Besluit Informatiebeheer gemeente Zeist 2006

Geldend van 08-03-2006 t/m heden

Intitulé

Besluit Informatiebeheer gemeente Zeist 2006

Besluit Informatiebeheer gemeente Zeist 2006

vastgesteld 15 november 2005

Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist.

Gelet op artikel 8 van de Document- en archiefverordening gemeente Zeist 2006

Besluiten vast te stellen de navolgende:

Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1 eerste lid

Dit besluit verstaat onder:

a.

Document- en archief-verordening

de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de Archiefwet 1995 bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad dd.;

b.

documenten

de in de Archiefwet 1995 in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; met inbegrip van de hierna omschreven formele e-mail;

c

formele e-mail

digitale berichten als zodanig aangewezen door het college bestemd voor of afkomstig van de beheerseenheden, welke door functionarissen worden verzonden en ontvangen;

d.

de archivaris

de overeenkomstig artikel 32 van de Archiefwet 1995 door het college benoemde gemeentearchivaris;

e.

archiefbewaarplaats

de door het college overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet 1995 aangewezen archiefbewaarplaats;

f.

archiefruimte

een ruimte, bestemd of aangewezen voor bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995;

g.

beheer van documenten

het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

h.

informatiebestand

documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

i.

informatievoorziening

het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;

j.

de regeling

Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Tweede lid

De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders in bepaald.

Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid

Artikel 2

Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit verstaan de geldende organisatiestructuur zoals vastgesteld door het college.

Artikel 3

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening is belast met het geheel van de documentaire informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III Archiefvorming en –ordening

Productie van documenten

Artikel 4

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen.

Artikel 5

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 6

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 7

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening draagt voor zover van toepassing zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen.

Identificeren van documenten

Artikel 8

eerste lid

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

Tweede lid

Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

Derde lid

Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 9

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 10

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Artikel 11

eerste lid

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

Tweede lid

Artikel 9, eerste lid, onderdeel a, b en c, alsmede d onder 5 tot en met 8 en artikel 9, tweede lid van de regeling zijn niet van toepassing op documenten en informatiebestanden die ingevolge de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komen. Onderdeel d onder 4 is slechts van toepassing indien de in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden bedoelde andere bestanden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Derde lid

In afwijking van het tweede lid is artikel 9, eerste lid, van de regeling in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het document of het informatiebestand de toepassingsapparatuur, het platform of de besturingssoftware wordt vervangen. Artikel 5, derde lid, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.

Vierde lid

De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 2 van dit besluit stellen het hoofd Documentaire Informatievoorziening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. Tenminste eenmaal per jaar verricht het hoofd Documentaire Informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

Vijfde lid

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening geeft onverwijld de bewaartermijn aan van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid; het hoofd Documentaire Informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie.

Zesde lid

Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

  • a.

    De beheerseenheden als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

  • b.

    De beheerseenheden als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waaraan bij reorganisatie of opheffing van rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel;

  • c.

    Het hoofd Documentaire Informatievoorziening, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

Zevende lid

Het hoofd Informatie- en Communicatietechnologie verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.

Artikel 12

Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Hoofdstuk IV Beheer van documenten

Bewaring van documenten

Artikel 13

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 14

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen.

Artikel 15

Bij plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten dient de archivaris te worden gehoord.

Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 16

Het hoofd Informatie- en Communicatietechnologie draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëren of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 17

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan.

Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd Documentaire Informatievoorziening.

Artikel 18

Het is verboden documenten uit informatiebestanden, zelfs tijdelijk, te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de Archiewet 1995 gegeven regels.

Artikel 19

eerste lid

De hoofden van de beheerseenheden dragen zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

Tweede lid

Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

Derde lid

De hoofden van de beheerseenheden dragen er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

Vierde lid

Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Vervanging van documenten

Artikel 20

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Vervreemding en overdracht van documenten

Artikel 21

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995 wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Artikel 22

Overdracht van documenten aan anderen, waarbij het bepaalde in artikel 27 van het Archiefbesluit 1995 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.

Selectie en vernietiging van documenten

Artikel 23

De archivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet 1995.

Artikel 24

eerste lid

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de Archiefwet 1995 gegeven voorschriften.

Tweede lid

Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

Derde lid

Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 van dit besluit bedoelde inventaris.

Artikel 25

Het hoofd Documentaire Informatievoorziening stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Overbrenging van documenten

Artikel 26

Bij overbrenging van documenten naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. Ten aanzien van het tijdstip en de wijze waarop en de vorm, waarin de informatie wordt overgebracht, pleegt het hoofd Documentaire Informatievoorziening van te voren overleg met de archivaris.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 27

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit post-, archief- en documentatiezaken Zeist van 12 januari 1988.

Artikel 29

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente Zeist 2006 en treedt op 8 maart 2006 in werking.

Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouder van de gemeente Zeist op 15 november 2005

Memorie van toelichting

Het Besluit Informatiebeheer gemeente Zeist 2006 is gebaseerd op artikel 8 van de Document- en archiefverordening gemeente Zeist 2006. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefwettelijke begrip archiefbescheiden.

Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiestromen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld met automatiseerders en systeembeheerder – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld. Het is aangepast aan de in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 voorgeschreven ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 43, d.d. 1 maart 2002).

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

eerste lid

Onder c, formele e-mail.

Op dit moment geldt voor de verzending van digitale poststukken het protocol verzending digitale poststukken vastgesteld op 4 juli 2000 door het college is vastgesteld. Punt 3.1 bepaalt het volgende: ‘Het is niet toegestaan uitgaande formele post als digitale post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden. Alle overige uitgaande niet formele post dient te zijn voorzien van de mededeling, dat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend’. Voor de inkomende formele post geldt punt 3.2 van het protocol. Dit zegt ‘inkomende formele digitale postberichten dienen schriftelijk te worden bevestigd en als formele post te worden geregistreerd’.

Door de Vereniging Nederlandse Gemeenten is toegezegd dat in de loop van 2005 een modelprotocol e-mail zal worden uitgegeven. In dit model zullen de sinds 2000 vastgestelde wijzigingen zijn opgenomen. Belangrijk in deze is de op 21 mei 2003 inwerkinggetreden Wet elektronische handtekening (aanpassing boek 3 Burgerlijk Wetboek). Verder is van belang de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, die op 1 juli 2004 in werking is getreden.

De eerste stap naar authenticatie is de DigiD. Deze maakt in eerste instantie gebruik van een gebruikersnaam/wachtwoord combinatie. De klant kan zich hiermee identificeren. DigiD verifieert deze combinatie van gebruikersnaam/wachtwoord en rapporteert aan de webdienst of de combinatie klopt en om welke persoon het gaat. Deze Algemene maatregel van Bestuur is op 19 november 2004 in werking getreden.

Het Besluit Informatiebeheer gemeente Zeist 2006 behoeft na implementatie van het nieuwe e-mail protocol niet te worden aangepast, omdat artikel 9 vierde lid het verzenden en ontvangen van formele e-mail al mogelijk maakt. Door het vaststellen door het college van een nieuwe e-mail protocol kan het verzenden en ontvangen van e-mail mogelijk gemaakt.

Onder h en i, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is vooral opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.

Onder j, de Regeling geordende en toegankelijke staat is op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de staatssecretaris van Onderwijs, cultuur en wetenschappen in de Nederlandse Staatscourant nr. 43 d.d. 1 maart 2002 en in werking getreden op 3 maart 2002.

Tweede lid

De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijke vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van postkamer of van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is het niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring danwel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en in het bijzonder digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de regeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen, met name in artikel 12 van dit besluit. Zie voor verdere toelichting artikel 12 en 13.

Artikel 2

De productgroepen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.

Voor de gemeentelijke organisatie mogen we verwijzen naar het organogram. In de productgroeporganisatie is het hoofd DIV belast met de daadwerkelijke uitvoering .

Artikel 4

Tot die bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001).

Artikel 5

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften betreffende selectie en vernietiging rekening te houden.

Artikel 6

Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd. Het Document- en Recordmanagementsysteem biedt vanaf 1 januari 2006 deze mogelijkheid.

Artikel 7

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd Documentaire Informatievoorziening overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 8

algemeen

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.

Eerste tot en met derde lid

De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk. Vanwege het arbeidsintensieve karakter van de registratie, worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen mogelijk gemaakt op de plicht tot registratie.

artikel 9

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd Documentaire Informatievoorziening overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 10

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordenings- systematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).

Artikelen 11 en 12

Algemeen

De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.

Artikel 11

Vierde tot en met zevende lid

Met dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 8 van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant, nr. 180, d.d. 18 september 2001) regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers wordt overgezet of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. Als er geen verantwoordelijk organisatieonderdeel meer is, zorgt het hoofd documentaire informatievoorziening ervoor dat de conversie en migratie wordt uitgevoerd.

Het hoofd Informatie- en Communicatietechnologie verleent technische ondersteuning bij de conversie en migratie.

Artikel 12

Het documentair structuurplan (DSP) is een informatieplan/inventaris waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van (informatie) archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop (informatie) archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt. Artikel 9 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden geeft onder a t/m d aan welke gegevens moeten worden vastgelegd van de geautomatiseerde informatiesystemen. Dit geldt eveneens voor systemen die buiten gebruik worden gesteld.

Artikel 14

Tot deze bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling (Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen Nederlandse Staatscourant, nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001).

Artikel 16

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd Informatie- en Communicatietechnologie overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 18

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsregistraties bepaalt evenals verschillende andere privacywetten in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels op het gebied van selectie en vernietiging te worden toegepast.

Artikel 19

Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan. Mandatering van de in artikel 20 van het Besluit Informatievoorziening gemeente Zeist 2006 omschreven bevoegdheid van burgemeester en wethouders om toestemming te verlenen voor het raadplegen en uitlenen van aan enige bijzondere vorm van geheimhouding onderwerpen documenten, zoals genoemd in de Wet openbaarheid van bestuur. Hiervoor wordt een afzonderlijk collegebesluit samengesteld.

Artikel 20 en 21

Bij vervanging en vervreemding dient als gevolg van het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is daarom op zijn plaats.

Artikel 23

Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun organisatieonderdeel doen. Voor het ontwerpen van de selectielijsten (inter) gemeentelijke archiefbescheiden vanaf 1996 heeft de gemeente Zeist zich om praktische redenen aangesloten bij het landelijke initiatief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, omdat dit de gemeente Zeist veel tijd en bureaucratische procedures bespaart.

Artikel 24

De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.

Artikel 25

Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.

Artikel 26

Voor de op lange termijn toegankelijk houden van in het bijzonder digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht naar archiefbewaarplaats. Van toepassing zijn vooral ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 te stellen ministeriële regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant d.d. 1 maart 2002). Het documentair structuurplan (DSP), dat sinds 1 januari 2004 verplicht is, biedt hierbij veel houvast.