Gedragscode voor ambtenaren van Gemeente Velsen

1. Wat betekent goed ambtenaarschap?

• a) Je houdt je aan de wettelijke voorschriften, aan algemeen aanvaarde gedragsregels en opgestelde richtlijnen. Je treedt correct op naar burgers, bedrijven en instellingen. Je voert je werk op een professionele manier uit. Je geeft de ambtelijke leiding en het bestuur juiste, volledige en relevante informatie.

• b) Situaties waarin je niet in staat wordt gesteld om volgens professionele normen te kunnen werken stel je intern op gepaste wijze aan de orde.

• c) Je gaat respectvol met je collega’s om. Je houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. Je bent je altijd bewust van de mogelijkheid dat jouw gedrag intimiderend kan zijn voor de ander. Je bent aanspreekbaar op jouw gedrag.

• d) Je gaat verantwoord om met middelen van de gemeente (gelden, diensten, goederen, kennis). Je vermijdt het maken van onnodige kosten.

• e) Je draagt verantwoordelijkheid voor jouw eigen handelen. Je kunt keuzes die je binnen jouw werk maakt, verantwoorden.

• f) Je ondersteunt de verantwoordelijkheid van jouw leidinggevende(n) door deze, daar waar nodig, volledig te informeren.

Iedereen die werkzaamheden verricht ten dienste van de gemeente moet zich te allen tijde ervan bewust zijn dat hij/zij een publieke instelling vertegenwoordigt die het algemeen belang van velen behartigt. Dat vraagt dat je je werk verricht op een professionele, verantwoorde, zorgvuldige en integere manier, met aandacht voor de klantgerichtheid en de vereiste vertrouwelijkheid.

2. Omgaan met vertrouwelijke informatie

• a) Je gaat binnen en buiten je werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie, die in handen van buitenstaanders, de belangen van de gemeente kan schaden.

• b) Je gaat functioneel om met gevoelige informatie. Je respecteert de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega’s.

• c) Je gebruikt financiële informatie en voorkennis van beleid enkel voor het uitoefenen van je functie en niet voor andere doeleinden.

• d) Je ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar ‘buiten’. Je laat niet buitenstaanders meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken.

• e) Je verstrekt geen informatie aan media zonder overleg met de afdeling Communicatie.

• f) Je zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als je de werkplek verlaat en dat je computer is afgesloten.

• g) Je geeft je gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang tot de gebruikersomgeving op het netwerk c.q. toegang tot vertrouwelijke elektronische gegevens niet door aan collega’s of derden, tenzij je daar, in het belang van de bedrijfsvoering, nadrukkelijk toe bent gemachtigd.

• h) Je zorgt er voor dat als je werk mee naar huis neemt, je op dezelfde wijze met informatiebeveiliging omgaat als op je eigen werkplek. Vertrouwelijke gegevens (zoals genoemd onder a) mogen de werkplek/locatie niet verlaten en dus niet op mobiele media of papier mee naar huis genomen worden.

• i) Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd houd je geheim.

Een ambtenaar gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie waarvan hij/zij in verband met zijn/haar functie op de hoogte is. Bij vertrouwelijke informatie moet vooral gedacht worden aan persoonsgegevens en financiële gegevens van burgers en relaties van de gemeente en voorkennis over beleidsplannen. Ook kennis van eventueel interne problemen valt onder dit begrip.

De basisregel is: weet of vermoed je dat informatie vertrouwelijk moet blijven / danwel gevoelig ligt, dan doe je over dergelijke informatie geen mededeling aan derden en zorg je ervoor dat betreffende stukken veilig opgeborgen zijn.

3. Nevenwerkzaamheden

• a)

  Je bent je ervan bewust dat activiteiten die je naast je werk bij de gemeente verricht, het functioneren van de gemeente mogelijk kunnen raken. Voorbeelden van nevenwerkzaamheden zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijf en vennoot- of aandeelhouderschap e.d.

• b)

  Je meldt een (voorgenomen) nevenwerkzaamheid bij je leidinggevende als de activiteit raakvlakken heeft met het uitoefenen van je functie. Het is niet altijd eenvoudig om te bepalen of nevenwerkzaamheden raakvlakken hebben met de functie, danwel de functievervulling, danwel met de gemeentelijke organisatie. Het is daarom van belang dat je je nevenwerkzaamheden meldt aan je leidinggevende. Samen met je leidinggevende bekijk je de nevenwerkzaamheden in relatie tot de hier genoemde criteria:

  •  organisatie/bedrijf/instantie/vereniging heeft op een of andere manier contact/ banden met gemeente Velsen.

  • Voorbeeld: Je wordt bestuurslid van een vereniging die subsidie ontvangt van de gemeente.

  •  politiek actief zijn in de eigen gemeente of bij een andere overheidsorganisatie waarmee gemeente Velsen contacten onderhoudt.

  • Voorbeeld: Je wordt raadslid in een gemeente waarmee de gemeente Velsen nauw samenwerkt.

  •  ethisch en politiek omstreden nevenwerkzaamheden.

  • Voorbeeld: je bent lid van een belangenvereniging die aktie voert tegen de gemeente.

  •  er kan schade voor de organisatie/ het functioneren van de medewerker ontstaan.

  • Voorbeeld: Je wordt barkeeper en bent vaak tot ’s avonds laat aan het werk (in strijd met Arbeidstijdenwet).

• Wanneer

  je intern van functie verandert, dien je het verrichten van nevenwerkzaamheden opnieuw met je leidinggevende te bespreken, ook als je deze reeds eerder had aangemeld.

• Je

  doet opgave van de nevenwerkzaamheden via het formulier nevenwerkzaamheden. Op dit formulier geeft je leidinggevende zijn/haar advies. Door afdeling HR wordt een registratie bijgehouden van deze opgaven.

• c)

  Ook financiële belangen in de privésfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van jouw financiële belangen, ben je de enige die kan inschatten of dat belang zich verdraagt met het uitoefenen van je functie. Heb je in je functie een relatie met een bedrijf waar je persoonlijk financieel belang in hebt, vermijd dan risico’s en bespreek dit met je leidinggevende.

Een ambtenaar dient het algemeen belang en werkt onpartijdig. Dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook de schijn van vermenging wordt vermeden. Raakvlakken tussen functionele taken en privéactiviteiten van ambtenaren kunnen leiden tot botsing of verstrengeling van belangen. Daardoor kan een onafhankelijke beoordeling in gevaar komen of kan de schijn daarvan ontstaan. Dergelijke nevenwerkzaamheden kunnen verboden worden (artikel 15:1e CAR/VAR).

4. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen

• a) Je houdt privégebruik van e-mailsystemen, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt. Je zorgt ervoor dat dit je dagelijkse werkzaamheden niet hindert.

• b) Je laat privégebruik van gemeentelijke apparatuur openlijk zijn, zodat je erop kunt worden aangesproken.

• c) Je neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privégebruik is alleen mogelijk als je daarvoor toestemming van je leidinggevende hebt gekregen.

• d) Je doet geen privébestellingen via de gemeente. Je verzendt geen ongefrankeerde privépost via de bodekamer.

• e) Je declareert alleen kosten die je werkelijk hebt gemaakt. Je maakt eerlijk gebruik van regelingen voor het personeel, zoals bijvoorbeeld cafetariaregelingen.

• f) Verantwoord gebruik van gemeentemiddelen betekent ook: naleven van de regelingen over werktijden en ziekteverzuim.

Zaken die de gemeente ter beschikking stelt voor het uitoefenen van het werk, zoals

kantoorartikelen, telefoon, internet en e-mailfaciliteiten, gereedschappen, kopieerapparaten e.d., gebruik je op verantwoorde wijze en in principe niet voor privédoeleinden. Gebruik van deze middelen voor pornografie, racisme, discriminatie, bedreiging, seksuele intimidatie of kettingbrieven is niet toegestaan. Het downloaden van illegale software valt onder onverantwoord gebruik.

5. Aannemen van geschenken

• a) Geschenken die je accepteert meld je bij je leidinggevende. Geschenken die naar jouw inschatting meer dan € 20,- (twintig euro) bedragen, accepteer je niet. Deze worden teruggestuurd naar de afzender.

• b) Je accepteert een geschenk alleen als je onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Je gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Je bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk.

• c) Een geschenk van een derde dat je in verband met je werk ontvangt is in principe eigendom van de gemeente.

• d) Je meldt ook niet geaccepteerde geschenken en in het vooruitzicht gestelde geschenken. Bedrijfsattenties zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en ‘hebbedingetjes’, hoef je niet te melden.

• e) Aanbiedingen voor privéwerkzaamheden, kortingen op privégoederen en andere gunsten accepteer je niet.

• f) Geschenken die op je huisadres worden aangeboden accepteer je niet. Indien een geschenk toch thuis is afgeleverd, bespreek je de bestemming daarvan met je leidinggevende.

• g) Geschenken die je worden aangeboden door een relatie die nog iets van je ‘nodig’ heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in een bezwaarprocedure) accepteer je niet.

• h) Je accepteert geen geldbedragen. Als afgesproken is dat een derde betaalt voor jouw verrichtingen, gebeurt dat door een factuur van de gemeente.

• i) Vanzelfsprekend vraag je nooit gunsten voor jezelf aan derden.

Bedenk dat achter elk geschenk een -wellicht welgemeende- bedoeling ligt. Het is dan ook zinvol de intentie van de gulle gever kritisch te beschouwen. Ook het moment waarop een geschenk wordt aangeboden is van belang. Zijn er onderhandelingen gaande met de gever? Of is het een geschenk omdat men gezamenlijk een project heeft afgerond? Hoe groot is het risico van mogelijke beïnvloeding? Dit betekent niet dat geschenken nooit geaccepteerd mogen worden. In bepaalde gevallen kan een geschenk aanvaard worden. Bijvoorbeeld als blijk van dank voor een éénmalige

prestatie, zoals bijvoorbeeld het geven van een lezing of het verlenen van hand- en spandiensten bij evenementen. Op afdelingen kunnen afspraken gemaakt worden over het ontvangen van geschenken. Zo is het mogelijk dat relatiegeschenken, zoals kerstpakketten, verloot of verdeeld worden onder de medewerkers.

De naleving van de afspraken wordt door de afdeling HR bewaakt. Bij twijfel zal het worden voorgelegd aan de gemeentesecretaris.

6. Uitnodigingen voor reizen, evenementen of diner

• a) Je beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor de gemeente.

• b) Je bespreekt alle uitnodigingen met je leidinggevende.

• c) Je reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels: er is toestemming nodig van de leidinggevende en de kosten zijn voor de gemeente.

• d) Je neemt je verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Zorg dat je “nee” kunt blijven zeggen als het “nee” moet zijn.

• e) Je bent ervoor verantwoordelijk dat de leiding op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen de uitvoering van je functie. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan was ingeschat, laat dit dan weten aan de leidinggevende.

Reizen en andere uitstapjes moeten altijd functioneel en in het belang van de gemeente zijn. Let op mogelijke belangenverstrengeling bij uitnodigingen voor evenementen, het houden van een lezing of presentatie. Een uitstapje moet altijd een meerwaarde hebben voor de gemeente. Om hierover geen misverstanden te laten ontstaan, dient de leidinggevende in te stemmen met het uitstapje. Bij uitnodigingen voor etentjes geldt in grote lijnen hetzelfde als voor geschenken. Vraag jezelf altijd af waarom de uitnodiging er ligt. Kan aanvaarding je op enigerlei wijze afhankelijk maken? Zo ja, ga dan niet! Indien er geen bezwaren lijken te zijn, meld dan het etentje bij de leidinggevende.

7. Privébelangen

• a) Je bent alert op situaties in je werk waarin je met privérelaties te maken krijgt. Je licht je leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familieleden of vrienden werkzaam zijn. Je voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke vragen niet zelf.

• b) Je bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privésfeer. Je bent bedacht op botsingen van belangen.

• c) Je let bij het inhuren van ex-collega’s goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding. Je kunt motiveren waarom de inhuur van een ex-ambtenaar als zelfstandige, nodig en verantwoord is. Je realiseert je hoe dat kan overkomen op de buitenwereld die geen achtergrondinformatie heeft. Je bespreekt de risico’s met je leidinggevende.

Er zijn verschillende situaties te bedenken waarin een ambtenaar zakelijk gezien te maken krijgt met vrienden of familieleden. Dit kan zijn bij een vergunningaanvraag, maar bijvoorbeeld ook bij het inhuren van externe expertise van een bureau waar een vriend of familielid werkt. De ontvangst van een aanvraag voor een vergunning, subsidie e.d. van familieleden, vrienden en kennissen moet altijd

gemeld worden aan de leidinggevende. De behandeling van een dergelijke aanvraag laat een ambtenaar zoveel mogelijk over aan collega´s. Iemand kan zich immers verplicht voelen doordat er een bepaalde (familie/vriendschappelijke) relatie bestaat. Daarmee wordt (de schijn van) vriendjespolitiek voorkomen.

8. Reageren op niet integere zaken

• a) Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt het niet tot resultaat, dan licht je de leidinggevende, de vertrouwenspersoon of de gemeentesecretaris in.

• b) Je bent ook zelf aanspreekbaar op je handelen en uitlatingen.

• c) Collega’s en burgers kunnen jouw werkwijze en jouw woorden anders ervaren dan je bedoelt.

• d) Je meldt een vermoeden van fraude of corruptie bij de leidinggevende, de gemeentesecretaris of de vertrouwenspersoon.

Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je gebruikmaken van de ‘Regeling melding vermoeden misstanden’. De gemeente is verplicht om te reageren op jouw melding. Wil je dat niet bekend wordt dat jij de misstand aankaart, dan kun je via de vertrouwenspersoon een melding doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van jouw identiteit.

De gemeente verwacht van haar ambtenaren dat zij reageren wanneer er iets gebeurt op de werkplek dat in strijd is met de hiervoor genoemde gedragsregels. Dit geldt natuurlijk voor vermoedens van ernstige schendingen, zoals fraude en corruptie, intimidatie, wettelijke bepalingen en dienstvoorschriften. Maar het geldt zeker ook voor twijfelgevallen, voor de grijze gebieden. Het is belangrijk dat je hierover praat met elkaar, collega´s aanspreekt op gedrag en leidinggevenden tijdig op de hoogte stelt. Op deze manier wordt een gedragscode geen statisch gegeven. Waarden en normen veranderen tenslotte in de tijd. Erover praten doorbreekt taboes, leidt tot meer inzicht en tot evaluatie en zo nodig bijstellen van de normen.

9. De leidinggevende draagt het integriteitbeleid uit

• a) Als leidinggevende geef je het goede voorbeeld.

• b) Je bent open over jouw manier van werken. Je bent aanspreekbaar op je werkwijze en houding naar medewerkers.

• c) Bij twijfel en vragen over de juiste handelswijze kunnen medewerkers bij je terecht.

• d) Je bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen.

• e) Je bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen.

• f) Je spreekt medewerkers aan op eventueel dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zo nodig maatregelen.

Uitgangspunt is dat iedere medewerker verantwoordelijk is voor zijn eigen gedrag.

De leidinggevende heeft daarnaast een verantwoordelijkheid voor de omgeving waarin de medewerkers hun werk doen. Een omgeving waarin grote openheid heerst, werkt remmend op ‘gesjoemel’ en ander ongewenst gedrag. De leidinggevende bevordert de bewustwording van de medewerkers en ondersteunt hen in het omgaan met gevoelige en risicovolle situaties.

10. Regeling Melding Vermoeden Misstand

Bij gemeente Velsen bestaat de regeling Melding vermoeden misstanden. In deze regeling liggen de procedures vast die een medewerker, die vermeende misstanden in de organisatie aan de kaak wil stellen, geacht wordt te volgen. In deze regeling staan ook bepalingen die ambtenaren beschermen tegen de eventuele gevolgen van het melden van een vermoede misstand. (zie regeling Melding vermoeden misstanden op intranet HR infotool).

11. Sancties

Als medewerker van de gemeente heb je rechten en plichten. In de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling (CAR) staat “De ambtenaar is gehouden zijn betrekking nauwgezet en ijverig te vervullen en zich ook overigens te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt.”

Het niet naleven van de plichten leidt tot plichtsverzuim en kan consequenties hebben. De zwaarte van de maatregel varieert van een schriftelijke berisping tot strafontslag.

12. Slotbepaling

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Gedragscode voor ambtenaren van gemeente Velsen’ en treedt in werking op de dag na officiële bekendmaking.