Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Zaltbommel 2005

Geldend van 18-10-2005 t/m heden

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Zaltbommel 2005

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Z a l t b o m m e l;

gelezen het voorstel van de voorzitter en raadsgriffier d.d. 17 augustus 2005;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

  • 1.

    De Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad van 14 maart 2002 in te trekken;

  • 2.

    De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Zaltbommel 2005 vast te stellen.

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de raadsgriffier of een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie;

    • b.

      inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 3. Een raadslid wendt zich tot de raadsgriffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de raadsgriffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de raadsgriffier kan worden gegeven, dan kan de raadsgriffier de secretaris vragen één of meer ambtenaren aan te wijzen. Die zullen in overleg met het raadslid en de raadsgriffier de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk geven.

Artikel 2

  • 1. De ambtelijke bijstand wordt verleend tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • 2. Indien de bijstand vanuit de reguliere organisatie op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de raadsgriffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

  • 3. Indien de bijstand door de raadsgriffier op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de raadsgriffier dit met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

  • 1. Indien het verzoek om informatie of bijstand door de secretaris wordt geweigerd, dan kan de raadsgriffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist binnen 5 werkdagen na overleg met het college en de voorzitters van de fracties in de raad over het verzoek.

  • 2. Indien het verzoek om bijstand door de raadsgriffier wordt geweigerd, dan kan het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist binnen 5 werkdagen na overleg met het college en de voorzitters van de fracties in de raad over het verzoek.

Artikel 4

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verstrekte informatie of verleende bijstand, doet hij of de raadsgriffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, dan leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist binnen 5 werkdagen over de zaak.

  • 3. Indien een raadslid niet tevreden is over de door de raadsgriffier verstrekte informatie of verleende bijstand dan kan hij de zaak voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist binnen 5 werkdagen over de zaak.

Artikel 5

  • 1. De secretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand zoals bedoeld in artikel 1, vierde lid, bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

    • a.

      welk raadslid (wanneer) om bijstand heeft verzocht;

    • b.

      over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

    • c.

      welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

    • d.

      hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

    • e.

      de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel6

  • 1. De aangewezen ambtenaar informeert de burgemeester over de door hem verstrekte informatie of verleende bijstand indien dit in het belang is van een goede bestuursvoering.

  • 2. De raadsgriffier informeert de burgemeester als voorzitter van de raad over de door hem verstrekte informatie of verleende bijstand indien;

    • a.

      dit in het belang is van een goede bestuursvoering en;

    • b.

      het raadslid hier geen bezwaar tegen heeft.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 7

  • 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. De raad bepaalt bij de vaststelling van de begroting welk budget voor het desbetreffende jaar in totaal beschikbaar is voor fractieondersteuning. Dit budget wordt volgens de volgende formule over de fracties verdeeld: elke fractie ontvangt een basisbedrag X, per raadslid 1/3 X en per burgerlid 1/6 X.

Artikel 8

  • 1. De fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

    • e.

      verkiezingscampagnes.

Artikel 9

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 10

  • 1. Elke fractie kan het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage reserveren om in volgende jaren te besteden.

  • 2. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 3. Als de fractie na de verkiezingen niet terugkeert en er naar het oordeel van de raad geen rechtsopvolger is, dan vervalt de reserve aan de gemeente.

  • 4. Als een fractie tussentijds ophoudt te bestaan, dan vervalt het resterende budget aan de gemeente.

Artikel 11

  • 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de burgemeester verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 12

Deze verordening treedt 8 dagen na vaststelling in werking.

Artikel 13

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Zaltbommel 2005.

Ondertekening

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 10 oktober 2005.
de raadsgriffier, de voorzitter,
G.B. Gnodde A. van den Bosch
Dit Gemeenteblad is uitgegeven op 12 oktober 2005.

TOELICHTING

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. Er was nog geen verordening op de fractieondersteuning. Deze verordening voorziet in deze leemte. Tevens is de bestaande verordening op de ambtelijke bijstand uit 2002 geactualiseerd.

 

De raadsgriffier is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De raadsgriffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.

 

De verordening behandelt redelijk gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de raadsgriffier.

Dat de raad nu beschikt over een raadsgriffier betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

 

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

De strenge toon van de verordening staat bijna haaks op de gemoedelijke Zaltbommelse praktijk. Toch biedt deze verordening meerwaarde. De verordening biedt spelregels voor probleemsituaties en creëert duidelijkheid over de wijze waarop raadsleden bijstand kunnen krijgen.

 

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, inzage in of afschriften van openbare documenten, dan kan een raadslid contact opnemen met de raadsgriffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar. Hij kan ook direct met een ambtenaar contact opnemen. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

De grens tussen feitelijke informatie, inzage in of afschriften van documenten vragen (lid 1) en verzoeken om ambtelijke bijstand doen (lid 3) is gelegd op 1 uur. Als de ambtelijke organisatie dus meer dan één uur nodig heeft om aan een bepaald verzoek om feitelijke informatie, inzage in of afschriften van documenten te voldoen, dan valt het verzoek onder de ambtelijke bijstand. Raadsleden kunnen zo’n verzoek bij de raadsgriffier indienen.

Het is mogelijk om het beroep op de ambtelijke bijstand te maximeren. Elk raadslid zou dan bijvoorbeeld een x-aantal keren per jaar een beroep mogen doen op ambtelijke bijstand of een y-aantal uren per jaar beschikbaar kunnen krijgen. In de verordening is ervoor gekozen om de mogelijkheden voor de raadsleden niet op voorhand in te perken. De raadsleden kunnen dus onbeperkt gebruikmaken van de ambtelijke bijstand. De secretaris zal een register van de ambtelijke bijstand bijhouden. Eind 2006 kan op basis van de gegevens in dit register een evaluatie plaatsvinden. Er is voor gekozen de raadsgriffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de raadsgriffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De raadsgriffier ziet erop toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en de raadsgriffier. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en wordt dus niet de raadsgriffier bedoeld.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de raadsgriffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Formeel dient hij daarna in ieder geval overleg te voeren met het college en de voorzitters van de fracties in de raad. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de raadsgriffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris wanneer een ambtenaar de informatie heeft verstrekt of bijstand heeft verleend.

Artikel 5

Het register dat door de secretaris wordt bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en speelt een belangrijke rol bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen. Het register maakt een goede evaluatie van de afspraken mogelijk.

Artikel 6

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de burgemeester op de hoogte is van door het ambtelijk apparaat of de raadsgriffier verstrekte informatie of bijstand. Hij kan dan in principe niet voor verrassingen komen te staan door een kennisachterstand ten opzichte van het raadslid. Uiteraard heeft een en ander slechts betrekking op de zogenaamde politiek gevoelige onderwerpen. Enige feeling wordt ook bij de verstrekkers verondersteld.

Artikel 7

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 8

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.

 

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 9

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Artikel 10

Fracties hebben de mogelijkheid om bijdragen te reserveren, zodat zij ‘kunnen sparen’ voor zaken waarvoor de jaarlijkse bijdrage ontoereikend is.

Artikel 11

Omdat het om relatief geringe bedragen gaat  kan een accountantscontrole achterwege blijven. Fracties leggen verantwoording af aan de burgemeester. Dat waarborgt een goede besteding van de bedragen.

Artikel 12 en 13

Deze artikelen hoeven niet te worden toegelicht.