Document en archiefbesluit

Artikel 1 begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995

Archiefbewaarplaats: de door het Algemeen Bestuur van het Historisch Centrum Overijssel (HCO) aangewezen archiefbewaarplaats, die zich bevindt op de locaties Voorstraat 26 en Eikenstraat 20 te Zwolle

Archiefruimte: een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ruimte voor de bewaring en bewerking van documenten, in afwachting van de overbrenging van deze bescheiden naar de archiefbewaarplaats

Beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren

Directeur Historisch Centrum de door het Algemeen Bestuur van het HCO benoemde Overijssel (HCO): gemeentearchivaris

Documenten: de (archief)bescheiden zoals genoemd in artikel 1 onder sub c van de Archiefwet

Documentprocessen: de verschillende werkprocessen ten aanzien van een document, te onderscheiden in de vervaardiging (waaronder scannen, ontsluiting, registratie, indexering en tekstverwerking), de besluitvorming (bewerking, besluitvorming en verzending) in de archivering van documenten

Dossier: de volledige afgewerkte correspondentie van een zaak of van een onderdeel van de zaak

Eenheid: de door het college van Burgemeester en Wethouders aangewezen

organisatorische eenheid

Gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente

Informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel tot stand gebracht kan worden

Informatiesysteem: systeem van documenten, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan documenten kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd

Informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten

Wet: Archiefwet 1995

Artikel 3 Eenheid

De manager van een Eenheid is verantwoordelijk voor de onder hem ressorterende archiefruimten en documenten en moet handelen conform het Document en Archiefbesluit.

Artikel 4 Aanwijzing beheerder

Als beheerder van de documenten van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht wordt aangewezen het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) van de eenheid Advies en Faciliteiten.

Artikel 6

De manager van de Eenheid zorgt voor vervaardiging van documenten op een zodanige wijze en met juiste materialen, dat hun houdbaarheid in overeenstemming is krachtens de bij wet gestelde eisen.

Artikel 7

De manager van de Eenheid zorgt er voor, dat uit ieder document of de daarbij behorende informatie blijkt:

• -

  wanneer het document is ontvangen of opgemaakt

• -

  wie de afzender of vervaardiger is

• -

  op welke taak het document betrekking heeft

• -

  wat de status of ontwikkelingsstadium is

• -

  wanneer en aan wie een exemplaar is verzonden

Artikel 8

Kenmerken van documenten worden zodanig vastgelegd, dat de documenten eenvoudig kunnen worden teruggevonden.

Hiervan kunnen worden uitgezonderd documenten:

• -

  die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover

• -

  die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard

• -

  die geen verband houden met de communicatie met de burger

• -

  waarvan de registratie op andere wijze wordt uitgevoerd.

Artikel 9

De manager van de Eenheid zorgt voor de tijdige behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 10

Van documenten, die worden verzonden wordt altijd een exemplaar bewaard van het ondertekende en gedateerde document.

Artikel 11

De documentaire informatie van de gehele gemeentelijke organisatie wordt beheerd als één samenhangend geheel.

Artikel 12

De manager van de Eenheid zorgt er voor, dat de onder zijn verantwoordelijkheid vallende documenten, die nog niet zijn overgedragen aan DIV, in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.

Artikel 13

De manager van de Eenheid zorgt er voor, dat van alle informatiebestanden een overzicht wordt gemaakt, waarin de informatiebestanden worden beschreven en het verband met de verschillende werkprocessen en taken wordt aangegeven. Deze gegevens levert hij aan bij het hoofd van de afdeling DIV.

Artikel 15

De manager van de Eenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan.

Artikel 16

De manager van de Eenheid zorgt voor het aanleveren van complete dossiers.

Artikel 18

Ten aanzien van de volgende besluiten vraagt het hoofd van de afdeling DIV vooraf het advies van de directeur van het HCO:

• -

  besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6 eerste lid van het Archiefbesluit

• -

  besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit.

Artikel 20

De directeur van het Historisch Centrum Overijssel, de managers van de Eenheden , alsmede het hoofd van de afdeling Documentaire Informatie Voorziening kunnen voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.

Artikel 21

De manager van de Eenheid is verantwoordelijk voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging volgens de Wet gegeven voorschriften.

Voor vernietiging geselecteerde documenten worden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. Van deze bewaartermijn wordt aantekening gehouden in een inventaris.

Artikel 22

Voordat tot vernietiging van documenten wordt overgegaan zorgt de manager van de Eenheid voor het (laten) opstellen van een lijst van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst.

De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de directeur van het Historisch Centrum Overijssel, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 23

Bij overbrenging van digitale documenten als bedoeld in artikel 12 van de Wet wordt ook het informatiesysteem overgebracht.

Is dit niet mogelijk, dan zorgt de manager van de Eenheid er voor dat de in de documenten vervatte informatie wordt overgebracht op een ander, wel over te brengen, systeem.

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in dit besluit een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.

Door het begrip document in dit besluit centraal te stellen wordt duidelijk, dat de werking van dit besluit zich niet alleen uitstrekt dot de documenten die zich in archiefruimten of archiefbewaarplaatsen bevinden, maar tot alle documenten die zich binnen de gemeentelijke organisatie bevinden.

Als Eenheid is gedefinieerd de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen organisatorische eenheid. Op dit moment zijn hiermee de huidige acht eenheden van de gemeentelijke organisatie bedoeld zoals die sinds de reorganisatie van de gemeentelijke organisatie in 2001 tot stand zijn gekomen (Brandweer, Concernstaf, Advies & Faciliteiten, Wijkzaken, Ontwikkeling, Expertisecentrum, Publiekszaken, Sociale Zaken en Werkgelegenheid).

Artikel 2 tot en met 5

Documentbeheer wordt steeds meer een samenspel tussen de organisatorische eenheden en de afdeling Documentaire Informatie Voorziening.

Naar analogie van de projectnotitie DIS+ uit 2002, worden de daar genoemde uitgangspunten gehanteerd.

De specifieke taken en verantwoordelijkheden zijn hier beschreven.

Verdere uitgangspunten zijn:

• De verantwoordelijkheid voor het stellen van kaders voor de documentaire informatievoorziening is een DIV-aangelegenheid.

• De verantwoordelijkheid om deze correct na te leven ligt bij de manager van de Eenheid.

• DIV draagt uiteindelijk zorg voor het opleveren van een volledig archief en is daarbij afhankelijk van de beheerseenheden, die verantwoordelijk zijn voor de inhoud van het archief (kwaliteitsbewaking).

• De manager van de Eenheid is verantwoordelijk voor de archiefruimten die niet overgedragen zijn aan DIV. In de gemeentelijke organisatie van Zwolle is er namelijk sprake van meerdere archiefruimten, die zich op verschillende plaatsen in de gemeentelijke kantoren bevinden.

Artikel 6

Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 stelt dat een overheidsorgaan nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden dient te stellen én voorzieningen moet treffen tegen de materiële achteruitgang van blijvend te bewaren archiefbescheiden. Tenminste gedurende honderd jaar mogen de stukken niet noemenswaardig achteruit gaan.

De Regeling duurzaamheid archiefbescheiden is gebaseerd op artikel 11 van het Archiefbesluit 1995, in werking getreden per 20 september 2001.

Deze regeling geeft aan welke maatregelen genomen moeten worden om aan deze eis te voldoen. Een overheidsorgaan is bijvoorbeeld verplicht om papier, inkt, microfilms en CD-ROM's te gebruiken van een bepaalde kwaliteit.

Artikel 7 en 8

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat.

Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.

Uiteraard gelden deze bepalingen eveneens voor de e-mailberichten: specifieke regelgeving is opgenomen in het Reglement omgaan met e-mail gemeente Zwolle, in werking getreden per 12 juni 2003.

Artikel 11

Vanuit de behoefte aan betere integratie van de informatie is sinds 1995 de keus gemaakt voor een archiefstructuur op basis van de verschillende taken van de gemeente, geldend voor archieven vanaf 1 januari 1989.

Dit betekent dat alle archiefbescheiden bij een bepaald taakveld worden opgeslagen: alle relevante informatie op één plaats.

Alle verschillende archiefonderdelen samen vormen het archief van de gemeente Zwolle.

Artikel 12

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvattingen ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de directeur van het Historisch Centrum Overijssel.

Dit artikel is een verwijzing naar de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en is een uitwerking van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995. Het eerste deel van de regeling stelt eisen aan alle blijvend te bewaren archiefbescheiden. Het tweede deel van de regeling gaat specifiek over digitale archiefbescheiden. De eisen hebben betrekking op de ordening en toegankelijkheid.

De belangrijkste eisen:

archiefbescheiden moeten authentiek zijn

archiefbescheiden moeten binnen redelijke tijd vindbaar en leesbaar zijn.

Dat vereist onder meer:

een overzicht van alle blijvend te bewaren archiefbescheiden en archiefbestanden

registratie van contextgegevens (gegevens over de rol en betekenis van documenten).

Voor digitale archiefbescheiden gelden extra eisen. Het gaat dan onder meer om het vastleggen van gegevens over inhoud, vorm en structuur van een document, over technische gegevens, conversie, migratie en opslagformaten. Deze ministeriële regeling is in werking getreden per 3 maart 2002.

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen, inclusief die, welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Artikel 13 en 21

De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden.

Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris.

De verplichting geldt ook voor informatiebestanden welke door eenheden worden beheerd.

Zie ook de toelichting bij artikel 12 wat betreft de Regeling geordende en toegankelijke staat.

Artikel 14

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften rekening te houden.

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening.

De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden en vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.

Artikel 15

Bij raadpleging van documenten, als dit niet is vereist in het kader van opgedragen werkzaamheden, of door personen die geen functionaris van de gemeente Zwolle zijn, moet rekening worden gehouden met de Wet Openbaarheid Bestuur en de Wet Bescherming Persoonsgegevens en Privacyreglement gemeente Zwolle.

Aan de ene kant zijn dit regels die in het kader van openbaarheid van bestuur een ruime mate van raadpleging beogen en aan de andere kant betreft het privacywetgeving die raadpleging juist weer afschermt.

Het kunnen raadplegen is het hoofddoel van het bijhouden van archieven.

Het correct omgaan met informatie en een goed gebruik van de archieven zijn onderwerpen die passen in de discussies over ambtelijke en bestuurlijke integriteit. Hierbij horen afspraken en maatregelen die raadpleging garanderen, maar die ook wel eens beperkingen inhouden.

Artikel 16

In de procedure voor beheer van documenten en dossiers is bepaald, dat de behandelend ambtenaar verantwoordelijk is voor de volledigheid van de dossiers.

Hij zorgt voor een afgerond product (zaakdossier), een afgerond beleidsstuk (beleidsdossier) of een afgerond project (projectdossier).

De behandelend ambtenaar sluit de dossiers en DIV voert een kwaliteitscontrole uit.

Artikel 17

Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet Openbaarheid van Bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.

Specifieke regels zullen worden gesteld ten aanzien van digitale documenten.

In voorbereiding is een procedure om documenten met elkaar te delen, mappen met personeelsgegevens en stuurinformatie van de gemeentelijke systemen zijn daarvan uitgezonderd.

Het grootste falen van een documentaire informatievoorziening wordt immers veroorzaakt door het voor zichzelf houden van documenten, het niet aanleveren van documenten. Met andere woorden: een goede documentaire informatievoorziening is niet te realiseren als niet zwart-wit besloten wordt alle documenten met elkaar te delen. Uitzonderingen op deze regel worden alleen toegestaan na een afzonderlijk besluit van het Directieteam op een daartoe ingestelde procedure.

Artikel 18

Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de directeur van het Historisch Centrum Overijssel is op zijn plaats.

Artikel 20

Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de directeur van het Historisch Centrum Overijssel c.q. het hoofd van de afdeling Documentaire Informatie Voorziening worden genomen. De managers van de Eenheden kunnen dit voor hun organisatieonderdeel doen.

Artikel 22

Onder verantwoordelijkheid van de manager van de Eenheid zal de afdeling DIV een voorstel maken tot vernietiging van documenten, welke na een zgn. driehoeksoverleg tussen de archiefinspecteur, de manager van de Eenheid en de afdeling DIV zal worden vastgesteld.

Leidt dit overleg niet tot een akkoord, dan volgt bemiddeling door de archiefinspecteur. Dit advies is bindend.

Bijlage 1 Taken en verantwoordelijkheden van het documentproces