenementen van 2010. Voorbeelden hiervan zijn: een beurs in een inrichting, carnavalsoptocht, intocht Sinterklaas en uitbreiding terras bij horeca-inrichting voor een evenement. Dit zijn algemene voorbeelden. Afwijking hierop is mogelijk, aangezien een evenement diverse aspecten kan hebben.

 

2.1.3.Vergunningplichtige evenementen

Deze evenementen zijn geclassificeerd als klasse C (risico-evenement) in de risicomatrix. Voor deze soort evenementen dient de organisator een aanvraag voor een evenementenvergunning in te dienen bij de gemeente (via het formulier voor het organiseren van een evenement). De aanvraag om een evenementenvergunning wordt beoordeeld en aan de evenementenvergunning worden maatwerkvoorschriften verbonden. De evenementenvergunningen kunnen daarnaast, waar mogelijk, voor onbepaalde tijd verleend worden. Hier wordt verderop in deze nota nader op ingegaan.

Zoals nu wordt ingeschat zijn er volgens de nieuwe werkwijze voor evenementen 15 vergunningplichtige evenementen, gebaseerd op de evenementen van 2010. Voorbeelden hiervan zijn: Cult & Tumult, Zilst Mert en Oranjemarkt.

 

Juridische grondslag in Apv

Deze bovenstaande nieuwe werkwijze voor evenementen vindt zijn juridische grondslag in de Apv.

 

Beslispunt:

Evenementen volgens de nieuwe werkwijze voor evenementen uit te voeren, d.w.z. in de vorm van vrijgestelde, meldingplichtige en vergunningplichtige evenementen.

 

2.2. Verschuiving n.a.v. nieuwe werkwijze evenementen

Van melding/vergunning naar vrijstelling met nadere regels

Buurt- en wijkevenementen

In 2010 zijn er 76 van dergelijke buurt- en wijkevenementen georganiseerd (voor zover bij de gemeente bekend). Voorbeelden van buurt- en wijkevenementen zijn: een buurtbarbecue, straatfeest, wijkdag, garagesale en spellenmiddag.

In 2010 waren de meeste buurt- en wijk evenementen meldingplichtig onder oplegging van algemene voorschriften. In 2010 was het wel zo dat er mede door de inwerkingtreding van de subsidieregeling voor buurt- en wijkactiviteiten ook evenementenvergunningen zijn aangevraagd, terwijl dit niet nodig is.

 

Tochten (toertocht, wandeltocht, spooktocht etc.)

In 2010 zijn er 15 tochten georganiseerd (voor zover bij de gemeente bekend). Van de 15 tochten zijn er 9 met een evenementenvergunning verleend en 6 door middel van het indienen van een melding.

 

Specifiek vrijgestelde evenementen

Bepaalde soorten evenementen zijn specifiek vrijgesteld op basis van de nieuwe werkwijze. In 2010 zijn er 21 van dergelijke specifiek vrijgestelde evenementen georganiseerd (voor zover bij de gemeente bekend). Van de 21 specifiek vrijgestelde evenementen zijn er 12 met een evenementenvergunning verleend en 9 door middel van het indienen van een melding.

 

Van melding/vergunning naar melding

Voor een aantal evenementen dat in 2010 vergunningplichtig was, kan worden volstaan met een melding (met standaardvoorschriften of aanvullende voorschriften).

88 evenementen worden meldingplichtig in plaats van vergunningplichtig (zoals zij waren in 2010) en een gedeelte van de meldingen blijft een melding.

 

Van vergunning naar vergunning

15 van de in 2010 aanwezige 157 evenementenvergunningen blijven vergunningplichtig. Dit is slechts 6,4 % van de totaal 234 evenementen op jaarbasis. Hierbij gaat het om de risicovolle evenementen.

 

2.3.Inschaling evenementen

Aangezien veel evenementen in Veldhoven op dezelfde wijze jaarlijks terugkerend zijn, worden de evenementen van 2010 ingeschaald in vrijstelling, meldingplichtig en vergunningplichtig en worden de organisatoren van evenementen van 2010 geïnformeerd over het feit of het evenement, zoals dat in 2010 georganiseerd is, vrijgesteld, meldingplichtig of vergunningplichtig is. Dit vanwege servicegerichte dienstverlening.

 

Organisatoren van nieuwe evenementen kunnen zelf inschatten of het betreffende evenement vrijgesteld is of niet. In de toekomst zal een organisator deze eigen inschatting via een beslisboom op de website van de gemeente Veldhoven kunnen doorlopen.

De inschaling in meldingplichtig of vergunningplichtig gebeurt door de gemeente aan de hand van het formulier voor het organiseren van een evenement op basis van de risicomatrix voor evenementen.

 

2.4.Evenementenvergunningen en –meldingen voor onbepaalde tijd

Onderzocht is of er evenementenvergunningen c.q. –meldingen voor onbepaalde tijd verleend c.q. geaccepteerd kunnen worden, aangezien veel evenementen op eenzelfde manier jaarlijks terugkeren. Gebleken is dat dit realiseerbaar is voor dergelijke evenementen en onbepaalde tijd verlening c.q. acceptatie zal dan ook het uitgangspunt worden.

 

In zo’n evenementenvergunning en geaccepteerde melding kunnen echter nog geen data voor het evenement in de volgende jaren worden vermeld. Om deze reden zal wel jaarlijks de datum van het evenement aangeleverd moeten worden bij de gemeente.

 

Evenementen waarbij de aard van het evenement zich op voorhand al tegen onbepaalde tijd verlening of acceptatie verzet worden voor bepaalde tijd verleend. Dit is het geval bij evenementen waarbij verwacht wordt dat het evenement nooit exact op dezelfde manier zal terugkeren (bijvoorbeeld: jubileumfeest). Een ander voorbeeld hiervoor zijn de circussen en monstertruck/-stuntshows; deze worden in ieder geval niet voor onbepaalde tijd verleend dan wel geaccepteerd, aangezien het roulatiesysteem zich daartegen verzet. In de vergunning dan wel geaccepteerde melding wordt bepaald of de vergunning dan wel geaccepteerde melding voor onbepaalde of bepaalde tijd geldt. De nadere onderbouwing voorevenementenvergunningen en –meldingen voor onbepaalde tijd en de spelregels die hier aan verbonden zijn, zijn opgenomen in de Uitvoeringsnota.

 

Beslispunt:

Evenementenvergunningen en evenementenmeldingen te verlenen c.q. te accepteren voor onbepaalde tijd, daar waar mogelijk is, onder oplegging van voorwaarden en voorschriften.

 

Hoofdstuk 3 Financiële gevolgen: potentiële bezuiniging en leges

Als gevolg van deregulering en administratieve lastenverlichting voor evenementen is er sprake van een potentiële forse bezuiniging op capaciteit, en daarmee samenhangend, de kosten daarvan die behaald zouden kunnen worden. Daarnaast dienen de legestarieven gewijzigd te worden.

 

3.1.Potentiële bezuiniging

Bij deregulering en administratieve lastenverlichting bestaat de wens om meer klantgericht te werken en de dienstverlening te vergroten. Daarnaast is het gewenst om bezuinigingen door te voeren.

De potentiële bezuiniging als gevolg van deze nota heeft te maken met de nieuwe werkwijze voor evenementen (vrijgesteld/meldingplichtig/vergunningplichtig) en de vergunningverlening en acceptatie van meldingen voor onbepaalde tijd. Beide oorzaken dragen voor ongeveer de helft bij aan de totale potentiële bezuiniging. De potentiële bezuiniging is te vinden in het meldingen- en vergunningentraject tot aan besluitvorming op de melding c.q. aanvraag voor het organiseren van het evenement. Dit is exclusief de uren voor de inzet van toezicht & handhaving voorafgaande aan en tijdens het evenement, de politionele operationele voorbereiding en inzet van politie en brandweer tijdens het evenement. De nadere berekening voor de potentiële bezuiniging is opgenomen in de Nota Administratieve organisatie.

 

77 % van de totale benodigde ambtelijke capaciteit voor vergunningverlening voor evenementen op basis van de realisatiegegevens van 2010 zou op termijn bezuinigd kunnen worden. Het effectueren van deze potentiële bezuiniging moet echter nader onderzocht worden, aangezien dit een verschuiving van werkzaamheden op diverse afdelingen inhoudt. Dit onderzoek en de effectuering hebben tijd nodig.

 

Hiermee wordt tegemoet gekomen aan een doel van deze nota, namelijk “Efficiencyvoordeel in vergunningverlening en handhaving & toezicht m.b.t. evenementen”.

 

Bezuinigingsmaatregel

Het verlenen van evenementenvergunningen voor langere tijd is als bezuinigingsmaatregel voor de jaren 2011 t/m 2014 opgenomen in de voorjaarsnota 2011. De voordelen die daarbij benoemd zijn, zijn: 2011 € 3.000,00, 2012 en 2013 € 10.000,00 en 2014 € 5.000,00. Met het effectueren van de bovenstaande potentiële bezuiniging zou deze bezuinigingsmaatregel ruimschoots gehaald worden.

 

3.2.Legestarieven

In de Nota Kaderstelling legesbeleid Gemeente Veldhoven (hierna genoemd: Nota) is afgesproken om legesproducten 100% kostendekkend te laten zijn. Een melding waaraan aanvullende voorschriften moeten worden verbonden en een evenementenvergunning zijn beiden legesproducten en worden opgenomen in titel 3, hoofdstuk 2 (Organiseren evenementen of markten) van de Legesverordening. De legestarieven in titel 3 moeten op hoofdstukniveau 100% kostendekkend zijn. Dit betekent dat er alleen kruissubsidiëring mag plaatsvinden tussen de legesproducten evenementenmelding en de -vergunning binnen hetzelfde betreffende hoofdstuk en niet met andere hoofdstukken in titel 3. Een melding waarbij volstaan kan worden met standaardvoorschriften is gratis, maar de quickscan (en eventueel advies) die hiervoor uitgevoerd moeten worden wordt toegerekend aan evenementenvergunningen en

–meldingen met aanvullende voorschriften via kruissubsidiëring. Dit geldt hetzelfde voor de informatieverstrekking voor vrijgestelde evenementen.

 

Legestarieven

Bij de totstandkoming van de onderstaande legestarieven voor evenementen in Veldhoven is het volgende van belang:

  • ¨

    De onderstaande kostendekkendheid in 2012 is gebaseerd op de nieuwe werkwijze voor evenementen (vrijstelling, meldingplichtig en vergunningplichtig) en op onbepaalde tijd verlening c.q. acceptatie;

  • ¨

    De tijdsbesteding voor een evenementenvergunning ligt naar verwachting ongeveer driemaal zo hoog als de gemiddelde tijdsbesteding voor een evenementenmelding;

  • ¨

    De meeste evenementenmeldingen in 2012 en verder, waren in 2011 en daarvoor vergunningplichtig (€ 45,00), waardoor het tarief voor deze evenementenorganisatoren gelijk is gebleven. Daarnaast zijn een aantal meldingen van 2011 en daarvoor vanaf 2012 vrijgesteld, wat voor hen een verlaging in tarief naar € 0,00 betekent;

  • ¨

    De legestarieven worden in de jaren na 2012 geïndexeerd volgens het indexpercentage voor de tarieven in de Legesverordening, zolang niet anders is bepaald bij afzonderlijk besluit.

 

Hieronder volgen de oude en nieuwe legestarieven en de bijbehorende kostendekkendheid.

 

2011

2012

Vrijstelling evenement

n.v.t.

€ 0,00

Evenementenmelding met standaardvoorschriften

€ 0,00

€ 0,00

Evenementenmelding met aanvullende voorschriften

n.v.t.

€ 45,00

Evenementenvergunning

€ 45,00

€ 135,00

Kostendekkendheid

6,8%

5,5%

Geen 100% kostendekkendheid

Indien het streven van 100% kostendekkendheid voor evenementen gevolgd zou worden, uitgaande van € 45,00 voor een evenementenmelding met aanvullende voorschriften en € 0,00 voor een evenementenmelding met standaardvoorschriften en vrijgestelde evenementen, zou het tarief per evenementenvergunning uitkomen op € 5.015,00. Dit is een ongewenste situatie. Vanwege het levendige karakter van evenementen wil de gemeente Veldhoven evenementen stimuleren en daarom niet particulieren, verenigingen en stichtingen opzadelen met dergelijke hoge kosten.

Om deze reden wordt voorgesteld om de bovenstaande nieuwe legestarieven door te voeren voor 2012 en voor de jaren daarna de tarieven te indexeren volgens het indexpercentage voor de tarieven in de Legesverordening. Met deze nieuwe legestarieven wordt geen 100% kostendekkendheid voor de legestarieven voor evenementen behaald. Hiermee wordt afgeweken van de kaders zoals opgenomen in de Nota Kaderstelling legesbeleid Gemeente Veldhoven. Overigens zijn de leges voor evenementenvergunningen (en –meldingen) in de voorgaande jaren ook niet kostendekkend geweest. Voorbeeld: in 2010 (per 1 oktober 2010) en 2011 was de kostendekkendheid 6,8%, uitgaande van een legestarief van € 45,00 voor een evenementenvergunning en € 0,00 voor een evenementenmelding.

 

Beslispunt:

Met de bovenstaande nieuwe legestarieven af te wijken van de norm voor kostendekkendheid in de Nota Kaderstelling legesbeleid Gemeente Veldhoven.

 

Met de verhoging in legestarief voor een evenementenvergunning ten opzichte van voorgaande jaren bestaat de kans dat evenementenorganisatoren die een evenementenvergunning nodig hebben een aanvraag indienen voor een hogere subsidie bij de gemeente.

 

Daarentegen is het ook zo dat men maar eenmalig legeskosten hoeft te betalen, indien de melding dan wel vergunning voor onbepaalde tijd wordt geaccepteerd c.q. verleend.

 

Gevolg voor legesinkomsten n.a.v. deregulering

Uitgaande van bovenstaande legestarieven wordt een bedrag van € 1.350,00 aan legesinkomsten ontvangen door de gemeente in 2012. De verwachting is dat op jaarbasis 15 van het totaal aan 25 meldingen met aanvullende voorschriften en 5 van het totaal van 15 evenementenvergunningen aan de orde zullen zijn, vanwege bepaalde en onbepaalde tijd verlening c.q. acceptatie. Dit staat tegenover het bedrag van € 7.065,00 in 2010 (op basis van 157 vergunningen en 77 meldingen jaarlijks). Tegenover de verminderde inkomsten staan fors minder uitgaven door deregulering (zoals eerder is vermeld).

 

Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie en communicatie

In dit hoofdstuk wordt het vervolg beschreven voor de uitvoering, de administratieve organisatie en communicatie rondom deze nota.

 

4.1.Vergunningverlening

Om verwarring over evenementenformulieren te voorkomen in de toekomst, is één integraal formulier opgesteld voor het organiseren van een evenement. Dit formulier wordt door de burgemeester vastgesteld.

 

Beoordelin g

Het evenement wordt op basis van het integrale formulier beoordeeld. Bij een evenement komen diverse aspecten voor. De uitvoerende beleidsvisies voor de verschillende aspecten zijn opgenomen in de Uitvoeringsnota.

 

Werkproces

Het werkproces met betrekking tot evenementen en de administratieve organisatie eromheen is opgenomen in de Nota Administratieve organisatie Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015.

 

4.2.Handhaving & Toezicht

Bij deregulering vindt er vaak logischerwijze een verschuiving richting Toezicht & Handhaving plaats. Aan de voorkant wordt er minder maatwerkregie gevoerd, maar worden nadere regels en voorschriften gesteld met als gevolg dat toegezien moet worden op het naleefgedrag van de nadere regels en voorschriften. Hierbij wordt een grote verantwoordelijkheid van de organisatie van het evenement verwacht.

Met de nieuwe werkwijze voor evenementen en de juiste kwaliteit in voorschriften voor evenementen kan met meer effect gehandhaafd worden. Er wordt projectmatig toezicht gehouden en er kan adequaat worden gehandhaafd vanwege juridisch handhaafbare voorschriften voor evenementen.

 

De gemeente Veldhoven houdt toezicht en handhaaft bij evenementen op basis van de geldende Brabantse handhavingstrategie: Zo handhaven we in Brabant. In het Handhavingsuitvoeringsprogramma is vastgelegd welke evenementen in welke mate en op welk moment gecontroleerd worden.

 

4.3.Communicatie

Ten aanzien van deze nota en de uitvoerende nota’s (in conceptvorm) zijn twee informatieavonden voor organisatoren van evenementen van 2010 georganiseerd. Op deze avonden zijn zij geïnformeerd wat de nieuwe Nota Vergunningverlening & handhaving bij evenementen 2012 t/m 2015 voor hen zal betekenen. De opkomst was erg goed en zij zijn erg enthousiast en tevreden over de inhoud van de nota’s.

Na inwerkingtreding van de nota worden de veranderingen ten aanzien van vrijstellingen, meldingen en vergunningen voor evenementen gecommuniceerd naar organisatoren van evenementen in 2010 en de burgers en bedrijven van Veldhoven. Ook zal de website volledig up-to-date gebracht en gehouden moeten worden naar aanleiding van deze nota.

 

De geaccepteerde melding en de verleende evenementenvergunning worden ook gepubliceerd. De niet geaccepteerde melding en de geweigerde evenementenvergunning niet.