Regeling vervallen per 28-12-2023

Inkoopbeleid gemeente Westerveld

Geldend van 05-04-2017 t/m 27-12-2023

Intitulé

Inkoopbeleid gemeente Westerveld

1. Inleiding

  • Dit inkoopbeleid geeft de doelen, kaders, uitgangspunten en (rand)voorwaarden aan van de gemeente Westerveld met betrekking tot de inkoop van werken, leveringen en diensten.

    De praktische invulling en uitwerking van dit inkoopbeleid is vastgelegd in de inkoophandleiding van de gemeente Westerveld, die is vastgesteld door het college van B&W van de gemeente Westerveld.

2. Gemeentelijke doelen

2.1 Doelen

  • De gemeente stelt zich de navolgende doelen met betrekking tot inkoop:

    • a.

      De gemeente wil rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

    • b.

      De gemeente wil een integere, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

    • c.

      De gemeente wil werken, leveringen en diensten tegen een zo optimaal mogelijke integrale kosten-kwaliteitverhouding inkopen.

    • d.

      Inkoop levert een continue positieve bijdrage aan het algehele prestatieniveau van de gemeente.

2.2. Uitgangspunten

  • Teneinde vorengenoemde doelen te verwezenlijken zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten en (rand)voorwaarden geformuleerd en vastgelegd in dit inkoopbeleid.

3. Juridische uitgangspunten en (rand)voorwaarden

  • De gemeente hanteert de navolgende juridische uitgangspunten en (rand)voorwaarden:

3.1 Inkoopbeleid en aanbestedingsregels

  • Inkoop vindt plaats met inachtneming van dit inkoopbeleid.

3.2 Algemene beginselen van inkoop

  • Inkoop vindt op een doelmatige, rechtmatige, transparante, objectieve en non discriminatoire wijze plaats.

3.3 Duidelijk grensoverschrijdend belang

  • Voorafgaande aan de start van een inkoopproces met een geraamde waarde onder het Europese drempelbedrag vindt een toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang.

3.4 Uniformiteit en uniforme documenten

    • a.

      De gemeente streeft naar uniformiteit in het inkoopproces.

    • b.

      De op de inkoop en aanbesteding van toepassing zijnde regelgeving wordt gehanteerd.

    • c.

      De inkoopvoorwaarden van de gemeente Westerveld worden van toepassing verklaard op de overheidsopdracht of de raamovereenkomst, behoudens een en ander in het concrete geval niet doelmatig of niet mogelijk is.

4. Ethische en ideële uitgangspunten en (rand)voorwaarden

  • De gemeente onderschrijft de NEVI gedragscode ‘Handreiking verantwoord inkopen.’ De NEVI gedragscode is te raadplegen op de website van de NEVI. (www.nevi.nl/gedragscode). Nadrukkelijk zal er aandacht zijn voor Social Return en Duurzaamheid.

4.1 Social Return On Investment (SROI)

  • De gemeente wil door het stellen van sociale contractvoorwaarden bij inkopen, mensen met een groter(e) afstand van de arbeidsmarkt en leerlingen aan een werkplek of aan werkervaring helpen. Dit betreft o.a. mensen die gedurende langere tijd werkloos zijn, 50 jaar of ouder zijn en/of zonder re-integratieondersteuning niet of moeilijk aan het werk komen en stagiaires.

4.2 Duurzaamheid

  • Er wordt rekening gehouden met milieuaspecten, duurzaamheidsaspecten, arbeidsreïntegratie (Social Return On Investment) en met arbeidsomstandigheden. Een en ander mede in verband met de voorbeeldfunctie die de gemeente in het maatschappelijk verkeer wensen te vervullen (maatschappelijk verantwoord inkopen). De gemeente zet zich maximaal in om werken, leveringen en diensten duurzaam in te kopen en stimuleren initiatieven op het gebied van circulaire economie.

5. Economische uitgangspunten en (rand)voorwaarden

  • De gemeente hanteert de navolgende economische uitgangspunten en (rand)voorwaarden:

5.1 Leveranciersstrategie

  • De gemeente streeft naar een optimale ontwikkeling van het leveranciersmanagement waarbij kritisch wordt gekeken naar het aantal leveranciers en de prestatie van leveranciers.

5.2 Lokale economie en lokale ondernemers

  • De gemeente streeft ernaar om de lokale economie te versterken door lokale ondernemers te betrekken bij onderhandse aanbestedingen, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

5. 3 Innovatie

  • De gemeente streeft naar innovatie bij de uitvoering van werken of het leveren van producten of diensten.

5.4 Lastenverlichting en integrale kosten-kwaliteitsverhouding

    • a.

      De gemeente streeft naar administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf, als voor ondernemers.

    • b.

      De gemeente streeft naar optimalisatie van de ketenkosten.

    • c.

      Werken, leveringen en/of diensten worden voor de juiste en aangewezen integrale kosten-kwaliteitverhouding verworven.

6. Organisatorische uitgangspunten en (rand)voorwaarden

6.1 Inkoopfunctie

  • De inkoopfunctie is binnen de gemeente Westerveld centraal georganiseerd. De centrale adviesfunctie inkoop en aanbesteding heeft de regie over het proces. De afdelingen zijn verantwoordelijk voor de (technische) specificaties.

    De gemeente staat open voor innovatie van het inkoopproces en streeft naar een continue optimaliseren van de inkoopfunctie in de te leveren bijdragen aan het uitvoeren van de gemeentelijke programma’s.

6.2 Raming en financiële budget

    • a.

      Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht of raamovereenkomst.

    • b.

      Inkoop vindt slechts plaats als het budget beschikbaar en toereikend is.

6.3 Samenwerking

  • Wanneer door bundeling van inkoopvolumes en/of het efficiënt uitvoeren van een gemeenschappelijk inkoopproces er op kwalitatief, procesmatig en financieel gebied voordeel valt te behalen staat de gemeente positief tegenover samenwerking met andere organisaties.

6.4 Contractbeheer en contractmanagement

  • Contracten worden in een centrale database beheerd en bewaakt. De juiste contactgegevens dienen op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar te zijn. De gemeente streeft naar een optimaal gebruik en uitnutting van de afgesloten contracten.

7. Begrippenlijst

  • Aanbesteden

    Een vorm van inkoop die uitgaat van concurrentiestelling waarbij ondernemers in staat worden gesteld om terzake van de uitvoering van een werk, een levering of een dienst een aanbod te doen.

    Aanbestedingsregels

    Het geheel van geldende geschreven en ongeschreven rechtsregels bij inkoop en aanbesteden voortvloeiende uit nationale en Europese wet- en regelgeving en jurisprudentie.

    Circulaire economie

    De circulaire economie is een economisch systeem dat bedoeld is om herbruikbaarheid van producten en grondstoffen te maximaliseren en waardevernietiging te minimaliseren. Circulair inkopen is een onderdeel van maatschappelijk verantwoord inkopen.

    Contractbeheer

    Het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces.

    Contractmanagement

    Het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt, teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren.

    Diensten

    Alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen.

    Doelmatige inkoop

    Effectief en efficiënt, in de zin dat de inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel en de kosten in redelijke verhouding staan tot de opbrengsten, het zo zuinig mogelijk aanwenden van de gemeentelijke middelen.

    Grensoverschrijdend belang

    De omstandigheid waarbij een buiten Nederland gevestigde ondernemer daadwerkelijk interesse heeft of kan hebben in (gunning en uitvoering van) de opdracht of raamovereenkomst. Het Europese Hof van Justitie heeft in februari 2008 bepaald dat bij opdrachten onder de drempel een passende mate van openbaarheid in acht moet worden genomen als er sprake is van grensoverschrijdend belang.

    Inkoop

    (Rechts-) handelingen gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben. Inkoop omvat procesmatig het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer, het daadwerkelijk bestellen van werken, leveringen en/of diensten en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg.

    Inkoopfunctie

    De organisatie van, de methoden en procedures en de informatievoorziening met betrekking tot het inkoopproces.

    Inkoopproces

    Het proces in de periode tussen de vraag van de gemeente en het aanbod van de markt, gericht op en resulterend in een opdracht of raamovereenkomst of in een op basis van een raamovereenkomst geplaatste opdracht.

    Inkoopvoorwaarden

    De inkoopvoorwaarden van de gemeente Westerveld.

    Levering

    De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, waarbij leveringen ook de werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren kunnen omvatten.

    Maatschappelijk verantwoorde inkoop

    Er wordt rekening gehouden met milieuaspecten, duurzaamheidsaspecten, arbeidsreïntegratie (Social Return On Investment) en met arbeidsomstandigheden. Een en ander mede in verband met de voorbeeldfunctie die de gemeente in het maatschappelijk verkeer wensen te vervullen.

    NEVI

    Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement. Kennisnetwerk voor inkoop.

    Non discriminatoire inkoop

    Gelijke gevallen, omstandigheden en personen, gelijk behandelen.

    Objectieve inkoop

    Een leverancierskeuze die gebaseerd is op feiten en niet op meningen en waarbij onafhankelijke methoden worden toegepast.

    Ondernemer

    Een ieder die werken, leveringen of diensten op de markt aanbiedt, derhalve respectievelijk een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ en/of een ‘dienstverlener’.

    Raamovereenkomst

    Een schriftelijke overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden

    inzake te plaatsen overheidsopdrachten vast te leggen.

    Rechtmatige inkoop

    Het voldoen aan de aanbestedingsregels en de bepalingen van dit inkoopbeleid.

    Social Return On Investment

    Het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding ten behoeve van het creëren van extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt.

    Transparante inkoop

    Zorgvuldig, duidelijk, controleerbaar en zonder willekeur en/of favoritisme.

    Werk

    Alle bouwkundige en civieltechnische werken. Onderhoudswerkzaamheden die verder gaan dan het enkel in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen vaak ook onder Werken. In bijlage II van de Europese richtlijn 2014/24/EU is een limitatieve lijst opgenomen van werkzaamheden die onder een Werk vallen.