Reglement overlegraden gemeente Voorst

1.De overlegraad vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht doch tenminste vier maal per jaar.

• 2.

  De vergadering van de overlegraad wordt in het openbaar gehouden. Artikel 23 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  De vergaderingen van de overlegraad vinden in beginsel plaats in het gemeentehuis.

• 4.

  De overlegraad vergadert voorts indien tenminste een vijfde van de leden schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoekt.

• 5.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere vergaderplaats aanwijzen.

• 1.

  De leden ontvangen ten minste zeven dagen voor een vergadering schriftelijk een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 2.

  De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

• 3.

  Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 12, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

• 1.

  Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de voorzitter in overleg met de secretaris de agenda van de vergadering voorlopig vast.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

• 3.

  Bij aanvang van de vergadering stelt de overlegraad de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de overlegraad bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 4.

  Wanneer de overlegraad een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college nadere inlichtingen vragen. De overlegraad bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

• 5.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de overlegraad de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

• 1.

  Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden met de agenda toegestuurd aan de leden, en voor zover het een openbare vergadering betreft voor een ieder, op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de ter inzage legging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 14. Indien na het verzenden van de schriftelijk oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk, voor zover van toepassing, in een openbare kennisgeving.

• 2.

  Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

• 3.

  Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de secretaris en verleent de secretaris een lid inzage.

• 1.

  De vergadering wordt, voor zover deze een openbaar karakter heeft, tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in het Voorster Nieuws, op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

• 2.

  De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

• b.

  de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• 1.

  De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, wordt niet vergaderd en wordt door de overlegraad een nieuwe vergadering belegd.

• 1.

  Een burger voert het woord nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

• 2.

  Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

• b.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 3.

  Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 1.

  Het ontwerpverslag van de vergadering wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering aan de leden toegezonden.

• 2.

  Bij het begin van de vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering behandeld en, zo mogelijk, vastgesteld.

• 3.

  De leden en de voorzitter hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag aan de overlegraad te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is.

• 4.

  Het verslag moet inhouden:

• a.

  de namen van de voorzitter, de leden, de secretaris, en de ambtenaren, voorzover aanwezig, alsmede van de leden die afwezig waren.

• b.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c.

  een beknopte zakelijke samenvatting van het behandelde en gesprokene;

• d.

  een voornemen om en een samenvatting van het advies aan het college en de ingenomen minderheidsstandpunten.

• e.

  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 21 door de overlegraad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 5.

  Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de secretaris.

• 6.

  Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend en binnen een week na vaststelling aan het college gezonden.

• 1.

  De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2.

  Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3.

  Over een voorstel van orde beslist de overlegraad terstond.

• 1.

  Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

• a.

  de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

• b.

  een lid hem interrumpeert.

De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2.

  Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 3.

  De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

• 4.

  De voorzitter kan de overlegraad voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 1.

  De overlegraad kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

• 2.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de overlegraad beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

• 1.

  De overlegraad kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

• 2.

  Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

• 1.

  Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de overlegraad anders beslist.

• 2.

  Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de overlegraad of er een advies dan wel aanbeveling aan het college wordt uitgebracht.

• 3.

  Indien de overlegraad een advies of aanbeveling aan het college uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud daarvan.

• 4.

  In het advies of de aanbeveling worden eventuele minderheidsstandpunten opgenomen.

• 5.

  De leden beslissen zonder last of ruggespraak. Artikel 28 tot en met 32 van de Gemeentewet zijn daarbij van overeenkomstige toepassing.

• 6.

  Het advies of de aanbeveling wordt binnen vier weken schriftelijk en ondertekend door voorzitter en secretaris aan het college toegezonden.

• 7.

  Als het college afwijkt van een advies of aanbeveling van de overlegraad zal het college de overlegraad over de reden daarvan informeren.